Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia é o ponto de partida para colocar a biblioteca da sua instituição para funcionar no Sistema Bibliotecário: apresentamos as etapas na ordem em que devem ser feitas, o que configurar em cada uma e onde encontrar o manual completo de cada assunto. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. COMO ACESSAR
• 3. ETAPA 1 - CONFIGURAÇÕES INICIAIS
• 4. ETAPA 2 - CADASTROS BÁSICOS
• 5. ETAPA 3 - LEITORES
• 6. ETAPA 4 - MATERIAIS E EXEMPLARES
• 6.1. IMPORTAÇÃO DE ACERVO MARC 21
• 7. ETAPA 5 - ETIQUETAS E INVENTÁRIO
• 8. ETAPA 6 - DIA A DIA DA BIBLIOTECA
• 9. ETAPA 7 - PESQUISAS E RELATÓRIOS
• 10. ETAPA 8 - PORTAL BIBLIOTECÁRIO
• 11. OUTROS MANUAIS
• 12. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

A biblioteca apoia o processo pedagógico da instituição e incentiva a leitura de alunos, professores e de toda a comunidade. O Sistema Bibliotecário do JACAD organiza esse trabalho: nele, a equipe da biblioteca cadastra e mantém o acervo, os exemplares e a localização de cada material, emite etiquetas com código de barras, controla empréstimos, renovações, devoluções, reservas e multas e gera relatórios.

Cada leitor tem acesso ao Portal Bibliotecário, onde consulta o acervo, acompanha os próprios empréstimos e multas e faz renovações e reservas pela internet. As multas são integradas ao financeiro do JACAD.

Neste guia apresentaremos as etapas da implantação na ordem recomendada:

• Configurações iniciais do acervo.
• Cadastros básicos (auxiliares).
• Categorias de usuário e leitores.
• Materiais e exemplares.
• Etiquetas e inventário.
• Dia a dia: empréstimo, renovação, devolução e reserva.
• Pesquisas e relatórios.
• Portal Bibliotecário.

2. COMO ACESSAR

O Sistema Bibliotecário é aberto pela página de acesso do JACAD da sua instituição, com o mesmo usuário e senha do Sistema Acadêmico.

Figura 1 - Quadro 'Sistema Bibliotecário' na página de acesso.

O sistema abre na tela 'Empréstimo'. Em destaque na Figura 2: no topo, os menus 'Cadastro', 'Controle', 'Relatórios', 'Preferências', 'Módulos' e 'Suporte' e, logo abaixo, a barra de atalhos; na lateral esquerda, os atalhos do dia a dia (Empréstimo, Devolução, Renovação, Reserva, Cadastro, Consulta e Entrada/Saída).

Figura 2 - Tela principal do Sistema Bibliotecário.

3. ETAPA 1 - CONFIGURAÇÕES INICIAIS

As configurações iniciais preparam o sistema para receber o acervo. Todas ficam no Menu 'Cadastro', exceto a impressora:

• Tipo de Material: divisão das obras do acervo, por exemplo 'Livros', 'Periódicos', 'Multimídia' e 'Cartográficos'.
• Máscara: formato da obra, por exemplo 'Livro', 'DVD', 'Revista' e 'Jornal'. A máscara define quais campos aparecem no cadastro do material e nas pesquisas do portal.
• Coleção: tipo de empréstimo do exemplar: em quais dias da semana ele pode sair da biblioteca, por exemplo todos os dias, somente nos dias úteis ou somente nos fins de semana.
• Impressora: impressoras usadas pelo usuário para comprovantes e etiquetas, em Menu 'Preferências', 'Configurações', 'Usuário'.

Figura 3 - Menu 'Cadastro' com as opções 'Tipo de Material', 'Máscara' e 'Coleção'.

4. ETAPA 2 - CADASTROS BÁSICOS

Os cadastros básicos são usados na catalogação das obras e precisam estar corretos antes do cadastro dos materiais. Ficam no Menu 'Cadastro', 'Auxiliares':

• Calendário Acadêmico (Feriados).
• Idioma.
• Grande Área de Conhecimento.
• Área de Conhecimento.
• Área Geográfica.
• Área Cronológica.
• Notação de Assunto.
• Notação de Autor.
• Editora.
• Forma de Aquisição.
• Fornecedor.
• Doador.
• Setor de Material.
• Justificativa.
• Motivo de Inativação.

Figura 4 - Menu 'Cadastro', 'Auxiliares'.

Autores, assuntos e as unidades da biblioteca (campus) ficam direto no Menu 'Cadastro'.

5. ETAPA 3 - LEITORES

Leitor é quem usa a biblioteca: alunos, professores, funcionários e pessoas da comunidade. As regras de cada grupo de leitores são definidas na categoria de usuário (Menu 'Cadastro', 'Categoria Usuário'):

• Aba 'Categoria': regras de autenticação, renovação, reserva, empréstimo, impressão e multa, como o limite de materiais e os dias de espera da reserva.
• Aba 'Coleção': dias de empréstimo, valor da multa e limite de materiais de cada coleção, inclusive para empréstimo de curto prazo.
• Aba 'Cursos Relacionados': cursos cujos alunos matriculados se tornam leitores automaticamente.
• Aba 'Notificações': e-mails enviados ao leitor, como confirmação de empréstimo, aviso de vencimento e aviso de atraso.

Figura 5 - Aba 'Categoria' da tela 'Cadastro de Categoria Usuário'.

Os alunos matriculados nos cursos relacionados são cadastrados como leitores automaticamente. Professores, funcionários e pessoas da comunidade são cadastrados em Menu 'Cadastro', 'Usuário Leitor'. A validade dos alunos por período letivo fica em Menu 'Cadastro', 'Período Letivo/Validade Usuário'.

Figura 6 - Tela 'Cadastro de Usuário Leitor'. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

6. ETAPA 4 - MATERIAIS E EXEMPLARES

No Sistema Bibliotecário, material é a obra (o livro, o DVD, o mapa) e exemplar é cada cópia física dessa obra. O que é emprestado, etiquetado e inventariado é o exemplar.

Figura 7 - Tela 'Cadastro de Material'.

6.1. IMPORTAÇÃO DE ACERVO MARC 21

Quando o acervo vem de outro sistema no formato MARC 21, ele pode ser importado em vez de cadastrado manualmente.

Figura 8 - Menu 'Módulos' com a opção 'Importar arquivo MARC 21' em destaque.

Figura 9 - Tela 'Importação de acervo MARC 21', com o arquivo e o charset em destaque e os botões de importação em verde.

• Somente materiais existentes (já importados): lista apenas os materiais do arquivo que já foram importados.
• Dados Material: abre o cadastro do material selecionado na lista.

7. ETAPA 5 - ETIQUETAS E INVENTÁRIO

Com os exemplares cadastrados, cada um recebe a sua etiqueta. As etiquetas são emitidas em Menu 'Relatórios', 'Controle de Etiquetas do Acervo', nos tipos 'Etiqueta de Bolso', 'Código de Barras' e 'Lombada', cada um com vários modelos.

Figura 10 - Tela 'Controle de Etiquetas do Acervo'.

O inventário, em Menu 'Módulos', 'Inventário', confere o acervo físico com o cadastro: os exemplares encontrados são marcados como localizados, digitando o código ou usando o leitor de código de barras.

Figura 11 - Tela 'Controle de Inventários'.

8. ETAPA 6 - DIA A DIA DA BIBLIOTECA

Com leitores e acervo prontos, a biblioteca começa a operar. Os atalhos da lateral esquerda da tela principal levam às rotinas do balcão:

• Empréstimo: informe o leitor e os exemplares e finalize o empréstimo. A data de devolução é calculada pelas regras da categoria do leitor.
• Renovação: prorroga um empréstimo. O próprio leitor também pode renovar pelo Portal Bibliotecário.
• Devolução: registra a volta do exemplar e, havendo atraso, a multa.
• Reserva: guarda um material emprestado para o próximo leitor.

Figura 12 - Tela 'Empréstimo'.

9. ETAPA 7 - PESQUISAS E RELATÓRIOS

O Menu 'Controle' reúne as telas de consulta: materiais, exemplares, empréstimos, reservas, transações financeiras, multas do leitor e os registros de uso do portal.

Figura 13 - Menu 'Controle'.

Os relatórios, como multas, recebimento de multas, materiais, empréstimos, sugestões, renovações pelo portal e reservas, são emitidos em Menu 'Relatórios', 'Controle de Relatórios'.

Figura 14 - Tela 'Controle de Geração de relatórios'.

10. ETAPA 8 - PORTAL BIBLIOTECÁRIO

O Portal Bibliotecário fica no quadro 'Portal Bibliotecário' da página de acesso do JACAD. Sem login, qualquer pessoa consulta o acervo e os periódicos on-line. Com login, o leitor acompanha os empréstimos, as multas e as reservas, renova empréstimos, reserva materiais e sugere novos títulos para a biblioteca.

Figura 15 - Página inicial do leitor no Portal Bibliotecário. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

11. OUTROS MANUAIS

Depois da implantação, estes manuais complementam o uso do Sistema Bibliotecário:

• INTEGRAÇÕES - BIBLIOTECA: bibliotecas virtuais integradas ao JACAD, como Minha Biblioteca, Biblioteca A, Pearson, Revista dos Tribunais e Saraiva.
• FAQ - BIBLIOTECA: respostas para as dúvidas mais frequentes do dia a dia.

12. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia de início rápido do Sistema Bibliotecário. Esperamos que este material tenha sido útil e que, seguindo as etapas na ordem, a biblioteca da sua instituição comece a operar com tudo configurado do jeito certo. Agradecemos por confiar no JACAD e seguimos à disposição para apoiar a sua equipe.

Até breve! ❤