Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para o cadastro de perfil. Boa leitura!
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO
Neste guia, abordaremos um dos cadastros mais fundamentais do sistema. Embora seja considerado um cadastro básico, ele desempenha um papel essencial para o correto funcionamento dos fluxos e das regras de negócio da Instituição. Compreender a importância do cadastro de perfis é o primeiro passo para garantir que o sistema reflita com precisão a estrutura e os processos institucionais.
O Perfil é o cadastro de uma pessoa física ou jurídica que depois de registrado no sistema pode se tornar um aluno, funcionário, professor, empresa, responsável financeiro e/ou responsável legal.
2. PERMISSÃO
Para habilitar o acesso a Tela de Cadastro de Perfil aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.
Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.
PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.
Figura 1
PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.
Figura 2
PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Acadêmico - Cadastro', e selecione as permissões necessárias para ativar as suas respectivas funcionalidades.
Figura 3
PASSO 4: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Aluno', e selecione as permissões necessárias para ativar as suas respectivas funcionalidades.
Figura 4
Outras permissões disponíveis:
Figura 5
OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso a Tela de Cadastro de perfil.
3. SOBRE UM PERFIL NO SISTEMA
3.1. O que é um perfil?
O Perfil é o cadastro de uma pessoa física ou jurídica que depois de registrado no sistema pode se tornar um aluno, funcionário, professor, empresa, responsável financeiro e/ou responsável legal.
Com o perfil a pessoa ou empresa é cadastrada uma única vez no sistema e pode ser vinculada a muitas outras funções. Desta forma a instituição tem um controle histórico de todas as atividades ou funções que a pessoa ou empresa executou em sua instituição.
Os dados preenchidos para um perfil são dados genéricos, ou seja, dados comuns a qualquer outro cadastro como um funcionário, aluno ou professor.
DICA: Na imagem abaixo, é apresentado um exemplo de Perfil cadastrado no sistema
Figura 6
Os cadastros de Funcionário, Professor e Aluno são derivados do cadastro de Perfil, ou seja, o cadastro de funcionário, professor e aluno são vinculados ao cadastro do perfil e não são necessários preencher todos os dados novamente nestes cadastros. Porém é possível cadastrar as informações próprias de cada um destes registros, como o cadastro de funcionário que é vinculado ao cadastro de perfil, assim nele não é necessário preencher dados pessoais como CPF e RG. Mas como o funcionário possui informações como Conta Bancária e Nº de Dependentes, estes dados não são dados comuns à demais cadastros além do funcionário, estes dados específicos são então cadastrados na própria tela de cadastro de funcionário.
DICA: Derivação de cadastros do sistema JACAD. Nesta ilustração mostra a partir de qual cadastro são retirados os dados.
Figura 7
3.2. O perfil no sistema JACAD com várias organizações
A instituição que possui mais que uma organização no sistema JACAD, trabalha com o cadastro de perfil unificado, ou seja o perfil cadastrado no sistema JACAD pode ser utilizado em todas as organizações, sem a necessidade de um recadastro.
Por exemplo, a pessoa que é cadastrada como um aluno de graduação em uma das organizações e no futuro se torna um aluno da organização de pós-graduação, os alunos estão vinculados em organizações separadas da instituição, mas o perfil referenciado é o mesmo. Desta forma a instituição tem a visibilidade de o quanto à mesma pessoa executou funções em sua instituição, e não há a necessidade de criar cadastros repetidos no sistema.
DICA: Exemplo de cadastro de alunos/professores por Organização. Neste contexto, mostra uma pessoa que cursou do Ensino Fundamental até a Pós Graduação e em seguida se tornou professor. Sempre usando o mesmo perfil.
Figura 8
4. TELA DE CADASTRO DE PERFIL
4.1. Como acessar a tela de cadastro de perfil?
A tela de cadastro de Perfil, é possível ser acessada pelo Menu 'Cadastro', e clique em 'Perfil'.
Figura 9
4.2. Cadastro de perfil físico e jurídico
Ao acessar a Tela de Cadastro de Perfil, o sistema exibirá por padrão os campos correspondentes ao cadastro de Pessoa Física, facilitando o preenchimento inicial das informações. Para realizar o cadastro clique no Botão 'Inserir'.
Figura 10
Além do cadastro de perfis do tipo Pessoa Física, o sistema também permite o registro de perfis do tipo Pessoa Jurídica. Essa funcionalidade é útil, por exemplo, para o cadastro de empresas parceiras, fornecedores ou prestadores de serviço que atuem como pessoas jurídicas.
Para realizar o cadastro de um perfil Jurídico, acesse a Tela de Perfil, clique no botão 'Inserir' e, em seguida, altere o campo 'Tipo' — que, por padrão, está definido como 'Pessoa Física' — para 'Pessoa Jurídica'.
Figura 11
A tela de Perfil será atualizada para novos campos que serão específicos para efetuar o cadastro, bastando descrever os campos necessários e então confirmando no botão 'Salvar'.
Figura 12
4.3. Configuração campos - perfil
Dentro da tela de Perfil, existe diversos campos para cadastro de dados Pessoais que são necessários para o cadastro do aluno, alguns que são inerentes para sempre confirmar, são os campos de "Nome" e "Sexo".
Mas muitos campos podem ser personalizados sua obrigatoriedade ou não. Esse recurso fica disponível para que a instituição possa estabelecer o formato desejado para um cadastro de Perfil Físico ou Jurídico no sistema.
Para realizar essa configuração, inicialmente entre na Tela de Perfil, clique no Menu 'Config.' e em 'Configurações do Cadastro de Perfil'.
Figura 13
Na sequência, será exibida a tela de 'Configurações do Cadastro do Perfil', onde você poderá definir as regras de preenchimento dos campos, como torná-los obrigatórios ou não, além de outras configurações, como a validação de duplicidade para campos recomendados como únicos no sistema, por exemplo, CPF e E-mail. Para demonstrar, neste exemplo iremos configurar o sistema para que os campos CPF e E-mail sejam obrigatórios no cadastro do perfil. Após isso, basta confirmar clicando em 'Salvar'.
Figura 14
Uma vez efetuado o processo acima, devemos fechar a tela para que o sistema atualize as alterações desejadas na tela e então abrimos ela novamente. Por fim, verificaremos que ela foi atualizada conforme esperado.
Figura 15
4.4. Logs do perfil
Ações de perfis que são realizadas por ele na utilização dos recursos do sistema, podem ser rastreado e verificando indo na Tela de Perfil, consultando pelo Perfil desejado e clicando no Menu 'Config.' e em 'Logs deste Perfil'.
Figura 16
Se o registro de perfil for uma pessoa ativa no uso das ferramentas do sistema, será apresentando na lista na tela de 'Consulta de Logs do Perfil'.
DICA: Você pode utilizar os filtros na parte superior da tela para determinar informações de logs especifica que você deseja ser apresentada.
Figura 17
4.5. Dados complementares de um perfil
Quando for sempre cadastrado um perfil no sistema, podendo ser ele do tipo 'Físico' ou 'Jurídico', os seus dados pessoais sempre deverão ser informados para confirmar o cadastro no sistema.
Porém, na Tela do Perfil, você pode utilizar outras Abas disponível para complementar o cadastro do perfil, como no caso da 'Info. Complementares', 'Outros' e 'Ligações/Referências'.
Na aba 'Info. Complementares', lhe estará disponível diversas informações que você poderá adicionar ao perfil para enriquecer seu cadastro no sistema caso na sua Instituição seja necessário, por exemplo, cadastrar informações de Titulo de Leitor, Certificação de Nascimento ou dados da carteira de Trabalho.
Figura 18
Já para 'Outros', você terá o campo para cadastro de 'Necessidades Múltiplas' em situações em que o perfil selecionado possa ter e seja relevante essas informações para os fluxos na Instituição. Como também um campo de Texto de 'Observações' que serve para descrições de forma geral sobre esse perfil que a instituição queira registrar.
Figura 19
Na aba 'Ligações/Referências', é possível visualizar o aluno e as organizações às quais o perfil está vinculado. Dessa forma, você consegue identificar em quais organizações o aluno possui cadastro. Ainda dispomos da opção de acesso rápido para os Dados do Aluno, Dados Matrícula e Financeiro Individual.
Figura 20
4.6. Currículo de perfil físico
Dentro da tela de Perfil, também podemos ver suas as informações de Currículo. Essa opção é bastante voltada para alunos e professores para questões de fins acadêmicos, como também pode ser utilizado para somente perfis em situações para uso de determinados módulos em específico, por exemplo, Palestrantes do Módulo de Eventos.
No Currículo, são mantidos algumas informações de relevância como seus contatos de Rede Social, Experiências Curriculares e Idiomas de influência.
Para visualizar as informações de currículo de uma pessoa, vá na Tela de Perfil, consulte o perfil desejado, clique no Menu 'Currículo' e em 'Informações do Currículo'.
Figura 21
Agora você vai conseguir ver todas informações a respeito do perfil desejado e em caso de alguma necessidade, você poderá atualizar suas informações e confirmar no botão 'Salvar'.
Figura 22
5. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre o cadastro de perfil. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
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