Olá, cliente JACAD! Tudo bem? Conheça o Processo Seletivo, módulo que gerencia toda a jornada de ingresso do aluno, desde a captação até a matrícula. 

OBSERVAÇÃO: Caso este módulo não faça parte do seu pacote contratado e deseja adquiri-lo, entre em contato pelo e-mail suporte@swa.com.br ou pelo telefone (45) 3264-0961.

ÍNDICE

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO AO PROCESSO SELETIVO
• 2. CONTROLE DE ACESSO DO PROCESSO SELETIVO
• 3. PROCESSO SELETIVO WEB
• 4. DASHBOARD
• 5. FORMAS DE INGRESSO
• 6. CONFIGURAÇÃO
  • 6.1. Forma de Ingresso
    • 6.1.1. Forma de Ingresso - Transferência
    • 6.1.2. Forma de Ingresso - Vestibular
    • 6.1.3. Forma de Ingresso - Enem
    • 6.1.4. Forma de Ingresso - Segunda graduação
    • 6.1.5. Forma de Ingresso - Vestibular agendado
    • 6.1.6. Forma de Ingresso - Inscrição
  • 6.2. Campos de Inscrição
  • 6.3. Matrícula online
  • 6.4. Financeiro
• 7. MOTIVOS DE CANCELAMENTO
• 8. EDITAIS
  • 8.1. Avaliação - Prova Online
  • 8.2. Avaliação - Prova Presencial
• 9. AUTOMAÇÃO DE COMUNICAÇÃO
• 10. HISTÓRICO DE MENSAGENS 
• 11. LISTA DE CLASSIFICAÇÃO
• 12. ENSALAMENTO
• 13. ANÁLISE DE DOCUMENTOS
• 14. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO AO PROCESSO SELETIVO

O módulo de Processo Seletivo é uma ferramenta essencial para instituições de ensino, especialmente no ingresso de alunos em cursos de graduação. Conforme o art. 44 da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (Lei nº 9.394/1996), o acesso ao ensino superior ocorre por meio de um processo seletivo que avalia conhecimentos equivalentes ao nível do ensino médio. Essa avaliação pode ser realizada por meio do vestibular – prova elaborada pela própria instituição – ou pela nota do Exame Nacional do Ensino Médio (Enem). 

2. CONTROLE DE ACESSO DO PROCESSO SELETIVO

Para habilitar o acesso ao Processo Seletivo aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

Figura 1 

PASSO 2:  Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Mód. Mais Matrículas - Processo Seletivo. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

Figura 2

3. PROCESSO SELETIVO WEB

Acesse o menu Módulos, navegue até Mais Matrículas  e clique em Acessar Ambiente.

Figura 3

Dessa forma, você será direcionado ao portal web do sistema JACAD, onde poderá realizar os procedimentos necessários para o processo seletivo.

Figura 4

4. DASHBOARD

Acessando o Mais Matriculas, vamos percorrer pelos menus até o Processo Seletivo, e clicamos no submenu Dashboard, que oferece uma visão geral e analítica do andamento do processo.

Por meio dele, é possível visualizar diversas informações em tempo real, como:

• Quantidade de Matrículas efetivadas;

• Total de Inscritos;

• Candidatos Aguardando Pagamento;

• Evolução de Inscrições por Dia;

• Distribuição de inscritos por curso, turno ou polo (quando aplicável);

• Indicadores comparativos por etapa.

Esse painel facilita o acompanhamento dos principais indicadores do processo seletivo.

Figura 5

5. FORMAS DE INGRESSO

Ao acessar o menu Forma de Ingresso, é possível cadastrar as diferentes modalidades pelas quais o candidato poderá participar do processo seletivo, como vestibular, ENEM, transferência, segunda graduação, entre outras.

Como adicionar uma nova forma de ingresso:

Para criar uma nova modalidade de ingresso, clique no botão + Adicionar Forma de Ingresso.

Em seguida, preencha as informações solicitadas de acordo com a política da instituição, definindo os critérios e características específicos daquela forma de entrada.

Figura 6

Na tela Forma de Ingresso, informe a Forma de Ingresso e o Código INEP e depois clique em Salvar.

Figura 7

Com isso, será listado na tela de Formas de ingressos.

Figura 8

6. CONFIGURAÇÃO

Agora, clique no menu Configurações, vamos criar uma configuração para o processo seletivo, clique em +Criar nova configuração.

Figura 9

Vamos então preencher o campo Descrição, selecionar o Status e clicar em Salvar. 

Caso já tenha uma configuração criada e queira editá-la, vá em Copiar Configurações de faça a alteração e clique em Salvar.

Figura 10

Dessa forma, a nova configuração será apresentada, conforme imagem abaixo:

Figura 11

6.1. Forma de Ingresso

Com a configuração selecionada, na aba Formas de Ingresso clique em no botão +Adicionar Forma de Ingresso.

Figura 12

Ao acessar a tela Adicionar Forma de Ingresso, o primeiro passo é selecionar a Forma de Ingresso desejada no campo correspondente.

Na sequência, é necessário definir a Jornada da Forma de Ingresso, sendo apresentadas as seguintes opções:

• Transferência;

• Vestibular;

• Enem;

• Segunda Graduação;

• Vestibular Agendado;

• Inscrição.

Vale ressaltar que a jornada escolhida será responsável por definir todo o fluxo que será seguido pelo usuário durante o processo.

Figura 13

6.1.1. Forma de Ingresso - Transferência

Utilizando a jornada da forma de ingresso como Transferência.

Figura 14

Informamos então o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição temos as inscrição, Documentação, Matricula e Portal do Aluno.

Na etapa Inscrição temos as opções para marcar como:

• Inserir segunda opção de curso;
• Permitir cupom de desconto para matrícula;
• Isentar forma de ingresso.
  
  

Figura 15

Na etapa de Documentação, seria para inserir os documentos obrigatórios para serem enviados. 

Clique em + Adicionar documentos.

Figura 16

Será apresentado uma lista de documentos, selecione os documentos que gostaria que o aluno irá anexar para realizar a matrícula.

Selecione os documentos desejados e clique em Selecionar.

Figura 17

Com isso será apresentado os documentos que o aluno precisa entregar, para finalizar clique em Salvar.

Figura 18

Na etapa Matrícula devemos selecionar o formato da matrícula, se será Online ou Presencial e clique em Salvar.

Figura 19

E após estas configurações clique em Salvar, para concluir o cadastro.

6.1.2. Forma de Ingresso - Vestibular

Utilizando a jornada da forma de ingresso como Vestibular.

Figura 20

Informamos o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição do aluno temos a inscrição, Avaliação, Matricula e Portal do Aluno.

Na etapa de Inscrição temos as opções para marcar como:

• Inserir segunda opção de curso;
• Permitir cupom de desconto para matrícula;
• Isentar forma de ingresso.

Figura 21

Na etapa Matrícula devemos selecionar se o formato da matrícula será Online ou Presencial e clique em Salvar.

Figura 22

6.1.3. Forma de Ingresso - Enem

Utilizando a jornada da forma de ingresso como Enem e clique em Salvar.

Figura 23

Informamos o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição do aluno temos as Inscrição, Fórmula para nota do Enem, Matrícula e Portal do Aluno.

Na etapa Inscrição temos as opções para marcar como:

• Inserir segunda opção de curso;
• Isentar forma de ingresso.

Na opção de Período de aceitação Enem selecionamos os anos desejados e clique em Salvar.

Figura 24

Na etapa de Fórmula para nota do Enem, onde define a regra da avaliação. Monte qual seria a fórmula para definir a sua nota de aprovação e clique em Salvar.

Figura 25

Na etapa de Matrícula devemos selecionar se o formato de matrícula será Online ou Presencial e clique em Salvar.

Figura 26

6.1.4. Forma de Ingresso - Segunda graduação

Ao utilizar a jornada com a forma de ingresso definida como Segunda Graduação, finalize clicando em Salvar.

Figura 27

Informamos o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição do aluno temos a Inscrição, Documentação, Matrícula e Portal do Aluno.

Na etapa de Inscrição temos as opções para marcar como:

• Inserir segunda opção de curso;
• Permitir cupom de desconto para matrícula;
• Isentar forma de ingresso.

Figura 28

Na etapa Documentação, inclua os documentos que o aluno irá anexar para realizar a matrícula. Em seguida, clique em + Adicionar documentos. 

Figura 29

Será apresentada uma lista de documentos. Selecione aqueles que deseja que o aluno insira e, após a seleção, clique em Selecionar. 

Figura 30

Com isso será apresentado os documentos que o aluno terá que entregar ao realizar a matrícula.

Figura 31

Na etapa Matrícula devemos selecionar se o formato da matrícula será Online ou Presencial.

Figura 32

E após estas configurações clique em Salvar, para finalizar o cadastro.

6.1.5. Forma de Ingresso - Vestibular agendado

Ao utilizar a jornada com a forma de ingresso definida como Vestibular Agendado, finalize clicando em Salvar. 

Figura 33

Informamos o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição do aluno temos as inscrição, Avaliação, Matrícula e Portal do Aluno.

Na etapa de Inscrição temos as opções para marcar como:

• Utilizar classificação geral no cadastro de aluno;
• Inserir segunda opção de curso;
• Permitir que os candidatos alterem a data da prova agendada;
• Permitir cupom de desconto para matrícula;
• Isentar forma de ingresso.

Figura 34

Na etapa de Matrícula devemos selecionar se o formato da matrícula será Online ou Presencial.

Figura 35

E após estas configurações clique em Salvar, para finalizar o cadastro.

6.1.6. Forma de Ingresso - Inscrição

Ao utilizar a jornada com a forma de ingresso definida como Inscrição, finalize clicando em Salvar. 

Figura 36

Informamos o nome para exibição no portal. Na aba Etapas de Inscrição do aluno temos a inscrição, Matrícula e Portal do Aluno.

Na etapa de Inscrição temos as opções para marcar como:

• Utilizar classificação geral no cadastro de aluno;
• Inserir segunda opção de curso;
• Permitir cupom de desconto para matrícula;
• Isentar forma de ingresso.

Figura 37

Na etapa de Matrícula devemos selecionar se o formato da matrícula será Online ou Presencial.

Figura 38

E após estas configurações clique em Salvar, para finalizar o cadastro.

6.2. Campos de Inscrição

No menu Campos de Inscrição, estão disponíveis diversos submenus que organizam as informações necessárias durante o processo de matrícula do aluno. Os principais submenus são:

• Dados Pessoais;

• Documentos;

• Endereço;

• Informações Familiares;

• Educação;

• Outras Informações.

Por padrão, todos esses submenus vêm configurados com a opção Não Apresentar, ou seja, os respectivos campos não serão exibidos ao candidato no momento do preenchimento da inscrição.

Cada campo pode ser configurado individualmente com uma das seguintes opções:

• Não Apresentar: O campo não será exibido para o candidato.

• Preenchimento Opcional: O campo será exibido, mas o preenchimento não será obrigatório.

• Preenchimento Obrigatório: O campo será exibido e deverá ser obrigatoriamente preenchido pelo candidato para concluir a inscrição.

Essa configuração permite personalizar a experiência de inscrição conforme as necessidades e políticas da instituição.

Figura 39

6.3. Matrícula online

Ao acessar o menu Matrícula online, vamos nos deparar com duas flags, sendo elas:

• Bloquear alunos inadimplentes de se candidatar;
• Bloquear a matrícula online para alunos com pendências acadêmicas/financeiras.

Figura 40

6.4. Financeiro

No menu Financeiro, estão disponíveis campos de configuração essenciais para a definição de regras e integrações financeiras dentro do sistema. Os principais itens disponíveis para seleção são:

• Centro de Custo: Utilizado para classificar e controlar os lançamentos financeiros conforme áreas ou departamentos da instituição.

• Plano de Conta: Permite definir a categoria contábil associada às transações, facilitando a organização e análise dos dados financeiros.

• Gateway PIX: Integração com o provedor de pagamentos via PIX, permitindo a geração e conciliação de cobranças por esse meio.

• Gateway Cartão: Responsável pela configuração do meio de pagamento por cartão de crédito ou débito, incluindo a operadora e parâmetros técnicos.

• Gateway Boleto: Define o gateway de emissão e processamento de boletos bancários, que pode ser via sistema próprio ou integração com um parceiro (como SWA.PAY).

Figura 41

6.5. Política de Cancelamento

No menu Política de Cancelamento é possível cadastrar o texto que será exibido aos alunos no momento da solicitação de cancelamento de matrícula.

Nesse campo, a instituição pode definir e descrever suas regras, prazos, condições e procedimentos aplicáveis ao cancelamento, de forma clara e objetiva. 

Figura 42

7. MOTIVOS DE CANCELAMENTO

No Menu Motivo de Cancelamento, seria para cadastrar o motivo de cancelamento.

Figura 43

8. EDITAIS

No menu Editais temos que criar o edital clicando em +Criar edital.

Figura 44

Na estada de Dados do Edital, vamos selecionar a Configuração criada. Ao selecionar será apresentando algumas informações.

Figura 45

Nesta etapa, será necessário preencher as informações relacionadas ao edital de ingresso. Os campos obrigatórios são:

• Nome do Edital: Título que identifica o processo seletivo.

• Período Letivo: Semestre ou ano ao qual o edital está vinculado.

• Data do Edital: Data de publicação do edital.

• Visível Até: Data limite em que o edital ficará visível para os candidatos no portal.

• Divulgação dos Resultados: Data prevista para a publicação do resultado do processo seletivo.

• Status: Define o status atual do edital (ex.: Aguardando, Aberto, Concluído e Cancelado).

• Valor da Inscrição: Valor a ser cobrado para a inscrição do candidato.

• Vencimento da Inscrição: Data de vencimento do boleto de inscrição.
  
  

Além dos campos principais, estão disponíveis as seguintes flags de configuração:

• Inserir segunda opção de curso na lista de classificação por curso:
  Permite que o candidato selecione uma segunda opção de curso, que será considerada na classificação por ordem de preferência.

• Desclassificar candidato após quantidade de dias do vencimento do boleto:
  Habilita a desclassificação automática de candidatos que não realizarem o pagamento da taxa de inscrição dentro do prazo estipulado.
  
  

Após o preenchimento dessas informações, clique em Próximo para avançar à etapa de Avaliação.

Figura 46

Na etapa de Avaliação, é possível configurar o formato pelo qual os candidatos serão avaliados durante o processo seletivo. Atualmente, o sistema oferece dois tipos principais de avaliação:

• Prova Online;

• Prova Presencial.
  
  

Figura 47

8.1. Avaliação - Prova Online

A opção Prova Online refere-se à integração com o sistema Prova Online, utilizado para aplicação remota de avaliações.

NOTA: Este processo não utiliza plataformas como Canvas, Avalia ou Moodle.

Ao selecionar este tipo de avaliação, será necessário preencher os seguintes campos:

• Média Mínima para Aprovação:
  Define a nota mínima que o candidato deverá alcançar para ser considerado aprovado no processo seletivo.

• Período de Prova:
  Estabelece a janela de tempo em que o candidato poderá acessar e realizar a prova online (data de início e término).

• Selecionar a Prova Padrão:
  Esta é a prova padrão que será aplicada nos cursos para os candidatos, na etapa de ofertas é possível selecionar uma prova diferente em cada curso caso necessário.

• Quantidade de Tentativas:
  Determina o número máximo de vezes que o candidato poderá tentar realizar a prova. Após atingir esse limite, o sistema impedirá novas tentativas.
  
  

Figura 48

8.2. Avaliação - Prova Presencial

Ao selecionar o Formato para Prova Presencial as seguinte informações são apresentadas:

Nela você adiciona as avaliações, para isso clique em + Adicionar.

Figura 49

Ao realizar o cadastro de avaliação informamos o nome da avaliação, a sigla (identificação) e nota mínima desta avaliação.

Exemplo: 
 Nome: Avaliação 1;
 Identificação: AV1;
 Nota Mínima: 6.

Figura 50

Ao adicionar as Avaliações que deseja para a prova presencial, vá em Fórmula e adicione a fórmula com as Identificações e depois informe a Média mínima para aprovação e depois disto clique em Próximo.

EXEMPLO: (AV1+RED)/2

Figura 51

No tópico Ofertas devemos adicionar os cursos, clicando em +Ofertar cursos. 

Figura 52

Selecione os cursos e depois clique em Selecionar.

Figura 53

Nesta etapa, será possível configurar os cursos que farão parte do edital, definindo detalhes como turno, vagas e câmpus/polo de oferta.

Configurações disponíveis:

• Definir Turno:
  Ao clicar em Definir Turno, selecione o(s) turno(s) disponíveis para o curso (ex.: Matutino, Vespertino, Noturno).
  Além disso, é necessário informar o número de vagas disponíveis para cada turno.

• Definir Câmpus/Polo:
  Caso o curso seja ofertado em um campus ou polo específico, selecione a unidade correspondente.
  
  

Observação: Se nenhum câmpus/polo for selecionado, o curso será considerado disponível para todos os polos por padrão.

• Copiar Ofertas:
  Para facilitar o cadastro de múltiplas ofertas semelhantes, é possível utilizar a funcionalidade de cópia ou duplicação, permitindo replicar as configurações já preenchidas com agilidade.

Após configurar os cursos desejados, clique em Próximo para avançar à próxima etapa do processo seletivo.

Figura 54

No tópico Local de Prova, agora vamos adicionar o local da prova clicando em +Adicionar local de prova.

Figura 55

Primeiro vamos clicar em +Adicionar Datas, após selecione uma data e clique em +Adicionar Horários para definir os horários. 

Figura 56

Ao adicionar os horários, selecione um horário e depois definimos as salas em +Adicionar Salas e clique em Salvar, para finalizar o cadastro.

Figura 57

Ao definir o local de prova podemos prosseguir para próxima etapa clicando em Próximo.

Figura 58

Adicionamos as instruções e para finalizar clique em Salvar.

Figura 59

Figura 60

9. AUTOMAÇÃO DE COMUNICAÇÃO

O menu Automação de comunicação é responsável para automatizar mensagens que serão disparadas para os inscrito através de alguma situação que você irá definir. Para fazer isso clique em +Cadastrar automação.

Figura 61

Para fazer a automação clique em +Adicionar nova.

Figura 62

Nesta etapa, é possível configurar o envio automático de mensagens para os candidatos em momentos específicos do processo seletivo, utilizando templates de e-mail previamente cadastrados no sistema.

Selecione um template de e-mail adequado para cada etapa.

NOTA: Caso ainda não exista um template criado, consulte a documentação ENVIO DE E-MAILS para orientações sobre a criação de novos modelos. 

Etapas disponíveis para disparo automático:

• Após inscrição;

• Matrícula disponível;

• Aviso de aprovação;

• Aviso de reprovação;

• Documentos aprovados;

• Documentos reprovados;

• Aviso de prova chegando.

Cada uma dessas etapas pode ter um template personalizado, permitindo a comunicação clara, objetiva e alinhada com o processo.

As seguintes opções adicionais podem ser ativadas para ampliar o alcance da comunicação:

• Enviar mensagem também por e-mail:
  Garante que a mensagem configurada será enviada diretamente ao e-mail do candidato, além de ficar registrada no portal.

• Enviar cópia para responsáveis financeiros:
  Encaminha uma cópia da mensagem ao responsável financeiro cadastrado pelo candidato.

• Enviar cópia para responsáveis legais:
  Envia uma cópia da mensagem ao responsável legal vinculado ao candidato.

Após configurar, clique em Salvar.

Figura 63

Selecione qual deseja utilizar e clique em Salvar.

Figura 64

10. HISTÓRICO DE MENSAGENS 

O menu Histórico de Mensagens permite consultar todas as comunicações enviadas aos candidatos ao longo do processo seletivo. 

Filtros disponíveis para consulta:

• Pesquisa:
  Permite localizar mensagens digitando palavras-chave, como o nome do candidato, e-mail ou conteúdo da mensagem.

• Edital:
  Filtra as mensagens com base no edital de origem, facilitando a visualização por processo seletivo.

• Data de Envio:
  Possibilita consultar mensagens com base no período em que foram enviadas, por meio de data inicial e final.

Figura 65

11. LISTA DE CLASSIFICAÇÃO

No menu Lista de classificação selecionamos o edital que criamos.

Figura 66

Ao selecionar o edital previamente criado, o sistema disponibiliza dois submenus principais para consulta dos resultados do processo seletivo:

• Classificação Geral:
  Exibe a lista completa de candidatos classificados no processo, independentemente do curso escolhido. 
• Classificação por Curso:
  Apresenta os candidatos classificados de forma segmentada por curso, considerando o número de vagas disponíveis, as opções de curso escolhidas e os critérios de classificação definidos para cada oferta.

Figura 67

12. ENSALAMENTO

O menu Ensalamento tem como objetivo organizar a distribuição dos candidatos em salas, de acordo com a quantidade de inscritos no processo seletivo. 

Figura 68

13. ANÁLISE DE DOCUMENTOS

O menu Análise de Documentos permite à instituição avaliar os documentos enviados pelos candidatos durante o processo seletivo, com a possibilidade de deferir ou indeferir cada item individualmente. 

Figura 69

14. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o Processo Seletivo Web no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤