Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização do recurso de protocolo. Boa leitura!

ÍNDICE 

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 3. ACESSO AO MÓDULO PROTOCOLO
• 4. STATUS PROTOCOLO
  • 4.1. MENSAGENS DE ENCAMINHAMENTO
    • 4.1.1. CADASTRO DA MENSAGEM
    • 4.1.2. VÍNCULO DA MENSAGEM AO STATUS
• 5. CATEGORIA
• 6. CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO
  • 6.1. GERAIS
  • 6.2. INSTRUÇÕES BANCÁRIAS
  • 6.3. NOTIFICAÇÕES
  • 6.4. SUCESSO DA SOLICITAÇÃO
• 7. CADASTRO DE PROTOCOLO
  • 7.1. CONFIGURAÇÕES GERAIS
    • 7.1.1. ORIENTAÇÕES PARA ABERTURA DO PROTOCOLO
    • 7.1.2. ESPECIFICAÇÕES DO PROTOCOLO
      • 7.1.2.1. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE CURSO
      • 7.1.2.2. SOLICITAÇÃO DE DIPLOMA
      • 7.1.2.3. INFORMAR DISCIPLINAS MATRICULADAS
      • 7.1.2.4. SOLICITAÇÃO DE AVALIAÇÃO
      • 7.1.2.5. OBRIGATÓRIO ESTAR COM O CURSO CONCLUÍDO
    • 7.1.3. FINANCEIRO PROTOCOLO
      • 7.1.3.1. AUTOMAÇÃO DO PROTOCOLO
  • 7.2. TIPO DE PROTOCOLO - PROVA SUBSTITUTIVA
  • 7.3. TIPO DE PROTOCOLO - PLANO DE ENSINO
    • 7.3.1. CADASTRO DO PROTOCOLO
    • 7.3.2. PLANO DE ENSINO APROVADO
    • 7.3.3. SOLICITAÇÃO PELO PORTAL DO ALUNO
    • 7.3.4. PROCESSAMENTO, PAGAMENTO E DOWNLOAD
    • 7.3.5. SOLICITAÇÃO PELO GESTOR DE POLOS
    • 7.3.6. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO
  • 7.4. TIPO DE PROTOCOLO - ATIVAÇÃO DE CURSO
    • 7.4.1. ACESSO DO ALUNO COM MATRÍCULA TRANCADA AO PORTAL
      • 7.4.1.1. COMO ACESSAR AS CONFIGURAÇÕES DO PORTAL DO ALUNO
      • 7.4.1.2. STATUS PERMITIDOS
      • 7.4.1.3. MENUS LIBERADOS
    • 7.4.2. CADASTRO DO PROTOCOLO DE ATIVAÇÃO DE CURSO
      • 7.4.2.1. COMO ACESSAR O CADASTRO DE PROTOCOLO
      • 7.4.2.2. PREENCHER O CADASTRO
    • 7.4.3. SOLICITAÇÃO DA REABERTURA
      • 7.4.3.1. PELO PORTAL DO ALUNO
      • 7.4.3.2. PELO GESTOR DE POLOS
      • 7.4.3.3. PELO JACAD DESKTOP
    • 7.4.4. CONFERIR A REATIVAÇÃO DO CURSO
    • 7.4.5. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO
  • 7.5. FLUXO DE ENCAMINHAMENTOS
  • 7.6. DATAS DE SOLICITAÇÃO
  • 7.7. MOTIVOS
  • 7.8. VALIDAÇÕES
    • 7.8.1. EXIGIR DATA DE COLAÇÃO PREENCHIDA
• 8. VISUALIZAÇÃO DOS PROTOCOLOS POR SETOR
• 9. CONTROLE DE PROTOCOLOS
• 10. CRIANDO SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA JACAD
• 11. ENCAMINHAMENTOS, MENSAGENS E DETALHES
  • 11.1. ALTERAR MOTIVO
  • 11.2. ANEXOS
  • 11.3. ENCAMINHAR
    • 11.3.1. MENSAGEM DE ENCAMINHAMENTO
  • 11.4. MENSAGENS/OBSERVAÇÃO
  • 11.5. DETALHES DA SOLICITAÇÃO
• 12. IMPRIMIR
• 13. EMITIR RECIBO
• 14. FINANCEIRO INDIVIDUAL E DADOS DO ALUNO
• 15. REMOVER UM PROTOCOLO
• 16. RELATÓRIOS NA TELA DE PESQUISA DE PROTOCOLO
• 17. CONFIGURAÇÃO DO PORTAL DO ALUNO
  • 17.1. MATRÍCULAS LISTADAS NA SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO
    • 17.1.1. PORTAL DO ALUNO E JACAD DESKTOP
    • 17.1.2. GESTOR DE POLOS
    • 17.1.3. VISUALIZAR TODAS AS MATRÍCULAS
    • 17.1.4. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO
• 18. SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA PORTAL DO ALUNO
• 19. CONTROLE DE RELATÓRIOS
  • 19.1. PR01 - ATA DE ALUNOS - PROTOCOLO
  • 19.2. PR02 - LISTAGEM DE ALUNO
  • 19.3. PR03 - SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO - GERAL
• 20. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os protocolos oferecem uma série de vantagens para os usuários do sistema, proporcionando agilidade e facilitando o controle dos protocolos, tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos que o utilizam, por meio de uma comunicação mais formal e simples entre ambas as partes.

O Módulo Protocolo foi desenvolvido para permitir que os alunos realizem solicitações à instituição de forma digital, sem precisarem sair de casa. Alguns exemplos de solicitações incluem:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Essas solicitações podem ser feitas tanto pela secretaria da instituição quanto pelos alunos em seu Portal do Aluno.

Este documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no Módulo Protocolo, incluindo o controle por setor, a opção de aplicar cobrança por meio de boleto, a solicitação de protocolo por disciplina e o fluxo completo do processo, desde a solicitação do protocolo pelo aluno até a resposta emitida pelo usuário do sistema.

Convidamos você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o Módulo Protocolo oferece.

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso ao módulo de protocolo aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

PASSO 2:  Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Mód. - Protocolo. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

3. ACESSO AO MÓDULO PROTOCOLO

Agora vamos apresentar o local de acesso para as funcionalidades do Módulo Protocolo.

Acesse o menu Acadêmico, e vá até Protocolo.

Antes de ser criado um protocolo, devem ser criados, pelo menos, uma categoria e um status de protocolo, além de parametrizadas as configurações de protocolo. Esses passos são explicados detalhadamente na sequência.

4. STATUS PROTOCOLO

Aqui são cadastradas as situações que o protocolo pode ter, desde a sua abertura até o seu encerramento, ou seja, durante toda a sua trajetória o protocolo pode passar por diferentes status, e estes podem ser cadastrados de acordo com a necessidade da instituição.

O Status do protocolo pode determinar que algumas ações sejam permitidas ou bloqueadas, conforme configurações feitas pela instituição.

Para cadastrar um status, acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo e clique em Cadastro de Status Protocolo.

• Descrição: Situação em que o protocolo se encontra, por exemplo: Aguardando, Aguardando pagamento, Concluído.
  
• Cor: A cor selecionada neste campo será apresentada quando o protocolo estiver neste Status na tela de Controle de Protocolo para os usuários JACAD e na tela de Solicitações de protocolo no Portal do Aluno. 

Ideia: a cor branca ou sem cor dificulta a visualização no Portal do Aluno, portanto sugerimos que sempre utilize uma cor.

• Status: Utilizado para indicar se o cadastro de status está Ativo ou Inativo.
  
• E-mail de Encaminhamento Aluno: Template do e-mail que será enviado para o aluno. Para este template poderão ser utilizadas TAGs de e-mails da Classe: protocolo - Solicitação de protocolo.
  
• E-mail Encaminhamento Setor Responsável: Template do e-mail que será enviado para o setor responsável do protocolo quando for movimentado para este status. Para este template podem ser utilizadas TAGs de e-mail da Classe: protocolo - Notificação Setor Responsável.
  
• Permite Encaminhar: Todos os status que tramitam o protocolo na instituição devem estar com essa opção marcada, caso contrário indica que é um tipo de status que conclui o fluxo. 
  

Ideia: utilize este campo desmarcado somente nos cadastros de Status que indicam o final de algum fluxo, como status de Concluído ou Cancelado.

• Permite Download do Documento: Permite que o documento associado ao protocolo possa ser baixado pelo Portal do Aluno e pelo sistema. 

Ideia: utilize este campo marcado somente nos cadastros de Status que indicam o final de algum fluxo como status de Concluído ou Deferido, dessa forma, o documento será gerado apenas no final do trâmite do protocolo.

• Cancelar Financeiro: Quando um protocolo for encaminhado e o status escolhido estiver com essa opção marcada, as parcelas do financeiro associadas a esse protocolo serão canceladas. 

Ideia: utilize essa opção em status como Cancelado e Indeferido, para que o cancelamento do financeiro seja feito de forma automática.

As configurações acima garantem um controle preciso dos protocolos e de sua tramitação na instituição, proporcionando uma gestão mais eficiente do processo na totalidade.

4.1. MENSAGENS DE ENCAMINHAMENTO

As mensagens de encaminhamento são textos prontos que a instituição cadastra uma única vez e utiliza no momento de encaminhar um protocolo. Cada mensagem é vinculada ao status em que será usada: ao encaminhar uma solicitação para esse status, basta escolher a mensagem para que o campo 'Observação' seja preenchido automaticamente com o texto cadastrado. Assim, a mesma situação recebe sempre a mesma orientação, sem que a equipe precise digitar o texto a cada encaminhamento.

A configuração é feita em duas etapas, nesta ordem:

• cadastrar a mensagem (item 4.1.1);
• vincular a mensagem ao status em que ela será utilizada (item 4.1.2).

Depois disso, a mensagem já pode ser escolhida na tela de encaminhamento do protocolo (item 11.3.1).

Observações: o cadastro das mensagens, o vínculo com o status e a escolha da mensagem no encaminhamento estão disponíveis no JACAD Desktop.

4.1.1. CADASTRO DA MENSAGEM

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Protocolo' e clique em 'Cadastro de Mensagem Encaminhamento Protocolo'.

Menu 'Acadêmico' › 'Protocolo' › 'Cadastro de Mensagem Encaminhamento Protocolo'.

PASSO 2: Na tela 'Cadastro de Mensagem de Encaminhamento', clique em 'Inserir' e preencha os campos:

• Código: gerado pelo sistema ao salvar a mensagem.
• Status: indica se a mensagem está Ativa ou Inativa. Toda mensagem nova é criada como Ativa.
• Descrição: nome curto que identifica a mensagem nas listas de consulta, por exemplo, 'Documento disponível para retirada'.
• Mensagem: texto completo que será levado para o campo 'Observação' do encaminhamento.

Cadastro de uma mensagem de encaminhamento.

PASSO 3: Clique em 'Salvar'.

Ideia: para consultar ou alterar uma mensagem já cadastrada, clique em 'Consultar', depois em 'Buscar', dê dois cliques na mensagem e clique em 'Editar'.

Nota: a tela não possui opção de exclusão. Para deixar de usar uma mensagem, edite o cadastro e altere o campo 'Status' para Inativo.

4.1.2. VÍNCULO DA MENSAGEM AO STATUS

Depois de cadastrada, a mensagem precisa ser vinculada ao status de protocolo em que será utilizada. O vínculo é feito no quadro 'Mensagem Encaminhamento' da tela de cadastro do status.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Protocolo' e clique em 'Cadastro de Status Protocolo'. Clique em 'Consultar', depois em 'Buscar', e dê dois cliques no status desejado.

PASSO 2: Clique em 'Editar' e, no quadro 'Mensagem Encaminhamento', clique em 'Adicionar'.

PASSO 3: Na tela 'Consulta de Mensagem de Encaminhamento', clique em 'Buscar', selecione a mensagem e clique em 'Selecionar'.

Escolha da mensagem que será vinculada ao status.

PASSO 4: Confira a mensagem no quadro 'Mensagem Encaminhamento' e clique em 'Salvar'.

Mensagem vinculada ao status 'Aguardando retirada'.

O quadro 'Mensagem Encaminhamento' apresenta as seguintes colunas:

• Cód.: código da mensagem.
• Descrição Mensagem: nome curto da mensagem.
• Status Mensagem: situação da mensagem, Ativo ou Inativo.
• Mensagem: texto que será levado para a observação do encaminhamento.

Nota: para desfazer o vínculo, clique em 'Editar', selecione a mensagem no quadro, clique em 'Remover' e depois em 'Salvar'. A mensagem continua cadastrada e pode ser vinculada novamente.

5. CATEGORIA

A Categoria delimita funções e comportamentos do protocolo ao qual estiver vinculada, como a quantidade máxima de solicitações que o aluno poderá fazer.

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique em Cadastro de Categoria.

As informações a serem preenchidas são as seguintes:

• Descrição: Nome da Categoria.
  
• Máximo Solicitações: Indica a quantidade máxima de vezes que um aluno pode solicitar um protocolo com essa categoria.
  
• Não Permitir solicitar protocolo para a mesma disciplina: o aluno só poderá solicitar um protocolo de cada disciplina.

Ao cadastrar um novo tipo de protocolo, é possível associá-lo a uma categoria. Essa categoria define regras e comportamentos específicos que serão aplicados ao protocolo selecionado.

Por exemplo, ao escolher a categoria Documentos, configurada com um limite máximo de 5 solicitações, o aluno poderá realizar, no Portal do Aluno, no máximo cinco solicitações desse tipo de protocolo. Esse limite é determinado previamente no cadastro da categoria.

Dessa forma, as categorias permitem delimitar e personalizar o número de solicitações possíveis para cada tipo de protocolo, proporcionando um controle mais preciso e adaptado às necessidades e políticas da instituição de ensino. Isso facilita o gerenciamento das solicitações e garante uma experiência mais organizada para os alunos.

6. CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO

As configurações são a base para o funcionamento do Módulo Protocolo, pois por meio delas delimitamos opções e funcionalidades essenciais que terão impacto direto no comportamento e na utilização do módulo. Essas configurações servirão como base para o sistema quando informações específicas não forem inseridas durante o cadastro individual de protocolos. As configurações incluem, por exemplo, instruções bancárias, prazos de vencimento e critérios de cancelamento de protocolo.

6.1. GERAIS

Para realizarmos as Configurações de Protocolo:

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique em Configurações.

• Setor Inicial: Setor para o qual o protocolo será encaminhado, caso ele não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo.
• Status Inicial: Status para o qual o protocolo será encaminhado, caso ele não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo.
• Report Comprovante: Jasper para a geração do Comprovante do Protocolo, caso não seja preenchido será gerado o modelo de comprovante padrão do sistema JACAD.
• Centro de Custo: É o Centro de Custo que será utilizado para os lançamentos financeiros dos protocolos.
• Método Recebimento: É o método de recebimento no qual será gerado o boleto.
• Vencimento do Boleto: É a data dinâmica do vencimento do boleto (X dias após a solicitação).
• Cancelar Boletos Automaticamente: A quantidade de dias após vencimento para o sistema efetuar o cancelamento do boleto automaticamente.
• Status Cancelamento Protocolo: Status do protocolo ao ser afetado pelo cancelamento automático.
• Classe Impressora: Classe para impressão, ou seja, será gerado o Recibo/Comprovante do Protocolo.
• Documentação Pendente: Caso o aluno tenha sua documentação pendente com a instituição, como o CPF, RG, comprovante de residência entre outros, você pode escolher se o aluno terá a possibilidade de solicitar um protocolo, ou de bloqueá-lo. Fazendo isso você força o aluno a atualizar seus documentos para solicitar um protocolo, com as seguintes opções:
  • Não fazer nenhum bloqueio; 
  • Bloquear solicitações pelo sistema;
  • Bloquear solicitações pelo portal do aluno;
  • Bloquear solicitações pelo sistema e pelo portal do aluno.
• Dias Carência Inadimplentes: Essa opção irá criar um período de carência onde será possível ao aluno inadimplente realizar solicitações de protocolo. Por exemplo, se o aluno possui uma transação vencida há 3 dias, mas o período de carência configurado é de 4 dias, o aluno poderá realizar uma solicitação de protocolo pelo portal do aluno mesmo se o tipo de protocolo estiver com a opção de bloquear solicitação para inadimplentes marcada. 
  

Lembrando que na Tela de Cadastro de Protocolo é necessário estar marcada a opção de Bloquear solicitação para inadimplentes.

Opções: Ainda na tela de Configurações de Protocolo, no quadro de Opções, podemos definir algumas regras na solicitação do protocolo. Abaixo segue descrição e o funcionamento de cada uma.

• Imprimir protocolo no momento do cadastro: Com essa opção marcada é gerado o comprovante do protocolo ao finalizar o cadastro da solicitação de protocolo, somente pelo sistema JACAD.
• Gerar boleto ao gerar o protocolo: Ao finalizar a solicitação do protocolo (que possui um valor) é gerado o boleto, lembrando que deve possuir um método de recebimento cadastrado, caso o método de recebimento não esteja cadastrado será gerada a parcela sem o boleto.
• Ocultar o campo Câmpus/Polo: Se marcada essa opção é ocultado o campo de Câmpus/Polo no Portal do Aluno.
• Permitir Impressão do boleto no portal do aluno: Marcada essa opção o aluno pode realizar a impressão do boleto pelo Portal do Aluno.
• Imprimir recibo do protocolo: Realiza a geração do recibo do protocolo.
• Apresentar nos portais o nome do responsável pelo encaminhamento: Apresenta no portal do aluno o nome do usuário que fez o encaminhamento do protocolo.
• Obrigatório informar a observação no encaminhamento da solicitação: Ao realizar o encaminhamento de uma solicitação de protocolo para outro setor, é obrigatório informar uma observação.
• Obrigatório informar o câmpus/polo na solicitação: Se marcar essa opção será obrigatório informar o câmpus/polo ao realizar a solicitação de protocolo no portal do aluno e no Sistema JACAD.
• Validar observação na solicitação pelo portal do aluno: Se marcada essa opção é obrigatório o aluno informar uma observação ao realizar a solicitação de protocolo, caso desmarcada será opcional.
• Mostrar botões para adicionar disciplinas na solicitação de protocolo: Apresenta os botões Add. Disciplinas Matriculadas, Add. Disciplinas Pendentes e Limpar Observação na solicitação de protocolo pelo JACAD.
• Calcular dias usando somente dias úteis: Essa opção considera apenas dias úteis ao calcular o prazo na solicitação de protocolo. Caso desmarcada será considerado dias corridos para o prazo. Para esse cálculo é levado em consideração o campo de Prazo máximo em dias para resolução do protocolo que é preenchido na tela de Cadastro de Protocolo (imagem abaixo).

6.2. INSTRUÇÕES BANCÁRIAS

Nessa parte são informadas as Instruções bancárias que irão aparecer no Boleto a pagar para o Aluno. 

Na tela Configurações de Protocolo, acesse a aba Instruções Bancárias.

Em seguida, clique no botão Adicionar, preencha a instrução desejada e, por fim, clique em Salvar.

Para editar uma instrução ou remover utilize os botões correspondentes.

6.3. NOTIFICAÇÕES

Essa opção é utilizada para realizar o envio de notificações de solicitações de protocolo que estão sem movimentação, verificando sempre pela data de última alteração.

Na tela de Configurações de Protocolo, clique na aba Notificações.

• Habilitar o envio automático de notificações por e-mail: Ao marcar essa configuração, é possível escolher se a notificação será enviada apenas para o responsável do setor ou todos os funcionários do setor.

• Todos os funcionários do setor: Os funcionários do setor em que o protocolo estiver receberão essa notificação, respeitando as seguintes condições:
  • Ser um funcionário com status ATIVO.
  • Ser funcionário que possui um grupo de usuário na Organização correspondente ao protocolo.
  • A notificação será enviada somente se o status para o qual o requerimento foi encaminhado possuir um template de e-mail cadastrado.
  
  
• Apenas o Responsável pelo Setor: O funcionário responsável pelo setor receberá a notificação.

Para cadastrar o funcionário responsável pelo setor:

Acesse o menu Cadastro, vá até Estrutura Física, e clique em Setor.

• Notificar por e-mail os protocolos não movimentados: Nesse campo deve ser definido o tempo entre o envio do e-mail de notificação do protocolo não movimentado, considerando o início da contagem a partir da sua última alteração. Por exemplo, se a data de alteração da solicitação do protocolo for 01/01/2023 às 15h00, e na configuração for definido 48 horas, a notificação deste protocolo somente será enviada em 03/01/2023 às 15h01. Essa notificação ocorre até o protocolo completar 7 dias sem movimentação, após esse período não serão mais enviados e-mails.
• E-mail de Notificação: Você pode criar um template de e-mail com a mensagem desejada, e este será enviado na notificação.

Ao clicar no ícone de 'lápis', será aberta a tela de Cadastro de Template de E-mail, na qual é possível consultar um template existente ou realizar um novo cadastro.

Para este template podem ser utilizadas TAGs de e-mail da Classe: Protocolo - Notificação Setor Responsável.

Observações: somente serão enviadas notificações para protocolos que estão em aberto. Uma solicitação é considerada em aberto, quando o status em que ela se encontra está com a opção Permite Encaminhar habilitada na Tela de Cadastro de Status. 

• Utilizar preferencialmente o e-mail do cadastro do funcionário para envio das notificações: Quando essa opção estiver marcada, o endereço de e-mail utilizado como destinatário da notificação será, prioritariamente, o e-mail corporativo do cadastro de funcionário. Caso esse e-mail não esteja informado, será utilizado o e-mail definido na tela de cadastro de perfil do funcionário. 

6.4. SUCESSO DA SOLICITAÇÃO

Na tela de Configurações de Protocolo na aba de Sucesso da Solicitação, podemos realizar a configuração de uma mensagem personalizada, que será apresentada quando o aluno realizar a abertura de uma solicitação pelo Portal do Aluno.

A mensagem pode ser criada utilizando Tags HTML.

Tags Aceitas: Tags HTML aceitas para criação da mensagem.

Compilar Mensagem: Essa opção é utilizada para que o usuário possa visualizar como está ficando a apresentação da mensagem.

Dessa forma, quando o aluno finaliza sua solicitação de protocolo, será apresentada a mensagem de sucesso cadastrada.

Observações: caso não tenha a mensagem de sucesso cadastrada, será apresentada a mensagem padrão do sistema JACAD: Solicitação aberta com sucesso!.

7. CADASTRO DE PROTOCOLO

Neste capítulo, será apresentado o passo a passo para cadastrar um Protocolo, em que você pode criar um novo tipo de protocolo. Este será apresentado para o aluno, em seu Portal, para que possa realizar a solicitação.

No cadastro de protocolo, podemos cadastrar solicitações como por exemplo: Declaração de Matrícula, Histórico, Prova de 2ª Chamada. Pode ser cadastrado todo tipo de protocolo realizado em sua instituição, tendo a escolha de apresentar ou não nos portais do aluno e responsável.

Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo, e clique em Cadastro de Protocolo.

7.1. CONFIGURAÇÕES GERAIS

Ao acessar a tela de Cadastro de Protocolo, é possível consultar e editar protocolos já existentes ou criar um novo registro.

Para cadastrar um novo tipo de protocolo, clique no botão Inserir.

Na sequência, serão apresentados os campos e opções que compõem a tela de cadastro de protocolo.

• Descrição: Nome do protocolo, que será apresentado no Portal do Aluno, por exemplo: Histórico Escolar, Declaração de Matrícula, Trancamento de matrícula, Prova de 2ª Chamada e assim por diante;
  
• Status: Com as opções de ativo ou inativo. Protocolos inativos não são mostrados nas listas de itens disponíveis para serem requeridos nas telas do JACAD e do Portal do Aluno, somente protocolos com status ativo estarão disponíveis para seleção;
• Serviço: Cadastro do produto/serviço utilizado para os protocolos. (esta informação é utilizada para gerar o item da transação, vinculando o mesmo a um plano de contas contábil). Para realizar o cadastro de um produto/serviço acesse o menu Financeiro, navegue até Cadastros Financeiros, localize a opção Produtos/Serviços e clique em Cadastro de Produto/Serviço;
  
• Categoria: A categoria do protocolo irá determinar quantas vezes o aluno pode realizar a solicitação do protocolo naquele período;
• Valor: O valor é referente ao que será cobrado pelo protocolo. Se preenchido com zero o protocolo não tem custo, se preenchido com algum valor acima de 0,00 automaticamente será gerada uma conta a receber com o valor correspondente no financeiro do requerente (O vencimento da parcela gerada é configurado nas configurações do protocolo);
• Sem Valor: Quando o protocolo não possui valor a ser pago pelo aluno, pode ser utilizada a flag Sem Valor, quando essa flag está marcada é liberado o campo onde pode ser digitado um texto curto para apresentação ao lado da descrição do protocolo, como, por exemplo, isento, gratuito, bonificado e outros a escolha da instituição. Caso nenhum texto seja preenchido será apresentado 'isento'.
• Documento: Se o protocolo for de uma solicitação de documento, por exemplo declarações e certificados, poderá ser selecionado o documento que será gerado/impresso para o aluno, o documento é selecionado dentre os documentos cadastrados no Módulo de Repositório de Documentos. Para realizar o cadastro do documento acesse o menu Módulos, vá até Repositórios de Documentos, e clique em Documentos.

• Tipo Protocolo: Selecione o tipo de protocolo desejado:
  • Geral: Permite utilizar todas as configurações disponíveis para o cadastro de protocolo;
  • Prova Substitutiva: Possui configurações específicas para solicitações de prova substitutiva, detalhadas no item 7.2;
  • Plano de Ensino: o aluno escolhe várias disciplinas em uma única solicitação e baixa o plano de ensino de cada uma pelo portal, detalhado no item 7.3;
  • Ativação de Curso: reabertura de matrícula para o aluno com o curso trancado, detalhada no item 7.4.
• Prazo máximo em dias para resolução do protocolo: O prazo máximo é a quantidade de dias para finalizar os trâmites e entregar ao requerente. Esse prazo é apresentado ao aluno nos detalhes do protocolo do portal do aluno;
• Quantidade de solicitações gratuitas por período letivo: É a quantidade de protocolos que o aluno pode solicitar gratuitamente;
• Quantidade de impressões do documento no portal do aluno: Define a quantidade de vezes em que o documento pode ser impresso pelo aluno após a aprovação do protocolo;
• Permite Solicitações pelos Portais: Se essa opção estiver marcada o aluno pode realizar a solicitação do protocolo pelo portal do aluno. Caso a opção esteja desmarcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação em seu portal;
• Não visualizar nos portais e aplicativo: Caso essa opção esteja marcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação em seu portal e aplicativo do aluno;
• Bloquear solicitação para inadimplentes: Ao marcar essa opção, caso o aluno esteja inadimplente, o mesmo não poderá solicitar o protocolo, o sistema também validará os dias de carência cadastrados na tela de configuração;
• Não vincular com a Matrícula: Se marcada essa opção a solicitação de protocolo não terá vínculo com a matrícula do aluno;
• Bloquear novo protocolo se já houver Solicitação: Caso essa opção esteja marcada o aluno não poderá realizar uma nova solicitação do mesmo tipo de protocolo, por exemplo, o aluno abre um protocolo de Cancelamento de Matrícula, e essa configuração está marcada, não é permitido para o aluno solicitar um novo protocolo de Cancelamento de Matrícula, até que a primeira solicitação seja encerrada;
• Obrigatório anexar arquivo: Solicita anexar um arquivo para completar a solicitação, com essa configuração marcada não é possível realizar a requisição sem anexo;

7.1.1. ORIENTAÇÕES PARA ABERTURA DO PROTOCOLO

Com essa opção é possível realizar o cadastro de um texto com orientações para que o aluno visualize no Portal ao realizar a solicitação do protocolo.

7.1.2. ESPECIFICAÇÕES DO PROTOCOLO

Neste passo, serão apresentadas as funcionalidades disponíveis no painel de Especificações do Protocolo para o tipo protocolo geral, sendo: Solicitação de Mudança de Curso, Solicitação de Diploma, Informar Disciplinas Matriculadas, Apenas Disciplinas Reprovadas, Solicitação de Avaliação e Obrigatório estar com o Curso Concluído.

7.1.2.1. SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE CURSO

Com essa opção marcada o aluno pode realizar a solicitação de Mudança de Curso ainda dentro da instituição. A solicitação pode ser realizada pelo JACAD ou no Portal do Aluno, onde deve ser informado o curso que o aluno deseja cursar. 

Quando solicitado esse protocolo pelo portal do aluno, será apresentado o campo curso, de preenchimento obrigatório.

Ao salvar sua solicitação é possível visualizar os Detalhes da Solicitação, em que são apresentados o Curso Atual e o da Mudança de Curso.

No sistema JACAD também é possível realizar a Solicitação de Mudança de Curso, em que, ao salvar a solicitação é aberta a Tela de Mudança de Curso Por Protocolo, sendo então informado o curso desejado pelo aluno.

Dessa forma, será apresentada a solicitação de mudança de curso na Tela de Controle de Protocolo.

7.1.2.2. SOLICITAÇÃO DE DIPLOMA

O aluno pode realizar a solicitação do diploma pelo Portal do Aluno.

Na tela de cadastro de protocolo, marque a opção Solicitação de Diploma, conforme demonstrado abaixo:

Após acessar o menu Acadêmico, clicar em Livro de Registro, temos a opção de informar o Número do Processo Inicial do Livro de Registro.

Se um Processo Inicial for informado ele irá incrementar, de forma automática, para cada aluno adicionado ao livro de registro seguindo o formato XXXXX/Ano atual. 

Realizado o pedido de protocolo de Solicitação de Diploma para o aluno, você pode clicar no botão Protocolo e em Detalhes da Solicitação.

Dessa forma, as informações do diploma serão apresentadas na Tela de Detalhes da Solicitação de Protocolo, caso já estejam preenchidas.

Botão Gerar Processo Diploma: Caso o aluno ainda não esteja no Livro de Registro, é necessário clicar em Gerar Processo Diploma.

No próximo passo será apresentada a tela de Consulta de Livros, para que seja selecionado o Livro desejado e assim realizar a associação com o protocolo do aluno.

Dessa forma, os campos Registro e Nr.Processo serão gerados automaticamente, o restante dos campos são preenchidos manualmente pela tela do Livro de Registro.

Botão Livro de Registros: Será aberta a tela do livro de registros associado ao protocolo, caso o aluno já esteja no Livro, caso contrário é necessário gerar o processo do diploma.

Sendo assim, será aberta a tela de Livro de Registro, em que podem ser preenchidos os dados restantes para o aluno.

7.1.2.3. INFORMAR DISCIPLINAS MATRICULADAS

Com essa opção marcada o aluno pode escolher, dentre as disciplinas que está matriculado, a qual delas se refere a solicitação do protocolo.

No portal do aluno, ao realizar a solicitação são apresentadas as disciplinas matriculadas.

A solicitação também pode ser realizada pelo sistema JACAD, em que pode ser selecionada a disciplina referente à matrícula do aluno.

7.1.2.4. SOLICITAÇÃO DE AVALIAÇÃO

• Solicitação de Avaliação: Essa opção irá controlar se o protocolo selecionado é do tipo solicitação de avaliação. 
• Permitir solicitar até X dias após a data da avaliação: O valor informado nesse campo irá controlar o número de dias máximo após a realização da avaliação que será permitido realizar uma solicitação desse tipo de protocolo.

As datas utilizadas para realizar essa validação podem ser consultadas seguindo o caminho abaixo:

Acesse o menu Acadêmico, vá até Oferta e clique em Período Letivo.
Na tela de Cadastro de Período Letivo, acesse a aba Sistemas de Avaliação e clique em Configurar Datas por Disciplina.
Em seguida, será exibida a tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina.

Se não existirem datas cadastradas na Tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina, será utilizada a data de avaliação cadastrada na tela de Cadastro de Período Letivo na Aba Sistemas de Avaliação e clique no botão Configurar Datas.

Após, acesse o menu Acadêmico, navegue até Protocolo, clique em Controle de Protocolo e depois em Nova Solicitação.

Essa tela irá listar todas as disciplinas da matrícula do aluno que irá realizar a solicitação do protocolo e que estejam dentro do período permitido para solicitação baseado no número de dias cadastrado para esse tipo de protocolo.

É possível realizar solicitações de protocolo pelo sistema JACAD fora do período controlado pelos dias do tipo de protocolo marcado como Solicitação de Avaliação, para isso o usuário deve ter a seguinte permissão: Protocolo - Permitir Solicitação de Avaliação Fora da Data.

No Portal do Aluno, quando o aluno realizar a solicitação da Prova de 2ª Chamada, serão apresentadas as avaliações das disciplinas selecionadas.

7.1.2.5. OBRIGATÓRIO ESTAR COM O CURSO CONCLUÍDO

O protocolo marcado com essa opção só é apresentado se a matrícula selecionada estiver com o curso ingresso concluído.

7.1.3. FINANCEIRO PROTOCOLO

Neste tópico são definidas as configurações financeiras do protocolo: quando a cobrança é gerada, em quantas parcelas, se ela recebe encargos e para qual status o protocolo segue depois do pagamento. Esses campos ficam no quadro Financeiro do Protocolo, na aba Configurações Gerais do Cadastro de Protocolo.

Quadro 'Financeiro do Protocolo' no Cadastro de Protocolo.

• Gerar Transação no(a): define em que momento a cobrança é criada no financeiro do aluno:

• Solicitação: a cobrança é gerada assim que o aluno faz a solicitação do protocolo.
• Status: a cobrança só é gerada quando o protocolo chega ao status escolhido no campo Status, ao lado.

• Habilitar Encaminhamento Automático e Status Enc. Automático: com a opção marcada, assim que o pagamento é registrado o protocolo é encaminhado sozinho para o status escolhido em Status Enc. Automático. O encaminhamento é feito por uma rotina automática do sistema e pode levar alguns minutos. No histórico do protocolo, o encaminhamento aparece com a observação Encaminhamento automático após recebimento.

Observações: após o pagamento, o protocolo é enviado diretamente para o status configurado, podendo pular etapas do fluxo pelas quais ainda não tenha passado.

Observações: para a utilização desta funcionalidade é necessário que seja realizado o cadastro dos fluxos de encaminhamentos.

• Incluir encargos: a cobrança do protocolo recebe os encargos cadastrados como padrão (por exemplo, multa e mora), que só incidem após o vencimento. Os encargos incluídos podem ser conferidos na aba Encargos da parcela, no Financeiro Individual do aluno.

Encargos incluídos na parcela do protocolo, no Financeiro Individual.

• Vincular matrícula na transação gerada: por padrão, a cobrança gerada pela solicitação feita no portal fica vinculada ao perfil do aluno. Com a opção marcada, ela passa a ser vinculada à matrícula: no Financeiro Individual, a coluna Tipo Ref. mostra MATRICULA e a coluna Ref. traz o código da matrícula.
• Número de parcelas: define em quantas parcelas a cobrança de uma solicitação é dividida. Com 1, que é o padrão, é gerada uma única parcela. Com mais de uma, o valor total da solicitação é dividido em parcelas iguais, com vencimentos mensais. No exemplo abaixo, uma solicitação de R$ 30,00 com 2 parcelas gerou duas parcelas de R$ 15,00, com vencimentos em 06/10 e 06/11.

Parcelas da solicitação no Financeiro Individual: vínculo com a matrícula e itens de cada parcela.

Nota: quando a solicitação envolve mais de um protocolo, como no Plano de Ensino com várias disciplinas, cada parcela traz um item para cada protocolo, na aba Itens da Transação.

7.1.3.1. AUTOMAÇÃO DO PROTOCOLO

Nos tipos de protocolo que executam uma ação acadêmica automática, como Ativação de Curso, Encerramento de Curso e Transferência de Polo, a aba Configurações Gerais apresenta também o quadro Automação do Protocolo.

Quadros 'Automação do Protocolo' e 'Financeiro do Protocolo' em um protocolo de Ativação de Curso.

• Automação acadêmica: define em que momento a ação acadêmica do tipo de protocolo é executada: Ao gerar a transação, assim que a solicitação é registrada, ou Após confirmação do pagamento, somente depois que o pagamento é confirmado.
• Gerar transação no(a), Status, Habilitar encaminhamento automático e Status Enc. Automático: nesses tipos, os campos passam a ficar no quadro Automação do Protocolo e funcionam como descrito no item 7.1.3.

No quadro Financeiro do Protocolo desses tipos permanecem Incluir encargos, Vincular matrícula na transação gerada e Número de parcelas.

Nota: para a Ativação de Curso, o efeito da automação (reativar o curso ingresso do aluno) está detalhado no item 7.4.2.2.

7.2. TIPO DE PROTOCOLO - PROVA SUBSTITUTIVA

Na tela de Cadastro de Protocolo, no campo Tipo Protocolo selecione a opção Prova Substitutiva.

Ao selecionar o tipo Prova Substitutiva, o painel de Especificações do Protocolo é ajustado automaticamente com as seguintes opções:

• Informar Disciplinas Matriculadas: Essa opção será marcada automaticamente, não sendo possível desmarcá-la. Com isso, o sistema apresentará todas as disciplinas em que o aluno está matriculado no período vigente. 
• Apenas disciplina(s) reprovada(s): No momento da solicitação do protocolo, serão apresentadas somente as disciplinas em que o aluno possui reprovação na matrícula atual. 
  
• Solicitação de Avaliação – Permitir solicitar até XX dias após a data da avaliação: Essa configuração permite que o aluno realize a solicitação dentro do prazo máximo de XX dias após a data da avaliação. 
  

CONFIGURAÇÃO AVALIAÇÃO DISCIPLINA

Acesse a tela de Cadastro de Período Letivo, clique na aba Sistema de Avaliação, selecione o sistema de avaliação e clique no botão Configurar Datas.

Na tela de Configuração das Datas de Avaliação, selecione a avaliação e clique em Editar Datas da Avaliação.

Na tela de Cadastro de Avaliação Disciplina, é necessário marcar a opção Elegível ao protocolo de prova substitutiva, para que o protocolo liste as disciplinas e avaliações no momento da solicitação. No campo Período Avaliação de, é possível informar um intervalo de datas para a solicitação do protocolo para a avaliação dentro do prazo estabelecido.

Dessa forma, no Portal do Aluno serão apresentadas as disciplinas e avaliações correspondentes, para a solicitação de prova substitutiva.

No JACAD, também serão apresentadas as disciplinas e avaliações correspondentes.

7.3. TIPO DE PROTOCOLO - PLANO DE ENSINO

O protocolo de Plano de Ensino automatiza a entrega do plano de ensino ao aluno. Em vez de abrir um protocolo para cada disciplina e aguardar a Secretaria gerar e enviar cada documento, o aluno escolhe várias disciplinas em uma única solicitação pelo Portal do Aluno, confere os valores, paga uma única cobrança (quando houver) e baixa o plano de ensino de cada disciplina diretamente no portal.

O recurso funciona em cinco etapas, nesta ordem:

• a instituição cadastra o protocolo do tipo Plano de Ensino no JACAD Desktop (item 7.3.1);
• o plano de ensino de cada disciplina precisa estar aprovado (item 7.3.2);
• o aluno, ou o Gestor de Polos em nome dele, solicita o protocolo escolhendo as disciplinas (itens 7.3.3 e 7.3.5);
• o sistema gera um protocolo por disciplina e aplica a gratuidade ou a cobrança (item 7.3.4);
• com o protocolo finalizado, o aluno faz o download do plano de ensino (item 7.3.4).

Pré-requisitos:

• plano de ensino aprovado para cada disciplina que poderá ser solicitada;
• usuário padrão dos portais informado na configuração da organização, para que o encaminhamento automático dos protocolos funcione;
• aluno com matrícula ativa nas disciplinas.

7.3.1. CADASTRO DO PROTOCOLO

O protocolo de Plano de Ensino é cadastrado no JACAD Desktop, na mesma tela dos demais protocolos.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Protocolo' e clique em 'Cadastro de Protocolo'. Na tela 'Cadastro de Protocolo', clique em 'Inserir'.

PASSO 2: No campo 'Tipo Protocolo', selecione 'Plano de Ensino'.

Opção 'Plano de Ensino' no campo 'Tipo Protocolo'.

Ao escolher o tipo Plano de Ensino, a tela se ajusta automaticamente:

• o campo 'Documento' deixa de ser exibido, pois o documento entregue é o próprio plano de ensino da disciplina;
• a 'Quantidade de Solicitações gratuitas por Período Letivo' fica bloqueada, e a gratuidade passa a ser controlada por disciplina;
• nas 'Especificações do Protocolo', a opção 'Informar Disciplina(s) Matriculada(s).' fica marcada e bloqueada, e as demais especificações ficam ocultas.

Tela 'Cadastro de Protocolo' com o tipo Plano de Ensino selecionado.

PASSO 3: Preencha os campos do protocolo:

• Descrição: nome do protocolo exibido ao aluno no portal, por exemplo, 'Plano de Ensino por Disciplina'.
• Serviço: serviço financeiro vinculado ao protocolo.
• Valor: valor cobrado por disciplina, a partir do momento em que a gratuidade se esgota.
• Prazo Máximo em dias para resolução do protocolo: prazo de atendimento de cada protocolo.
• Quantidade de solicitações gratuitas por disciplina no período letivo: quantas solicitações de cada disciplina o aluno pode fazer sem custo no período letivo. Com o valor 1, a primeira solicitação de cada disciplina é gratuita e as seguintes são cobradas.
• Quantidade de Impressões do documento no Portal do Aluno: quantas vezes o aluno pode baixar o plano de ensino de cada protocolo.
• Permite Solicitações pelos Portais: marque para que o protocolo fique disponível no Portal do Aluno e no Gestor de Polos.
• Número de parcelas: com 1 parcela, que é o padrão, todas as disciplinas cobradas de uma mesma solicitação são reunidas em uma única cobrança. Com mais de uma, essa cobrança é dividida em parcelas mensais (veja o item 7.1.3).
• Gerar transação no(a): mantenha Solicitação, para que a cobrança seja gerada no momento do pedido.
• Habilitar encaminhamento automático e Status Enc. Automático: marque a opção e escolha o status final em que o plano de ensino fica disponível para download (por exemplo, Aguardando retirada). Assim, o protocolo cobrado é liberado sozinho após o pagamento.

Campos do protocolo de Plano de Ensino preenchidos.

PASSO 4: Clique em 'Salvar'. O sistema gera o 'Código' do protocolo.

Observações: a contagem da gratuidade considera todas as solicitações anteriores da mesma disciplina no período letivo, inclusive as canceladas.

7.3.2. PLANO DE ENSINO APROVADO

Para evitar que o aluno pague por um documento que ainda não existe, só podem ser solicitadas as disciplinas cujo plano de ensino está aprovado. As demais aparecem bloqueadas no portal, com o selo 'Plano de ensino indisponível'.

O plano de ensino é elaborado pelo professor, no Portal do Professor, e avaliado pela coordenação no JACAD Desktop:

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico' e clique em 'Avaliação de Planos de Ensino'.

PASSO 2: Na tela 'Plano de Ensino - Avaliação Coordenador', informe o 'Período Letivo' e, se desejar, a 'Turma', o 'Curso', o 'Professor', a 'Disciplina' ou o 'Status'. Clique em 'Buscar'.

PASSO 3: Selecione a linha do plano de ensino e clique em 'Aprovado'. Para conferir o conteúdo antes, use 'Visualizar'. A coluna 'Status' precisa mostrar 'APROVADO' para que a disciplina possa ser solicitada.

Tela 'Plano de Ensino - Avaliação Coordenador' com planos aprovados.

Nota: as disciplinas da turma que ainda não têm plano de ensino aparecem na lista com o status 'EM BRANCO' e continuam bloqueadas no portal.

7.3.3. SOLICITAÇÃO PELO PORTAL DO ALUNO

Com o protocolo cadastrado e os planos aprovados, o aluno faz a solicitação pelo Portal do Aluno.

PASSO 1: No Portal do Aluno, acesse o menu 'Secretaria', clique em 'Protocolo' e depois em 'Solicitar protocolo'.

PASSO 2: Selecione a 'Matrícula' e, no campo 'Protocolo/Documento', o protocolo de Plano de Ensino.

Quando o protocolo tem gratuidade por disciplina, ele aparece na lista com o complemento 'Condicionado às disciplinas escolhidas', pois o valor depende das disciplinas marcadas. Sem gratuidade, aparece com o valor por disciplina, por exemplo, 'R$ 15,00 por disciplina selecionada'.

PASSO 3: Na lista 'Disciplinas', clique nas disciplinas desejadas para selecioná-las. Não é preciso segurar a tecla Ctrl: cada clique marca ou desmarca uma linha, e a caixa do cabeçalho seleciona todas de uma vez. Abaixo da lista, o sistema mostra quantas disciplinas foram selecionadas.

Seleção de disciplinas, com as disciplinas sem plano aprovado bloqueadas.

Ideia: a seleção por clique simples, com caixa de seleção e contador, vale para todos os protocolos que pedem a informação das disciplinas matriculadas, e não só para o Plano de Ensino.

PASSO 4: Informe o 'Campus/Polo' e, se desejar, uma 'Observação'. Clique em 'Salvar solicitação'.

PASSO 5: Na janela 'Confirmação de valores', confira o valor de cada disciplina e o total. As disciplinas dentro da gratuidade aparecem como 'Gratuita'.

'Confirmação de valores' com disciplinas gratuitas.

Depois de esgotada a gratuidade, a disciplina passa a mostrar o valor configurado no protocolo:

'Confirmação de valores' com disciplina cobrada.

Nota: quando o protocolo está configurado com mais de uma parcela, a janela também mostra a linha 'Parcelamento', com a quantidade e o valor das parcelas.

'Confirmação de valores' com a linha 'Parcelamento'.

PASSO 6: Clique em 'Confirmar solicitação'. O sistema exibe a mensagem 'Solicitação aberta com sucesso!' e lista um protocolo para cada disciplina selecionada.

Protocolos gerados, um por disciplina.

7.3.4. PROCESSAMENTO, PAGAMENTO E DOWNLOAD

Cada disciplina selecionada gera o seu próprio protocolo, com acompanhamento, contador de impressões e download próprios. A cobrança, porém, é única para a solicitação:

• Disciplina gratuita: o protocolo é finalizado na hora, com o encaminhamento automático 'protocolo sem cobrança', e o plano de ensino já fica disponível para download.
• Disciplina cobrada: o protocolo fica com a situação 'Aguardando pagamento', com as opções de pagamento ao lado do botão 'Detalhar'. Com 'Habilitar encaminhamento automático' marcado no cadastro, assim que o pagamento é registrado o protocolo é encaminhado sozinho para o status configurado e o plano de ensino fica disponível para download.

Com o protocolo finalizado, o aluno clica em 'Detalhar' e depois em 'Baixar Plano de Ensino'.

Detalhe do protocolo com o botão 'Baixar Plano de Ensino'.

Nota: o download respeita a 'Quantidade de Impressões do documento no Portal do Aluno'. Quando o limite é atingido, o portal informa que o número máximo de reimpressões do documento foi alcançado. Para várias disciplinas, o plano de cada uma é baixado no protocolo correspondente.

Nota: quando a cobrança está parcelada, basta o pagamento da 1ª parcela para os protocolos da solicitação serem liberados. As demais parcelas continuam em aberto no financeiro do aluno.

Protocolo liberado após o pagamento da 1ª parcela, com o encaminhamento automático no histórico.

No JACAD Desktop, em 'Acadêmico' › 'Protocolo' › 'Controle de Protocolo', a coluna Status Pagto. 1ª parcela mostra se a primeira parcela já foi paga.

Protocolos encaminhados para 'Aguardando retirada' após o pagamento da 1ª parcela.

Nota: a tela de Pesquisa de Protocolo vem com o filtro Somente solicitações em aberto. marcado (botão 'Filtros', aba 'Filtros Protocolos'). Com ele, os protocolos que já foram encaminhados para um status final não aparecem na lista. Desmarque o filtro para vê-los.

7.3.5. SOLICITAÇÃO PELO GESTOR DE POLOS

O Gestor de Polos também pode abrir o protocolo de Plano de Ensino em nome do aluno, em 'Protocolos' › 'Novo Protocolo'. O comportamento é o mesmo do Portal do Aluno:

• o protocolo aparece com o mesmo complemento ('Condicionado às disciplinas escolhidas' ou o valor por disciplina);
• a seleção de disciplinas usa o mesmo componente, com as disciplinas sem plano aprovado bloqueadas;
• ao salvar, é exibida a mesma janela 'Confirmação de valores', com o parcelamento quando houver;
• no detalhe do protocolo finalizado, aparece o botão 'Baixar Plano de Ensino'.

Nota: o Gestor de Polos só consegue abrir o protocolo para alunos com matrícula vigente no polo dele. Para os demais, o sistema informa que não há matrícula vigente elegível.

7.3.6. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO

• A disciplina aparece com o selo 'Plano de ensino indisponível' e não pode ser marcada: o plano de ensino da disciplina ainda não está aprovado. Aprove o plano (item 7.3.2) para liberar a solicitação.
• O aluno solicitou várias disciplinas e recebeu vários protocolos: é o comportamento previsto, com um protocolo por disciplina e uma única cobrança para a solicitação.
• A segunda solicitação da mesma disciplina foi cobrada: a gratuidade é por disciplina no período letivo. Esgotada a quantidade gratuita, o valor do protocolo passa a ser cobrado.
• O botão 'Baixar Plano de Ensino' não aparece em um protocolo: o protocolo ainda não foi finalizado, por exemplo, porque aguarda o pagamento.
• O download foi bloqueado depois de algumas impressões: foi atingida a 'Quantidade de Impressões do documento no Portal do Aluno' configurada no protocolo.

7.4. TIPO DE PROTOCOLO - ATIVAÇÃO DE CURSO

O protocolo do tipo 'Ativação de Curso' foi criado para atender o aluno que está com o curso em trancamento e deseja retomar os estudos. Em vez de procurar a secretaria, o próprio aluno abre a solicitação pelo Portal do Aluno, escolhe o curso que deseja reativar e, conforme a configuração do protocolo, o sistema reativa o curso ingresso automaticamente.

O mesmo protocolo também pode ser aberto pelo Gestor de Polos, em nome do aluno, e pela secretaria no JACAD Desktop.

Apresentaremos o processo na ordem em que ele é executado:

• Configurar o acesso do aluno com matrícula trancada ao Portal do Aluno.
• Cadastrar o protocolo do tipo 'Ativação de Curso'.
• Definir quais matrículas aparecem na solicitação (item 17.1).
• Solicitar a reabertura.
• Conferir a reativação do curso.

Pré-requisitos:

• Acesso, no JACAD Desktop, às telas 'Configurações do Portal do Aluno', 'Cadastro de Protocolo' e, se a instituição utiliza polos, 'Configurações do Módulo Gestor Polo'.
• Aluno com curso ingresso no status 'Trancamento Institucional'.
• Um serviço cadastrado para vincular ao protocolo (campo obrigatório do cadastro).

Observações: as configurações apresentadas neste item valem para toda a organização. Ao alterá-las, todos os alunos e atendentes da organização passam a ver o novo comportamento.

7.4.1. ACESSO DO ALUNO COM MATRÍCULA TRANCADA AO PORTAL

O aluno com o curso trancado não está ativo. Por isso, antes de tudo, é preciso permitir que ele entre no Portal do Aluno e enxergue o menu de protocolos.

7.4.1.1. COMO ACESSAR AS CONFIGURAÇÕES DO PORTAL DO ALUNO

PASSO 1: No JACAD Desktop, acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações' > 'Portais' e clique em 'Portal do Aluno'.

Caminho até as configurações do Portal do Aluno.

PASSO 2: Na janela 'Configurações do Portal do Aluno', clique na aba 'Configs. Diversas'. As opções deste item ficam no quadro 'Configurações extras para acesso de não ativos'.

7.4.1.2. STATUS PERMITIDOS

PASSO 1: Clique na seta do campo 'Status permitidos' e confira se o status 'Trancamento Institucional' está marcado. Somente os alunos com os status marcados nesta lista conseguem acessar o portal.

Campo 'Status permitidos' com o status 'Trancamento Institucional' marcado.

7.4.1.3. MENUS LIBERADOS

PASSO 1: Clique em 'Configurar menus liberados (aluno não-ativo)'.

PASSO 2: Na janela 'Menus liberados para aluno não-ativo', marque 'Protocolos' e clique em 'Salvar'. Apenas os menus marcados ficam visíveis para o aluno não ativo.

Menu 'Protocolos' liberado para o aluno não ativo.

PASSO 3: De volta à janela 'Configurações do Portal do Aluno', clique em 'Salvar'. O sistema apresentará a mensagem 'As Configurações foram salvas com sucesso!'.

7.4.2. CADASTRO DO PROTOCOLO DE ATIVAÇÃO DE CURSO

Com o acesso liberado, cadastramos o protocolo que o aluno vai solicitar. O que diferencia este protocolo dos demais é o campo 'Tipo Protocolo' com a opção 'Ativação de Curso'.

7.4.2.1. COMO ACESSAR O CADASTRO DE PROTOCOLO

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Protocolo' e clique em 'Cadastro de Protocolo'.

Caminho até o 'Cadastro de Protocolo'.

PASSO 2: Na janela 'Cadastro de Protocolo', clique em 'Inserir'.

7.4.2.2. PREENCHER O CADASTRO

PASSO 1: No campo 'Tipo Protocolo', selecione 'Ativação de Curso'.

Opção 'Ativação de Curso' no campo 'Tipo Protocolo'.

PASSO 2: Preencha os campos da aba 'Configurações Gerais':

Cadastro de um protocolo de ativação de curso preenchido.

• Descrição: nome do protocolo que o aluno verá na lista de protocolos. Prefira um nome claro, como 'Reabertura de Matrícula'.
• Serviço: serviço vinculado ao protocolo. Obrigatório; sem ele o sistema exibe 'Informe o Serviço para este Protocolo'.
• Prazo Máximo em dias para resolução do protocolo: quantidade de dias para o atendimento. Obrigatório; sem ele o sistema exibe 'Informe o Prazo Máximo para este Protocolo'.
• Permite Solicitações pelos Portais: marque para que o protocolo apareça no Portal do Aluno e no Gestor de Polos.
• Bloquear Solicitação para inadimplentes: marque se a instituição não quer que alunos com pendência financeira solicitem a reabertura.
• Orientações para abertura do Protocolo: texto exibido ao aluno no momento da solicitação. Use para explicar como escolher o curso a ser reativado.

Nota: ao selecionar 'Ativação de Curso', o quadro 'Automação do Protocolo' passa a ser apresentado e os campos de solicitações gratuitas ficam desabilitados.

PASSO 3: No quadro 'Automação do Protocolo', escolha no campo 'Automação acadêmica' em que momento o curso ingresso do aluno será reativado:

Opções do campo 'Automação acadêmica'.

• Ao gerar a transação: o curso é reativado assim que a solicitação é registrada.
• Após confirmação do pagamento: o curso é reativado somente depois que o pagamento do protocolo for confirmado. Indicada quando o protocolo tem valor.

PASSO 4: Clique em 'Salvar'. O sistema apresentará o código do protocolo no campo 'Código'.

7.4.3. SOLICITAÇÃO DA REABERTURA

7.4.3.1. PELO PORTAL DO ALUNO

PASSO 1: No Portal do Aluno, acesse o menu 'Secretaria', clique em 'Protocolo' e depois em 'Solicitar protocolo'.

Tela 'Solicitações de protocolo' no Portal do Aluno.

PASSO 2: Na tela 'Nova solicitação de protocolo', preencha os campos e clique em 'Salvar solicitação':

Solicitação do protocolo de reabertura no Portal do Aluno.

• Matrícula: matrícula do aluno à qual a solicitação será vinculada. Com a opção da matrícula mais recente ativa, aparece uma linha por curso (veja o item 17.1.3).
• Protocolo/Documento: selecione o protocolo de reabertura cadastrado no item 7.4.2. Logo abaixo, o sistema apresenta as 'Orientações do Protocolo' informadas no cadastro.
• Campus/Polo: câmpus ou polo do atendimento. Obrigatório; a lista traz o câmpus/polo informado no curso ingresso do aluno.
• Curso ingresso a ativar: aparece depois de escolher o protocolo de reabertura. Lista os cursos do aluno com status 'Trancamento Institucional'; selecione o curso que será reativado.
• Observação: informações adicionais para a secretaria.

PASSO 3: O sistema apresentará a mensagem 'Ativação de Curso solicitada com sucesso!' e a solicitação passa a constar na lista de protocolos do aluno.

Mensagem 'Ativação de Curso solicitada com sucesso!' no Portal do Aluno.

Observações: o protocolo de reabertura só aparece para o aluno que possui um curso ingresso no status 'Trancamento Institucional'. Para os demais alunos ele não é listado.

7.4.3.2. PELO GESTOR DE POLOS

PASSO 1: No Gestor de Polos, acesse o menu 'Protocolos' e clique em 'Novo Protocolo'.

PASSO 2: No campo 'Aluno', digite o nome ou o RA e selecione o aluno. Quando o aluno não tem matrícula vigente, o sistema apresenta a mensagem 'Aluno sem matrícula vigente - protocolo de Ativação de Curso disponível.' e o campo 'Matrícula' não é exibido.

PASSO 3: Selecione o protocolo de reabertura em 'Protocolo/Documento', escolha o curso em 'Curso ingresso a ativar' e clique em 'Salvar solicitação'.

Solicitação do protocolo de reabertura pelo Gestor de Polos. O nome do usuário é fictício.

7.4.3.3. PELO JACAD DESKTOP

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Protocolo' e clique em 'Controle de Protocolo'. Na tela 'Pesquisa de Protocolo', clique em 'Nova Solicitação'.

Botão 'Nova Solicitação' na tela 'Pesquisa de Protocolo'.

PASSO 2: Na janela 'Nova Solicitação de Protocolo', informe o aluno no campo 'Perfil', selecione a 'Matrícula' e, em 'Tipos de protocolo', clique no protocolo de reabertura. Para encontrá-lo mais rápido, digite o nome em 'Buscar' e clique em 'Pesquisar'.

Protocolo de reabertura selecionado na 'Nova Solicitação de Protocolo'. O nome do aluno é fictício.

PASSO 3: Clique em 'Salvar' para registrar a solicitação.

7.4.4. CONFERIR A REATIVAÇÃO DO CURSO

Depois que a automação é executada (ao gerar a transação ou após a confirmação do pagamento, conforme o cadastro do protocolo), o curso ingresso do aluno volta ao status 'Ativo'. Com a opção 'Ao gerar a transação', a reativação acontece no momento em que a solicitação é registrada.

PASSO 1: No JACAD Desktop, abra o 'Cadastro de Aluno' do aluno que fez a solicitação.

PASSO 2: No quadro 'Cursos Ingresso', confira se o curso solicitado está com o status 'ATIVO'.

Curso ingresso reativado no quadro 'Cursos Ingresso' do 'Cadastro de Aluno'. Os dados são de um aluno de teste.

7.4.5. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO

• O aluno não vê o menu de protocolos no portal: confira se o status 'Trancamento Institucional' está marcado em 'Status permitidos' e se 'Protocolos' está liberado em 'Configurar menus liberados (aluno não-ativo)' (item 7.4.1).
• O protocolo de reabertura não aparece na lista do aluno: o protocolo só é listado para quem tem um curso ingresso em 'Trancamento Institucional' e quando a opção 'Permite Solicitações pelos Portais' está marcada no cadastro.
• O campo 'Campus/Polo' aparece vazio e a solicitação não é salva: o curso ingresso do aluno está sem câmpus/polo informado. Informe o câmpus/polo no curso ingresso do aluno e abra a solicitação novamente.
• O aluno inadimplente não consegue solicitar: o cadastro do protocolo está com 'Bloquear Solicitação para inadimplentes' marcado.
• O curso não foi reativado logo após a solicitação: confira o campo 'Automação acadêmica': com 'Após confirmação do pagamento', a reativação só acontece quando o pagamento é confirmado.

7.5. FLUXO DE ENCAMINHAMENTOS

Nesta aba cadastramos para qual setor e com qual status será designado primeiramente o protocolo do aluno enviado pelos portais ou cadastrado pelo JACAD. Após isso, ele seguirá pelos demais setores cadastrados aqui.

Você pode cadastrar vários setores e escolher a ordem dos mesmos, ou seja, o fluxo que o protocolo passará.

Para desenhar esse fluxo, na tela de Cadastro de Protocolo, na aba Fluxo de Encaminhamentos é necessário clicar em Adicionar e preencher:

• Setor: Informar o Setor que inicia/passará o protocolo.
• Status: Informar o status com que o protocolo tramitará no setor informado.
• Ordem: Informar a ordem dos fluxos. Ordem 1 é onde o protocolo é aberto, ordem 2 é o próximo setor por onde ele passará e assim por diante.

Exemplo:

Utilizando um protocolo que tem cadastrados 3 passos:

O protocolo é solicitado pelo aluno em seu Portal e fica com o status Aguardando Pagamento.

Após o setor financeiro encaminhar o protocolo, será designado para a Secretaria e terá o status de Aguardando Secretaria.

A Secretaria realiza os trâmites necessários e encaminha para o status Finalizado. Dessa forma, o aluno pode realizar o download do documento no seu portal a partir do botão Detalhar.

7.6. DATAS DE SOLICITAÇÃO

Para realizar o controle de datas para solicitações, e permitir que o protocolo selecionado seja solicitado dentro de um período cadastrado, inicialmente deve ser marcada a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações na aba Datas de Solicitação da Tela de Cadastro do protocolo.

Após isso deverá ser cadastrado pelo menos um intervalo de datas para que sejam realizadas as solicitações.

Quando a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações está marcada, o protocolo somente poderá ser requerido entre as datas adicionadas. Caso já tenha passado o intervalo de datas para a solicitação, este protocolo não será mais apresentado para solicitação no Portal do Aluno e no sistema JACAD.

Porém, se o usuário necessitar solicitar protocolos controlados por datas fora dos períodos cadastrados, ele deverá possuir permissão para conseguir realizar este processo. Com essa permissão selecionada será possível ao usuário realizar pelo sistema acadêmico uma solicitação de um protocolo controlado por datas, mas quando a data atual não estiver dentro do período de datas cadastrado.

7.7. MOTIVOS

Para que seja possível realizar o cadastro de Motivos para a solicitação de protocolo, você deve realizar a consulta do protocolo desejado.

Clique na aba Motivos, após clique no botão Editar e marque a opção Habilitar opções para Motivos de Abertura do Protocolo.

Se marcada essa opção o aluno pode escolher um motivo para a abertura de uma solicitação de protocolo.

Na sequência, clique em Adicionar para selecionar os motivos desejados para que sejam vinculados à solicitação de protocolo.

Caso você não tenha os motivos cadastrados você pode clicar no acesso rápido identificado por um 'lápis', que abre a tela de cadastro, ou acessá-la pelo menu Acadêmico, navegue até Cadastros Acadêmicos e clique em Motivos de Ocorrência.

Na tela de Cadastro de Motivos para Abertura do Protocolo temos dois campos.

• Motivo: Os motivos cadastrados serão apresentados como opção para o aluno na abertura do protocolo.

Observações: lembrando que os motivos devem ser previamente cadastrados e associados na tela de Cadastro de Protocolo.

• Informar uma Justificativa para nesse Motivo: Caso habilitada essa opção se torna obrigatório que o aluno informe uma justificativa para o motivo selecionado.

Podem ser cadastrados vários possíveis motivos para a solicitação do protocolo.

No Portal do Aluno, clique no menu lateral Secretaria e vá até Protocolo, em que é possível selecionar o tipo de protocolo, onde serão apresentados os motivos cadastrados e o campo para justificativa (caso habilitada para o motivo).

No JACAD ao acessar a tela de Pesquisa de Protocolo e clicar no botão Nova Solicitação na barra inferior, também é possível selecionar o protocolo e informar um motivo com a justificativa (caso habilitada).

7.8. VALIDAÇÕES

Na aba Validações, pode ser definido qual tipo de validação será utilizada: Curso ingresso ou Matrícula. Com a opção Não definido, o protocolo será apresentado para todos os alunos.

Ao selecionar a opção de validação, é possível definir quais são os status de Curso ingresso ou Matrícula que poderão solicitar esse protocolo.

7.8.1. EXIGIR DATA DE COLAÇÃO PREENCHIDA

Na aba Validações também está disponível a opção Exigir Data de Colação Preenchida. Quando ela está marcada, o protocolo só fica disponível para solicitação no Portal do Aluno se o aluno tiver a Data Colação de Grau preenchida no curso ingresso.

O uso mais comum é na Certidão de Conclusão: como o documento atesta que o aluno já colou grau, a opção impede que ele seja solicitado por quem concluiu o curso, mas ainda não participou da colação.

Ideia: a opção Exigir Data de Colação Preenchida é uma novidade da aba Validações e vem desmarcada. Os protocolos já cadastrados continuam funcionando como antes até que a opção seja marcada.

Como habilitar a validação

PASSO 1: Acesse o Menu Acadêmico, navegue até Protocolo e clique em Cadastro de Protocolo.

PASSO 2: Clique em Consultar, pesquise o protocolo da certidão de conclusão, selecione-o na lista e clique em Selecionar.

PASSO 3: Clique em Editar.

PASSO 4: Acesse a aba Validações e marque a opção Exigir Data de Colação Preenchida.

No exemplo acima, o protocolo também está configurado para ser apresentado apenas a alunos com o curso ingresso no status Concluído, por meio dos campos Por status de e Visível para o status.

PASSO 5: Clique em Salvar.

Onde o sistema consulta a data de colação

A data verificada é a do campo Data Colação de Grau, no curso ingresso do aluno. Para conferi-la, acesse o Cadastro de Aluno, abra o curso ingresso e observe a aba Dados do Curso da janela Cadastro de Aluno Curso Ingresso. Abaixo, um aluno com a data preenchida e outro com o campo em branco.

Como fica no Portal do Aluno

• Aluno com a data de colação preenchida: ao criar uma Nova solicitação de protocolo, a Certidão de Conclusão aparece na lista Protocolo/Documento e pode ser solicitada normalmente. Depois de deferida, o documento é emitido pelo botão Imprimir Documento, nos detalhes da solicitação.

• Aluno sem a data de colação: a Certidão de Conclusão não aparece na lista Protocolo/Documento. Os demais protocolos continuam disponíveis.

Observações: se um aluno que já colou grau não encontrar a Certidão de Conclusão no Portal do Aluno, confira se o campo Data Colação de Grau está preenchido no curso ingresso dele. Assim que a data for informada e salva, o protocolo passa a ser apresentado.

Ideia: para atender quem concluiu o curso, mas ainda não colou grau, mantenha disponível um protocolo de Declaração de Conclusão e cite-o nas Orientações para abertura do Protocolo da certidão.

8. VISUALIZAÇÃO DOS PROTOCOLOS POR SETOR

No sistema JACAD é possível que o funcionário visualize apenas os protocolos do seu setor ou os protocolos de todos os setores da instituição.

Para que o funcionário visualize apenas os protocolos do seu setor:

Acesse o menu Cadastro e clique em Funcionário.

 Ao realizar a consulta do funcionário desejado, você deve clicar no botão Editar e informar o campo Setor, correspondente ao funcionário.

Dessa forma, ao visualizar os protocolos serão apresentados apenas os que estão vinculados ao setor do funcionário.

Caso o funcionário deva ter acesso a todas as solicitações de protocolo, mesmo tendo um setor cadastrado, é necessário acessar a tela de Controle de Permissões de Acesso.

Acesse o menu Preferências, vá até Usuários e Permissões e clique em Permissões. Em seguida, habilite a permissão
 Protocolo - Visualização - Todos os Setores.

Dessa forma, será possível visualizar os protocolos de todos os setores.

9. CONTROLE DE PROTOCOLOS

A tela de Controle de Protocolo é o local em que constam todos os protocolos recebidos dos alunos ou criados pela secretaria. É aqui onde você irá controlar e interagir com os protocolos, seja para deferir, enviar arquivos ou atender as solicitações dos alunos.

A seguir você irá conhecer as funções que terá à disposição para o atendimento dos protocolos.

A tela de Controle de Protocolos pode ser acessada de duas formas: 

ACESSO A: Acesse o menu Acadêmico, vá até Protocolo e clique em Controle de Protocolo.

ACESSO B: Clique no Menu de acesso rápido Protocolos.

Agora que você já viu como realizar o acesso ao Controle de Protocolo, você irá aprender sobre algumas funções desta tela.

A tela conta com filtros que você pode configurar para uma pesquisa mais específica. Você pode utilizar a combinação de dois ou mais campos. 

Exemplo: Fazer a consulta pelo período em que o protocolo foi solicitado, informar o aluno, o tipo, entre outros.

Ainda dispomos de mais alguns campos que estão disponíveis através do botão Filtros.

Na parte inferior da tela de Pesquisa de Protocolo, são apresentados os botões com as funções disponíveis, que ajudam na administração das solicitações.

• Nova Solicitação: Nesse botão, você poderá solicitar um novo protocolo para o aluno, o passo a passo será apresentado na sequência;
• Protocolo: Nesse botão, você pode realizar ações como alteração de motivo, anexos, encaminhamentos, mensagens e observações e visualizar os detalhes da solicitação, na sequência estão os detalhes de cada uma das opções;
• Imprimir: Permite a impressão do protocolo;
• Emitir Recibo: Realiza a impressão do recibo/comprovante do protocolo;
• Financeiro Individual: Acesso rápido para a tela de Financeiro Individual do aluno;
• Dados do Aluno:  Acesso rápido para a tela de Cadastro do Aluno;
• Remover: Ao clicar nessa opção, você poderá remover do sistema o protocolo selecionado;
• Relatórios: Neste botão você pode emitir relatórios para controle interno dos protocolos. Mais detalhes sobre os tipos de relatórios disponíveis serão fornecidos a seguir. 

10. CRIANDO SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA JACAD

A solicitação de protocolo pelo sistema é a formalização de um pedido feito pelo aluno presencialmente. Pode ser realizada por um usuário que tenha permissão de Protocolo - Solicitação – Cadastrar. Desta forma, você pode solicitar um protocolo no nome de um aluno e o protocolo também poderá ser visualizado no portal do aluno.

O Protocolo serve para que o aluno possa solicitar documentações e realizar solicitações para a instituição, como por exemplo:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Para solicitar um novo protocolo, você pode acessar a tela de Controle de Protocolo, ou pelo botão Protocolo do menu superior. Na tela de Pesquisa de Protocolo, clique no botão Nova Solicitação.

Na tela de Nova Solicitação de Protocolo, você fará o cadastro do protocolo para o aluno, a seguir são detalhados os dados que devem ser inseridos nos campos para que seja possível criar uma solicitação de protocolo.

• RA: Informe o RA do aluno que irá solicitar o protocolo. Campo de preenchimento opcional;
• CPF: Informe o CPF do aluno que irá solicitar o protocolo. Campo de preenchimento opcional;
• Perfil: Selecione o perfil do aluno que irá solicitar o protocolo. Obrigatório;
• Matrícula: Selecione a matrícula do aluno que será vinculada ao protocolo. Neste campo serão apresentadas como opção todas as matrículas do aluno, independente do status. Pode ser obrigatório ou opcional, vai depender do tipo de protocolo selecionado;
• Câmpus/polo: Informar a qual câmpus/polo o aluno pertence;
• Observações: É possível adicionar uma observação relacionada ao protocolo;
• Tipo de protocolo: Selecione o tipo de solicitação de protocolo que o aluno deseja, ao lado é apresentado o valor do protocolo e se é necessário anexo;
• Anexo: Campo para pesquisar ou arrastar o arquivo para ser anexado ao pedido de protocolo. Quando o tipo do protocolo exige um arquivo em anexo, torna-se obrigatório;
• O aluno pode visualizar este anexo: Com essa opção ativa o aluno poderá visualizar e baixar o arquivo em anexo pelo portal do aluno.

Logo após criar uma nova solicitação, a mesma estará disponível na tela de Pesquisa de protocolo.

E no Portal do Aluno.

Também, será gerado no Financeiro do Aluno a parcela com o valor do protocolo, como pode ser visto na imagem que segue.

11. ENCAMINHAMENTOS, MENSAGENS E DETALHES

Ao receber um protocolo, a instituição deverá realizar sua tramitação até que a solicitação do aluno seja atendida ou que o protocolo seja finalizado. Para isso, devem ser utilizadas as funcionalidades disponíveis no botão Protocolo, que permitem conduzir todo o fluxo do processo, desde o recebimento até a sua conclusão.

Para acessar essas opções, selecione o protocolo desejado e clique no botão Protocolo, localizado na barra inferior da tela.

11.1. ALTERAR MOTIVO

Ao selecionar essa opção o motivo do protocolo pode ser alterado.

11.2. ANEXOS

Ao selecionar a opção anexo, uma tela será aberta em que você pode enviar arquivos, que o aluno poderá ou não baixar em seu portal.

Caso marcada a opção, é apresentado o anexo para o aluno em seu Portal.

11.3. ENCAMINHAR

Nessa opção, abrirá a tela abaixo, que possibilitará o encaminhamento do protocolo para outro setor com o status escolhido, também poderá escolher uma mensagem de encaminhamento (item 11.3.1), inserir uma observação e uma data de previsão de retorno.

Caso o tipo do protocolo já possua um fluxo de encaminhamento definido na tela de Cadastro de protocolo os dados de setor e status já serão apresentados na tela.

O encaminhamento realizado será apresentado na tela de Pesquisa de protocolo e no Portal do Aluno.

11.3.1. MENSAGEM DE ENCAMINHAMENTO

Quando o status escolhido no encaminhamento possui mensagens vinculadas (item 4.1.2), o campo 'Mensagem' da tela 'Encaminhar Solicitações de Protocolo' traz o texto pronto para a observação do encaminhamento.

PASSO 1: Na tela 'Encaminhar Solicitações de Protocolo', informe o 'Setor' e o 'Status' do encaminhamento.

PASSO 2: No campo 'Mensagem', clique no botão '...'. Na tela de consulta, clique em 'Buscar', selecione a mensagem e clique em 'Selecionar'.

Nota: a lista apresenta somente as mensagens vinculadas ao status informado no encaminhamento. Se o status não tiver mensagem vinculada, a lista fica vazia. Por isso, informe o status antes de escolher a mensagem.

PASSO 3: O campo 'Observação' é preenchido com o texto da mensagem e fica bloqueado para edição. Confira os dados e clique em 'Encaminhar'.

Mensagem escolhida no encaminhamento: o texto vai para o campo 'Observação', que fica bloqueado.

Para escrever uma observação diferente, apague o código do campo 'Mensagem' e pressione 'Enter'. O sistema apresenta o aviso 'Informe o código.': clique em 'OK'. O campo 'Observação' é limpo e liberado para digitação.

Campo 'Mensagem' em branco e observação digitada pelo usuário.

Observações: se o campo 'Observação' continuar com o texto da mensagem e bloqueado depois de apagar a mensagem, clique no código do campo 'Mensagem' e pressione 'Enter'.

11.4. MENSAGENS/OBSERVAÇÃO

Este recurso permite o envio de mensagens ou observações ao aluno. Ao selecionar essa opção, será aberta uma tela onde é possível inserir a mensagem desejada e, se necessário, anexar arquivos, facilitando a comunicação e a interação entre a instituição e o aluno.

Após a abertura do protocolo pelo aluno, a instituição pode adicionar mensagens para dar andamento à solicitação. Para isso, acesse a tela Pesquisa de Protocolo, selecione a solicitação do aluno e, em seguida, clique em Protocolo e em Mensagem/Observação.

O preenchimento do campo Mensagem é obrigatório.

Na tela Cadastrar Mensagem no Protocolo, é possível permitir a interação do aluno com o protocolo, escolhendo uma das opções apresentadas.

• Não Permitir Resposta do Aluno: Apenas para o aluno visualizar a mensagem, sem opção de resposta.
• Permitir Resposta do Aluno com Mensagem e Anexo: O aluno terá a opção de responder com uma mensagem e também de inserir o anexo e sua descrição.
• Permitir Resposta do Aluno somente com Mensagem: O aluno terá a opção de responder somente com uma mensagem, não sendo apresentado opção para inserir anexo. 

Ao inserir uma mensagem com alguma das opções para interação do aluno, o status e o tipo serão apresentados como 'Interação Aluno'. As mensagens/observações somente para visualização, continuam com o status/tipo 'Mensagem'.

Quando o aluno realizar o acesso em seu portal, será apresentado um pop-up informando que ele possui uma solicitação da secretaria aguardando sua interação com o protocolo, apresentando um botão para que ele acesse a solicitação de protocolo.

Este pop-up será apresentado somente ao realizar o login no Portal do Aluno, após ele fechar o pop-up, não será mais apresentado.

Será apresentado também, na tela inicial do Portal do Aluno um aviso, informando que ele possui uma solicitação da secretaria para a conclusão de protocolo. 

Será apresentado um botão para ele ser redirecionado para a solicitação, da mesma forma que ocorre no pop-up.

Este aviso será apresentado enquanto o aluno tiver uma mensagem que ainda não respondeu.

Caso o aluno acesse o portal, clique no menu lateral Secretaria e depois clique em Protocolo, também será apresentado um campo para visualização da mensagem na tela de Solicitações de protocolo.

Esse campo irá apresentar a última mensagem enviada na solicitação.

Ao clicar no botão Acessar protocolo, pela mensagem de aviso ou pelo pop-up, o aluno é redirecionado para a tela de detalhes da solicitação, em que há uma interação pendente para responder.

No campo Histórico de Mensagens do Portal do Aluno, serão apresentadas todas as mensagens e solicitações da instituição, juntamente com a opção de interação do aluno, caso habilitada.

Ao clicar em Responder Solicitação, os campos apresentados dependem da configuração marcada no momento em que foi feito o cadastro da mensagem pelo sistema JACAD.

Neste exemplo, foi marcada a opção para o aluno responder com uma mensagem e enviar o anexo.

Após o aluno enviar sua resposta, será apresentado um campo com a mensagem que foi descrita pelo aluno e logo abaixo será apresentado o anexo enviado.

Essa resposta e anexo também são apresentados no JACAD, nos detalhes da solicitação.

11.5. DETALHES DA SOLICITAÇÃO

Caso deseje ter uma visualização mais detalhada da solicitação, escolha essa opção: será apresentada uma tela contendo todos os encaminhamentos que aquele protocolo recebeu, suas mensagens, interações e também os seus anexos.

Para visualizar pelo JACAD as mensagens que foram enviadas em um protocolo, selecione o protocolo na tela de Pesquisa de Protocolo, clique em Protocolo e depois em Detalhes da solicitação.

Na sequência, será aberta a tela de Detalhes da Solicitação de Protocolo, e ao clicar duas vezes em um registro de Mensagem ou Interação Aluno, será aberto um Pop-up, mostrando a mensagem, a data e o usuário que inseriu a mensagem.

Na imagem abaixo, podemos verificar o status e também o pop-up após clicar duas vezes na mensagem, em que é possível visualizar todas as interações daquela solicitação no campo Observações e também no pop-up que é apresentado ao dar 2 cliques sobre o encaminhamento.

Na aba Anexos é possível visualizar o arquivo que o aluno anexou através do Portal.

Na Aba de Anexos, é possível que a instituição realize o download dos arquivos anexados na solicitação. Também é possível adicionar novos arquivos e definir se o aluno pode, ou não, visualizar os anexos.

A descrição do arquivo é obrigatória.

Ideia: para remover um protocolo, é preciso remover antes todas as suas dependências, como anexos e encaminhamentos (veja o capítulo 15).

12. IMPRIMIR

Para imprimir um protocolo basta utilizar o botão da barra inferior:

13. EMITIR RECIBO

Para gerar um recibo do protocolo, com uma impressora configurada, utilize o botão da barra inferior Emitir recibo.

14. FINANCEIRO INDIVIDUAL E DADOS DO ALUNO

Na tela de Pesquisa de Protocolo, na barra inferior, estão disponíveis dois atalhos: um para o financeiro individual do aluno e outro que leva à tela de dados do aluno.

Para acessar, basta selecionar um protocolo e utilizar o botão correspondente à tela que deseja abrir.

15. REMOVER UM PROTOCOLO

Para realizar a remoção de um protocolo, é necessário possuir permissão específica para essa ação. Caso o usuário não tenha a permissão necessária, o botão de remoção não será exibido.

Além disso, antes de excluir o protocolo, é obrigatório remover todas as suas dependências. Essas dependências incluem encaminhamentos, transações financeiras, mensagens e anexos vinculados ao protocolo.

Caso ainda exista alguma dependência associada, o sistema exibirá uma mensagem informando a impossibilidade da remoção.

Para remover as dependências, é necessário acessar os detalhes da solicitação por meio do botão Protocolo e em Detalhes da Solicitação, localizado na barra inferior, bem como o Financeiro individual do aluno.

Após a remoção de todas as dependências, a exclusão do protocolo poderá ser realizada utilizando o botão Remover, disponível na barra inferior.

16. RELATÓRIOS NA TELA DE PESQUISA DE PROTOCOLO

Na tela de Pesquisa de protocolo dispomos de atalhos para a geração de relatórios. Eles visam facilitar o monitoramento e acompanhamento das solicitações de protocolo. A geração dos relatórios é feita pelo botão Relatórios na barra inferior da tela.

São dois relatórios disponíveis:

Relatório Padrão: Será apresentado um relatório com informações como: Nº do protocolo, nome do Aluno, nome do protocolo solicitado, data da solicitação e, se houve financeiro gerado, qual a situação, além dos filtros utilizados na tela.

Relatório Padrão com Observações: Será apresentado um relatório com as mesmas informações do relatório padrão, tais como: Nº do protocolo, nome do Aluno, nome do protocolo solicitado, data de solicitação, situação do financeiro gerado, e ainda é acrescido das observações do protocolo.

17. CONFIGURAÇÃO DO PORTAL DO ALUNO

Para que o aluno possa realizar a solicitação de protocolo em seu portal, é necessário configurar previamente algumas opções. Dessa forma, o aluno poderá solicitar e acompanhar as solicitações.

Para disponibilizar o protocolo no portal do aluno:

Acesse o menu Preferências, vá até Configurações, clique em Portais e em Portal do Aluno.

Ao acessar a tela, clique na aba Config. Menu e marque a opção Solicitação de Protocolo, como pode ser visto em destaque na imagem apresentada a seguir.

Ainda na tela de Configurações do Portal do Aluno, escolha os status de matrícula para que o aluno possa solicitar o protocolo.

Para isso acesse a aba Configs. Diversas no painel de Permissões de Solicitação de Protocolo.

Abaixo, explicamos cada uma das configurações.

• Matrículas em aguardando, matrículas ativas, matrículas aprovadas e matrículas reprovadas: Será permitida a solicitação de protocolo apenas de matrículas com os status selecionados. Neste exemplo, apenas matrículas aprovadas e reprovadas possuem permissão para que o aluno possa solicitar protocolo.
• Permitir solicitações de períodos letivos não apresentados nos Portais: Se essa opção não estiver marcada e o período letivo da matrícula estiver com a opção Não apresentar nos Portais marcada, o aluno não conseguirá solicitar um protocolo pelo portal do aluno. A opção Não Apresentar nos Portais fica na tela de Cadastro de Período Letivo, aba Configurações.

• Apresentar apenas protocolo em aberto: Com essa opção marcada apenas protocolos que estão em trâmite serão apresentados no Portal do Aluno, e os protocolos finalizados serão omitidos.
• Não validar status do curso ingresso e não validar status da matrícula: As opções de não validar o status de curso e matrícula fazem com que o menu de Protocolo seja apresentado no portal do aluno, e ao acessar o formulário de solicitação serão listadas todas as matrículas de cursos ingressos não cancelados.

17.1. MATRÍCULAS LISTADAS NA SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO

Por padrão, a solicitação de protocolo só lista as matrículas nos status marcados no quadro 'Permissões de solicitação de protocolo' (em aguardando, ativas, aprovadas e reprovadas). Como o aluno que pede a reabertura está com o curso trancado, é preciso dispensar essa validação. Ao fazer isso, o sistema passa a listar uma linha para cada período letivo em que o aluno teve matrícula, o que pode confundir quem trancou e se rematriculou mais de uma vez. Para evitar isso, existe a opção de apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso.

Nota: esta configuração vale para todos os protocolos. Ela é especialmente útil no protocolo de reabertura de matrícula (item 7.4), pedido por alunos com o curso trancado.

17.1.1. PORTAL DO ALUNO E JACAD DESKTOP

PASSO 1: Acesse 'Preferências' > 'Configurações' > 'Portais' > 'Portal do Aluno', aba 'Configs. Diversas'.

PASSO 2: No quadro 'Permissões de solicitação de protocolo', marque as opções desejadas e clique em 'Salvar':

Opções do quadro 'Permissões de solicitação de protocolo'.

• Não validar status do curso ingresso: permite solicitar o protocolo mesmo quando o curso ingresso do aluno não está ativo.
• Não validar status da matrícula: permite selecionar matrículas que não estão ativas na solicitação.
• Apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso ingresso: em vez de uma linha por período letivo, a lista de matrículas mostra apenas a matrícula do período letivo mais recente de cada curso do aluno. Se o aluno tiver dois cursos, aparece a matrícula mais recente de cada um deles.

Observações: esta configuração vale para o Portal do Aluno e também para a solicitação feita pela secretaria no JACAD Desktop. O Gestor de Polos tem configuração própria, apresentada no item 17.1.2.

Ideia: com a opção 'Apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso ingresso' marcada, a tela de solicitação ganha a opção 'Visualizar todas as matrículas', para os casos em que é preciso escolher uma matrícula de um período anterior. Veja o item 17.1.3.

17.1.2. GESTOR DE POLOS

PASSO 1: Acesse o Menu 'Módulos', navegue até 'Gestor de Polos' e clique em 'Configurações'.

Caminho até as configurações do Gestor de Polos.

PASSO 2: Na janela 'Configurações do Módulo Gestor Polo', clique na aba 'Configs. Gerais', marque as opções desejadas e clique em 'Salvar':

Opções de protocolo na aba 'Configs. Gerais' do Gestor de Polos.

• Não validar status do Curso Ingresso para novos Protocolos: mesmo efeito da opção do Portal do Aluno, para as solicitações abertas pelo polo.
• Não validar status da Matrícula para novos Protocolos: mesmo efeito da opção do Portal do Aluno, para as solicitações abertas pelo polo.
• Apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso ingresso: mesmo efeito da opção do Portal do Aluno, para as solicitações abertas pelo polo.

Nota: as configurações do Portal do Aluno e do Gestor de Polos são independentes: marcar uma não altera a outra.

17.1.3. VISUALIZAR TODAS AS MATRÍCULAS

Quando a opção 'Apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso ingresso' está marcada (item 17.1), a tela de solicitação apresenta a opção 'Visualizar todas as matrículas', desmarcada por padrão.

Opção 'Visualizar todas as matrículas' na solicitação pelo JACAD Desktop. O nome do aluno é fictício.

• Desmarcada: a lista 'Matrícula' mostra apenas a matrícula mais recente de cada curso do aluno.
• Marcada: a lista volta a mostrar todas as matrículas do aluno, de todos os períodos letivos, sem que seja preciso alterar a configuração.

Lista 'Matrícula' no Portal do Aluno antes e depois de marcar 'Visualizar todas as matrículas'.

Nota: no Portal do Aluno, ao marcar a opção, a página é recarregada já com a lista completa de matrículas.

17.1.4. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO

• O aluno precisa escolher uma matrícula ativa para pedir a reabertura de outro curso: marque 'Não validar status do curso ingresso' e 'Não validar status da matrícula' (item 17.1).
• Aparecem várias matrículas do mesmo curso: a lista mostra uma linha por período letivo. Marque 'Apresentar apenas a matrícula mais recente de cada curso ingresso'.
• A matrícula de um período anterior sumiu da lista: com a matrícula mais recente ativada, os períodos anteriores ficam ocultos. Marque 'Visualizar todas as matrículas' na tela de solicitação.
• O item 'Configurações' não aparece em 'Módulos' > 'Gestor de Polos': o grupo do usuário não tem permissão para essa tela. Solicite a liberação ao administrador do sistema em 'Preferências' > 'Usuários e Permissões' > 'Permissões'.

18. SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO VIA PORTAL DO ALUNO

Ideia: para o protocolo de Plano de Ensino, em que o aluno escolhe várias disciplinas em uma única solicitação, consulte o item 7.3. Para a reabertura de matrícula de aluno com o curso trancado, consulte o item 7.4.

O aluno poderá solicitar o protocolo em seu portal, e ele será enviado para o JACAD e apresentado na tela de Pesquisa de protocolo, para receber todos os trâmites necessários.

No portal, o aluno acessa o menu lateral Secretaria e escolhe a opção Protocolo.

Ao acessar a tela, o aluno pode visualizar os protocolos já enviados e também realizar a solicitação de um novo protocolo. 

Ao clicar no botão Solicitar Protocolo, será aberta uma nova tela na qual o aluno deverá selecionar sua matrícula, o tipo de protocolo desejado, inserir uma observação e, se necessário, anexar um documento. 

Na sequência, ao salvar a solicitação, ela será enviada para o sistema e ficará visível para o aluno com a situação e o setor daquele protocolo.

A situação e o setor são atualizados conforme o protocolo tramita no sistema, até ser finalizado.

19. CONTROLE DE RELATÓRIOS

Os relatórios têm como objetivo proporcionar maior controle à IES, apresentando dados relacionados aos protocolos. Dessa forma, é possível monitorar e acompanhar o andamento das solicitações de maneira completa e detalhada.

A seguir, serão apresentados alguns dos relatórios que podem ser emitidos pelo sistema para o controle e a gestão dos protocolos.

Acesse o menu Relatórios, clique em Controle de Relatório e selecione a categoria Protocolo.

19.1. PR01 - ATA DE ALUNOS - PROTOCOLO

No relatório de Ata de Alunos – Protocolo (PR01), estão disponíveis os seguintes filtros:

• Protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Disciplina.

Nesse relatório, é apresentada uma ata dos alunos que solicitaram um determinado tipo de protocolo.

Neste exemplo, geramos o relatório para o protocolo de Prova 2ª Chamada.

19.2. PR02 - LISTAGEM DE ALUNO

No relatório de Listagem de Alunos – Protocolo/Disciplina (PR02), estão disponíveis os seguintes filtros:

• Protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Disciplina;
• Checkbox Somente Pagos.

Neste relatório, é apresentada uma listagem dos alunos que solicitaram o protocolo selecionado, separados por curso, turma e período letivo.

19.3. PR03 - SOLICITAÇÃO DE PROTOCOLO - GERAL

No relatório de Solicitações de Protocolo - Geral (PR03), estão disponíveis os seguintes filtros:

• Organização;
• Tipo protocolo;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Câmpus/Polo;
• Perfil/Aluno;
• Solicitações de ... até ...;
• Situação Financeira;
• Checkbox Somente protocolos solicitados pela Web;
• Checkbox Somente solicitações com anexo.

Este relatório apresenta uma lista de todos os alunos que solicitaram o protocolo em um intervalo de tempo.

20. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o módulo de protocolo no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

 Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤