ENVIO DE E-MAILS

Criada por Documentação SWA, Modificado em Sex, 27 Jun na (o) 1:29 PM por Leonardo Borges

Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização do envio de e-mails. Boa leitura!

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO
2. PERMISSÕES
3. CADASTRO E CONSULTA DE E-MAIL
- 3.1. Serviço de e-mail Amazon
  - 3.1.2. Consulta de e-mail Amazon - aguardando e processados
  - 3.1.3. Validação de e-mail para serviço Amazon - portal do aluno
- 3.2. Serviço de e-mail SMTP
  - 3.2.1. Consulta de e-mail
  - 3.2.2. Lista de e-mail inválidos
4. CONFIGURAÇÃO DE CONTAS DE EMAIL DA ORGANIZAÇÃO
5. TEMPLATES DE E-MAIL
6. ENVIO DE E-MAIL
7. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

A automação desse processo permite o envio de e-mails de forma programada, personalizada e com mínima intervenção humana, otimizando o tempo e os recursos das equipes envolvidas.

Com o SWA.JACAD, as instituições podem realizar diversos tipos de comunicações com seus alunos por meio do e-mail, como: mensagens de parabéns em aniversários, envio de boletos para pagamento, informações sobre eventos, notificações de vencimento de empréstimos da biblioteca, entre outras possibilidades.

Ao longo dos próximos capítulos, exploraremos em detalhes todas as funcionalidades disponíveis no Módulo de E-mail e como elas podem ser utilizadas de forma estratégica dentro do sistema.

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso a Tela de Cadastro de E-mails aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

Figura 1

PASSO 2: Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione o Grupo de Usuário desejado. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Opções Configurações. A partir daí, será possível definir, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

Figura 2

3. CADASTRO E CONSULTA DE E-MAIL

Neste capítulo, veremos sobre o cadastro de conta e consulta de e-mails.

3.1. Serviço de e-mail Amazon

Neste passo, abordaremos sobre os serviços SWA.JACAD com a plataforma Amazon para serviços de E-mail, no qual vai permitir um envio mais rápido e direto do encaminhamento dos E-mail e também uma melhor consulta no rastreamento desses E-mails, como por exemplo, podendo identificar quando estarão na situação de Aguardando (Enviado para o Servidor da Amazon), na situação de Sucesso (Chegou ao destinatário) e a situação de Erro (Não chegou ao destinatário).

Vamos apresentar ao longo do capitulo, como realizar a criação da conta utilizando o serviço da Amazon, sobre as telas de consulta para rastreamento do E-mail enviado.

OBSERVAÇÃO: Para início da utilização dos Serviços das Contas de E-mail da Amazon no SWA.JACAD, será necessário que o cliente/usuário entre em contato com o setor suporte por meio da abertura de um Ticket solicitando em querer a utilização. Pois será necessário realizar as configurações de servidor no Ambiente Amazon da SWA Sistemas e assim podendo fazer as devidas configurações no SWA.JACAD.

PASSO 1: Para darmos inicio à utilização do uso de E-mail do serviço da Amazon, deveremos realizar o cadastro da Conta de E-mail no sistema. Para isso, é necessário acessar o Menu Módulos, navegar até E-mails, clicar em Cadastro de Contas de E-mail.

Figura 3

PASSO 2: Na tela Cadastro de Contas de E-mail, clicar no botão Inserir para habilitar os campos para o cadastro.
No campo Serviço, deverá ser marcado a opção Amazon para então habilitar os novos campos na tela, para então poderem ser preenchidas as informações da Integração sendo esses: Key, Secret, Região e Config Set.
Também para confirmar o cadastro, será necessário realizar o preenchimento da conta (para consulta em outros recursos do sistema) e o E-mail Remetente que também é importante para utilização de envio do email.
Para finalizar clique no botão Salvar da tela para cadastrar a conta no sistema.

Figura 4

PASSO 3: Ao ser cadastrado a conta de E-mail no sistema ainda será necessário realizar uma nova atividade para validação do serviço Amazon, ou seja, realizar a verificação do E-mail Remetente.
Portanto, é preciso clicar no botão Verificar E-mail Remetente, essa opção irá fazer a verificação do status do E-mail remetente cadastrado na conta, caso o E-mail já esteja verificado irá notificar com uma mensagem de sucesso.
Se o E-mail não esteja verificado, Amazon vai enviar um link de confirmação para o E-mail do remetente, deve ser clicado no link para que o mesmo seja verificado. Após clicar no link, clique novamente no botão Verificar Email Remetente para confirmar a verificação.

Figura 5

DICA: Após a confirmação do E-mail, será possível enviar os e-mails normalmente.

3.1.2. Consulta de e-mail Amazon - aguardando e processados

Para realizar a consultas desses E-mails enviados pelo Serviço da Amazon, poderão ser feitos essas consultas por meio das Telas de Consulta de E-mail Aguardando e Processados. 

Acesse pelo menu Módulos, navegue até E-mails e clique em Consulta de E-mails - Aguardando ou em Consulta de E-mails - Processados.

Figura 6

As telas de consulta da Amazon são dividas em Aguardando e Processados que listam respectivamente os e-mails que estão aguardando notificação da Amazon (se foi encaminhado ou deu erro) e os e-mails que já foram processados.
Em ambas as telas são possíveis verificar o conteúdo da mensagem ao dar dois cliques em cima do registro. Também caso tenha dado algum erro, a mensagem será mostrada logo no final da caixa de diálogo.

Figura 7 - Consulta de E-mails - Aguardando

Figura 8 - Consulta de E-mails - Processados

DICA: Na tela de Pesquisa dos E-mails de Processados, terá a coluna Reclamação ela notifica que o provedor de E-mail do destinatário gerou uma reclamação, que pode ser por ter marcado por spam até por conter vírus no E-mail.

3.1.3. Validação de e-mail para serviço Amazon - portal do aluno

Ao ser feito a configuração do serviço Amazon e também ser criado no SWA.JACAD, uma conta de E-mail e que esteja ATIVA, o sistema vai validar o status do e-mail do aluno quando o mesmo tentar acessar em sua página inicial do Portal.
Então se o e-mail do aluno estiver Pendente ou Inválido o sistema irá forçar o aluno a confirmar seu e-mail através do envio de um código para o e-mail cadastrado.
Uma vez realizando à confirmação do E-mail, o aluno voltará para o uso normal das atividades do seu Portal.

Figura 9

3.2. Serviço de e-mail SMTP

Em uma segunda opção de serviço disponível no Sistema para realização dos envios de Emails, é o serviço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).O serviço SMTP é um protocolo de transferência de E-mail simples, que vai definir a padronização das informações que identificam cada envio das mensagens de E-mail.

Nesse capitulo, vamos apresentar como realizar a criação da Conta de SMTP no sistema SWA.JACAD e também como pode ser realizado as consultas de logs dos envios dos E-mails por meio desse serviço.

OBSERVAÇÃO: Para realizar o processo de cadastro da Conta de E-mail por serviço SMTP no sistema, é necessário que a conta remetente esteja cadastrada e configurada corretamente para então inserir as informações no SWA.JACAD, tais como número da Porta, Login e senha autenticação, entre outros.

PASSO 1: Para darmos inicio no cadastro das contas de E-mail por serviço de SMTP no SWA.JACAD, será necessário acessar o menu Módulos, navegar até E-mails e clicar em Cadastro de Contas de E-mail.

Figura 10

PASSO 2: Na tela de Cadastro de Conta de E-mail, clique no botão Inserir.

No campo Serviço, deverá ser marcado a opção SMTP para então habilitar os campos na tela para então poderem ser preenchidas as informações necessárias, como por exemplo: 
Servidor SMTP, se utiliza SSL ou não, Login e Senha de Autenticação, entre outros.

Uma vez confirmado, clique no botão Salvar para confirmar o novo cadastro.

Figura 11

DICA: Para cadastro de E-mail Remetente com Serviço SMTP, no sistema já existe algumas opções para pré-cadastro disponível para auxiliar, como por exemplo, Outlook, Google Mail (Gmail) e Locaweb Corporativo. Utilize essa opção para facilitar no seu cadastro da conta de E-mail.

Figura 12

3.2.1. Consulta de e-mail

Com as contas uma vez criadas, poderá ser utilizado no dia a dia para realizar o envio de mensagens para alunos ou professores, para diferentes assuntos, podendo ser questões acadêmicas ou então financeiras.

Acesse o menu Módulos, navegue até E-mail e clique em Consulta de E-mails.

Figura 13

Na tela SMTP - Pesquisa de logs de envio de e-mails, será apresentada toda a listagem dos E-mails enviados pelo sistema, que tenha sido enviado manual ou automaticamente por contas de serviço SMTP.
Podem ser utilizados os filtros gerais e filtros acadêmicos para refinar sua consulta e então listar informações desejadas.

Figura 14

3.2.2. Lista de e-mail inválidos

Acesse o menu Módulos, navegue até E-mails e clique em Lista de E-mails Inválidos.

Figura 15

Ao dar um duplo clique no registro será possível ver o motivo que levou o e-mail a ser invalidado pelo sistema.
Nesta tela ainda é possível remover o perfil da lista, esta opção vai alterar o status do email para Pendente.
Este status vai influenciar no portal do aluno, para que quando o mesmo for confirmar seu registro de e-mail, torne para valido.

Figura 16

4. CONFIGURAÇÃO DE CONTAS DE EMAIL DA ORGANIZAÇÃO

Na tela de Configurações de Contas de E-mail da Organização, é possível definir as contas de e-mail utilizadas pelos recursos do sistema.

Figura 17

Ao clicar no botão Config. Gerais, é possível definir as contas de e-mail para Recuperação de Senha e Biblioteca.

Figura 18

5. TEMPLATES DE E-MAIL

Neste capítulo, vamos apresentar a funcionalidade de Templates de E-mail do sistema. Essa opção permite o cadastro de modelos de mensagens de texto previamente definidos, que podem ser reutilizados em diferentes módulos e recursos do sistema.

Os templates podem incluir tags do próprio SWA.JACAD, como o nome do aluno, RA, entre outras informações dinâmicas, tornando a comunicação mais personalizada. Além disso, é possível utilizar comandos HTML para personalizar o corpo da mensagem.

Acesse o menu Módulos, navegue até E-mails e clique em Templates de E-mail.

Figura 19

Clique no botão Inserir, preencha a descrição, título, a mensagem de e-mail e clique no botão Salvar.

Descrição: Informação que será utilizada para consulta no sistema, é recomendando que escreva nesse campo o que representa o objetivo do template;
Titulo: Registro que vai ser enviado como Titulo/Assunto no E-mail do Destinatário;
Mensagem: Corpo principal do E-mail com as informações para o Destinatário.

MSG. Rodapé: A mensagem de rodapé sempre será adicionada ao final das suas mensagens. Preenchimento opcional.

Figura 20

Trocar Editor: Serão habilitadas no painel do campo Mensagem, ferramentas para auxiliar na edição da mensagem, tais como deixar negrito, sublinhado, centralizar texto, entre outros.
Se clicar novamente no botão de Trocar Editor, o sistema vai voltar para o editor simples somente com o campo retirando as ferramentas de auxilio para edição da mensagem.

Figura 21

Tags para E-mail: Ao acessar a tela Tags disponíveis para e-mails, será exibido o campo Classe. Esse campo permite filtrar as tags de acordo com o módulo desejado.
As tags do sistema servem para inserir informações específicas automaticamente no corpo do e-mail, como o nome completo do destinatário, telefone, entre outros dados.
Utilizando o campo Classe, é possível refinar a busca pelas tags de acordo com o tipo de e-mail que se deseja configurar. Por exemplo, ao criar um e-mail voltado para inscritos em eventos, pode-se selecionar a classe Acadêmico – Inscrição do Evento. Com isso, serão exibidas apenas as tags relacionadas a esse contexto, facilitando a personalização da mensagem.

Figura 22

6. ENVIO DE E-MAIL

Neste capítulo, serão apresentados alguns dos recursos do sistema que podem ser configurados para o envio de e-mails.

6.1. Envio pelo perfil - teste de contas

PASSO 1: Acesse o menu Cadastro e clique em Perfil.

Figura 23

PASSO 2: Com o perfil selecionado clique no menu Perfil e selecione a opção Enviar E-mail (para teste de contas).

Essa funcionalidade permite que os usuários do sistema enviem mensagens de e-mail para um perfil específico, sendo especialmente útil para testes de novas contas ou após alterações/atualizações em contas existentes de e-mail.
Ao selecionar a opção Enviar E-mail, basta escolher a conta desejada, preencher o título e o conteúdo da mensagem e, por fim, confirmar o envio.

Figura 24

 DICA: Atualmente esse recurso não é vinculado com os templates de E-mail, ao ser utilizado, será necessário escrever a mensagem.

6.2. Envio de e-mail de boas vindas e aniversariantes

Neste passo, vamos explorar as opções de configuração de envio de e-mails de boas-vindas e também de aniversariantes.

Para configurar os templates de boas-vindas e de aniversariantes, acesse o menu Preferências navegue até Configurações clique em  Acadêmicas e em Aluno.

Figura 25

Clique na aba E-mail Boas Vindas, em que, deve ser marcada a flag Habilitar e-mail boas vindas para novos alunos, preencha um template, para finalizar clique no botão Salvar.

Quando um cadastro de aluno for realizado no sistema, esse e-mail será disparado para o mesmo. Importante que o e-mail cadastrado esteja preenchido e seja valido no ato do cadastro do aluno.

Figura 26

Para habilitar o envio de e-mail aos aniversariantes, preencha um template e clique em Salvar.

Figura 27

Para realizar o envio de e-mail aos aniversariantes, clique no menu Acadêmico, navegue até Outros e clique em Aniversariantes.

Na tela Consulta de Aniversariantes, utilize os filtros para consultar os aniversariantes e realizar o envio de feliz aniversário em lote.

Figura 28

6.3. Avisos

Acesse o menu Acadêmico, navegue até Avisos e Mensagens e clique em Aviso.

O recurso de Avisos tem como objetivo permitir que o usuário encaminhe comunicados para alunos e/ou professores sobre eventos ou notificações da instituição.

Além de serem exibidos nos portais, os avisos também podem ser enviados por e-mail para os destinatários selecionados. Para isso, basta acessar a tela de Cadastro de Avisos, criar a mensagem desejada e configurar a opção de envio por e-mail.

Caso o aviso seja destinado a alunos, também é possível marcar a opção para enviar uma cópia aos responsáveis.

Figura 29

6.4. Protocolo

Acesse o menu Acadêmico navegue até Protocolo e clique em Cadastro de Status Protocolo.

Podemos cadastrar um template de e-mail, que comunicará o aluno que o seu protocolo mudou para esse status.

Figura 30

Acesse o menu Acadêmico, navegue até Protocolo e clique em Cadastro de Protocolo.

No cadastro de protocolo, temos os fluxos de encaminhamento, que correspondem aos status do protocolo. Por exemplo, se nos fluxos de encaminhamento tivermos status como Aguardando Análise, Verificação e Concluído, e um template de e-mail estiver configurado para esses status, o aluno será notificado por e-mail sempre que houver uma mudança. Assim, caso o status mude para Concluído, o aluno será informado sobre a conclusão de sua solicitação.

Figura 31

6.5. E-course

No módulo e-course temos configurações de template de e-mail.

Acesse o menu Módulo, navegue até Captação clique em E-course e em Configuração.

Na tela Configurações da Matrícula Online, clique na aba Pré-cadastro. Marque a flag, preencha o título, a mensagem e salve.

Figura 32

Na tela Configurações da Matrícula Online, clique na aba Notificações de Matrícula.

Temos a configuração da matrícula online, como o aviso da finalização da matrícula ou os casos em que ela não é finalizada. Vale lembrar que esses templates são cadastrados na primeira tela apresentada no início desta documentação.

Figura 33

Acesse o menu Módulos, navegue até Captação, clique em E-course e em Gestão de Captação.

Figura 34

Na tela de gestão de captação do e-course, é possível enviar e-mail aos alunos, dessa forma, utilize os filtros disponíveis, selecione o aluno e clique no botão Enviar E-mail, selecione o template de email desejado e confirme o envio.

Figura 35

6.6. Processo seletivo

No processo seletivo temos as configurações de envio de template de e-mail.

Acesse o menu Módulos, navegue até Captação, clique em Processo Seletivo e em Configurações do Processo Seletivo.

Figura 36

Na tela de Configurações Gerais do Processo Seletivo clique na aba Comunicação, marque a flag e preencha os templates nos quais desejam enviar.

Figura 37

6.7. Diploma digital

Acesse o menu Módulos, navegue até eDoc-Diploma Digital e clique em Configurações.

Selecione a versão 1.05 e clique no botão Editar.

Figura 38

Na opção Configurações Gerais, estão disponíveis os templates de e-mail para RVDD, RVHE e RVCE.

Ao cadastrar um template e utilizar as Tags para e-mail, selecione a classe Registro Diploma.

Figura 39

Para enviar o diploma ao aluno, acesse o menu Módulos navegue até eDoc - Diploma Digital e depois clique em Consulta de Diplomas (Registro).

Figura 40

Na tela de Consulta de Diplomas (Registro), utilize os filtros disponíveis e clique no botão Consultar, após selecione o aluno desejado e clique no botão Enviar E-mail e clique em Diploma Digital, Histórico Digital ou Currículo Digital.

Figura 41

6.8. Financeiro individual e controle financeiro

Acesse o menu Preferências , navegue até Configurações clique em Financeiras e em Financeiro JACAD, e na tela Configurações Financeiras do Jacad vamos configurar o template de e-mail financeiro.

Figura 42

Acesse o menu Financeiro e clique em Financeiro do Aluno, na tela de Financeiro Individual realize a consulta do perfil desejado, selecione a parcela e clique no botão Enviar por E-mail.

Figura 43

Acesse o menu Financeiro e clique em Controle Financeiro, na tela de Pesquisa de Transações realize a busca com os filtros disponíveis, e clique no botão Boleto e em Enviar por E-mail.

Figura 44

6.9. Acordos financeiros

Acesse o menu Preferências navegue até Configurações clique em Financeiras e em Financeiro Gerais, clique na aba Acordo Financeiro e realize o cadastro do template de e-mail para o acordo financeiro.

Figura 45

6.10. Cartão - template email erro recorrência e confirmação de pagamento

Esta configuração de template é utilizada para o envio de avisos relacionados à recorrência e pagamento.

Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Portais e em Portal do Aluno.

Figura 46

Na tela de Configurações do Portal do Aluno, clique na aba Configs. Financeiras e em Configurações de Pagamento.

Figura 47

Template Email Erro Recorrência: Serve para avisar o aluno que ocorreu erro na recorrência do cartão, e cobrança não foi efetuada.

Template Email Confirmação Pagamento via Cartão: Comunica ao aluno que o pagamento foi realizado via cartão, quando ele efetua o pagamento de uma parcela com esse método.

Figura 48

6.11. Carta de cobrança

Acesse o menu Financeiro, navegue até Cobrança e clique em Carta Cobrança, em que, é possível vincular um template de e-mail.

Figura 49

Para realizar o envio da carta de cobrança, acesse o menu Financeiro, navegue até Cobrança e clique em Controle de Inadimplentes.

Figura 50

Na tela de Controle de Inadimplentes, utilize os filtros para realizar a consulta dos dados, selecione os alunos desejados, clique no botão Carta de Cobrança e em Enviar E-mail Carta Cobrança.

Figura 51

6.12. Automação de e-mails

Este recurso tem como finalidade de enviar mensagens para os alunos nas situações:

Com transações a vencer em X dias;
Com transações vencidas há X dias.

Acesse o menu Módulos, navegue até E-mails, e clique em Automação de E-mails.

Figura 52

Ao acessar a tela de automação, clique no botão inserir e realize o cadastro, é possível criar para transações a vencer ou vencidas.

Figura 53

7. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a envio de e-mails no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve!