Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia apresenta como emitir os relatórios do Sistema Bibliotecário e o que cada um dos principais relatórios mostra: multas, materiais, empréstimos, sugestões, renovações pelo portal, reservas e obras por área do conhecimento. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. COMO ACESSAR
• 3. CONTROLE DE RELATÓRIOS
• 3.1. RELATÓRIOS DISPONÍVEIS
• 3.2. EMITIR UM RELATÓRIO
• 3.3. ACOMPANHAR E VISUALIZAR
• 3.4. SALVAR E IMPRIMIR
• 4. R11 - MULTAS
• 5. R16 - RECEBIMENTO DE MULTAS
• 6. R20 - MATERIAIS
• 7. R24 - EMPRÉSTIMOS
• 7.1. EMPRÉSTIMOS POR TIPO DE MATERIAL
• 7.2. EMPRÉSTIMOS POR GRANDE ÁREA DE CONHECIMENTO
• 7.3. EMPRÉSTIMOS POR ÁREA DE CONHECIMENTO
• 8. R28 - SUGESTÕES DE MATERIAL
• 9. R30 - RENOVAÇÕES PELO PORTAL
• 10. R38 - RESERVA DE MATERIAIS
• 11. R40 - RELATÓRIO POR GRANDE ÁREA DO CONHECIMENTO
• 12. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os relatórios do Sistema Bibliotecário ajudam a equipe da biblioteca a acompanhar o dia a dia: quem está com multa, quais multas já foram recebidas, quais materiais estão cadastrados, quantos empréstimos, renovações e reservas foram feitos em um período e quais áreas do conhecimento são mais procuradas.

Todos os relatórios são emitidos pela mesma tela, o 'Controle de Geração de relatórios'. Nela, escolhemos o relatório, informamos os filtros e acompanhamos a geração. Quando o relatório fica pronto, ele pode ser visualizado, impresso ou salvo em PDF, Word, Excel e outros formatos.

Neste guia apresentaremos o funcionamento dessa tela e os relatórios mais usados no dia a dia da biblioteca.

2. COMO ACESSAR

Figura 1 - Menu 'Relatórios' com a opção 'Controle de Relatórios' em destaque.

3. CONTROLE DE RELATÓRIOS

A tela 'Controle de Geração de relatórios' é dividida em duas partes: à esquerda, a pesquisa e a lista de relatórios; à direita, as solicitações de relatórios já feitas pelo usuário.

Figura 2 - Tela 'Controle de Geração de relatórios'.

• Pesquisa e Buscar (1): localiza o relatório pelo código (por exemplo, R11) ou pelo nome.
• Gerar Relatório (2): abre a tela de filtros do relatório selecionado.
• Lista de relatórios (3): relatórios encontrados na pesquisa ou na categoria escolhida.
• Solicitações (4): relatórios já solicitados, com o código, o nome, a data da solicitação, a data prevista e a data de execução.
• Status (5): situação de cada solicitação: amarelo, aguardando a geração; azul, em geração; verde, concluído.
• Botões (6): 'Visualizar' abre o relatório concluído; 'Remover' tira a solicitação selecionada da lista. Os demais botões são usados para emitir novamente, cancelar uma solicitação ou consultar o motivo de uma falha na geração.

3.1. RELATÓRIOS DISPONÍVEIS

Sem nada digitado na pesquisa, o lado esquerdo mostra as categorias 'Gráficos', 'Relatórios' e 'Bibliografia'. Clique em uma categoria para ver os relatórios dela e no botão '<<' para voltar às categorias.

Figura 3 - Categoria 'Relatórios', com o botão '<<' em destaque.

Relatórios da categoria 'Relatórios':

• R01: Exemplares por Forma de Aquisição.
• R04: Materiais por Intervalo de Notação Assunto.
• R05: Materiais por Área de Conhecimento.
• R10: Empréstimos por Curso.
• R11: Multas.
• R13: Números Registro.
• R14: Histórico do Usuário Leitor.
• R15: Materiais por Autor.
• R16: Recebimento de Multas.
• R17: Autores.
• R18: Materiais por Doador.
• R19: Exemplares por Assunto.
• R20: Materiais.
• R24: Empréstimos.
• R25: Exemplares por Área de Conhecimento.
• R26: Editoras.
• R28: Sugestões de Material.
• R30: Renovações pelo Portal.
• R31: Observações Usuário Leitor.
• R32: Qtd de Materiais por Máscara.
• R34: Referência Bibliográfica Material.
• R35: Referência Bibliográfica Empréstimos.
• R36: Referência Bibliográfica Notação Assunto.
• R37: Ranking de Materiais Emprestados.
• R38: Relatório de Reserva de Materiais.
• R39: Relatório de Balanço de Movimentação.
• R40: Relatório por Grande Área do Conhecimento.

Na categoria 'Gráficos' ficam os gráficos G03 - Distribuição de Materiais, G04 - Gráfico de Empréstimos por Tipo de Material e G05 - Gráfico de Empréstimos por Mês.

Figura 4 - Categoria 'Gráficos'.

3.2. EMITIR UM RELATÓRIO

O procedimento é o mesmo para todos os relatórios. Como exemplo, usaremos o R11 - Multas.

Figura 5 - Tela de parâmetros do R11 - Relatório de Multas.

O campo 'Iniciar' traz a data e a hora atuais, e o relatório começa a ser gerado nesse momento. A solicitação passa a aparecer no topo da lista, à direita.

3.3. ACOMPANHAR E VISUALIZAR

Logo depois de clicar em 'OK', a solicitação aparece na lista com o status amarelo ou azul, enquanto o relatório é gerado:

Figura 6 - Solicitação em geração, com o status em destaque.

Quando a geração termina, o status fica verde e a coluna 'Dt. Execução' é preenchida:

Figura 7 - Solicitações concluídas, com o status verde.

O relatório abre na tela 'Visualização do Relatório':

Figura 8 - Tela 'Visualização do Relatório'. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

3.4. SALVAR E IMPRIMIR

A barra superior da tela 'Visualização do Relatório' tem os botões:

• Salvar (1): salva o relatório em um arquivo. Escolha a pasta, informe o nome e selecione o formato em 'Arquivos do Tipo'.
• Imprimir (2): envia o relatório para a impressora.
• Navegação (3): passa para a primeira, a anterior, a próxima ou a última página, ou vai direto para o número de página informado.
• Zoom (4): aumenta ou diminui o tamanho da página na tela.

Figura 9 - Formatos disponíveis para salvar o relatório.

Entre os formatos estão PDF, RTF, ODT, DOCX (Word), HTML, XLS (Excel, em uma ou em várias planilhas) e CSV.

4. R11 - MULTAS

O R11 lista os leitores que têm multas registradas na biblioteca, separados por categoria de usuário, com a situação da multa, o valor da multa, o valor pago e a data do lançamento.

Parâmetros (Figura 5):

• Data Lançamento de / Até: período em que as multas foram lançadas.
• Unidade da Biblioteca: unidade (campus) da biblioteca.
• Categoria Usuário: categoria dos leitores, por exemplo 'Aluno Faculdade'.
• Usuário Leitor: um leitor específico.
• Situação: '--Todos--', somente as multas em aberto ou somente as pagas.

Figura 10 - Relatório R11 - Multas. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

• Usuário Leitor: nome do leitor.
• Situação: 'ABERTO' ou 'PAGO'.
• Vl. Multa e Vl. Pago: valor da multa e valor já pago.
• Lançamento: data em que a multa foi lançada.
• Cod.: código da multa.

5. R16 - RECEBIMENTO DE MULTAS

O R16 lista as multas pagas em um período, separadas por categoria de usuário. É útil para conferir o que foi recebido pela biblioteca e por qual usuário do sistema.

Figura 11 - Tela de parâmetros do R16 - Recebimento de Multas.

• Unidade da Biblioteca, Categoria Usuário e Usuário Leitor: filtros opcionais.
• Recebimentos de / Até: período em que as multas foram pagas.

Figura 12 - Relatório R16 - Recebimento de Multas. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

• Empréstimo: data do empréstimo que gerou a multa.
• Leitor e Situação: nome do leitor e situação da multa.
• Dt. Rec: data em que a multa foi paga.
• Multa e Pago: valor da multa e valor recebido.
• Usuário lanç. multa: usuário do sistema que lançou a multa.
• Desconto e User. Desconto: valor de desconto concedido e usuário que concedeu.

6. R20 - MATERIAIS

O R20 lista os materiais cadastrados na biblioteca, com o código, o tipo, a localização, a data de cadastro, a máscara, o autor, o status e a edição de cada um.

Figura 13 - Tela de parâmetros do R20 - Relatório de Materiais.

• Autor, Material, Máscara, Tipo Material, Notação Assunto e Organização: filtros opcionais.
• Materiais Cadastrados de / Até: período de cadastro dos materiais.
• Status: '-- Todos --', ativos ou inativos.
• Ordenar por: ordem da lista, por exemplo pelo 'Título'.
• Possui notação assunto / Possui notação autor: lista apenas os materiais que têm essas notações.

Figura 14 - Relatório R20 - Materiais.

7. R24 - EMPRÉSTIMOS

O R24 reúne os relatórios de empréstimos de um período. Na mesma tela de parâmetros, o bloco 'Tipo de Relatório' define o formato do resultado.

Figura 15 - Tela de parâmetros do R24 - Relatório de Empréstimos, com o período obrigatório e o 'Tipo de Relatório' em destaque.

• Empréstimos de * / Até: período dos empréstimos. Obrigatório.
• Situação Empréstimo: '-Todos-', somente os emprestados ou somente os devolvidos.
• Material, Tipo Material, Categoria de Usuário, Campus e Curso: filtros opcionais.
• Ordenar Por: ordem da lista, por exemplo pela 'Situação'.
• Apenas Empréstimos de Curto Prazo: lista apenas os empréstimos de curto prazo.
• Grande Área: filtra uma grande área do conhecimento. Fica disponível nas opções por área.

Tipos de relatório:

• Empréstimos por Tipo de Material: lista os empréstimos separados por tipo de material (capítulo 7.1).
• Quantidade de Empréstimos por Curso: quantidade de empréstimos feitos pelos leitores de cada curso.
• Empréstimo por usuário mais ativo: leitores que mais fizeram empréstimos no período.
• Relatório de Empréstimos por Grande Área de Conhecimento: capítulo 7.2.
• Relatório de Empréstimos por Área de Conhecimento: capítulo 7.3.

7.1. EMPRÉSTIMOS POR TIPO DE MATERIAL

Lista cada empréstimo do período, separado por tipo de material, com o leitor, o material, a situação e as datas do empréstimo, da devolução prevista e da devolução.

Figura 16 - R24 - Empréstimos por Tipo de Material. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

7.2. EMPRÉSTIMOS POR GRANDE ÁREA DE CONHECIMENTO

Figura 17 - Opção 'Relatório de Empréstimos por Grande Área de Conhecimento' marcada.

O relatório mostra a quantidade de empréstimos de cada grande área e o total do período:

Figura 18 - R24 - Empréstimos por Grande Área de Conhecimento.

7.3. EMPRÉSTIMOS POR ÁREA DE CONHECIMENTO

Com a opção 'Relatório de Empréstimos por Área de Conhecimento' marcada, o relatório mostra a quantidade de empréstimos de cada área de conhecimento, agrupada por grande área, com o total de cada grande área e o total geral:

Figura 19 - R24 - Empréstimos por Área de Conhecimento.

8. R28 - SUGESTÕES DE MATERIAL

O R28 lista os materiais sugeridos pelos leitores, por exemplo pelo quadro 'Sugestão de materiais' do Portal Bibliotecário.

Figura 20 - Tela de parâmetros do R28 - Sugestões de Materiais.

• Tipo de usuário: 'TODOS' ou um tipo de leitor.
• De / Até: período das sugestões.
• Tipo de Relatório: 'Por Usuário Leitor', com as sugestões agrupadas por leitor, ou 'Listagem', com todas as sugestões em uma única lista.

Figura 21 - R28 - Sugestões de Materiais por Usuário Leitor. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Para cada sugestão, o relatório traz o título, o autor, a editora, a edição, a livraria e a data. No final, mostra o total de sugestões, o total de leitores e a média de sugestões por leitor.

9. R30 - RENOVAÇÕES PELO PORTAL

O R30 lista as renovações de empréstimo feitas pelos próprios leitores no Portal Bibliotecário.

Figura 22 - Tela de parâmetros do Relatório de Renovações pelo Portal.

• Data de / Até: período das renovações.
• Usuário Leitor: um leitor específico.

Figura 23 - R30 - Renovações pelo Portal. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Para cada leitor, o relatório traz o número de registro e o título do exemplar, a data da renovação, a devolução prevista e a data da devolução, além do total de renovações e de exemplares.

10. R38 - RESERVA DE MATERIAIS

O R38 lista as reservas feitas em um período, com o leitor, o exemplar, o tipo de material, a data da reserva, o término da reserva e o título.

Figura 24 - Tela de parâmetros do Relatório de Reserva de Materiais.

• Data de Reserva de / Até: período das reservas.
• Categoria de Usuário e Tipo de Material: filtros opcionais. O botão com o lápis abre o cadastro.

Figura 25 - R38 - Relatório de Reserva de Materiais. Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

11. R40 - RELATÓRIO POR GRANDE ÁREA DO CONHECIMENTO

O R40 mostra como o acervo está distribuído entre as grandes áreas do conhecimento: para cada grande área, a quantidade de exemplares ('Exs') e de títulos de cada máscara de material, como 'Livro' e 'Livro Digital', com o total no final.

Figura 26 - Tela de parâmetros do R40 - Relatório por Grande Área do Conhecimento.

• Grande Área: uma grande área específica. Em branco, o relatório traz todas.
• Máscara: uma máscara de material específica. Em branco, o relatório traz todas.

Figura 27 - R40 - Relatório por Grande Área do Conhecimento.

12. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre os relatórios da biblioteca. Esperamos que este material tenha sido útil e que, com os relatórios, a equipe da sua biblioteca acompanhe com facilidade as multas, os empréstimos, as reservas e o acervo. Agradecemos por confiar no JACAD e seguimos à disposição para apoiar a sua equipe.

Até breve! ❤