Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para emitir as etiquetas dos exemplares do acervo e para realizar o inventário da biblioteca no Sistema Bibliotecário. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. EMISSÃO DE ETIQUETAS
• 2.1. COMO ACESSAR
• 2.2. SELECIONAR OS EXEMPLARES
• 2.3. ESCOLHER O TIPO E O MODELO DA ETIQUETA
• 2.4. GERAR AS ETIQUETAS
• 2.5. RELAÇÃO DE ETIQUETAS E OUTRAS OPÇÕES
• 3. MODELOS DE ETIQUETAS
• 3.1. ETIQUETA DE BOLSO
• 3.2. ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRA
• 3.3. ETIQUETA DE LOMBADA
• 4. INVENTÁRIO DO ACERVO
• 4.1. CRIAR UM INVENTÁRIO
• 4.2. CONFERIR OS EXEMPLARES
• 4.3. RELATÓRIOS DO INVENTÁRIO
• 4.4. INDISPONIBILIZAR E OUTRAS OPÇÕES
• 4.5. DADOS DO MATERIAL E DO EXEMPLAR
• 5. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Depois de cadastrar um material no acervo, cada exemplar precisa ser etiquetado para ser identificado e localizado nas prateleiras. Periodicamente, a biblioteca também precisa conferir se os exemplares cadastrados estão de fato no acervo. Apresentaremos neste guia as duas rotinas:

• Emissão de etiquetas: geração das etiquetas de bolso, de código de barras e de lombada, em diversos modelos de folha.
• Inventário: conferência dos exemplares da biblioteca, com marcação dos localizados, relatórios e tratamento dos não localizados.

Pré-requisitos:

• Acesso ao Sistema Bibliotecário (programa Desktop), aberto pela página de acesso do JACAD no quadro 'Sistema Bibliotecário', com o mesmo usuário e senha do sistema acadêmico.
• Materiais e exemplares já cadastrados no acervo.
• Para o inventário, um leitor de código de barras é recomendado, mas não obrigatório.

2. EMISSÃO DE ETIQUETAS

2.1. COMO ACESSAR

Figura 1 - Menu 'Relatórios' > 'Controle de Etiquetas do Acervo'.

A tela 'Controle de Etiquetas do Acervo' será aberta:

Figura 2 - Tela 'Controle de Etiquetas do Acervo'.

2.2. SELECIONAR OS EXEMPLARES

Em 'Filtros', informe quais exemplares terão etiqueta. É possível combinar as formas abaixo:

• Material ... até: intervalo de códigos de material. Todos os exemplares desses materiais são listados.
• Número de registro ... até: intervalo de números de registro (códigos dos exemplares).
• Notação Assunto: exemplares de uma notação de assunto (CDD/CDU). Utilize o botão '...' para pesquisar.

Figura 3 - Exemplares listados para a emissão de etiquetas.

Para ajustar a lista antes de gerar:

• Remover: retira da lista o exemplar selecionado.
• Limpar: esvazia a lista.
• Listar novos exemplares: lista somente os exemplares que ainda não tiveram etiqueta gerada. Se todos já tiverem, o sistema exibe 'Nenhum registro encontrado!'.

2.3. ESCOLHER O TIPO E O MODELO DA ETIQUETA

• Tipo Etiqueta: 'Etiqueta de Bolso', 'Etiqueta de Código de Barra' ou 'Etiqueta de Lombada' (veja os exemplos no capítulo 3).
• Modelo Etiqueta: modelo de folha de etiquetas (PIMACO ou COLACRIL), com a quantidade de etiquetas, colunas e linhas. A lista muda conforme o tipo escolhido.
• Iniciar Impressão na Posição: posição da primeira etiqueta na folha. Use quando for aproveitar uma folha parcialmente usada.

Figura 4 - Lista de modelos disponíveis para o tipo 'Etiqueta de Lombada'.

2.4. GERAR AS ETIQUETAS

Figura 5 - Visualização das etiquetas geradas (modelo de bolso PIMACO 6083).

2.5. RELAÇÃO DE ETIQUETAS E OUTRAS OPÇÕES

• Gerar relação: emite o relatório 'Relação de Etiquetas', com a obra, a coleção, o número de registro, o exemplar, a notação, a notação de autor, a edição e o volume de cada exemplar listado, e os totais de materiais e de exemplares.

Figura 6 - Relatório 'Relação de Etiquetas'.

• Baixar etiquetas: dá baixa nos exemplares listados, após a confirmação 'Confirma baixa dos exemplares listados?'.

Figura 7 - Confirmação de 'Baixar etiquetas'.

3. MODELOS DE ETIQUETAS

Cada tipo de etiqueta tem os seus modelos de folha. O conteúdo de cada etiqueta vem do cadastro do material e do exemplar (título, autor, editora, notação, coleção, número de registro e número do exemplar), conforme o modelo. Apresentaremos a seguir os modelos disponíveis e um exemplo de cada tipo.

3.1. ETIQUETA DE BOLSO

Etiqueta sem código de barras, com as informações do exemplar, como título, autor, notação, coleção e número de registro.

Modelos disponíveis:

• PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.)
• PIMACO - A4062 (16 etiquetas - 2 col. 8 lin.)
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.)
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.)
• PIMACO - 6180 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.)

Exemplo:

Figura 8 - Etiqueta de Bolso - PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.).

3.2. ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRA

Etiqueta com o código de barras do número de registro. Os modelos 'REVISTA' trazem também a notação, o autor, o título e o número do exemplar.

Modelos disponíveis:

• PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.)
• PIMACO - A4062 (16 etiquetas - 2 col. 8 lin.)
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.)
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.)
• PIMACO - A4056 (33 etiquetas - 3 col. 11 lin.)
• PIMACO - A4351 (65 etiquetas - 5 col. 13 lin.)
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) REVISTA
• PIMACO - A4355 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) REVISTA
• PIMACO - A4355 (27 etiquetas - 3 col. 9 lin.)
• PIMACO - A4355 (27 etiquetas - 3 col. 9 lin.) - Modelo 2
• PIMACO - A4063 (16 etiquetas - 2 col. 5 lin.)

Exemplo:

Figura 9 - Etiqueta de Código de Barra - PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.).

3.3. ETIQUETA DE LOMBADA

Etiqueta para a lombada do livro, com a notação de localização e, em vários modelos, o código de barras. Os modelos 'PERSONALIZADA' variam a disposição e as informações impressas.

Modelos disponíveis:

• PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.)
• PIMACO - 6083 (10 etiquetas - 2 col. 5 lin.) PERSONALIZADA 01
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 01.
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 01
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 02
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 03
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 04
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 5 lin.) PERSONALIZADA 05
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 5 lin.) PERSONALIZADA 06
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 5 lin.) PERSONALIZADA 07
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 8 lin.) PERSONALIZADA 08
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 8 lin.) PERSONALIZADA 09
• PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 10
• PIMACO - A4062 (16 etiquetas - 2 col. 8 lin.)
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.)
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 01
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 02
• PIMACO - 6081 (20 etiquetas - 2 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 03
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.)
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 01
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 02
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 03
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 04
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 05
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 06
• PIMACO - 6080 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.) PERSONALIZADA 07
• COLACRIL - CA4354 (22 etiquetas - 2 col. 11 lin.) PERSONALIZADA
• PIMACO - 6180 (30 etiquetas - 3 col. 10 lin.)

Exemplo:

Figura 10 - Etiqueta de Lombada - PIMACO - 6082 (14 etiquetas - 2 col. 7 lin.) PERSONALIZADA 01.

4. INVENTÁRIO DO ACERVO

O inventário faz o balanço dos exemplares da biblioteca: o sistema lista todos os exemplares, a equipe marca os que foram localizados nas prateleiras e, ao final, emite os relatórios e trata os não localizados.

4.1. CRIAR UM INVENTÁRIO

Figura 11 - Tela 'Controle de Inventários'.

Figura 12 - Cadastro de um novo inventário.

Figura 13 - Mensagem de confirmação.

4.2. CONFERIR OS EXEMPLARES

• Número Registro: código do exemplar (o mesmo do código de barras).
• Descrição e Exemplar: título do material e número do exemplar.
• Situação: 'DISPONIVEL', 'EMPRESTADO', 'INDISPONIVEL' etc.
• Tipo Material e Local Prateleira: tipo do material e localização na biblioteca.
• Localizado: marque quando o exemplar for encontrado na prateleira.
• Observação: anotação livre sobre o exemplar (por exemplo, 'Não encontrado').

Figura 14 - Exemplares listados para a conferência.

Figura 15 - Exemplar marcado como localizado pelo campo 'Código'.

Os totais 'Localizados', 'Não Localizados' e 'Total Itens', no rodapé, acompanham a conferência. Para ver só o que falta, marque 'Somente exemplares não localizados.' e clique em 'Consultar'.

4.3. RELATÓRIOS DO INVENTÁRIO

O botão 'Relatórios' oferece dois relatórios:

Figura 16 - Opções do botão 'Relatórios'.

• Ficha de Conferência dos Responsáveis: lista os exemplares do inventário com as colunas 'Dt.Conferência', 'Localizado' e 'Observações' em branco, para a conferência no papel, nas prateleiras.

Figura 17 - Relatório 'Ficha de Conferência dos Responsáveis'.

• Declaração de Inventário: relaciona os exemplares com o resultado da conferência: data da conferência, valor de compra e se o exemplar foi localizado ('Sim' ou 'Não'). Emita ao terminar o inventário.

Figura 18 - Relatório 'Declaração de Inventário'.

4.4. INDISPONIBILIZAR E OUTRAS OPÇÕES

O botão 'Indisponibilizar/Opções' reúne as ações de fechamento do inventário:

Figura 19 - Opções do botão 'Indisponibilizar/Opções'.

• Marcar apenas itens selecionados como localizado: marca os exemplares selecionados na lista.
• Marcar todos como Localizado: marca todos os exemplares que ainda não estão marcados.
• Indisponibilizar Exemplares: indisponibiliza os exemplares selecionados, informando o 'Motivo Exclusão' e as 'Observações'.
• Indisponibilizar Todos Exemplares Não Localizados: indisponibiliza, de uma vez, todos os exemplares com a coluna 'Localizado' desmarcada.
• Remover Itens selecionados: retira os exemplares selecionados do inventário.

4.5. DADOS DO MATERIAL E DO EXEMPLAR

Durante a conferência, é possível consultar os cadastros do exemplar selecionado na lista:

• Dados do Material: abre o 'Cadastro de Material' da obra.

Figura 20 - 'Cadastro de Material' aberto pelo botão 'Dados do Material'.

• Dados do Exemplar: abre o 'Cadastro de Número de Registro' do exemplar. A aba 'Histórico de Inventários' mostra em quais inventários o exemplar foi conferido, com a data e o usuário.

Figura 21 - Aba 'Histórico de Inventários' do exemplar.

5. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a emissão de etiquetas e o inventário do acervo. Esperamos que este material tenha sido útil e que, com o acervo etiquetado e conferido, a sua biblioteca mantenha o controle dos exemplares com mais segurança. Agradecemos por confiar no JACAD e seguimos à disposição para apoiar a sua equipe.

Até breve! ❤