Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização do recurso de protocolo. Boa leitura!

ÍNDICE 

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 3. ACESSO AO MÓDULO PROTOCOLO
• 4. STATUS PROTOCOLO
• 5. CATEGORIA
• 6. CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO
  • 6.1. GERAIS
  • 6.2. Instruções Bancárias
  • 6.3. Notificações
  • 6.4. Sucesso da Solicitação
• 7. CADASTRO DE PROTOCOLO
  • 7.1. Configurações Gerais
    • 7.1.1. Orientações para abertura do protocolo
    • 7.1.2. Especificações do protocolo
      • 7.1.2.1. Solicitação de mudança de curso
      • 7.1.2.2. Solicitação de diploma
      • 7.1.2.3. Informar disciplinas matriculadas
      • 7.1.2.4. Solicitação de avaliação
      • 7.1.2.5. Obrigatório estar com o curso concluído
    • 7.1.3. Financeiro protocolo
  • 7.2. Tipo de protocolo - prova substitutiva
  • 7.3. Fluxo de Encaminhamentos
  • 7.4. Datas de Solicitação
  • 7.5. Motivos
  • 7.6. Validações
• 8. VISUALIZAÇÃO DOS PROTOCOLOS POR SETOR
• 9. CONTROLE DE PROTOCOLOS
• 10. CRIANDO SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA JACAD
• 11. ENCAMINHAMENTOS, MENSAGENS E DETALHES
  • 11.1. Alterar Motivo
  • 11.2. Anexos
  • 11.3. Encaminhar
  • 11.4. Mensagens/Observação
  • 11.5. Detalhes da Solicitação
• 12. IMPRIMIR
• 13. EMITIR RECIBO
• 14. FINANCEIRO INDIVIDUAL E DADOS DO ALUNO
• 15. REMOVER UM PROTOCOLO
• 16. RELATÓRIOS NA TELA DE PESQUISA DE PROTOCOLO
• 17. CONFIGURAÇÃO DO PORTAL DO ALUNO
• 18. SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA PORTAL DO ALUNO
• 19. CONTROLE DE RELATÓRIOS
  • 19.1. PR01 - Ata de Alunos - Protocolo
  • 19.2. PR02 - Listagem de Aluno
  • 19.3. PR03 - Solicitação de Protocolo - Geral
• 20. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os protocolos oferecem uma série de vantagens para os usuários do sistema, proporcionado agilidade e facilitando o controle dos protocolos, tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos que o utilizam, por meio de uma comunicação mais formal e simples entre ambas as partes.

O Módulo Protocolo foi desenvolvido para permitir que os alunos realizem solicitações à instituição de forma digital, sem precisarem sair de casa. Alguns exemplos de solicitações incluem:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Essas solicitações podem ser feitas tanto pela secretaria da instituição quanto pelos alunos em seu Portal do Aluno.

Este documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no Módulo Protocolo, incluindo o controle por setor, a opção de aplicar cobrança por meio de boleto, a solicitação de protocolo por disciplina e o fluxo completo do processo, desde o cadastro do protocolo pelo aluno até a resposta emitida pelo usuário do sistema.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o Módulo Protocolo oferece.

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso ao módulo de protocolo aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

PASSO 2:  Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Mód. - Protocolo. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

3. ACESSO AO MÓDULO PROTOCOLO

Agora vamos apresentar o local de acesso para as funcionalidades do Módulo Protocolo.

Acesse o menu Acadêmico, e vá até Protocolo.

Antes de ser criado um protocolo, deve ser criado, pelo menos, uma categoria um status de protocolo, além de parametrizadas as configurações de protocolo. Esses passos são explicados detalhadamente na sequência.

4. STATUS PROTOCOLO

Aqui são cadastradas as situações que o protocolo pode ter, desde a sua abertura até o seu encerramento, ou seja, durante toda a sua trajetória o protocolo pode passar por diferentes status, e estes podem ser cadastrados de acordo com a necessidade da instituição.

O Status do protocolo pode determinar que algumas ações sejam permitidas ou bloqueadas, conforme configurações feitas pela instituição.

Para cadastrar um status deve ser acessado o menu Acadêmico, vá até Protocolo e clique em Cadastro de Status Protocolo.

• Descrição: Situação em que o protocolo se encontra, por exemplo: Aguardando, Aguardando pagamento, Concluído.
  
• Cor: A cor selecionada neste campo será apresentada quando o protocolo estiver neste Status na tela de Controle de Protocolo para os usuários JACAD e na tela de Solicitações de protocolo no Portal do Aluno. 

DICA: A cor branca ou sem cor dificulta a visualização no Portal do Aluno, portanto sugerimos que sempre utilize uma cor.

• Status: Utilizado para indicar se o cadastro de status está Ativo ou Inativo.
  
• E-mail de Encaminhamento Aluno: Template do e-mail que será enviado para o aluno. Para este template poderão ser utilizadas TAGs de e-mails da Classe: protocolo - Solicitação de protocolo.
  
• E-mail Encaminhamento Setor Responsável: Template do e-mail que será enviado para o setor responsável do protocolo quando for movimentado para este status. Para este template pode ser utilizado TAGs de e-mail da Classe: protocolo - Notificação Setor Responsável.
  
• Permite Encaminhar: Todos os status que tramitam o protocolo na instituição devem estar com essa opção marcada, caso contrário indica que é um tipo de status que conclui o fluxo.
  

DICA: Utilize este campo desmarcado somente nos cadastrados de Status que indicam o final de algum fluxo, como status de Concluído ou Cancelado.

• Permite Download do Documento: Permite que o documento associado ao protocolo possa ser baixado pelo Portal do Aluno e pelo sistema. 

DICA: Utilize este campo marcado somente nos cadastrados de Status que indicam o final de algum fluxo como status de Concluído ou Deferido, dessa forma, o documento será gerado apenas no final do tramite do protocolo.

• Cancelar Financeiro: Quando um protocolo for encaminhado e o status escolhido estiver com essa opção marcada, as parcelas do financeiro associadas a esse protocolo serão canceladas. 

DICA: Utilize essa opção em status como Cancelado e Indeferido, para que o cancelamento do financeiro seja feito de forma automática.

As configurações acima garantem um controle preciso dos protocolo e sua tramitação na instituição, proporcionando uma gestão mais eficiente do processo na totalidade.

5. CATEGORIA

A Categoria delimita funções e comportamentos do protocolo, em que estiver vinculada, como a quantidade máxima de solicitações que o aluno poderá fazer.

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique Cadastro de Categoria.

As informações a serem preenchidas são as seguintes:

• Descrição: Nome da Categoria.
  
• Máximo Solicitações: Indica a quantidade máxima de vezes que um aluno pode solicitar um protocolo com essa categoria.
  
• Não Permitir solicitar protocolo para a mesma disciplina: o aluno só poderá solicitar um protocolo de cada disciplina.

Ao cadastrar um novo tipo de protocolo, é possível associá-lo a uma categoria. Essa categoria define regras e comportamentos específicos que serão aplicados ao protocolo selecionado.

Por exemplo, ao escolher a categoria Documentos, configurada com um limite máximo de 5 solicitações, o aluno poderá realizar, no Portal do Aluno, no máximo cinco solicitações desse tipo de protocolo. Esse limite é determinado previamente no cadastro da categoria.

Dessa forma, as categorias permitem delimitar e personalizar o número de solicitações possíveis para cada tipo de protocolo, proporcionando um controle mais preciso e adaptado às necessidades e políticas da instituição de ensino. Isso facilita o gerenciamento das solicitações e garante uma experiência mais organizada para os alunos.

6. CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO

As configurações são a base para o funcionamento do Módulo Protocolo, pois por meio delas delimitamos opções e funcionalidades essenciais que terão impacto direto no comportamento e na utilização do módulo. Essas configurações servirão como base para o sistema quando informações específicas não forem inseridas durante o cadastro individual de protocolos. As configurações incluem, por exemplo, instruções bancárias, prazos de vencimento e critérios de cancelamento de protocolo.

6.1. GERAIS

Para realizarmos as Configurações de Protocolo:

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique em Configurações.

• Setor Inicial: Setor que será encaminhado o protocolo, caso o mesmo não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo.
• Status Inicial: Status que será encaminhado o protocolo, caso o mesmo não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo.
• Report Comprovante: Jasper para a geração do Comprovante do Protocolo, caso não seja preenchido será gerado o modelo de comprovante padrão do sistema JACAD.
• Centro de Custo: É o Centro de Custo que será utilizado para os lançamentos financeiros dos protocolos.
• Método Recebimento: É o método de recebimento no qual será gerado o boleto.
• Vencimento do Boleto: É a data dinâmica do vencimento do boleto (X dias após a solicitação).
• Cancelar Boletos Automaticamente: A quantidade de dias após vencimento para o sistema efetuar o cancelamento do boleto automaticamente.
• Status Cancelamento Protocolo: Status do protocolo ao ser afetado pelo cancelamento automático.
• Classe Impressora: Classe para impressão, ou seja, será gerado o Recibo/Comprovante do Protocolo.
• Documentação Pendente: Caso o aluno tenha sua documentação pendente com a instituição, como o CPF, RG, comprovante de residência entre outros, você pode escolher se o aluno terá a possibilidade de solicitar um protocolo, ou de bloqueá-lo. Fazendo isso você força o aluno a atualizar seus documentos para solicitar um protocolo, em que, dispomos das seguintes opções:
  • Não fazer nenhum bloqueio; 
  • Bloquear solicitações pelo sistema;
  • Bloquear solicitações pelo portal do aluno;
  • Bloquear solicitações pelo sistema e pelo portal do aluno.
• Dias Carência Inadimplentes: Essa opção irá criar um período de carência onde será possível ao aluno inadimplente realizar solicitações de protocolo. Por exemplo, se o aluno possui uma transação vencida a 3 dias, mas o período de carência configurado é de 4 dias, o aluno poderá realizar uma solicitação de protocolo pelo portal do aluno mesmo se o tipo de protocolo estiver com a opção de bloquear solicitação para inadimplentes marcada. 
  

Lembrando que na Tela de Cadastro de Protocolo é necessário estar marcada a opção de Bloquear solicitação para inadimplentes.

Opções: Ainda na tela de Configurações de Protocolo, no quadro de Opções, podemos definir algumas regras na solicitação do protocolo. Abaixo segue descrição e o funcionamento de cada uma.

• Imprimir protocolo no momento do cadastro: Com essa opção marcada é gerado o comprovante do protocolo ao finalizar o cadastro da solicitação de protocolo, somente pelo sistema JACAD.
• Gerar boleto ao gerar o protocolo: Ao finalizar a solicitação do protocolo (que possui um valor) é gerado o boleto, lembrando que deve possuir um método de recebimento cadastrado, caso o método de recebimento não esteja cadastrado será gerada a parcela sem o boleto.
• Ocultar o campo Câmpus/Polo: Se marcada essa opção é ocultado o campo de Câmpus/Polo no Portal do Aluno.
• Permitir Impressão do boleto no portal do aluno: Marcada essa opção o aluno pode realizar a impressão do boleto pelo Portal do Aluno.
• Imprimir recibo do protocolo: Realiza a geração do recibo do protocolo.
• Apresentar nos portais o nome do responsável pelo encaminhamento: Apresenta no portal do aluno o nome do usuário que fez o encaminhamento do protocolo.
• Obrigatório informar a observação no encaminhamento da solicitação: Ao realizar o encaminhamento de uma solicitação de protocolo para outro setor, é obrigatório informar uma observação.
• Obrigatório informar o câmpus/polo na solicitação: Se marcar essa opção será obrigatório informar o câmpus/polo ao realizar a solicitação de protocolo no portal do aluno e no Sistema JACAD.
• Validar observação na solicitação pelo portal do aluno: Se marcada essa opção é obrigatório o aluno informar uma observação ao realizar a solicitação de protocolo, caso desmarcada será opcional.
• Mostrar botões para adicionar disciplinas na solicitação de protocolo: Apresenta os botões Add. Disciplinas Matriculadas, Add. Disciplinas Pendentes e Limpar Observação na solicitação de protocolo pelo JACAD.
• Calcular dias usando somente dias úteis: Essa opção considera apenas dias úteis ao calcular o prazo na solicitação de protocolo. Caso desmarcada será considerado dias corridos para o prazo. Para esse cálculo é levado em consideração o campo de Prazo máximo em dias para resolução do protocolo que é preenchido na tela de Cadastro de Protocolo (imagem abaixo).

6.2. Instruções Bancárias

Nessa parte são informadas as Instruções bancárias que irão aparecer no Boleto a pagar para o Aluno. 

Na tela Configurações de Protocolo, acesse a aba Instruções Bancárias.

Em seguida, clique no botão Adicionar, preencha a instrução desejada e, por fim, clique em Salvar.

Para editar uma instrução ou remover utilize os botões correspondentes.

6.3. Notificações

Essa opção é utilizada para realizar o envio de notificações de solicitações de protocolo que estão sem movimentação, verificando sempre pela data de última alteração.

Na tela de Configurações de Protocolo, clique na aba Notificações.

• Habilitar o envio automático de notificações por e-mail: Ao marcar essa configuração, é possível escolher se a notificação será enviada apenas para o responsável do setor ou todos os funcionários do setor.

• Todos os funcionários do setor: Os funcionários do setor que estiver com o protocolo irá receber essa notificação, respeitando as seguintes condições:
  • Ser um funcionário com status ATIVO.
  • Ser funcionário que possui um grupo de usuário na Organização correspondente ao protocolo.
  • A notificação será enviada somente se o status para o qual o requerimento foi encaminhado possuir um template de e-mail cadastrado.
  
  
• Apenas o Responsável pelo Setor: O funcionário responsável do setor, irá receber a notificação.

Para realizar o cadastro do funcionário responsável pelo setor.

Acesse o menu Cadastro, vá até Estrutura Física, e clique em Setor.

• Notificar por e-mail os protocolos não movimentados: Nesse campo deve ser definido o tempo entre o envio do e-mail de notificação do protocolo não movimentado, considerando o início da contagem a partir da sua última alteração. Por exemplo, se a data de alteração da solicitação do protocolo for 01/01/2023 as 15:00h, e na configuração for definido 48 horas, a notificação deste protocolo somente será enviada em 03/01/2023 as 15:01h. Essa notificação ocorre até o protocolo completar 7 dias sem movimentação, após esse período não serão mais enviado e-mails.
• E-mail de Notificação: Você pode criar um template de e-mail com a mensagem desejada, e este será enviado na notificação.

Ao clicar no ícone de 'lápis', será aberta a tela de Cadastro de Template de E-mail, na qual é possível consultar um template existente ou realizar um novo cadastro.

Para este template pode ser utilizado TAGs de e-mail da Classe: Protocolo - Notificação Setor Responsável.

OBSERVAÇÃO: Somente serão enviadas notificações para protocolos que estão em aberto. Uma solicitação é considerada em aberto, quando o status que ela se encontra esteja com a opção Permitir Encaminhar habilitada na Tela de Cadastro de Status. 

• Utilizar preferencialmente o e-mail do cadastro do funcionário para envio das notificações: Quando essa opção estiver marcada, o endereço de e-mail utilizado como destinatário da notificação será, prioritariamente, o e-mail corporativo do cadastro de funcionário. Caso esse e-mail não esteja informado, será utilizado o e-mail definido na tela de cadastro de perfil do funcionário. 

6.4. Sucesso da Solicitação

Na tela de Configurações de Protocolo na aba de Sucesso da Solicitação, podemos realizar a configuração de uma mensagem personalizada, que será apresentada quando o aluno realizar a abertura de uma solicitação pelo Portal do Aluno.

A mensagem pode ser criada utilizando Tags HTML.

Tags Aceitas: Tags HTML aceitas para criação da mensagem.

Compilar Mensagem: Essa opção é utilizada para que o usuário possa visualizar como está ficando a apresentação da mensagem.

Dessa forma, quando o aluno finaliza sua solicitação de protocolo, será apresentada a mensagem de sucesso cadastrada.

OBSERVAÇÃO: Caso não tenha a mensagem de sucesso cadastrada, será apresentada a mensagem padrão do sistema JACAD: Solicitação aberta com sucesso!.

7. CADASTRO DE PROTOCOLO

Neste capitulo, será apresentado o passo a passo para cadastrar um Protocolo, em que, como o próprio nome diz, você pode criar um novo tipo de protocolo. Este será apresentado para o aluno, em seu Portal, para que possa realizar a solicitação.

No cadastro de protocolo, podemos cadastrar solicitações como por exemplo: Declaração de Matricula, Histórico, Prova de 2ª Chamada. Pode ser cadastrado todo tipo de protocolo que são realizados em sua instituição, tendo a escolha de apresentar ou não nos portais do aluno e responsável.

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique em Cadastro de Protocolo.

7.1. Configurações Gerais

Ao acessar a tela de Cadastro de Protocolo, é possível consultar e editar protocolos já existentes ou criar um novo registro.

Para cadastrar um novo tipo de protocolo, clique no botão Inserir.

Na sequência, serão apresentados os campos e opções que compõem a tela de cadastro de protocolo.

• Descrição: Inserir o nome do protocolo, o mesmo será apresentado no Portal do Aluno, por exemplo: Histórico Escolar, Declaração de Matrícula, Trancamento de matrícula, Prova de 2ª Chamada e assim por diante;
  
• Status: Com as opções de ativo ou inativo. Protocolos inativos não são mostrados nas listas de itens disponíveis para serem requeridos nas telas do JACAD e do Portal do Aluno, somente protocolos com status ativo estarão disponíveis para seleção;
• Serviço: Cadastro do produto/serviço utilizado para os protocolos. (esta informação é utilizada para gerar o item da transação, vinculando o mesmo a um plano de contas contábil). Para realizar o cadastro de um produto/serviço acesse o menu Financeiro, navegue até Cadastros Financeiros, localize a opção Produtos/Serviços e clique em Cadastro de Produto/Serviço;
  
• Categoria: A categoria do protocolo irá determinar quantas vezes o aluno pode realizar a solicitação do protocolo naquele período;
• Valor: O valor é referente ao que será cobrado pelo protocolo. Se preenchido com zero o protocolo não tem custo, se preenchido com algum valor acima de 0,00 automaticamente será gerada uma conta a receber com o valor correspondente no financeiro do requerente (O vencimento da parcela gerada é configurado nas configurações do protocolo);
• Sem Valor: Quando o protocolo não possui valor a ser pago pelo aluno, pode ser utilizada a flag Sem Valor, quando essa flag está marcada é liberado o campo onde pode ser digitado um texto curto para apresentação ao lado da descrição do protocolo, como, por exemplo, isento, gratuito, bonificado e outros a escolha da instituição. Caso nenhum texto seja preenchido será apresentado 'isento'.
• Documento: Se o protocolo for de uma solicitação de documento, por exemplo declarações e certificados, poderá ser selecionado o documento que será gerado/impresso para o aluno, o documento é selecionado dentre os documentos cadastrados no Módulo de Repositório de Documentos. Para realizar o cadastro do documento acesse o menu Módulos, vá até Repositórios de Documentos, e clique em Documentos.

• Tipo Protocolo: Selecione o tipo de protocolo desejado:
  • Geral: Permite utilizar todas as configurações disponiveis para o cadastro de protocolo (modelo atual);
  • Prova Substitutiva: Possui configurações especificas para solicitações de prova substitutiva, que serão detalhadas nos próximos tópicos da documentação.
• Prazo máximo em dias para resolução do protocolo: O prazo máximo é a quantidade de dias para finalizar os tramites e entregar ao requerente. Esse prazo é apresentado ao aluno nos detalhes do protocolo do portal do aluno;
• Quantidade de solicitações gratuitas por período letivo: É a quantidade de protocolos que o aluno pode solicitar gratuitamente;
• Quantidade de impressões do documento no portal do aluno: É definido a quantidade de vezes em que o documento pode ser impresso pelo aluno após a aprovação do protocolo;
• Permite solicitações no portal: Se essa opção estiver marcada o aluno pode realizar a solicitação do protocolo pelo portal do aluno. Caso a opção esteja desmarcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação em seu portal;
• Não visualizar nos portais e aplicativo: Caso essa opção esteja marcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação em seu portal e aplicativo do aluno;
• Bloquear solicitação para inadimplentes: Ao marcar essa opção, caso o aluno esteja inadimplente, o mesmo não poderá solicitar o protocolo, o sistema também validará os dias de carência cadastrado pela tela de configuração;
• Não vincular com a matricula: Se marcada essa opção a solicitação de protocolo não terá vínculo com a matricula do aluno;
• Não permitir abrir um novo protocolo caso já exista uma solicitação: Caso essa opção esteja marcada o aluno não poderá realizar uma nova solicitação do mesmo tipo de protocolo, por exemplo, o aluno abre um protocolo de Cancelamento de Matricula, e essa configuração está marcada, não é permitido para o aluno solicitar um novo protocolo de Cancelamento de Matricula, até que a primeira solicitação seja encerrada;
• Obrigatório anexar arquivo: Solicita anexar um arquivo para completar a solicitação, com essa configuração marcada não é possível realizar a requisição sem anexo;

7.1.1. Orientações para abertura do protocolo

Com essa opção é possível realizar o cadastro de um texto com orientações para que o aluno visualize no Portal ao realizar a solicitação do protocolo.

7.1.2. Especificações do protocolo

Neste passo, serão apresentadas as funcionalidades disponíveis no painel de Especificações do Protocolo para o tipo protocolo geral, sendo: Solicitação de Mudança de Curso, Solicitação de Diploma, Informar Disciplinas Matriculadas, Apenas Disciplinas Reprovadas, Solicitação de Avaliação e Obrigatório estar com o Curso Concluído.

7.1.2.1. Solicitação de mudança de curso

Com essa opção marcada o aluno pode realizar a solicitação de Mudança de Curso ainda dentro da instituição. A solicitação pode ser realizada pelo JACAD ou no Portal do Aluno, onde deve ser informado o curso que o aluno deseja cursar. 

Quando solicitado esse protocolo pelo portal do aluno, será apresentado o campo curso, de preenchimento obrigatório.

Ao salvar sua solicitação é possível visualizar os Detalhes da Solicitação, em que, é apresentado o Curso Atual e o da Mudança de Curso.

No sistema JACAD também é possível realizar a Solicitação de Mudança de Curso, em que, ao Salvar a solicitação é aberta a Tela de Mudança de Curso Por Protocolo, sendo então informado o curso desejado pelo aluno.

Dessa forma, será apresentada a solicitação de mudança de curso na Tela de Controle de Protocolo.

7.1.2.2. Solicitação de diploma

O aluno pode realizar a solicitação do diploma pelo Portal do Aluno.

Na tela de cadastro de protocolo, marcada a opção de Solicitação de Diploma, conforme demonstrado abaixo:

Após acessar o menu Acadêmico, clicar em Livro de Registro, temos a opção de informar o Número do Processo Inicial do Livro de Registro.

Se um Processo Inicial for informado ele irá incrementar, de forma automática, para cada aluno adicionado ao livro de registro seguindo o formato XXXXX/Ano atual. 

Realizado o pedido de protocolo de Solicitação de Diploma para o aluno, você pode clicar no botão Protocolo e em Detalhes da Solicitação.

Dessa forma, as informações do diploma serão apresentadas na Tela de Detalhes da Solicitação de Protocolo, caso o aluno já possua preenchido.

Botão Gerar Processo Diploma: Caso o aluno ainda não esteja no Livro de Registro, é necessário clicar em Gerar Processo Diploma.

No próximo passo será apresentada a tela de Consulta de Livros, para que seja selecionado o Livro desejado e assim realizar a associação com o protocolo do aluna.

Dessa forma, os campos Registro e Nr.Processo serão gerados automaticamente, o restante dos campos são preenchidos manualmente pela tela do Livro de Registro.

Botão Livro de Registros: Será aberta a tela do livro de registros associado ao protocolo, caso o aluno já esteja no Livro, caso contrário é necessário gerar o processo do diploma.

Sendo assim, será aberta a tela de Livro de Registro, em que, podem ser preenchidos os dados restantes para o aluno.

7.1.2.3. Informar disciplinas matriculadas

Com essa opção marcada o aluno pode escolher, dentre as disciplinas que está matriculado, a qual delas se refere a solicitação do protocolo.

No portal do aluno, ao realizar a solicitação são apresentadas as disciplinas matriculadas.

A solicitação também pode ser realizada pelo sistema JACAD, em que, pode ser selecionada a disciplina referente a matricula do aluno.

7.1.2.4. Solicitação de avaliação

• Solicitação de Avaliação: Essa opção irá controlar se o protocolo selecionado é do tipo solicitação de avaliação. 
• Permitir solicitar até X dias após a data da avaliação: O valor informado nesse campo irá controlar o número de dias máximo após a realização da avaliação que será permitido realizar uma solicitação desse tipo de protocolo.

As datas utilizadas para realizar essa validação podem ser consultadas seguindo o caminho abaixo:

Acesse o menu Acadêmico, vá até Oferta e clique em Período Letivo.
Na tela de Cadastro de Período Letivo, acesse a aba Sistemas de Avaliação e clique em Configurar Datas por Disciplina.
Em seguida, será exibida a tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina.

Se não existirem datas cadastradas na Tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina, será utilizada a data de avaliação cadastrada na tela de Cadastro de Período Letivo na Aba Sistemas de Avaliação e clique no botão Configurar Datas.

Após, acesse o menu Acadêmico, navegue até Protocolo, e percorra até Controle de Protocolo e clique em Nova Solicitação.

Essa tela irá listar todas as disciplinas da matrícula do aluno que irá realizar a solicitação do protocolo e, que estejam dentro do período permitido para solicitação baseado no número de dias cadastrado para esse tipo de protocolo.

É possível realizar solicitações de protocolo pelo sistema JACAD fora do período controlado pelos dias do tipo de protocolo marcado como Solicitação de Avaliação, para isso o usuário deve ter a seguinte permissão: Protocolo - Permitir Solicitação de Avaliação Fora da Data.

No Portal do Aluno quando o mesmo for realizar a solicitação da Prova de 2ª Chamada, serão apresentadas as avaliações das disciplinas selecionadas.

7.1.2.5. Obrigatório estar com o curso concluído

O protocolo marcado com essa opção só é apresentado se a matrícula selecionada estiver com o curso ingresso concluído.

7.1.3. Financeiro protocolo

Neste tópico são definidas as configurações financeiras relacionadas aos protocolos, determinando quando e como a transação financeira será gerada, além das regras de encaminhamento automático após o pagamento. 

• Gerar Transação no(a):
  • Solicitação: Gera a transação referente ao protocolo quando o aluno realizar a solicitação do protocolo.
  • Status: Gera a transação do protocolo apenas quando o protocolo estiver no status definido. 
• Habilitar Encaminhamento Automático: Habilita o encaminhamento automático do protocolo após o pagamento, em que, é possível definir qual o status o protocolo será encaminhado após realizar o pagamento. O encaminhamento é feito pela fila de processamento (essa fila pode variar o tempo de execução de acordo com as demandas da instituição no sistema JACAD).

OBSERVAÇÃO: Para a utilização desta funcionalidade é necessário que seja realizado o cadastro dos fluxos de encaminhamentos.

• Incluir encargos: Com essa marcação selecionada são cadastrados os encargos na transação de cobrança do protocolo, para isso são utilizados os encargos cadastrados com padrão. A incidência desses encargos será somente após o vencimento do prazo para pagamento do protocolo.
• Vincular matrícula na transação gerada: As transações geradas para as solicitações de protocolo via portal, possuem o tipo referência PERFIL. Ao vincular a matrícula, as transações irão ser geradas com o tipo de referência MATRICULA.
  
  

7.2. Tipo de protocolo - prova substitutiva

Na tela de Cadastro de Protocolo, no campo Tipo Protocolo selecione a opção Prova Substitutiva.

Ao selecionar o tipo Prova Substitutiva, o painel de Especificações do Protocolo é ajustado automaticamente com as seguintes opções:

• Informar Disciplinas Matriculadas: Essa opção será marcada automaticamente, não sendo possível desmarcá-la. Com isso, o sistema apresentará todas as disciplinas em que o aluno está matriculado no período vigente. 
• Apenas disciplina(s) reprovada(s): No momento da solicitação do protocolo, serão apresentadas somente as disciplinas em que o aluno possui reprovação na matrícula atual.
  
• Solicitação de Avaliação – Permitir solicitar até XX dias após a data da avaliação: Essa configuração permite que o aluno realize a solicitação dentro do prazo máximo de XX dias após a data da avaliação. 
  

CONFIGURAÇÃO AVALIAÇÃO DISCIPLINA

Acesse a tela de Cadastro de Período Letivo, clique na aba Sistema de Avaliação, selecione o sistema de avaliação e clique no botão Configurar Datas.

Na tela de Configuração das Datas de Avaliação, selecione a avaliação e clique em Editar Datas da Avaliação.

Na tela de Cadastro de Avaliação Disciplina, é necessário marcar a opção Elegível ao protocolo de prova substitutiva, para que o protocolo liste as disciplinas e avaliações no momento da solicitação. No campo Período Avaliação de, é possível informar um intervalo de datas para a solicitação do protocolo para a avaliação dentro do prazo estabelecido.

Dessa forma, no Portal do Aluno será apresentada as disciplinas e avaliações correspondentes, para a solicitação de prova substitutiva.

No JACAD, também serão apresentadas as disciplinas e avaliações correspondentes.

7.3. Fluxo de Encaminhamentos

Nesta aba cadastramos para qual setor e com qual status será designado primeiramente o protocolo do aluno enviado pelos portais ou cadastrado pelo JACAD. Após isso, ele seguirá pelos demais setores cadastrados aqui.

Você pode cadastrar vários setores e escolher a ordem dos mesmos, ou seja, o fluxo que o protocolo passará.

Para desenhar esse fluxo, na tela de Cadastro de Protocolo, na aba de Fluxo de Encaminhamento é necessário clicar em Adicionar e preencher:

• Setor: Informar o Setor que inicia/passará o protocolo.
• Status: Informar o status que o protocolo pode tramitar no setor informado.
• Ordem: Informar a ordem dos fluxos. Ordem 1 é onde o protocolo é aberto, ordem dois o próximo setor que irá passar e assim por diante.

Exemplo:

Utilizando um protocolo que tem cadastrados 3 passos:

O protocolo é solicitado pelo aluno em seu Portal, dessa forma, o mesmo ficará com status Aguardando Pagamento.

Após o setor financeiro encaminhar o protocolo, será designado para a Secretaria e terá o status de Aguardando Secretaria.

A secretária vai poder realizar os trâmites necessários, e irá encaminhar para o status Finalizado, dessa forma, o aluno pode realizar o download do documento no seu portal a partir do botão detalhar.

7.4. Datas de Solicitação

Para realizar o controle de datas para solicitações, e permitir que o protocolo selecionado seja solicitado dentro de um período cadastrado, inicialmente deve ser marcada a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações na aba Datas de Solicitação da Tela de Cadastro do protocolo.

Após isso deverá ser cadastrado pelo menos um intervalo de datas para que sejam realizadas as solicitações.

Quando a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações está marcada, o protocolo somente poderá ser requerido entre as datas adicionadas. Caso já tenha passado o intervalo de datas para a solicitação, este protocolo não será mais apresentado para solicitação no Portal do Aluno e no sistema JACAD.

Porém, se o usuário necessitar realizar protocolos que são controladas por datas fora dos períodos cadastrados, ele deverá possuir permissão para conseguir realizar este processo. Com essa permissão selecionada será possível ao usuário realizar pelo sistema acadêmico uma solicitação de um protocolo controlado por datas, mas quando a data atual não estiver dentro do período de datas cadastrado.

7.5. Motivos

Para que seja possível realizar o cadastro de Motivos para a solicitação de protocolo, você deve realizar a consulta do protocolo desejado.

Clique na aba Motivos, após clique no botão Editar e marque a opção Habilitar opções para Motivos de Abertura do Protocolo.

Se marcada essa opção é possível que o aluno possa escolher algum motivo, para a abertura de uma solicitação de protocolo.

Na sequência você deve clicar em Adicionar, para selecionarmos os motivos desejados para que sejam vinculados à solicitação de protocolo.

Caso você não tenha os motivos cadastrados você pode clicar no acesso rápido identificado por um 'lápis' que será aberta a tela de cadastro ou acessá-la pelo menu Acadêmico, navegue até Cadastros Acadêmicos e clique em Motivos de Ocorrência.

Na tela de Cadastro de Motivos para Abertura do Protocolo temos dois campos.

• Motivo: Os motivos cadastrados serão apresentados com opção para aluno na abertura do protocolo.

OBSERVAÇÃO: Lembrando que os motivos devem ser previamente cadastrados e associados na tela de Cadastro de Protocolo.

• Informar uma Justificativa para nesse Motivo: Caso habilitada essa opção se torna obrigatório que o aluno informe uma justificativa para o motivo selecionado.

Podem ser cadastrados vários possíveis motivos para a solicitação do protocolo.

Ao acessar no Portal do Aluno clique no menu lateral Secretaria e vá até Protocolo, em que, é possível selecionar o tipo de protocolo, onde serão apresentados os motivos cadastrados e o campo para justificativa (caso habilitada para o motivo).

No JACAD ao acessar a tela de Pesquisa de Protocolo e clicar no botão Nova Solicitação na barra inferior, também é possível selecionar o protocolo e informar um motivo com a justificativa (caso habilitada).

7.6. Validações

Na aba Validações, pode ser definido qual tipo de validação será utilizada Curso ingresso ou Matrícula, e para o caso da opção Não definido o protocolo será apresentado para todos os alunos.

Quando selecionado a opção da validação poderá que definir quais são os status de Curso ingresso ou Matrícula que poderão solicitar esse protocolo.

8. VISUALIZAÇÃO DOS PROTOCOLOS POR SETOR

No sistema JACAD é possível que os protocolos sejam visualizados apenas do seu setor, ou que realize a visualização dos protocolos de todos os setores da instituição.

Para que o funcionário visualize apenas protocolos do seu setor.

Acesse o menu Cadastro e clique em Funcionário.

 Ao realizar a consulta do funcionário desejado, você deve clicar no botão Editar e informar o campo Setor, correspondente ao funcionário.

Dessa forma, ao visualizar os protocolos serão apresentados apenas os que estão vinculados ao setor do funcionário.

Caso o funcionário deva ter acesso a todas as solicitações de protocolo, mesmo tendo um setor cadastrado, é necessário acessar a tela de Controle de Permissões de Acesso.

Acesse o menu Preferências, vá até Usuários e Permissões e clique em Permissões. 
E habilite a permissão Protocolo - Visualização - Todos os Setores.

Dessa forma, será possível visualizar os protocolos de todos os setores.

9. CONTROLE DE PROTOCOLOS

A tela de Controle de Protocolo é o local em que irá constar todos os protocolos recebidos dos alunos ou criados pela secretaria. É aqui onde você irá controlar e interagir nos protocolos, seja para deferir, enviar arquivos ou atender as solicitações dos alunos.

A seguir você irá conhecer as funções que terá à disposição para o atendimento dos protocolos.

A Tela de Controle de Protocolos, é possível ser acessada de duas formas: 

ACESSO A: Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo e clique em Controle de Protocolo.

ACESSO B: Clique no Menu de acesso rápido Protocolos.

Agora que você já viu como realizar o acesso ao Controle de Protocolo, você irá aprender sobre algumas funções desta tela.

A tela conta com filtros que você pode configurar para uma pesquisa mais específica. Você pode utilizar a combinação de dois ou mais campos. 

Exemplo: Fazer a consulta pelo período em que o protocolo foi solicitado, informar o aluno, o tipo, entre outros.

Ainda dispomos de mais alguns campos que estão disponíveis através do botão Filtros.

Na parte inferior da tela de Pesquisa de Protocolo, será apresentado através de botões, as funções que estão disponíveis e como elas poderão lhe ajudar na administração das solicitações.

• Nova Solicitação: Nesse botão, você poderá solicitar um novo protocolo para o aluno, o passo a passo será apresentado na sequência;
• Protocolo: Nesse botão, você pode realizar ações como alteração de motivo, anexos, encaminhamentos, mensagens e observações e visualizar os detalhes da solicitação, na sequência estão os detalhes de cada uma das opções;
• Imprimir: Permite a impressão do protocolo;
• Emitir Recibo: Realiza a impressão do recibo/comprovante do protocolo;
• Financeiro Individual: Acesso rápido para a tela de Financeiro Individual do aluno;
• Dados do Aluno:  Acesso rápido para a tela de Cadastro do Aluno;
• Remover: Ao clicar nessa opção, você poderá remover do sistema o protocolo selecionado;
• Relatórios: Neste botão você pode emitir relatórios para controle interno dos protocolos. Mais detalhes sobre os tipos de relatórios disponíveis serão fornecidos a seguir. 

10. CRIANDO SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA JACAD

A solicitação de protocolo pelo sistema é a formalização de um pedido feito pelo aluno presencialmente. Pode ser realizado por um usuário que tenha permissão de Protocolo - Solicitação – Cadastrar. Desta forma, você pode solicitar um protocolo no nome de um aluno para controle do mesmo, em que, o protocolo também poderá ser visualizado no portal do aluno.

O Protocolo serve para que o aluno possa solicitar documentações e realizar solicitações para a instituição, como por exemplo:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Para solicitar um novo protocolo, você pode acessar a tela de Controle de Protocolo, ou pelo botão Protocolo do menu superior. Na tela de Pesquisa de Protocolo, clique no botão Nova Solicitação.

Na tela de Nova Solicitação de Protocolo, você fará o cadastro do protocolo para o aluno, a seguir será apresentada de forma detalhada os dados que devem ser inseridos nos campos para que seja possível criar uma solicitação de protocolo.

• RA: Informe o RA do aluno que irá solicitar o protocolo. Campo de preenchimento opcional;
• CPF: Informe o CPF do aluno que irá solicitar o protocolo. Campo de preenchimento opcional;
• Perfil: Selecione o perfil do aluno que irá solicitar o protocolo. Obrigatório;
• Matrícula: Selecione a matrícula do aluno que será vinculada ao protocolo. Neste campo serão apresentadas como opção todas as matrículas do aluno, independente do status. Pode ser obrigatório ou opcional, vai depender do tipo de protocolo selecionado;
• Câmpus/polo: Informar a qual câmpus/polo o aluno pertence;
• Observações: É possível adicionar uma observação relacionada ao protocolo;
• Tipo de protocolo: Selecione o tipo de solicitação de protocolo que o aluno deseja, ao lado é apresentado o valor do protocolo e se é necessário anexo;
• Anexo: Campo para pesquisar ou arrastar o arquivo para ser anexado ao pedido de protocolo. Quando o tipo do protocolo exige um arquivo em anexo, torna-se obrigatório;
• O aluno pode visualizar este anexo: Com essa opção ativa o aluno poderá visualizar e baixar o arquivo em anexo pelo portal do aluno.

Logo após criar uma nova solicitação, a mesma estará disponível da tela de Pesquisa de protocolo.

E no Portal do Aluno.

Também, será gerado no Financeiro do Aluno a parcela com o valor do protocolo, como pode ser visto na imagem que segue.

11. ENCAMINHAMENTOS, MENSAGENS E DETALHES

Ao receber um protocolo, a instituição deverá realizar sua tramitação até que a solicitação do aluno seja atendida ou que o protocolo seja finalizado. Para isso, devem ser utilizadas as funcionalidades disponíveis no botão Protocolo, que permitem conduzir todo o fluxo do processo, desde o recebimento até a sua conclusão.

Para acessar essas opções, selecione o protocolo desejado e clique no botão Protocolo, localizado na barra inferior da tela.

11.1. Alterar Motivo

Ao selecionar essa opção o motivo do protocolo pode ser alterado.

11.2. Anexos

Ao selecionar a opção anexo, uma tela será aberta em que você pode enviar arquivos que os alunos possam ou não realizar o download em seu portal.

Caso marcada a opção, é apresentado o anexo para o aluno em seu Portal.

11.3. Encaminhar

Nessa opção, abrirá a tela abaixo, que possibilitará o encaminhamento do protocolo para outro setor com o status escolhido, também poderá inserir uma observação e uma data de previsão de retorno.

Caso o tipo do protocolo já possua um fluxo de encaminhamento definido na tela de Cadastro de protocolo os dados de setor e status já serão apresentados na tela.

O encaminhamento realizado será apresentado na tela de Pesquisa de protocolo e no Portal do Aluno.

11.4. Mensagens/Observação

Este recurso permite o envio de mensagens ou observações ao aluno. Ao selecionar essa opção, será aberta uma tela onde é possível inserir a mensagem desejada e, se necessário, anexar arquivos, facilitando a comunicação e a interação entre a instituição e o aluno.

Após a abertura do protocolo pelo aluno, a instituição pode adicionar mensagens para dar andamento à solicitação. Para isso, acesse a tela Pesquisa de Protocolo, selecione a solicitação do aluno e, em seguida, clique em Protocolo e em Mensagem/Observação.

O preenchimento do campo Mensagem é obrigatório.

Na Tela de Cadastrar Mensagem no Protocolo foi adicionada uma opção para permitir a interação do aluno com o protocolo. Para isso deve ser escolhida uma das opções apresentadas.

• Não Permitir Resposta do Aluno: Apenas para o aluno visualizar a mensagem, sem opção de resposta.
• Permitir Resposta do Aluno com Mensagem e Anexo: Será disponibilizado para o aluno, a opção de responder com uma mensagem, e também de inserir o anexo e sua descrição.
• Permitir Resposta do Aluno somente com Mensagem: Será disponibilizado para o aluno, a opção de responder somente com uma mensagem, não sendo apresentado opção para inserir anexo. 

Ao inserir uma mensagem com alguma das opções para interação do aluno, o status e o tipo serão apresentados como 'Interação Aluno'. As mensagens/observações somente para visualização, continuam com o status/tipo 'Mensagem'.

Quando o aluno realizar o acesso em seu portal, será apresentado um pop-up informando que ele possui uma solicitação da secretaria aguardando sua interação com o protocolo, apresentando um botão para que ele acesse a solicitação de protocolo.

Este pop-up, será apresentado somente ao realizar o login no Portal do Aluno, após ele fechar o pop-up, não será mais apresentado.

Será apresentado também, na tela inicial do Portal do Aluno um aviso, informando que ele possui uma solicitação da secretaria para a conclusão de protocolo. 

Será apresentado um botão para ele ser redirecionado para a solicitação, da mesma forma que ocorre no pop-up.

Este aviso será apresentado enquanto o aluno tiver uma mensagem que ainda não respondeu.

Caso o aluno acesse o portal, clique no menu lateral Secretaria e depois clique em Protocolo, também será apresentado um campo para visualização da mensagem na tela de Solicitações de protocolo.

Esse campo irá apresentar a última mensagem enviada na solicitação.

Ao clicar no botão Acessar protocolo, pela mensagem de aviso ou pelo pop-up, o aluno é redirecionado para a tela de detalhes da solicitação, em que, ele possui uma interação pendente para responder.

No campo Histórico de Mensagens do Portal do Aluno, serão apresentadas todas as mensagens e solicitações da instituição, juntamente com a opção de interação do aluno caso habilitado.

Ao clicar em Responder Solicitação, os campos apresentados dependem da configuração marcada no momento em que foi feito o cadastro da mensagem pelo sistema JACAD.

Neste exemplo, foi marcada a opção para o aluno responder com uma mensagem e enviar o anexo.

Após o aluno enviar sua resposta, será apresentando um campo com a mensagem que foi descrita pelo aluno e logo abaixo será apresentado o anexo enviado.

Essa resposta e anexo também são apresentados no JACAD, nos detalhes da solicitação.

11.5. Detalhes da Solicitação

Caso deseje ter uma visualização mais detalhada da solicitação, poderá escolher essa opção, desta forma irá apresentar uma tela contendo todos os encaminhamentos que aquele protocolo recebeu, suas mensagens, interações e também os seus anexos.

Para visualizar pelo JACAD as mensagens que foram enviadas em um protocolo, basta selecionar o protocolo na tela de Pesquisa de Protocolo, selecione o Protocolo e depois clique em Detalhes da solicitação.

Na sequência, será aberta a tela de Detalhes da Solicitação de Protocolo, e ao clicar duas vezes em um registro de Mensagem ou Interação Aluno, será aberto um Pop-up, mostrando a mensagem, a data e o usuário que inseriu a mensagem.

Na imagem abaixo, podemos verificar o status e também o pop-up após clicar duas vezes na mensagem. Onde é possível visualizar todas as interações daquela solicitação no campo Observações e também no pop-up que é apresentado ao dar 2 cliques sobre o encaminhamento.

Na aba Anexos é possível visualizar o arquivo que o aluno anexou através do Portal.

Na Aba de Anexos, é possível que a instituição realize o download dos arquivos anexados na solicitação. Também é possível adicionar novos arquivos e definir se o aluno pode, ou não, visualizar os anexos.

A descrição do arquivo é obrigatória.

DICA: Caso deseja remover um protocolo, o mesmo só será possível se remover primeiramente todos os anexos e encaminhamentos

12. IMPRIMIR

Para imprimir um protocolo basta utilizar o botão da barra inferior:

13. EMITIR RECIBO

Para gerar um recibo do protocolo, com uma impressora configurada, utilize o botão da barra inferior Emitir recibo.

14. FINANCEIRO INDIVIDUAL E DADOS DO ALUNO

Na tela de Pesquisa de Protocolo, na barra inferior, estão disponíveis dois atalhos um para o financeiro individual do aluno e outro que leva a tela de dados do aluno.

Para acessar bata selecionar um protocolo e utilizar o botão correspondente à tela que deseja abrir.

15. REMOVER UM PROTOCOLO

Para realizar a remoção de um protocolo, é necessário possuir permissão específica para essa ação. Caso o usuário não tenha a permissão necessária, o botão de remoção não será exibido.

Além disso, antes de excluir o protocolo, é obrigatório remover todas as suas dependências. Essas dependências incluem encaminhamentos, transações financeiras, mensagens e anexos vinculados ao protocolo.

Caso ainda exista alguma dependência associada, o sistema exibirá uma mensagem informando a impossibilidade da remoção.

Para remover as dependências, é necessário acessar os detalhes da solicitação por meio do botão Protocolo e em Detalhes da Solicitação, localizado na barra inferior, bem como o Financeiro individual do aluno.

Após a remoção de todas as dependências, a exclusão do protocolo poderá ser realizada utilizando o botão Remover, disponível na barra inferior.

16. RELATÓRIOS NA TELA DE PESQUISA DE PROTOCOLO

Na tela de Pesquisa de protocolo dispomos de atalhos para a geração de relatórios. Eles visam facilitar o monitoramento e acompanhamento das solicitações de protocolo. A geração dos relatórios é feita pelo botão Relatórios na barra inferior da tela.

São dois relatórios disponíveis:

Relatório Padrão: Será apresentado um relatório com informações como: Nº do protocolo, nome do Aluno, nome do protocolo solicitado, data da solicitação e, se houve financeiro gerado, qual a situação. Além dos filtros utilizados na tela.

Relatório Padrão com Observações: Será apresentado um relatório com as mesmas informações do relatório padrão, tais como: Nº do protocolo, nome do Aluno, nome do protocolo solicitado, data de solicitação, situação do financeiro gerado, e ainda é acrescido das observações do protocolo.

17. CONFIGURAÇÃO DO PORTAL DO ALUNO

Para que o aluno possa realizar a solicitação de protocolo em seu portal, é necessário configurar previamente algumas opções. Dessa forma, o aluno poderá solicitar e acompanhar as solicitações.

Para disponibilizar o protocolo no portal do aluno.

Acesse o menu Preferências, vá até Configurações clique em Portais e em Portal do Aluno.

Ao acessar a tela, clique na aba Config. Menu e marque a opção Solicitação de Protocolo, como pode ser visto em destaque na imagem apresentada a seguir.

Ainda na tela de Configurações do Portal do Aluno, você terá que escolher os status de matricula para que o Aluno possa solicitar o protocolo.

Para isso acesse a aba Configs. Diversas no painel de Permissões de Solicitação de Protocolo.

Abaixo será explicado sobre cada umas configurações.

• Matriculas em aguardando, matriculas ativas, matriculas aprovadas e matriculas reprovadas: Será permitida a solicitação de protocolo apenas de matrículas com os status selecionados. Neste exemplo apenas Matrículas aprovadas e reprovadas, possuem permissão para que o aluno possa solicitar protocolo.
• Permitir solicitações de períodos letivos não apresentados nos Portais: Se essa opção não estiver marcada e o período letivo da matrícula estiver com a opção Não apresentar nos Portais marcada, o aluno não conseguirá solicitar um protocolo pelo portal do aluno. Essa configuração é acessada através da tela de Cadastro de Período Letivo na aba Configurações a opção Não Apresentar nos Portais.

• Apresentar apenas protocolo em aberto: Com essa opção marcada apenas protocolos que estão em tramite serão apresentados no Portal do Aluno. E serão omitidos os protocolos finalizados.
• Não validar status do curso ingresso e não validar status da matrícula: As opções de não validar o status de curso e matrícula, irão fazer com que o menu de Protocolo seja apresentado no portal do aluno, e ao acessar o formulário de solicitação serão listadas todas as matrículas de cursos ingressos não cancelados.

18. SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA PORTAL DO ALUNO

O aluno poderá solicitar o protocolo em seu portal, e ele será enviado para o JACAD e apresentado na tela de Pesquisa de protocolo, para receber todos os tramites necessários.

Ao realizar o acesso no portal o aluno deverá acessar o menu lateral secretaria e escolherá a opção protocolo.

Ao acessar a tela, o aluno pode visualizar os protocolos já enviados e também realizar a solicitação de um novo protocolo. 

Ao clicar no botão Solicitar Protocolo, será aberta uma nova tela na qual o aluno deverá selecionar sua matrícula, o tipo de protocolo desejado, inserir uma observação e, se necessário, anexar um documento. 

Na sequência, ao salvar a solicitação, a mesma será enviada para o sistema, e irá ficar visível para o aluno com a situação e o setor daquele protocolo.

Essa apresentação de situação e setor, serão alteradas conforme forem sendo tramitados dentro do sistema, até ser finalizado.

19. CONTROLE DE RELATÓRIOS

Os relatórios têm como objetivo proporcionar maior controle à IES, apresentando dados relacionados aos protocolos. Dessa forma, é possível monitorar e acompanhar o andamento das solicitações de maneira completa e detalhada.

A seguir, serão apresentados alguns dos relatórios que podem ser emitidos pelo sistema para o controle e a gestão dos protocolos.

Acesse o menu Relatório, clique em Controle de Relatório e selecione a categoria Protocolo.

19.1. PR01 - Ata de Alunos - Protocolo

No relatório de Ata de Aluno – Protocolo (PR01) possuímos alguns filtros disponíveis para realizarmos a emissão, sendo:

• Protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Disciplina.

Nesse relatório, será apresentado uma ata dos alunos que solicitaram um determinado tipo de protocolo.

Neste exemplo geramos o relatório para o protocolo de Prova 2ª Chamada.

19.2. PR02 - Listagem de Aluno

No relatório de Listagem de Alunos – Protocolo/Disciplina (PR02) possuímos alguns filtros disponíveis para realizarmos a emissão, sendo:

• Protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Disciplina;
• Checkbox Somente Pagos.

Neste relatório será apresentado uma listagem de alunos que solicitaram o protocolo selecionado, separado por curso, turma e período letivo.

19.3. PR03 - Solicitação de Protocolo - Geral

No relatório de Solicitações de Protocolo - Geral (PR03) possuímos alguns filtros disponíveis para realizar a emissão, sendo:

• Organização;
• Tipo protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Câmpus/Polo;
• Perfil/Aluno;
• Solicitações de ... até....;
• Situação Financeira;
• Checkbox Somente protocolos solicitados pela Web;
• Checkbox Somente solicitações com anexo.

Este relatório irá apresentar uma lista de todos os alunos que solicitaram o protocolo em um intervalo de tempo.

20. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o módulo de protocolo no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

 Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve!