Olá, cliente JACAD! Tudo bem? Preparamos este guia para facilitar a configuração no sistema e o processo de cadastro da rematricula no portal do aluno de forma simples e eficiente. Aqui, você encontrará todas as orientações necessárias para garantir um processo de rematrícula mais ágil e organizado. Boa Leitura!
ÍNDICE
- 1. INTRODUÇÃO
- 2. LIBERAÇÃO DO PERÍODO DE REMATRÍCULA WEB
- 3. VALIDAÇÕES DE BLOQUEIO
- 4. CONFIGURAÇÕES REMATRÍCULA WEB
- 4.1. Validação financeira específica para portal
- 4.2. Validação de dependência específica para portal
- 4.3. Quantidade de disciplinas permitido para escolha - mínimo e máximo
- 4.4. Quantidade de períodos para avanço aos irregulares
- 4.5. Limitar o número de disciplinas para irregulares por qtde de disciplinas do período
- 4.6. Somente disciplinas do mesmo turno do aluno
- 4.7. Validar a quantidade de vagas da disciplina da turma
- 4.8. Filtrar planos de pagamento pela situação do aluno
- 4.9. Utilizar período pendente ao anterior
- 4.10. Ocultar apresentação do valor das disciplinas
- 5. CONFIGURAÇÃO FINANCEIRA - PLANO DE PAGAMENTO
- 6. TEMPLATES PARA CONTRATOS E REQUERIMENTOS PARA MATRÍCULAS E REMATRÍCULAS
- 7. VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO DO CONTRATO
- 8. IMPRESSÃO DE REQUERIMENTO DE MATRÍCULA ATRAVÉS DO PORTAL
- 9. MENSAGEM DE CONFIRMAÇÃO
- 10. CONFERINDO AS REMATRÍCULAS ACEITAS VIA PORTAL
- 11. REMATRÍCULA DE ALUNOS REGULARES
- 12. COMO CONFIGURAR UMA TURMA DE DESTINO
- 13. REMATRICULA DE ALUNOS IRREGULARES
- 14. CONCLUSÃO
1. INTRODUÇÃO
Este recurso permite que os alunos realizem sua rematrícula de forma prática e autônoma por meio do Portal do Aluno. A instituição define o período letivo de rematrícula, e os alunos realizam sua rematrícula através do portal do aluno para as novas turmas.
Pré-requisitos para a Rematrícula:
- O aluno deve possuir uma matrícula ativa em um período anterior.
- Que as turmas das rematriculas já estejam com as disciplinas ofertadas.
- Que o curso ingresso do aluno esteja em oferta em alguma das turmas de rematricula.
- Que os planos de pagamento para o novo período letivo, já estejam criados e configurados nos cursos ou turmas.
2. LIBERAÇÃO DO PERÍODO DE REMATRÍCULA WEB
Neste passo, veremos como disponibilizar o período de rematrícula para o portal do aluno.
Para realizar a configuração devemos acessar a Tela de Cadastro de Período Letivo, que pode ser acessada de duas formas:
ACESSO A: Clique no Menu de acesso rápido 'Período Letivo'.
Figura 1
ACESSO B: Clique no Menu 'Acadêmico', navegue até 'Oferta' e clique em 'Período Letivo'.
Figura 2
PASSO 1: Na Tela de 'Cadastro de Período Letivo', deve ser realizada a consulta pelo período atual e clicar na Aba 'Configurações'.
Figura 3
PASSO 2: Na Aba 'Configurações' preencha o campo 'Próximo Período Letivo', com o período letivo que será realizada a rematrícula, em que, neste exemplo será para 2025/2.
Figura 4
PASSO 3: Na Tela de 'Cadastro de Período Letivo', acesse o período letivo novo (a ser liberado para a rematrícula) e clique na Aba 'Configurações'.
Figura 5
PASSO 4: Na Aba 'Configurações' preencha o campo de 'Período para Rematrícula WEB de __/__/____ até __/__/____'. Após clique no Botão 'Salvar'.
A rematricula através do portal do aluno para este período letivo estará disponível somente no intervalo liberado aqui.
Figura 6
2.1 Liberar alunos após a data de rematrícula
Após a data final do período de rematrículas, você pode abrir exceções para determinados alunos que perderam o prazo. Sem necessidade de aumentar o prazo de forma generalizada.
PASSO 1: No período letivo usado para a rematrícula, clique na Aba de 'Configurações' e em 'Liberações'.
Figura 7
PASSO 2: Na Tela de 'Alunos Liberados para Rematrícula fora do Período', clique no Botão 'Adicionar Alunos'.
Figura 8
PASSO 3: Na Tela de 'Consulta de Alunos para Liberação para Rematrícula fora do Prazo', informe os parâmetros desejados para a consulta dos alunos, após realize a seleção dos alunos a serem liberados e clique no Botão 'Selecionar'.
Figura 9
PASSO 4: Será aberta a tela de 'Data Limite', dessa forma, escolha o prazo máximo a ser disponibilizada a rematrícula para estes alunos.
Figura 10
PASSO 5: Os alunos listados na tela terão acesso a rematrícula através do Portal do Aluno, fora do prazo geral, com limite até a data estipulada neste passo.
Nessa tela dispomos de uma flag 'Ignorar Bloqueios' para ignorar qualquer pendência do aluno. Com a flag marcada, ao aluno fazer a rematricula pelo portal, o sistema não irá validar nenhuma pendência que esse tenha.
O único bloqueio que continuará funcionando independente desse recurso de ignorar bloqueios, será a validação de disciplinas pendentes.
Figura 11
PASSO 6: Caso seja necessário remover o aluno da lista de liberações para rematrícula fora do período, selecione o aluno desejado e clique no Botão 'Remover Alunos'.
Figura 12
3. VALIDAÇÕES DE BLOQUEIO
É importante que estas configurações sejam realizadas antes do inicio das rematriculas, pois elas ditam como o mesmo se comportará no Portal.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' e em 'Acadêmico', em que, você pode verificar as configurações pelas Abas de 'Matrícula' e 'Rematrícula WEB'.
Figura 13
No Portal do Aluno as mensagens de bloqueio podem variar de acordo com o motivo do bloqueio.
A imagem abaixo ilustra a localização de uma mensagem de validação.
Figura 14
3.1 Validações de bloqueios gerais
Estas validações bloqueiam totalmente a rematrícula pelo Portal do Aluno.
Ao marcá-las as telas de aluno, matricula e financeiro indicarão alertas de pendências OU bloquearão rematrícula no desktop.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' em 'Acadêmico' e na Aba 'Matrícula'.
Figura 15
VALIDAÇÕES Estas configurações também serão utilizadas pelos fluxos de secretaria via sistema, não apenas pelo Portal do Aluno. |
| Item | Significado |
Realizar validação somente nesta Organização | Opção utilizada para casos onde existe mais de uma organização no sistema (Ex.: Graduação e Pós-graduação). Ao ativar essa flag, as validações abaixo farão conferência somente das informações do aluno nesta organização (onde ocorrerá a rematrícula). Caso essa flag esteja desativada, o Portal fará conferência de dados em todas as organizações para o aluno (como, por exemplo, inadimplência). |
Validar se o responsável financeiro está inadimplente | Ao ativar essa flag, o sistema confere a situação das parcelas do aluno vinculadas a algum responsável financeiro e bloqueia totalmente a rematricula pelo portal, caso exista algum valor inadimplente. |
Validar se o aluno possui pendências de aditamento do FIES | Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui pendências de aditamento do FIES, e bloqueia a rematrícula pelo portal. |
Validar se o aluno possui pendências de aditamento do CREDIES/IES | Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui pendências de aditamento do CREDIES/IES, e bloqueia a rematrícula pelo portal. |
| Validar se o aluno possui foto para a matrícula WEB | Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui foto em seu cadastro no sistema para a realização da rematrícula. Caso o aluno não tenha foto, uma mensagem será emitida, impossibilitando a realização da rematrícula (figura 16). |
Figura 16 | |
Validar se o aluno possui empréstimos da biblioteca no ato da matrícula | Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui empréstimos em atraso na biblioteca. A conferência é realizada no momento da tentativa de rematricula do aluno em seu Portal, e verificará se naquele momento algum empréstimo não devolvido já está em atraso. Essa conferência está vinculada aos empréstimos de materiais da biblioteca, e não deve ser confundida com multas em atraso. No caso de multas, a validação ocorre por meio das opções relacionadas ao 'Financeiro', enquanto a verificação de empréstimos em atraso está ligada especificamente à 'Biblioteca' (figura 17). Dependendo da opção selecionada no combobox, é possível escolher entre duas ações:
|
 Figura 17 | |
Validar se o aluno é maior de idade no ato da matrícula | Validação que bloqueará o procedimento de matrícula caso o aluno seja menor de idade e não tenha um responsável financeiro cadastrado (figura 18). Essa opção é valida apenas para o desktop. |
 Figura 18 | |
Validar se o aluno possui parcelas não pagas no financeiro | Ao ativar essa flag, o sistema confere a situação das parcelas do aluno e bloqueia totalmente a rematrícula pelo portal, independente da opção selecionada (figura 19). Dependendo da opção selecionada no combobox, é possível escolher entre duas ações para o JACAD desktop:
|
 Figura 19 | |
| Validar se o aluno possui retenção do ato da matrícula | Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui alguma retenção acadêmica ou financeira cadastrada manualmente para ele. A conferência é realizada no momento da tentativa de rematricula do aluno em seu Portal, e verificará se naquele momento existem alguma retenção vigente. |
| |
Validar se o aluno possui alguma dependência de disciplina | Ao ativar essa flag, o sistema verifica se o aluno possui disciplinas pendentes que ele reprovou e ainda não cursou novamente. Essa configuração é importante porque, ao ser ativada, impede completamente que alunos com dependências realizem a rematrícula (figura 20). |
Figura 20 | |
| Validar se o aluno possui pendências de documentos com a secretaria | Ao ativar essa flag, o sistema valida se existem documentos obrigatórios pendentes no cadastro do aluno (figura 21). |
 Figura 21 | |
Validar data limite para ingresso em turmas | Ao ativar essa flag, o sistema verifica a data limite para matrículas antes de permitir o ingresso na turma. Caso a data limite tenha ultrapassado será bloqueada a matrícula e rematrícula (figuras 22,23 e 24). |
Ao acessar a Tela de 'Cadastro de Turma' e clicar na Aba 'Info. Complementares', preencha a 'Data limite para matrículas'. Figura 22 Ao realizar a matrícula pelo desktop, é realizado o bloqueio.  Figura 23 Na Rematrícula web o aluno será bloqueado de prosseguir com sua rematrícula.  Figura 24 | |
4. CONFIGURAÇÕES REMATRÍCULA WEB
Neste capítulo, veremos sobre as configurações disponíveis na Aba de Rematrícula WEB.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' em 'Acadêmico', e na Aba 'Rematrícula WEB'.
Figura 25
4.1. Validação financeira específica para portal
Neste passo, veremos como é possível bloquear a rematricula pelo portal especificamente por valor mínimo devedor.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' em 'Acadêmico', e clique na Aba 'Rematrícula WEB'.
No campo 'Validar valor mínimo devedor de' preencha o valor mínimo a ser validado. Neste caso qualquer valor devedor menor que o configurado terá acesso a rematricula, e qualquer valor acima do valor configurado terá a rematrícula bloqueada pelo portal do aluno.
Figura 26
|
Figura 27
OBSERVAÇÃO: Ao desabilitar as validações gerais as telas internas do sistema (Aluno, Matrícula, Financeiro) deixarão de exibir a mensagem de inadimplência habitual.
4.2. Validação de dependência específica para portal
Neste passo, veremos como é possível bloquear a rematricula pelo portal especificamente por número máximo de dependências do aluno no curso.
Dependências são consideradas disciplinas do curso, onde o aluno reprovou e ainda não cursou novamente. Esta opção valida a rematrícula para alunos com dependências, mas não bloqueia alunos adestempo (que possuem disciplinas pendentes, anteriores ao período atual, porém não devido a reprovações.)
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' em 'Acadêmico', e clique na Aba 'Rematrícula WEB'.
Máximo de dependências p/ rematrícula: Preencha o número máximo de dependências autorizado. Neste caso qualquer quantidade de dependências menor que o configurado terá acesso a rematricula, e qualquer quantidade acima do valor configurado terá a rematrícula bloqueada pelo portal do aluno.
Figura 28
|
Figura 29
Se a opção de bloqueio geral (indicada na imagem acima) estiver habilitada o PORTAL BLOQUEARÁ TOTALMENTE A REMATRICULA mesmo que a quantidade de dependências do aluno no curso, seja inferior ao valor configurado como máximo.
Importante: Ao desabilitar as validações gerais as telas internas do sistema (Aluno, Matrícula, Financeiro) deixarão de exibir a mensagem de dependência habitual.
E também é pré-requisito que a opção de bloqueio de alunos IRREGULARES esteja desmarcada.
Figura 30
4.3. Quantidade de disciplinas permitido para escolha - mínimo e máximo
No fluxo onde o aluno escolhe as disciplinas que cursará, por padrão o Portal permite que a seleção de no mínimo 1 disciplina e não há bloqueios quanto ao máximo de disciplinas selecionadas ou seja, o aluno pode matricular-se em apenas 1 disciplina, ou pode matricular-se em todas as disciplinas ofertadas.
Para evitar transtornos de ajustes de matriculas, em casos onde o aluno fez seleção de quantidade de disciplinas inviáveis, você pode configurar o mínimo e o máximo permitido para seleção de disciplinas no portal.
- Min. disciplinas para rematrícula: Informe neste campo quantas disciplinas o aluno deve selecionar no mínimo. Neste exemplo, o aluno deve escolher no mínimo 1 disciplina.
Figura 31
- Máximo de disciplinas para cursar no período: Informe neste campo quantas disciplinas no máximo o aluno poderá selecionar. Neste exemplo, o aluno deve escolher no máximo 3 disciplinas .
Nessa opção, é possível configurar de forma geral para todas as matrizes a mesma quantidade, ou ainda você pode configurar por matriz.
Figura 32
Ao clicar no ícone de engrenagem, será aberta a Tela de 'Configuração de Disciplinas Cursadas no Período por Matriz', dessa forma, você pode configurar o máximo de disciplinas por matriz.
Figura 33
OBSERVAÇÃO: O aluno finalizará sua rematrícula selecionando qualquer quantidade de disciplinas que esteja entre estes dois valores.
O Portal apresentará uma mensagem, que estará visível até o aluno escolher o número máximo de disciplinas indicado.
Ao escolher o número máximo as demais disciplinas ficarão bloqueadas para seleção.
Figura 34
4.4. Quantidade de períodos para avanço aos irregulares
Por padrão, o fluxo do aluno IRREGULAR exibe as disciplinas pendentes do próximo período, além das disciplinas de dependência ou outras pendências que não sejam decorrentes de reprovação.
Exemplo:
O aluno está matriculado no 2º período e possui uma pendência de disciplina referente ao 1º período, anterior ao período atual, sendo então considerado um aluno irregular.
Figura 35
O aluno pode escolher somente disciplinas de período do curso igual ou inferior ao período da matrícula mais recente.
Figura 36
Para que sejam apresentadas disciplinas a frente do período do aluno, é necessário preencher o campo 'Qtde períodos p/avanço aos irregulares'.
Figura 37
No exemplo, o aluno está matriculado no 2º período. Assim, com a configuração do campo referente à 'quantidade de períodos para avanço', serão exibidos dois períodos à frente do período da matrícula mais recente, sendo então apresentado o 3º e 4º período.
Figura 38
4.5. Limitar o número de disciplinas para irregulares por qtde de disciplinas do período
Figura 39
Ao realizar a rematricula web o sistema valida a quantidade de disciplinas que o aluno pode cursar pelo período.
Figura 40
Ao inserir uma quantidade maior de disciplinas que ultrapasse o limite do seu período, a rematrícula apresentará uma mensagem informando que você excedeu o limite máximo de disciplinas neste período.
Figura 41
4.6. Somente disciplinas do mesmo turno do aluno
Por padrão o fluxo de aluno IRREGULAR apresenta disciplinas pendentes do aluno para rematricula de TODAS as turmas que as ofertam no novo período letivo.
Exemplo:
Figura 42
Para que o aluno visualize somente disciplinas ofertadas em turmas do mesmo TURNO que o turno do aluno, é necessário habilitar a flag 'Apresentar somente disciplinas do turno aos irregulares'.
Figura 43
Com esta opção marcada, as disciplinas apresentadas serão SOMENTE AS DO MESMO TURNO DO ALUNO.
Figura 44
4.7. Validar a quantidade de vagas da disciplina da turma
Ao ativar essa flag, o sistema não deve permitir que o aluno se matricule na disciplina caso tenha excedido o seu número de vagas disponíveis.
Neste exemplo selecionamos uma disciplina que possui apenas 1 vaga e já possuímos um aluno matriculado, dessa forma, não tendo mais vagas disponíveis nessa disciplina.
Figura 45
Ao acessar a rematricula web, selecionamos a disciplina que não possui mais vagas disponíveis.
Figura 46
Será apresentada uma mensagem informando ao aluno que não há mais vagas para a disciplina, e que precisa selecionar outra disciplina em oferta.
Figura 47
OBSERVAÇÃO: Caso a instituição utilize turma de destino, e não tenha mais vagas disponíveis em alguma disciplina, será apresentada uma mensagem ao aluno informando que as vagas da disciplina já foram preenchidas, e o mesmo não irá conseguir prosseguir com a rematrícula.
Figura 48
4.8. Filtrar planos de pagamento pela situação do aluno
Ao utilizar a configuração de 'Filtrar Planos de Pagamento pela Situação do Aluno', você pode utilizar para os alunos regulares a turma de destino, em que, será utilizado um valor fixo, e para os alunos irregulares que farão a seleção de suas disciplinas será utilizado o valor por disciplina.
Figura 49
Criado o plano de pagamento para alunos regulares, com o valor fixo.
Figura 50
Criado o plano de pagamento para alunos irregulares, sendo realizado por valor disciplina.
Figura 51
Na Tela de 'Cadastro Plano de Pagamento' na Aba 'Mais Configs.' na seção 'Rematrícula', é necessário marcar se esse plano de pagamento será para alunos Regulares ou Irregulares.
Figura 52
ALUNO REGULAR:
No nosso exemplo selecionamos um aluno com situação regular.
Figura 53
Ao realizar a rematrícula web, podemos observar que é apresentada a turma de destino do aluno e o plano de pagamento com o valor fixo (integral).
Figura 54
ALUNO IRREGULAR:
Selecionamos uma aluna com situação irregular, ou seja, que possui dependências de disciplinas.
Figura 55
Ao realizar a rematrícula web, o aluno irregular poderá selecionar suas disciplinas, e o valor do plano de pagamento se dará pela soma dos valores das disciplinas.
Figura 56
Os valores irão buscar da Tela de Cadastro de turma, nos valores configurados para cada disciplina.
Figura 57
4.9. Utilizar período pendente ao anterior
A configuração 'Utilizar Período Pendente ao Anterior' irá dar preferência para os períodos pendentes anteriores ao período cursado do aluno, como o mostrado na imagem abaixo:
Figura 58
Ao marcar esta opção, o sistema irá fazer a seguinte validação na situação acadêmica do aluno:
- Irá verificar se existe alguma disciplina pendente que a ordem do período seja menor que a do período que irá cursar, exemplo: se for o 3º, irá procurar pelo 1º ou 2º;
- Caso encontre algo, irá verificar se a pendência é apenas por ele não ter cursado elas, não podendo ter sido reprovado em nenhuma delas;
- Caso as disciplinas sejam apenas pendentes, o sistema irá mostrar a relação de disciplinas como sendo a turma de destino (figura 59);
- Caso existam reprovações, o portal irá mostrar a relação de disciplinas pendentes para o aluno escolher quais ele vai querer cursar (figura 60).
Figura 59 - Visão do aluno que não cursou as disciplinas do período anterior.
Figura 60 -Visão para alunos com dependências.
4.10. Ocultar apresentação do valor das disciplinas
Nas Configurações Acadêmicas, marcada a opção de 'Ocultar apresentação do valor das disciplinas'.
Figura 61
Com a Flag desmarcada, ao realizar a rematrícula WEB a coluna valor é apresentado nas disciplinas.
Figura 62
Ao marcar a configuração, a coluna de valor das disciplinas não será mais apresentada no portal.
Figura 63
4.12. Validação para bloquear alunos irregulares
Considera-se aluno IRREGULAR aquele que deve disciplinas SEJA DEPENDÊNCIA ou ADESTEMPO.
Nesta situação é validado mais do que reprovações, confere-se qualquer disciplinas que o aluno possui como pendente antes do período do curso atual ou seja, alunos que não são considerados REGULARES.
Você pode conferir a lista de alunos IRREGULARES no procedimento de REMATRICULA WEB por este caminho:
Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Matrícula', clique em 'Matrícula WEB' e em 'Analise de Rematrículas - Secretaria'.
Figura 64
Na Tela de 'Análise de Rematrículas - Secretaria', informe os parâmetros para consulta, em que, neste exemplo vamos informar o período letivo anterior e o período letivo de rematrícula.
Figura 65
A tela listará alunos que possuíam matrícula no período letivo anterior e que sua situação para o mesmo curso no período letivo da rematrícula:
- Alunos que já estão REMATRICULADOS;
- Alunos IRREGULARES.
- Alunos REGULARES.
Figura 66
Caso marque a opção de bloqueio para irregulares, os alunos listados como DESPERIODIZADOS nesta tela serão bloqueados na rematrícula pelo portal.
Para bloquear os irregulares é necessário marcar a opção 'Não permitir a rematrícula para alunos irregulares'.
|
Figura 67
5. CONFIGURAÇÃO FINANCEIRA - PLANO DE PAGAMENTO
A rematrícula Web trabalha exclusivamente com Planos de Pagamento, que precisam estar previamente configurados para uso no período letivo onde ocorrerão as rematrículas.
As 2 opções abaixo devem ser MARCADAS SEMPRE:
- Utiliza Planos de Pagamento na rematrícula WEB.
- Atualizar Contrato no Aceite Online.
Figura 68
5.1. Gerar parcelas e boletos ao final da rematrícula
O portal pode simplesmente gerar ou atualizar o contrato da rematrícula, sem gerar as parcelas e os boletos (que neste caso serão gerados manualmente pela equipe da instituição posteriormente, em lote ou aluno por aluno).
Para seguir esta opção DESMARQUE as configurações relacionadas abaixo, dessa forma, nenhuma parcela será gerada, mas o contrato da rematrícula ficará gerado e/ou vinculado a rematrícula feita pelo aluno.
Figura 69
|
Para gerar apenas a 1ª parcela do contrato do aluno, você pode utilizar as seguintes opções:
Gerar 1ª parcela no ato da matrícula: Ao marcar essa opção será gerada apenas a 1ª parcela do contrato do aluno.
Gerar boleto da primeira parcela ao finalizar a matrícula: Ao marcar essa opção será gerado o boleto da 1ª parcela.
Cedente 1ª parcela: Informe o método de recebimento que será utilizado na geração do boleto da 1ª parcela.
Figura 70
Ao finalizar a rematrícula, será gerada a 1ª parcela do contrato e o boleto
Figura 71
Para gerar as parcelas do contrato do aluno ao finalizar a matrícula, você pode utilizar as seguintes opções:
Gerar parcelas do contrato ao finalizar matrícula: Se marcar esta opção gerará e/ou vinculará o contrato a rematrícula e também gerará todas as parcelas de acordo com o plano de pagamento escolhido. Se desmarcar esta opção nenhuma parcela será gerada, mas o contrato da rematrícula ficará gerado e/ou vinculado a rematrícula feita pelo aluno.
Gerar boletos de todas as parcelas ao finalizar a matrícula: Se marcar essa opção será gerado o boleto de todas as parcelas. Se desmarcar essa opção e manter a outra marcada, gerará as parcelas mas não gerará os boletos delas.
Cedente Padrão: Informe o método de recebimento que será utilizado na geração das parcelas.
Figura 72
Ao finalizar a rematrícula, será gerada todas as parcelas do contrato e os boletos.
Figura 73
Habilitando a opção 'Apresentar boleto ao finalizar a matrícula', o Portal do Aluno apresentará o boleto da 1º parcela na tela de confirmação após o aceite.
|
Figura 74
Ao finalizar a rematrícula o boleto será apresentado no Portal.
Figura 75
Para gerar as parcelas do contrato do aluno ao ativar a matrícula, você pode utilizar as seguintes opções:
Gerar parcelas do contrato ao ativar a matrícula: Se marcar esta opção gerará e/ou vinculará o contrato a rematrícula e também gerará todas as parcelas de acordo com o plano de pagamento escolhido, após a ativação da matrícula. Se desmarcar esta opção nenhuma parcela será gerada, mas o contrato da rematrícula ficará gerado e/ou vinculado a rematrícula feita pelo aluno.
Gerar boletos ao ativar a matrícula: Se marcar essa opção será gerado o boleto de todas as parcelas, após a ativação da matrícula. Se desmarcar essa opção e manter a outra marcada, gerará as parcelas mas não gerará os boletos delas.
Cedente Padrão: Informe o método de recebimento que será utilizado na geração das parcelas.
Figura 76
Quando a matrícula do aluno for alterada para ativa, as parcelas e boletos serão gerados.
Figura 77
As parcelas e boletos serão gerados para o aluno.
Figura 78
5.2. Marcar contrato como entregue através do portal
Ao clicar em Aceito, no final do procedimento de rematrícula web, o contrato da rematrícula pode continuar como PENDENTE para ser assinado e/ou entregue pelo aluno na instituição, ou pode ser marcado como ENTREGUE, indicando que não haverá contrato ou adendo de contrato, fisicamente.
|
Com esta opção marcada, ao aluno ACEITAR a rematrícula Web, o contrato vinculado a rematrícula será marcado como ENTREGUE.
Figura 79
No portal do aluno após a rematrícula ser registrada, é apresentada a opção para 'Aceito Contrato'.
Figura 80
O contrato vinculado a esta rematrícula será marcado como ENTREGUE.
Figura 81
5.3. Permitir apenas aceite do contrato na rematrícula
Ao utilizar a opção de Permitir apenas aceite do Contrato na Rematrícula, será necessário que a instituição realize a rematrícula do aluno via desktop, dessa forma, o aluno apenas dará o aceite do contrato pelo portal do aluno.
Na Tela de 'Configurações Acadêmicas' marcada a opção 'Permitir apenas aceite do contrato na rematrícula', e assim que o aluno realizar o aceite você já pode configurar para que o contrato seja marcado como entregue com a opção 'Marcar Contrato como entregue no Aceite'.
Figura 82
Caso a flag esteja marcada e a instituição não realizou a rematrícula via desktop será apresentada uma mensagem informativa ao aluno.
Figura 83
Realizamos a matrícula do aluno via desktop.
Figura 84
Quando o aluno acessar em seu portal para realizar a rematrícula, o mesmo será direcionado apenas para realizar o Aceite do Contrato.
Figura 85
5.4. Vencimento da 1ª parcela com base na última mensalidade
Ao utilizar essa opção as parcelas do novo contrato serão geradas com base na última mensalidade do aluno.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmica' e em 'Acadêmico'. Clique na Aba 'Rematrícula WEB', e marque a opção 'Vencimento da 1ª parcela com base na última mensalidade'.
Figura 86
Se ela estiver marcada, somente na rematrícula web, o vencimento das novas parcelas deve ser calculado com base na última parcela de referência com uma matricula, ou seja, se o aluno tem uma mensalidade que vence no dia 30/06/2025, ao fazer sua rematrícula pelo portal do aluno, o sistema irá calcular o vencimento das parcelas do novo contrato com base na última mensalidade, acrescentando um mês. Neste caso, acrescentando um mês ao dia 30/06/2025, o aluno terá como vencimento inicial de suas parcelas o dia 30/07/2025.
Lembrando que para que o sistema calcule o vencimento de forma dinâmica, no plano de pagamento a seguinte opção precisa estar marcada.
Figura 87
Por exemplo, olhando o financeiro da aluna, temos como vencimento da última parcela de mensalidade, ou seja, que tem referência matricula, na data 15/09/2025.
Figura 88
Neste caso, o sistema irá acrescentar um mês a data da última parcela, resultando em 15/10/2025.
Figura 89
Ao finalizar a rematrícula, as parcelas serão geradas conforme apresentado no portal.
Figura 90
6. TEMPLATES PARA CONTRATOS E REQUERIMENTOS PARA MATRÍCULAS E REMATRÍCULAS
A configuração do template é pré-requisito para que o contrato, requerimento seja apresentado na rematrícula, conforme configuração realizada pela instituição.
OBSERVAÇÃO: Para você criar o documento é necessário, que acesse o nosso recurso de Repositório de Documentos, acessado pelo Menu 'Módulos', clique em 'Repositório de documentos' e em 'Documentos'. Com esse recurso, a própria instituição pode criar modelos de contratos personalizados, garantindo mais autonomia na elaboração e disponibilização desses documentos no sistema.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmica' e em 'Acadêmico'. Clique na Aba 'Rematrícula WEB', e marque a opção 'Utilizar documentos personalizados como contrato de matrícula'.
Figura 91
Dessa forma, você pode configurar um modelo de template 'padrão', ou seja, que será o mesmo modelo de contrato para todos os cursos.
Figura 92
A outra opção é realizar a configuração do template por matriz curricular, dessa forma, clique na opção 'Configurar Req. de Matrícula, contrato ou aditivo por matriz'.
Figura 93
Será aberta a Tela de 'Configuração do documento do Contrato de Matrícula por Matriz', em que, você pode adicionar os documentos por matriz, sendo: Contrato de Matrícula, Contrato de Rematrícula e o Requerimento de Matrícula.
É possível Adicionar ou Remover os documentos pelos botões disponíveis na parte inferior da tela.
Figura 94
7. VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO DO CONTRATO
No fluxo da rematrícula web o contrato pode ou não ser apresentado ao aluno.
|
Para que o contrato seja apresentado ao aluno, é necessário marcar a flag 'Permitir impressão do contrato na rematrícula WEB'.
Figura 95
Na etapa de confirmação da rematrícula, o contrato é disponibilizado para que o aluno possa visualizá-lo.
Figura 96
Após o 'Aceite de Contrato', é apresentada a opção para realizar a impressão do contrato.
Figura 97
Com a opção desabilitada:
Em nenhuma das etapas de rematrícula será apresentado o contrato para visualização em tela ou para download, neste exemplo antes de realizar o 'Aceite de Contrato'.
Figura 98
Após o 'Aceite de Contrato', também não será apresentado o contrato para visualização em tela ou para download.
Figura 99
8. IMPRESSÃO DE REQUERIMENTO DE MATRÍCULA ATRAVÉS DO PORTAL
No fluxo da rematrícula web o requerimento pode ou não ser apresentado ao aluno.
|
Para que o contrato seja apresentado ao aluno, é necessário marcar a flag 'Permitir impressão do Requerimento de Matrícula'.
Figura 100
Na etapa de confirmação da rematrícula, o aluno pode realizar a impressão do requerimento de matrícula.
Figura 101
Após o Aceite do Contrato, também é disponibilizado a opção para impressão do requerimento de matrícula.
Figura 102
Com a opção desabilitada:
Em nenhuma das etapas de rematrícula será apresentado o requerimento de matrícula para visualização em tela ou para download, neste exemplo antes do 'Aceite de Contrato'.
Figura 103
Após o 'Aceite de Contrato', também não será apresentado o requerimento para visualização em tela ou para download.
Figura 104
9. MENSAGEM DE CONFIRMAÇÃO
A instituição pode realizar a configuração de uma mensagem de confirmação, que será apresentada ai final da rematrícula para o aluno.
Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmica', e em 'Acadêmico'.
Figura 105
Na Tela de 'Configurações Acadêmicas', clique na Aba 'Mensagem Rematrícula WEB', e realize o cadastro da mensagem desejada, após clique no Botão 'Salvar'.
Figura 106
A mensagem aqui configurada será apresentada após a etapa de confirmação, no final do procedimento da rematrícula do aluno.
Figura 107
OBSERVAÇÃO: Caso não configure o texto de confirmação, o Portal apresentará um texto padrão.
Figura 108
10. CONFERINDO AS REMATRÍCULAS ACEITAS VIA PORTAL
Quando o aluno clica no botão de Aceite na etapa de Confirmação (último passo), o IP da rede utilizada pelo aluno no acesso ao Portal (no momento do aceite) é listado no SWA.JACAD.
Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Matrícula', e clique em 'Controle de Matrícula'.
Figura 109
Na Tela de 'Pesquisa de Matrícula', informe os parâmetros desejados para a consulta, neste exemplo vamos utilizar o período letivo.
Dessa forma, você deve conferir as seguintes informações:
- A coluna 'IP Aceite Contrato' indicará o IP de rede do momento do aceite pelo aluno.
- A coluna 'Data Aceite Contrato' indicará a data e hora em que o aluno clicou no botão de Aceite da última etapa da rematrícula.
Figura 110
11. REMATRÍCULA DE ALUNOS REGULARES
Considera-se aluno REGULAR aquele que NÃO possui dependências e/ou pendências de disciplinas passadas.
Nesta situação é validado mais do que reprovações, confere-se qualquer disciplina que o aluno possui como pendente antes do período do curso atual.
No exemplo abaixo o aluno está matriculado em disciplinas do 2º período, e neste curso não possui nenhuma disciplina pendente ou em dependência, no período matriculado ou nos períodos anteriores do mesmo curso.
Figura 111
O aluno é regular do turno Noturno, que está terminando o 2º período e deve ser rematriculado no 3º período de Agronomia.
Podemos observar que no período referente a rematricula, no curso do aluno, temos três turmas de 3º período sendo ofertadas, sendo duas turmas para o turno noturno e uma turma para o matutino.
Figura 112
Ao acessar o Portal do Aluno e clicar no Menu 'Secretaria' e em 'Rematricula', serão apresentadas as três turmas para rematrícula.
Figura 113
Dessa forma, o aluno visualizará as 3 opções de turmas para escolha:
O aluno não pode desmarcar as disciplinas, no entanto como é ofertado mais de 1 turma, o aluno pode escolher em qual das turmas deseja cursar.
Por padrão o Portal trará a 1ª turma já selecionada, caso deseje alterar, basta selecionar uma das demais turmas apresentadas. Ao trocar a seleção da turma, todas as disciplinas obrigatórias seguirão a seleção de turma realizada ou seja, não é possível escolher disciplinas em turmas diferentes.
Figura 114
11.1. Disciplinas optativas para alunos regulares
Quando a turma oferta disciplinas optativas, o Portal apresentará as disciplinas ofertadas para seleção.
As disciplinas obrigatórias estarão marcadas, sem opção para desmarque.
As disciplinas optativas estarão desmarcadas.
Figura 115
O aluno deve escolher qual das disciplinas optativas ofertadas no mesmo grupo de Optativas, cursará.
É possível escolher apenas uma disciplina por Grupo de Optativas.
Ao lado do nome da disciplina, entre parênteses, é apresentado o nome do Grupo de Optativas ao qual a disciplina pertence.
Figura 116
11.2. Turma de destino para alunos regulares
Quando existe oferta de várias turmas do mesmo período do curso e de mesmo Turno, é possível configurar de antemão a turma de destino do aluno regular para que não apresente todas as turmas ofertadas.
Exemplo:
No período letivo anterior o aluno cursou na TURMA A do turno Noturno. E para manter organizada a distribuição de alunos, desejamos que este aluno faça rematrícula somente na TURMA A ou seja, o PORTAL NÃO DEVE apresentar a opção de outras turmas do mesmo turno e período do curso, como visto no tópico anterior.
Figura 117
Para este formato, é necessário habilitar a configuração de turma de destino, dessa forma, acesse:
Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' e em 'Acadêmico'. Clique na Aba 'Rematrícula WEB', e habilite a configuração 'Apresentar somente turma destino aos alunos regulares'.
Figura 118
|
Com a turma de destino configurada o aluno será direcionado para a turma informada.
Figura 119
11.3. Habilitar seleção de disciplinas para aluno regular
Esta opção transforma o fluxo da rematrícula web dos alunos REGULARES para o mesmo fluxo de rematrícula web dos alunos IRREGULARES.
Com essa opção marcada, mesmo sendo um aluno regular o portal apresentará a lista de disciplinas para que o próprio aluno selecione as disciplinas, turnos e turmas conforme sua escolha.
Para habilitar este recurso selecione a opção 'Habilitar seleção de disciplinas para alunos regulares'.
DICA: Ao escolher este fluxo, o Portal NÃO utilizará turmas de destino.
Figura 120
No exemplo abaixo selecionada uma aluna regular, ou seja, que não possui dependência, ou disciplinas pendentes anteriores ao período matricula do curso.
Figura 121
Ao acessar a rematrícula web, serão apresentadas as disciplinas para que o aluno possa selecionar.
Figura 122
Ao clicar no Botão 'Matricular-se', serão apresentadas as disciplinas em oferta, para que o aluno possa selecionar.
Figura 123
12. COMO CONFIGURAR UMA TURMA DE DESTINO
Neste passo, veremos sobre a configuração das turmas para a realização da rematrícula por turma de destino. A turma de destino permite direcionar o aluno para o próximo período a ser cursado. Por exemplo, um aluno matriculado no 1º Período A pode ser encaminhado diretamente para o 2º Período A.
Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Matrícula', clique em 'Configurações' e em 'Configurações Turma de Destino'.
Figura 124
Na Tela de 'Rematrícula - Configuração de Turma de Destino', clique no Botão 'Consultar' e selecione o período letivo anterior.
Figura 125
Ao selecionar o período letivo anterior serão listadas as turmas do último período letivo.
Figura 126
Selecione a turma anterior e clique no Botão 'Alterar Turma de Destino'.
Figura 127
Na Tela de 'Consulta de Turmas', serão listadas as turmas do próximo período letivo. Selecione a turma escolhida para destino da anterior e clique no Botão 'Selecionar'.
Figura 128
Com uso de turmas de destino o aluno que neste exemplo cursou a turma 'Agronomia - 1º P' em 2025/1, visualizará no seu Portal para rematrícula somente a turma 'Agronomia - 2º Período', conforme configurado neste passo.
|
Figura 129
OBSERVAÇÃO: Caso tenha informado alguma turma de destino indevidamente, você pode utilizar a opção 'Remover Turma Destino' e realizar o procedimento acima para vincular a turma correspondente.
13. REMATRICULA DE ALUNOS IRREGULARES
Considera-se aluno IRREGULAR aquele que deve disciplinas SEJA DEPENDÊNCIA ou ADESTEMPO.
Nesta situação é validado mais do que reprovações, confere-se qualquer disciplinas que o aluno possui como pendente antes do período do curso atual ou seja, alunos que não são considerados REGULARES.
No exemplo abaixo o aluno é IRREGULAR pois é dependente em uma disciplina, pois reprovou e ainda não cursou novamente.
Figura 130
No exemplo abaixo o aluno é IRREGULAR pois apesar de não possuir dependências, NÃO cursou 1 disciplina, que se encontra com status pendente ainda.
Figura 131
No procedimento de rematrícula web para alunos IRREGULARES, o aluno visualizará as disciplinas pendentes para escolha de quais deseja cursar neste período letivo.
Figura 132
13.1. Habilitar turma de destino para aluno irregular
Esta opção transforma o fluxo da rematrícula web dos alunos IRREGULARES para o mesmo fluxo de rematrícula web dos alunos REGULARES.
|
Para habilitar este recurso selecione a opção 'Apresentar somente turma de destino aos alunos irregulares'.
Figura 133
No exemplo abaixo, mesmo o aluno possuindo dependências e/ou pendências em disciplinas do 1º período, ele pode unicamente realizar sua rematricula na turma configurada como destino e EM TODAS AS DISCIPLINAS DESTA TURMA.
Figura 134
13.1.1. Controlar dependências para avançar no período - turma de destino
Para realizar o controle de dependências para avançar no período, é necessário que a instituição utilize turmas de destino.
Dessa forma, precisam ser habilitar as seguintes opções:
- Apresentar somente turma de destino aos alunos regulares;
- Apresentar somente turma de destino aos alunos irregulares;
- Controlar dependências para avançar no período;
- Máx. dependências p/ avançar de período;
- Máximo de dependências p/ rematrícula.
Figura 135
Ao clicar na engrenagem é possível realizar a configuração para controlar as dependências por tipo de disciplina.
A primeira opção, habilita o recurso e torna os campos de valor máximo obrigatórios.
Os campos referentes ao máximo de dependências nas modalidades: presencial, semi presencial e EAD deve ser preenchidos com os devidos valores.
A ação de bloqueio, irá definir, o que será feito, caso o aluno ultrapasse o limite de dependências, em disciplinas de alguma modalidade, conforme o configurado. Ou seja, caso o limite de dependências na modalidade presencial seja 1, e o aluno possuir duas dependências nesta modalidade, a ação de bloqueio será aplicada.
Figura 136
Realizamos a configuração da turma de destino, em que, foi selecionado um aluno que estava no 2º período de Agronomia, e foi configurado a turma do 3º período como destino.
Figura 137
Rematricula com 3 dependências: Foi selecionada uma aluna que possui 3 reprovações, sendo o que estava habilitado para se tiver mais do que 2 dependências, faça a rematrícula somente das disciplinas de Dependência.
Figura 138
Nessa rematricula web, o aluno consegue selecionar as disciplinas de Dependência que deseja cursar no mesmo período, ou seja, no primeiro período do curso.
Figura 139
A matrícula foi realizada somente nas disciplinas que foram selecionadas.
Figura 140
Rematricula com 1 dependências: Neste exemplo, vamos realizar a rematrícula web de uma aluna que possui menos de 3 dependências.
Figura 141
Dessa forma, será apresentada a turma de destino, mais as disciplinas de dependência que o aluno irá cursar.
Figura 142
A matrícula foi realizada nas quatro disciplinas do terceiro período mais uma dependência.
Figura 143
13.1.1.1. Selecionar por padrão disciplinas pendentes - turma de destino
Neste passo, veremos como deixar as disciplinas pendentes selecionadas por padrão, essa configuração é utilizada junto a configuração de controlar dependências para avançar no período e com turma de destino, como visto no tópico anterior.
Figura 144
Na Tela de 'Configurações Acadêmicas' na Aba de 'Mensagem Rematrícula WEB', é possível que seja cadastrada uma mensagem de instrução para alunos que possuem pendências em disciplinas, seja por dependência ou disciplinas que o aluno possui como pendente antes do período atual, lembrando que você pode utilizar tags HTML.
Figura 145
No nosso exemplo a aluna possui 2 reprovações (dependências) e 1 disciplina pendente(ainda não cursada).
Figura 146
Ao realizar a rematricula WEB, no painel de Disciplinas Pendentes será apresentada a mensagem de instrução, e como podemos observar as disciplinas já virão selecionadas por padrão, neste caso, se o aluno não desejar cursar alguma disciplina, ele terá apenas que desselecionar a disciplina.
Figura 147
13.2. Controlar dependências para avançar no período de alunos irregulares - seleção de disciplinas
Na Tela de Configurações Acadêmicas, no campo de 'Máx. dependências p/avançar de período', clicar no ícone de engrenagem.
Figura 148
Será aberta a Tela de 'Exceção para progressão de série na rematricula'.
A primeira opção, habilita o recurso e torna os campos de valor máximo obrigatórios.
Os campos referentes ao máximo de dependências nas modalidades: presencial, semi presencial e EAD deve ser preenchidos com os devidos valores.
A ação de bloqueio, irá definir, o que será feito, caso o aluno ultrapasse o limite de dependências, em disciplinas de alguma modalidade, conforme o configurado. Ou seja, caso o limite de dependências na modalidade presencial seja 1, e o aluno possuir 2 dependências nesta modalidade, a ação de bloqueio será aplicada.
Figura 149
Selecionamos uma aluna que possui 2 reprovações, com a configuração realizada acima, a rematrícula da aluna deve ser bloqueada.
Figura 150
Ao acessar o Portal para realizar a rematrícula, será apresentada uma mensagem de bloqueio ao aluna, em que, dessa forma, ele deverá procurar a secretaria acadêmica.
Figura 151
Agora realizada a configuração da ação de bloqueio para 'Não apresentar disciplinas da próxima série'.
Figura 152
Ao utilizar essa configuração o aluno poderá realizar a rematrícula apenas nas disciplinas de dependência até o período atual do mesmo.
Figura 153
13.3. Modificação de disciplinas após rematrícula - aluno irregular
Para habilitar a opção de Modificação de Disciplinas é necessário acessar o Menu 'Preferências', navegar até 'Usuários e Permissões' e clicar em 'Permissões'.
Na sequência informe o grupo de usuário desejado e clique em 'Opções – Configurações' e marque a opção 'Configurações da modificação de Disciplinas da Matricula no Portal do Aluno'.
Figura 154
ACESSO A: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Matrícula' e clique em 'Modificação de Disciplinas da Matrícula (Portal)'.
Figura 155
ACESSO B: Clique no Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmica' e em 'Acadêmico'.
Na Tela de 'Configurações Acadêmicas' clique na Aba 'Rematrícula WEB' e em 'Configuração para Modificação de Disciplinas após Rematrícula'.
Figura 156
Na Tela de 'Configuração de Modificação de Disciplinas da Matrícula', deve ser marcada a flag 'Habilitar essa funcionalidade', na sequência selecione o período letivo e clique no Botão 'Editar'.
Figura 157
Será aberta a Tela de 'Período de Vigência', informe a data de inicio e término, para que o aluno possa realizar a edição das disciplinas após realizada a rematrícula.
Figura 158
Para habilitar o acesso ao aluno no Portal, é necessário acessar o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Portais' e em 'Portal do Aluno'.
Na Tela de 'Configurações do Portal do Aluno' clique na Aba 'Config. Menu' e marque a opção 'Modificação de disciplinas'.
Figura 159
Na Rematrícula WEB, o aluno realiza o procedimento de selecionar as disciplinas que deseja cursar.
Figura 160
Na próxima etapa, é necessário que o aluno realize o aceite do contrato.
Figura 161
Após o aluno realizar a sua rematrícula e realizar o aceite do contrato, será apresentada a opção para Modificação de disciplinas da Matrícula, para acesso clique no Botão 'Editar Disciplinas'.
Figura 162
Na Tela de 'Modificação de Disciplinas da Matrícula', o aluno poderá adicionar ou remover disciplinas da matrícula.
Figura 163
Dessa forma, a matrícula do aluno será atualizada conforme disciplinas selecionadas pelo aluno.
Figura 164
14. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre a Rematrícula WEB. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
Este artigo foi útil?
Que bom!
Obrigado pelo seu feedback
Desculpe! Não conseguimos ajudar você
Obrigado pelo seu feedback
Feedback enviado
Agradecemos seu esforço e tentaremos corrigir o artigo