Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização do recurso de repositório de documentos. Com ele, você poderá criar modelos de documentos e disponibilizar no sistema de forma rápida e prática. Boa leitura!
ÍNDICE
- 1. INTRODUÇÃO
- 2. PERMISSÃO
- 3. REPOSITÓRIO DE DOCUMENTOS
- 4. GERANDO DOCUMENTOS PERSONALIZADOS
- 5. COMO INSERIR TABELAS NOS DOCUMENTOS
- 6. ARQUIVOS DA LIXEIRA
- 7. PORTAL VALIDAÇÃO DE DOCUMENTOS
- 8. CONCLUSÃO
1. INTRODUÇÃO
O Repositório de Documentos é um recurso desenvolvido com o objetivo de proporcionar maior autonomia às instituições no processo de criação e gestão de modelos de documentos personalizados dentro do sistema.
Com este módulo, a própria instituição pode elaborar, editar e disponibilizar diversos tipos de documentos, como contratos, declarações, certificados de eventos, cartas de cobrança, entre outros. Essa flexibilidade permite uma configuração mais ágil e eficiente, eliminando a dependência de intervenções externas para ajustes e atualizações nos modelos, e promovendo maior independência na administração dos documentos institucionais.
2. PERMISSÃO
Para habilitar o acesso ao recurso de repositório de documentos aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.
Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.
PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões. 
Figura 1
PASSO 2: Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Repositório de Documentos. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.
Figura 2
3. REPOSITÓRIO DE DOCUMENTOS
O repositório de documentos está disponível no menu Módulos, navegue até Repositório de Documentos e clique em Documentos.
Figura 3
3.1. Como criar um novo documento
Para gerar um novo documento, precisamos acessar o Módulo Repositório de Documentos e clicar no botão Novo Documento, sendo apresentado em destaque na imagem que segue.
Figura 4
No próximo passo selecione o tipo de documento que deseja criar.
Figura 5
Agora, iremos exemplificar quais são os procedimentos a serem adotados para inserirmos no sistema uma Declaração de Matrícula.
Primeiramente, precisamos seguir alguns fluxos para inserir o novo modelo de declaração no sistema, sendo eles:Título: Informe o nome do documento, por exemplo: Declaração de Matrícula, Contrato, Declaração de Trancamento;
Nome de Exibição: Nome que será exibido no título do documento no Portal de Validação de Documentos;
Status: Utilizado para indicar se o documento está ativo ou inativo;
Template: Inserir o template do documento. Para adicionar ou anexar um template, podemos simplesmente arrastar o arquivo ou clicando no botão com três pontinhos ao lado.
Para finalizar clique no botão Salvar.
Figura 6
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3.1.1. Parâmetros
Para que serem os parâmetros?
Os mesmos tem a finalidade de substituir as informações que serão apresentadas de forma dinâmica no documento.
Exemplo: Se desejamos fazer com que o nome do aluno seja apresentado de forma dinâmica, devemos utilizar o parâmetro ${ALUNO_NOME}.
Os parâmetros são separados em Categorias com o objetivo de facilitar a localização de um parâmetro referente a um item.
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Figura 7
Além disso, é possível utilizar o campo de busca para otimizar a consulta do parâmetro desejado. Outra opção, é fazer a consulta dos parâmetros por tipo, sendo apresentando os parâmetros referente aos tipos informados para fazer a consulta, como podemos visualizar na imagem que segue.
Figura 8
3.1.1.1. Formatação da data
Nos parâmetros referente a data, temos a opção de selecionar a formatação da Data. Sendo assim, existem 3 tipos de opções:
1- DD/MM/YYYY (01/01/2017);
2- Por Extenso ( 01 de Janeiro de 2017);
3- DD/MM/YYYY HH:mm (01/01/2017 19:30).
Figura 9
3.1.1.2. Formatação do texto
No que se refere a formatação de texto, temos a opção de selecionar a Formatação de Texto que poderá ser aplicada para o parâmetro do tipo Texto.
1- Todo Em Maiúsculo;
2- Todo Em Minúsculo;
3- Primeira Letra Em Maiúsculo.
Figura 10
3.1.1.3. Formatação nome social
No parâmetro "${ALUNO_NOME}", é possível informar a formatação para o Nome Social, em que, temos a opção de apresentar Apenas Nome Social ou Nome Social (Nome Civil).
Figura 11
3.1.1.4. Largura e altura
Para a Largura e Altura, podemos utilizar para alguns parâmetros, em que, podemos informar um tamanho desejado.
- QR Code
Os QR codes são práticos se comparados aos códigos de barras pelo pouco espaço que usam, e podem ser facilmente incluídos nos cantos da página (cabeçalho e rodapé). Temos a possibilidade de usá-los para armazenar a URL para a validação do documento e para o RA do aluno.
Dessa forma, o usuário fará a inclusão do parâmetro no seu documento word, sendo o "${QR_CODE_ALUNO_RA}" ou "${QR_CODE_URL_VALIDACAO}".
Quando for necessário informar um tamanho específico para o QR Code no documento, ele poderá informar um tamanho desejado nas colunas Largura e Altura.
Figura 12
O QR code da URL de validação segue da mesma forma, como mostrado na imagem abaixo:
Figura 13
- Código de barras do RA do aluno
O parâmetro que deverá ser informado no seu documento do Word é "${BARCODE_ALUNO_RA}", e assim como o feito para os QR Code, é possível ajustar o tamanho visual que o mesmo terá usando as colunas de Largura e Altura, conforme demonstrado na imagem abaixo.
Figura 14
- Foto do aluno
Da mesma forma feita para o código de barras e QR codes, basta utilizar o parâmetro "${ALUNO_FOTO}" que o sistema irá adicionar a foto do aluno na posição do documento.
O ajuste do tamanho da imagem segue a mesma forma do que foi apresentado para o código de barras e QR codes, porém o sistema irá fazer um cálculo de escala da imagem para evitar a distorção da mesma.
Figura 15
3.1.1.5. Quantidade casas decimais
Nos parâmetros que utilizam o tipo casas decimais, podemos definir quantas casas serão apresentadas após a vírgula, sendo informado na coluna Qtde Casas Decimais.
Para que não seja apresentado casas após a vírgula, o valor informado deve ser 0 (zero).
Figura 16
3.1.2. Grupos
Na aba Grupos, temos a possibilidade de liberar para determinados grupos de usuário o acesso para gerar o documento, na sequência clique no botão Adicionar.
Figura 17
Na tela de Consulta de Grupos de Usuários, selecione os grupos que deverão ter acesso ao documento para emissão.
Figura 18
Dessa forma, os grupos serão vinculados ao documento, clique no botão Salvar para finalizar.
Figura 19
3.2. Como editar o documento
Neste capítulo, você aprenderá como editar um documento já cadastrado no Repositório de Documentos.
No repositório de documentos, selecione o documento desejado e clique no botão Editar.
Figura 20
Na Tela de Cadastro de Documentos devemos clicar no botão Editar, em que, podemos realizar a edição do título, alterar o status do documento ou até mesmo subir o arquivo template do documento.
Figura 21
OBSERVAÇÃO: Caso seja necessário alterar o conteúdo do template de um documento, recomenda-se inativar o cadastro do modelo antigo — caso precise utilizá-lo no futuro — e cadastrar um novo template com as atualizações.
Ainda na Tela de Cadastro de Documentos, temos o Botão Baixar Template, em que, será baixado o arquivo template que associamos no cadastro.
Figura 22
4. GERANDO DOCUMENTOS PERSONALIZADOS
Agora, vamos exemplificar o fluxo a ser utilizado no sistema para gerar um documento referente ao tipo Matrícula.
Figura 23
Os documentos personalizados referente ao tipo Matrícula, estão disponíveis para impressão na tela Cadastro de Matrícula do aluno, seguindo o fluxo apresentado na imagem que segue.
Figura 24
No sistema, temos disponível a opção de gerar também o documento em lote, disponível na tela Controle de Matrícula. Para isso, devemos fazer a consulta dos alunos que desejamos gerar o documento e seguir o fluxo apresentado na imagem a seguir.
Figura 25
Além disso, podemos utilizar os documentos personalizados na Rematrícula WEB para opções de Contrato e Requerimento. Para isso, podemos acessar a o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Acadêmicas e em Acadêmico e vá até a aba Rematricula WEB podemos selecionar qual Documento Personalizado temos interesse que fique disponível para que possa ser gerado no Portal do Aluno.
Figura 26
5. COMO INSERIR TABELAS NOS DOCUMENTOS
Neste passo, veremos como inserir tabelas através do repositório de documentos.
Na tela de Cadastro de Documentos clique na aba Tabelas, em que, dispomos das opções listadas abaixo para a criação das tabelas.
Figura 27
Neste exemplo iremos criar uma tabela com as disciplinas da matrícula do aluno, lembrando que a tabela precisa ser criada no Word. Para acrescentar tabelas no seu repositório de documentos, você precisa de uma tabela com 2 linhas, o número de colunas é indiferente. A primeira linha é o Reader (cabeçalho) da sua tabela, nela você vai colocar a informação de cada coluna. Na segunda linha você informa os parâmetros.
DISCIPLINA | PROFESSOR |
${MD_DISCIPLINA_DESCRICAO} | ${MD_PROFESSOR} |
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Na tela de Cadastro de Matrícula selecionada a aluna, clique no menu Documentos e em Declaração de Matrícula.
Figura 28
Com isso ao gerar o documento, será listado todas as disciplinas da matricula do aluno.
Figura 29
6. ARQUIVOS DA LIXEIRA
No Repositório de Documentos, temos a opção de apresentar apenas os documentos que estão ativos, ou seja, sendo utilizados pela instituição, os documentos que forem inativados no repositório poderão ser visualizados apenas com a permissão de acesso liberada.
Figura 30
Sendo assim, é necessário que acessar o Menu Preferências, navegar até Usuários e Permissões e clicar em Permissões. Selecione o grupo de permissão Repositório de Documentos e habilite a opção Repositório de Documentos - Ver arquivos da lixeira.
Figura 31
Dessa forma, poderemos visualizar no Repositório os documentos que foram inativados.
Figura 32
7. PORTAL VALIDAÇÃO DE DOCUMENTOS
Neste capítulo, veremos como validar documentos por meio do portal, permitindo a verificação da autenticidade dos documentos emitidos pela instituição.
Dessa forma, podem ser utilizados alguns parâmetros para apresentar a URL de acesso e código de segurança, sendo:
${CODIGO_SEGURANCA} - Apresenta o código de segurança do documento;
${CODIGO_SEGURANCA_URL} - Apresenta a URL para validação;
${CODIGO_SEGURANCA_URL_COMPLETA} - Apresenta a URL completa para validação do documento;
${QR_CODE_URL_VALIDACAO} - Apresenta o QR Code com a URL completa para validação do documento;
Figura 33
Na página inicial do sistema JACAD da instituição terá o acesso para o portal de validação de documentos.
Figura 34
Ao realizar o acesso será solicitado o código de segurança do documento.
Figura 35
Ao acessar serão apresentados os detalhes do documento, conforme demonstrado abaixo:
Também é possível visualizar a cópia carbono do documento, caso esteja habilitada a configuração.
Figura 36
Ao realizar o download da cópia carbono será solicitado o CPF do proprietário.
Figura 37
Dessa forma, será realizado o download do documento.
Figura 38
Para habilitar ou desabilitar o download da cópia carbono do documento no portal, deve ser acessado o Menu Relatórios, clicar em Configurações de Relatórios e na Aba Docs. Portais verificar a opção Permite Download da Cópia Carbono.
Figura 39
8. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre o recurso de repositório de documentos. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
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