Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para o Protocolo. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. CONFIGURAÇÃO
  • 2.2. Aba Financeiro
  • 2.3. Aba Notificação
  • 2.4. Aba Sucesso da Solicitação
• 3. CATEGORIA
• 4. STATUS DO PROTOCOLO
• 5. CADASTRO DE PROTOCOLO
  • 5.1. Fluxo de Encaminhamentos
  • 5.2. Data de Solicitação
  • 5.3. Motivos
• 6. CONTROLE DE PROTOCOLOS
  • 6.1. Encaminhar Protocolo
  • 6.2. Protocolo - Opções
• 7. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os protocolos oferecem uma série de vantagens para os usuários do sistema, proporcionado agilidade e facilitando o controle dos protocolos, tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos que o utilizam, por meio de uma comunicação mais formal e simples entre ambas as partes.

O Módulo Protocolo foi desenvolvido para permitir que os alunos realizem solicitações à instituição de forma digital, sem precisarem sair de casa. Alguns exemplos de solicitações incluem:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Essas solicitações podem ser feitas tanto pela secretaria da instituição quanto pelos alunos em seu Portal do Aluno.

Este documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no Módulo Protocolo, incluindo o controle por setor, a opção de aplicar cobrança por meio de boleto, a solicitação de protocolo por disciplina e o fluxo completo do processo, desde o cadastro do protocolo pelo aluno até a resposta emitida pelo usuário do sistema.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o Módulo Protocolo oferece.

2. CONFIGURAÇÃO

As configurações são a base para o funcionamento do Módulo Protocolo, pois por meio delas delimitamos opções e funcionalidades essenciais que terão impacto direto no comportamento e na utilização do módulo. Essas configurações servirão como base para o sistema quando informações específicas não forem inseridas durante o cadastro individual de requerimentos. As configurações incluem, por exemplo, instruções bancárias, prazos de vencimento e critérios de cancelamento de protocolo.

No menu Protocolo acesse a opção Mais, na sequência vá até o submenu Cadastro de Protocolo e clique em Configurações de Protocolo.

Figura 1

Na tela de Configuração de Protocolo temos algumas abas como Configurações Gerais, Financeiro, Notificações e Sucesso de Solicitação, nos próximos tópicos veremos cada uma mais detalhadamente.

Figura 2

2.1. Configurações Gerais

Na aba de Configurações Gerais temos acesso a alguns campos:

Setor Inicial: Setor que será encaminhado o protocolo, caso o mesmo não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo;

Status Inicial: Status que será encaminhado o protocolo, caso o mesmo não possua um fluxo configurado no Cadastro de Protocolo;

Status Cancelamento Protocolo: Status do protocolo ao ser afetado pelo cancelamento automático;

Documentação Pendente: Caso o aluno tenha sua documentação pendente com a instituição, como o CPF, RG, comprovante de residência entre outros, você pode escolher se o aluno terá a possibilidade de solicitar um protocolo, ou de bloqueá-lo.

Fazendo isso você força o aluno a atualizar seus documentos para solicitar um protocolo, em que, dispomos das seguintes opções:

• Não fazer nenhum bloqueio;
• Bloquear solicitações pelo sistema;
• Bloquear solicitações pelo portal do aluno;
• Bloquear solicitações pelo sistema e pelo portal do aluno.

Report Comprovante: Jasper para a geração do Comprovante do Protocolo, caso não seja preenchido será gerado o modelo de comprovante padrão do sistema JACAD. 

Classe Impressora: Classe para impressão, ou seja, será gerado o Recibo/Comprovante do Protocolo. 

Na seção Opções, temos também acesso a algumas flags como:

Imprimir protocolo no momento do cadastro: Com essa opção marcada é gerado o comprovante do protocolo ao finalizar o cadastro da solicitação de protocolo, somente pelo sistema JACAD;

Gerar boleto ao gerar o protocolo: Ao finalizar a solicitação do protocolo (que possui um valor) é gerado o boleto, lembrando que deve possuir um método de recebimento cadastrado, caso o método de recebimento não esteja cadastrado será gerada a parcela sem o boleto; 

Permitir Impressão do boleto no portal do aluno: Marcada essa opção o aluno pode realizar a impressão do boleto pelo Portal do Aluno;

Imprimir recibo do protocolo: Realiza a geração do recibo do protocolo;

Apresentar nos portais o nome do responsável pelo encaminhamento: Apresenta no portal do aluno o nome do usuário que fez o encaminhamento do protocolo;

Calcular dias usando somente dias úteis: Essa opção considera apenas dias úteis ao calcular o prazo na solicitação de protocolo. Caso desmarcada será considerado dias corridos para o prazo. Para esse cálculo é levado em consideração o campo de Prazo máximo em dias para resolução do protocolo que é preenchido na tela de Cadastro de Protocolo; 

Obrigatório informar a observação no encaminhamento da solicitação: Ao realizar o encaminhamento de uma solicitação de protocolo para outro setor, é obrigatório informar uma observação; 

Validar observação na solicitação pelo portal do aluno: Se marcada essa opção é obrigatório o aluno informar uma observação ao realizar a solicitação de protocolo, caso desmarcada será opcional;

Exibir botões para adicionar disciplinas na solicitação de protocolo: Apresenta os botões Add. Disciplinas Matriculadas, Add. Disciplinas Pendentes e Limpar Observação na solicitação de protocolo pelo JACAD.

Figura 3

2.2. Aba Financeiro

Na aba financeiro temos as seguinte informações como:

Centro de Custo: Selecione um centro de custo criado;

Método de Recebimento: Informe qual o método de recebimento;

Vencimento do boleto para: É a data dinâmica do vencimento do boleto (X dias após a solicitação). 

Cancelar boletos automaticamente: A quantidade de dias após vencimento para o sistema efetuar o cancelamento do boleto automaticamente. 

Dias carência inadimplentes: Essa opção irá criar um período de carência onde será possível ao aluno inadimplente realizar a solicitação de protocolo. Por exemplo, se o aluno possui uma transação vencida a 3 dias, mas o período de carência configurado é de 4 dias, o aluno poderá realizar uma solicitação de protocolo pelo portal do aluno mesmo se o tipo de protocolo estiver com a opção de bloquear solicitação para inadimplentes marcada. Lembrando que na Tela de Cadastro de Protocolo é necessário estar marcada a opção de Bloquear solicitação para inadimplentes. 

Figura 4

Ao clicar no botão Adicionar na seção Instruções Bancárias, será exibida a tela para preenchimento da Descrição da Instrução Bancária. 

Figura 5

2.3. Aba Notificação

Essa opção é utilizada para realizar o envio de notificações de solicitações de protocolo que estão sem movimentação, verificando sempre pela data de última alteração.

Habilitar o envio automático de notificações por e-mail: Ao marcar essa configuração, é possível escolher se a notificação será enviada apenas para o responsável do setor ou todos os funcionários do setor.

Utilizar preferencialmente o e-mail do cadastro do funcionário para envio das notificações: Ao habilitar esta opção, as notificações serão enviadas prioritariamente para o e-mail informado no cadastro do funcionário, caso não houver, será utilizado o e-mail do perfil. 

Notificar por e-mail os requerimentos não movimentados: Nesse campo deve ser definido o tempo entre para o envio do e-mail de notificação do protocolo não movimentado, considerando o início da contagem a partir da sua última alteração. Por exemplo, se a data de alteração da solicitação do protocolo for 01/01/2023 as 15:00h, e na configuração for definido 48 horas, a notificação deste protocolo somente será enviada em 03/01/2023 as 15:01h. Essa notificação ocorre até o protocolo completar 7 dias sem movimentação, após esse período não serão mais enviado e-mails.

E-mail de Notificação: Você pode criar um template de e-mail com a mensagem desejada, e este será enviado na notificação.

Figura 6

2.4. Aba Sucesso da Solicitação

Na aba de Sucesso da Solicitação, podemos realizar a configuração de uma mensagem personalizada, que será apresentada quando o aluno realizar a abertura de uma solicitação pelo Portal do Aluno. 

Figura 7

3. CATEGORIA

A Categoria delimita funções e comportamentos do protocolo, em que estiver vinculada, como a quantidade máxima de solicitações que o aluno poderá fazer. 

Acesse o menu Protocolo e clique em Cadastro de Categoria.

Figura 8

Na tela de Categoria, são exibidas as informações referentes às categorias cadastradas no sistema, incluindo:

• Descrição da Categoria;

• Número Máximo de Solicitações permitidas para cada categoria.

Além disso, a tela disponibiliza botões de ação para gerenciamento:

• Cadastrar: Adiciona uma nova categoria;

• Editar: Altera uma categoria já existente;

• Apagar: Remove a categoria selecionada.

Também é possível exportar os dados da tela. Para isso, clique no botão ao lado do campo Pesquisar e o sistema gerará um arquivo em Excel.

Figura 9

Para realizar o cadastro de uma nova categoria, clique no botão Cadastrar.

Figura 10

Com a tela de Cadastrar Categoria aberta, devemos preencher os seguintes campos obrigatórios:

• Descrição: Nome da Categoria;
• Máximo Solicitações: Indica a quantidade máxima de vezes que um aluno pode solicitar um protocolo com essa categoria;
• Não permitir solicitar protocolo para a mesma disciplina: o aluno só poderá solicitar um protocolo de cada disciplina. 

Ao realizar todo o cadastro, clique em Salvar.

Figura 11

4. STATUS DO PROTOCOLO

O Status do Protocolo é onde são cadastradas as diferentes situações pelas quais um protocolo pode passar na instituição. Por exemplo: Aguardando, Aguardando Pagamento, Cancelado e Concluído.

Acesse o menu Protocolo e clique em Status do Protocolo.

Figura 12

Na tela de Status de Protocolo, é possível gerenciar os diferentes status cadastrados no sistema por meio dos botões:

• Cadastrar: Adiciona um novo status de protocolo.

• Editar: Permite alterar um status já existente.

• Apagar: Remove o status selecionado.
  
  

A tela exibe as seguintes informações principais:

• Descrição: Nome ou detalhamento do status.

• Status: Situação definida para o protocolo.

Figura 13

Ao clicar em Cadastrar, será exibida a tela para o registro de um novo status de protocolo. Para concluir o cadastro, é necessário preencher os seguintes campos:

• Descrição: Nome ou identificação do status;

• E-mail de Encaminhamento Aluno: Template do e-mail que será enviado para o aluno. Para este template pode ser utilizado tags de e-mail da classe 'Solicitações de Protocolo';
• E-mail Encaminhamento Setor Responsável: Template do e-mail que será enviado ao setor responsável do protocolo quando for movimentado para este status. Para este template pode ser utilizado tags de e-mail da classe 'Protocolo Notificação Setor Responsável';

• Status: Situação atribuída ao status do protocolo (ex.: Ativo ou Inativo);

• Permite Download do Documento: Define se o aluno poderá realizar o download de documentos associados ao protocolo neste status;

• Permite Encaminhar: Indica se o protocolo pode ser encaminhado para outro setor ou responsável;

• Desabilitar notificação no aplicativo: Ao marcar essa opção o aluno não será notificado no aplicativo do aluno Edu+, quando o protocolo for encaminhado para esse status;

• Cancelar Financeiro: Quando um protocolo for encaminhado e o status escolhido estiver com essa opção marcada, as parcelas do financeiro associadas a esses protocolos serão canceladas;

• Cor: A cor selecionada será exibida quando o protocolo estiver nesse Status, tanto na tela de Controle de Protocolo para os usuários JACAD quanto na tela de Protocolo solicitados no Portal do Aluno. É recomendado utilizar uma cor para facilitar a visualização, a cor branca ou sem cor dificulta a visualização no Portal do Aluno;

Figura 14

5. CADASTRO DE PROTOCOLO

Neste capitulo, será apresentado o passo a passo para cadastrar um Protocolo, em que, como o próprio nome diz, você pode criar um novo tipo de protocolo. Este será apresentado para o aluno, em seu Portal ou aplicativo do aluno Edu+, para que possa realizar a solicitação.

No cadastro de protocolo, podemos cadastrar solicitações como por exemplo: Declaração de Matricula, Histórico, Prova de 2ª Chamada. Pode ser cadastrado todo tipo de protocolo que são realizados em sua instituição, tendo a escolha de apresentar ou não nos portais do aluno e responsável.

No menu de acesso lateral, vá até o menu Protocolo e clique em Cadastro de Protocolo.

Figura 15

Na tela de Protocolo temos acesso a alguns botões:

• Cadastrar;
• Editar;
• Apagar;
• Fluxo de Encaminhamentos;
• Datas de solicitação;
• Motivos;
• Validação;
• Pesquisa;
• Status;
• Exportar.

Na tela temos alguns informações:

• Descrição:  A descrição do Protocolo;
• Status: Se está ativo ou inativo;
• Serviços: Qual o Serviço o protocolo;
• Plano de Contas: Informa o plano de contas;
• Organização: Qual a organização o protocolo.

Figura 16

Clicando em Cadastrar será aberta a tela de Cadastrar Protocolo.

Em Configurações temos os seguintes campos para serem preenchidos:

• Descrição: Informe a descrição (nome) do protocolo;
• Serviço: Cadastro do produto/serviço utilizado para os protocolos (Esta informação é utilizada para gerar o item da transação, vinculando o mesmo a um plano de contas contábil);
• Documento: Se o protocolo for de uma solicitação de documento, por exemplo declarações e certificados, poderá ser selecionado o documento que será gerado/impresso para o aluno, o documento é selecionado dentre os documentos cadastrados no Módulo de Repositório de Documentos;
• Status: Apenas protocolos com status ativo ficam disponíveis para seleção nas telas do JACAD e do Portal do Aluno. Protocolos inativos não aparecem nas listas de itens que podem ser requeridos;
• Categoria: A categoria do protocolo irá determinar quantas vezes o aluno pode realizar a solicitação do protocolo naquele período;
• Valor: O valor é referente ao que será cobrado pelo protocolo. Se preenchido com zero o protocolo não tem custo, se preenchido com algum valor acima de 0,00 automaticamente será gerada uma conta a receber com o valor correspondente no financeiro do requerente (vencimento da parcela gerada é configurado nas configurações do protocolo);
• Prazo Max. Dias: O prazo é a quantidade de dias para finalizar os tramites e entregar ao requerente. Esse prazo é apresentado ao aluno nos detalhes do protocolo do portal do aluno;
• Qtde. Protocolos Gratuitos por Período letivo: É a quantidade de protocolos que o aluno pode solicitar gratuitamente;
• Permitir impressões do documento no portal: É definido a quantidade de vezes em que o documento pode ser impresso pelo aluno após a aprovação do protocolo.

E possui algumas flags:

• Permite Solicitações pelos portais: Se essa opção estiver marcada o aluno pode realizar a solicitação do protocolo pelo portal do aluno. Caso a opção esteja desmarcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação;
• Bloquear solicitação para inadimplentes: Ao marcar essa opção caso o aluno esteja inadimplente, o mesmo não poderá solicitar o protocolo, o sistema também validará os dias de carência cadastrado pela tela de configuração;
• Obrigatório anexar arquivo: Solicita anexar um arquivo para completar a solicitação, com essa configuração marcada não é possível realizar a requisição sem anexo;
• Não visualizar nos Portais e Aplicativo: Caso essa opção esteja marcada o aluno não verá o protocolo na lista de opções para solicitação em seu portal e aplicativo;
• Não  vincular com matrícula: Se marcada essa opção, o protocolo não terá vínculo com a matricula do aluno;
• Não Permitir abrir um novo protocolo caso já  exista uma solicitação: Caso essa opção esteja marcada o aluno não poderá realizar uma nova solicitação do mesmo tipo de protocolo, por exemplo, o aluno abre um protocolo de Cancelamento de Matricula, e essa configuração está marcada, não é permitido para o aluno solicitar um novo protocolo de Cancelamento de Matricula, até que a primeira solicitação seja encerrada.

Figura 17

Na aba de Especificações temos acesso as seguintes configurações:

• Solicitação de Mudança de Curso: Com essa opção marcada o aluno pode realizar a solicitação de Mudança de Curso ainda dentro da instituição. A solicitação pode ser realizada pelo JACAD ou no Portal do Aluno, onde deve ser informado o curso que o aluno deseja cursar. Com essa opção marcada, quando solicitado esse protocolo, será apresentado o campo curso, de preenchimento obrigatório;
• Solicitação de Diploma: O aluno pode realizar a solicitação do diploma pelo Portal do Aluno;
• Obrigar a informar uma disciplina: Ao marcar essa opção será obrigatório informar uma disciplina na solicitação de protocolo;
• Solicitação de avaliação: Essa opção determina se o requerimento selecionado é uma solicitação de avaliação;
• Permitir Solicitar até xx dias após a Data da Avaliação: O valor inserido neste campo controla o prazo máximo, em dias, para que seja possível realizar uma solicitação desse tipo de protocolo após a realização da avaliação;
• Obrigatório estar com o curso concluído: O protocolo marcado com essa opção só é apresentado se a matricula selecionada estiver com o curso ingresso concluído;
• Incluir Encargos: Com essa opção marcada são cadastrados os encargos na transação de cobrança do protocolo, para isso são utilizados os encargos cadastrados como padrão. A incidência desses encargos será somente após o vencimento do prazo para pagamento do protocolo;
• Vincular matrícula na transação gerada: As transações geradas para as solicitações de protocolo via portal, possuem o tipo referência PERFIL. Ao vincular a matrícula, as transações irão ser geradas com o tipo de referência MATRICULA.
  
  

Figura 18

5.1. Fluxo de Encaminhamentos

Na tela de Cadastro de Protocolo, clique em Fluxo de Encaminhamento com isso terá acesso a tela de Fluxo de Encaminhamentos - Declaração de Matrícula. Com as seguintes informações para Cadastrar, Editar ou Apagar.

Será apresentado a ordem, o setor e o status.

Figura 19

Para realizar o cadastro do fluxo de encaminhamento do protocolo, clique em Cadastrar.

Temos as seguintes informações para serem preenchidas:

• Setor: Informar o Setor que inicia/passará o protocolo;
• Status: Informar o status que o protocolo pode tramitar no setor informado;
• Ordem: Informar a ordem dos fluxos. Ordem 1 é onde o protocolo é aberto, ordem dois o próximo setor que irá passar e assim por diante.

Figura 20

5.2. Data de Solicitação

Para realizar o controle de datas para solicitações, e permitir que o protocolo selecionado seja solicitado dentro de um período cadastrado, selecione o protocolo desejado e clique em Datas da Solicitação.

Figura 21

Na tela de Datas de Solicitação deve ser marcada a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações.

Após isso deverá ser cadastrado pelo menos um intervalo de datas para que sejam realizadas as solicitações.

Figura 22

Quando a opção Habilitar Controle de Datas para Solicitações está marcada, o protocolo somente poderá ser requerido entre as datas adicionadas. Caso já tenha passado o intervalo de datas para a solicitação, este protocolo não será mais apresentado para solicitação no Portal do Aluno e no sistema JACAD.

Porém, se o usuário necessitar realizar protocolos que são controladas por datas fora dos períodos cadastrados, ele deverá possuir permissão para conseguir realizar este processo. Com essa permissão selecionada será possível ao usuário realizar pelo sistema acadêmico a solicitação do protocolo controlado por datas, mesmo quando a data atual não estiver dentro do período de datas cadastrado.

Figura 23

5.3. Motivos

Para que seja possível realizar o cadastro de motivos para a solicitação de protocolo, você deve selecionar o protocolo desejado e clicar no botão Motivos.

Figura 24

Se marcada a opção Habilitar Opções para Motivos de Abertura de Protocolo, é possível que o aluno possa escolher algum motivo ao realizar a solicitação do protocolo.

Figura 25

Clique em Adicionar para que possa adicionar um motivo.

Será apresentada a tela de Cadastrar Motivo no Protocolo onde deve ser selecionado um dos motivos de ocorrência e clique em salvar.

Informar uma Justificativa para nesse Motivo: Caso habilitada essa opção se torna obrigatório que o aluno informe uma justificativa para o motivo selecionado ao realizar a solicitação de protocolo.

Figura 26

6. CONTROLE DE PROTOCOLOS

A tela de Controle de Protocolo é o local em que irá constar todos os protocolos recebidos dos alunos ou criados pela secretaria. É aqui onde você irá controlar e interagir nos protocolos, seja para deferir, enviar arquivos ou atender as solicitações dos alunos.

A seguir você irá conhecer as funções que terá à disposição para o atendimento dos protocolos.

Acesse o menu lateral e navegue até o menu Protocolo e clique em Controle de Protocolos.

Figura 27

Na tela de Controle de Protocolos, o usuário tem acesso a diversos botões de ação que facilitam o gerenciamento das solicitações:

• Nova Solicitação: Cria um nova Solicitação de protocolo;

• Encaminhar: Permite direcionar a solicitação para outro setor ou responsável;

• Imprimir: Gera a versão impressa do protocolo;

• Protocolo: Exibe os detalhes completos de uma solicitação;

• Relatório: Será gerado um relatório referente aos Protocolos apresentados na tela de controle.

Figura 28

Também estão disponíveis campos de consulta para filtrar informações, como:

• Pesquisa;

• Aluno/Perfil;

• Solicitações.

Além disso, há diversos outros campos de consulta acessíveis por meio do botão Filtros, destacado na imagem abaixo:

Figura 29

Após a consulta, a tela apresenta uma lista com os protocolos encontrados, exibindo os seguintes dados:

• Nº do Protocolo;

• Perfil/Aluno;

• Protocolo;

• Data;

• Data Limite;

• Status;

• Status do Pagamento;

• Curso;

• Setor;

• Turma;

• Período Letivo;

• Ações.
  

Figura 30

Para registrar uma nova solicitação, clique no botão Nova Solicitação.

Na tela de Nova Solicitação de Protocolo, será necessário preencher os seguintes campos obrigatórios:

• Perfil: Realize a consulta pelo perfil do aluno;

• Matrícula: Informe a matrícula vinculada à solicitação;

• Tipo de Protocolo: Selecione o tipo de solicitação de protocolo desejado.

Ao realizar a consulta do perfil e da matrícula, o sistema disponibiliza os seguintes botões de ação:

• Adic. Disciplinas Matriculadas: Permite incluir disciplinas em que o aluno já está matriculado;

• Adic. Disciplinas Pendentes: Possibilita adicionar disciplinas que ainda estão pendentes de matrícula;

• Limpar Observação: Remove observações registradas anteriormente no protocolo.

Para finalizar o cadastro clique no botão Salvar.

Figura 31

6.1. Encaminhar Protocolo

Neste passo, veremos como realizar o encaminhamento de protocolos.

Na tela de Controle de Protocolos, selecione o Protocolo desejado e clique em Encaminhar.

Figura 32

Na tela de Encaminhar Solicitações de Protocolo temos alguns campos obrigatórios para preencher:

Setor: Informe o setor que irá receber o protocolo;

Status: Informe o Status do Protocolo;

Previsão de Retorno: Informe a data de previsão de retorno;

Observação: Preencha com o observação desejada.

Para finalizar clique no botão Salvar.

Figura 33

6.2. Protocolo - Opções

Na tela de Controle de Protocolo, selecione o protocolo desejado e clique em Protocolo.

Figura 34

Dentro de um protocolo, estão disponíveis algumas ações que auxiliam na sua gestão:

• Alterar Motivo: Permite modificar o motivo registrado para a solicitação;

• Anexos: Possibilita incluir documentos ou arquivos complementares ao protocolo selecionado;

• Mensagem/Observação: Permite adicionar ou editar observações e mensagens vinculadas ao protocolo;

• Detalhes da Solicitação: Disponibiliza a edição das informações detalhadas da solicitação registrada;

• Emitir Recibo: Gera um recibo referente ao protocolo, podendo ser impresso ou salvo.
  

                                                                                    Figura 35

7. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre Protocolo no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤