Olá, cliente JACAD, tudo bem? Apresentamos os cadastros básicos relacionados a estrutura física. Boa Leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. BLOCO E SALA
  • 2.1. Cadastro de bloco
  • 2.2. Cadastro de sala
• 3. DEPARTAMENTO
• 4. SETOR
• 5. CÂMPUS/POLO
  • 5.1. Aba dados gerais
  • 5.2. Aba horários de atendimento
  • 5.3. Aba gestores e supervisores
  • 5.4. Aba repasse aos polos
  • 5.5. Aba documentos
  • 5.6. Aba informações acadêmicas
  • 5.7. Aba links
• 6. PORTAL DO ALUNO
• 7. PESQUISA DE CÂMPUS/POLO
• 8. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os cadastros referente a Estrutura Física do sistema JACAD tem como objetivo auxiliar a instituição no cadastro e na organização de seus espaços físicos e unidades administrativas. Por meio dele, é possível registrar informações sobre blocos, salas, departamentos, setores e câmpus/polo, facilitando o gerenciamento dos ambientes utilizados em aulas, eventos e processos internos.

Esses cadastros são fundamentais para o funcionamento de diversos recursos do sistema, como a definição de locais para horários de turmas, controle de capacidade das salas, vínculo de funcionários a departamentos e a integração com outros módulos, como Patrimônio e Protocolo.

Neste documento, apresentamos o passo a passo para realizar cada tipo de cadastro, com orientações detalhadas sobre os campos e funcionalidades disponíveis.

Sendo assim, te convido a conferir a documentação, vamos lá?

2. BLOCO E SALA

O cadastro de blocos e salas são usados para registro de locais disponíveis para o cadastro de horários em de turmas e editais de  Processos Seletivos. 

No menu Cadastro, acesse a opção Estrutura Física. Nessa tela, é possível realizar o cadastro e a manutenção de blocos e sala.

Figura 1

2.1. Cadastro de bloco

Para cadastrar um bloco basta clicar no botão Inserir, preencher a Descrição, em seguida clicar no botão Salvar.

Figura 2

2.2. Cadastro de sala

Para cadastrar uma nova sala, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão Inserir.

2. Selecione o bloco onde a sala está localizada.

3. Preencha a descrição da sala.

4. Informe a capacidade.

5. Clique em Salvar para concluir o cadastro.

O campo Status permite definir se a sala estará ativa para uso em aulas e/ou eventos. Caso o status seja alterado para Inativo, a sala deixará de aparecer nas opções de seleção em horários e processos seletivos.

DICA: A informação de Capacidade é utilizada em fluxos de matrícula de alunos nas disciplinas ministradas na sala em questão, e também valida lotação da sala conforme o ensalamento no recurso de Inscrição do processo seletivo.

Figura 3

3. DEPARTAMENTO

Um dos cadastros base que se relaciona com o registro de funcionários e outras funcionalidades do sistema é o de Departamentos. Nele, são cadastrados os departamentos existentes na instituição, permitindo seu vínculo em diferentes processos e ferramentas do sistema.

Acesse o menu Cadastro, clique em Estrutura Física e em Departamento.

Figura 4

Para realizar o cadastro de Departamento clique no botão Inserir e preencha os dados abaixo:

• Descrição: Campo destinado ao nome ou título do departamento (ex.: Secretaria, Financeiro, Recursos Humanos).
• Status: Define se o departamento está Ativo ou Inativo no sistema. Departamentos inativos não poderão ser vinculados a novos cadastros.
• Tipo: Indica a categoria do departamento, podendo variar conforme as opções definidas pela instituição (ex.: Apoio, Administrativo, Acadêmico).
  

Figura 5

4. SETOR

O cadastro de Setor é utilizado no Cadastro de Funcionário, no Módulo Patrimônio e também para fluxo de encaminhamentos no Módulo Protocolo.

Acesse o menu Cadastro, navegue até Estrutura Física e em Setor.

Figura 6

Para realizar o cadastro do setor clique no botão Inserir, e preencha os dados abaixo:

• Descrição: Nome do setor que está sendo cadastrado (ex.: Biblioteca, Secretaria Acadêmica, Financeiro).

• Tipo: Classificação do setor conforme as categorias disponiveis (Nenhum, Desenvolvimento, Implantação, Suporte, Administrativo, Comercial e Diretoria). Caso não se aplique uma classificação específica, pode ser selecionada a opção Nenhum.

• Email: Endereço eletrônico de contato do setor.

• Func. Responsável: Campo destinado à vinculação de um funcionário responsável pelo setor.

• Status: Define se o setor está Ativo ou Inativo no sistema.

Para finalizar clique no botão Salvar.

Figura 7

5. CÂMPUS/POLO

O câmpus/polo representa uma unidade vinculada à Instituição, destinada à realização de atividades acadêmicas, administrativas ou operacionais, podendo abrigar cursos, setores de gestão e demais estruturas de apoio institucional. 

5.1. Aba dados gerais

• Nome: Nome oficial do câmpus/polo.

• Sigla: Abreviação usada para identificar o câmpus/polo.

• Nome para Impressão: Nome que será exibido em documentos.

• CNPJ: Número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica vinculado ao câmpus/polo, se houver.

• Cód. INEP: Código de identificação do câmpus/polo junto ao INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais).

• E-mail: Endereço eletrônico de contato do câmpus/polo.

• Cidade: Município e estado onde o câmpus/polo está localizado.

• Logradouro: Nome da rua, avenida ou rodovia do endereço do câmpus/polo.

• Número: Número do imóvel onde o câmpus/polo está situado.

• Bairro: Bairro do endereço do câmpus/polo.

• Complemento: Informações adicionais do endereço (ex.: sala, bloco, conjunto).

• CEP: Código de Endereçamento Postal correspondente ao endereço informado.

• Fones: Telefones de contato do câmpus/polo.

• Link maps: Campo opcional para inserir o link de localização do câmpus/polo no Google Maps.

• Status: Indica se o câmpus/polo está ativo ou inativo no sistema.

• Data Ativação: Data em que o câmpus/polo foi ativado.

• Data Inativação: Data de inativação, quando aplicável.

• Tipo Unidade: Classificação do câmpus/polo conforme a estrutura da instituição (ex.: polo, campus ou não informado).

• Tipo de Contrato: Define o tipo de vínculo contratual, quando aplicável.

• Gestor: Usuário responsável pela gestão geral do câmpus/polo.

• Gestor Faturamento: Usuário responsável pelos aspectos financeiros e de faturamento do câmpus/polo.

• Supervisor: Usuário responsável pela supervisão administrativa ou acadêmica do câmpus/polo.

• Data Contrato Início: Data de início do contrato de parceria, se houver.

• Data Contrato Término: Data final de vigência do contrato.

• Não apresentar no formulário de atendimento: Quando marcado, o câmpus/polo não será exibido nos formulários de atendimento do sistema.

Figura 8

5.2. Aba horários de atendimento

Com o câmpus/polo selecionado, clique na aba Horários de Atendimento, e clique no botão Adicionar.

Figura 9

Na tela de Dias da Semana/Horários, preencha os seguintes dados:

1. Selecione os dias da semana;
2. Informe o horário de início e fim;
3. Clique no botão Adicionar;
4. Para finalizar clique em Confirmar.

Figura 10

Assim, serão adicionados os horários ao câmpus/polo.

Os horários serão apresentados no Portal do Aluno nos Dados do Polo.

Figura 11

5.3. Aba gestores e supervisores

Com o câmpus/polo selecionado, clique na aba Gestores ou Supervisores, em que, dispomos das seguintes opções:

• Adicionar: Adiciona um a nova conta de repasse;
• Editar: Realiza a edição do cadastro de rateio conta de repasse;
• Remover: Remove a conta do sistema;
• Nova Conta: Opção para realizar o cadastro da conta de repasse;
• Percentuais: são disponibilizadas três opções, sendo:
  • Por organização: Percentual de Repasse por Organização. 
  • Por Curso Base: Percentual de Repasse por Curso Base. 
  • Por Parceiro de Captação: Percentual de Repasse por Parceiro de Captação. 

Gestores:

Figura 12

Supervisores:

Figura 13

5.4. Aba repasse aos polos

Na aba de Repasse aos Polos, é possível informar o dia preferencial ou o período de repasse.

Figura 14

5.5. Aba documentos

Para maiores informações sobre o cadastro de documentos acesse nossa documentação de Cadastro e Entrega de Documentos.

Figura 15

5.6. Aba informações acadêmicas

Na aba Informações Acadêmicas, realize o preenchimento do código E-mec do câmpus/polo.

Figura 16

5.7. Aba links

Na aba links, é possível cadastrar links que o aluno terá acesso no Portal do Aluno nos Dados do Polo.

Figura 17

6. PORTAL DO ALUNO

No Portal do Aluno, clique no menu Dados do Polo, em que, é possível que o aluno visualize os dados relacionados ao câmpus/polo.

Figura 18

7. PESQUISA DE CÂMPUS/POLO

Acesse o menu Cadastro, navegue até Estrutura Física, clique em Câmpus/Polo e em Pesquisa de Câmpus/Polo. 

Figura 19

Na tela de Pesquisa de Câmpus/Polo, é possível visualizar todos os câmpus/polos cadastrados, facilitando a consulta e o acesso às informações de cada um.

Figura 20

8. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre os cadastros relacionados a estrutura física. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤