Olá, cliente JACAD! o recurso de Matrícula com Bloqueio é uma opção para que a instituição possa realizar o bloqueio de alunos devido a alguma pendência.

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO 
• 2. PERMISSÕES 
• 3. CADASTRO MOTIVO BLOQUEIO MATRÍCULA
• 4. CONFIGURAÇÕES
  • 4.1. ABA CONFIGURAÇÃO GERAL
  • 4.2. ABA MATRIZES NÃO APLICÁVEIS
• 5. BLOQUEIO MANUAL - TELA DE CADASTRO DE MATRÍCULA
• 6. BLOQUEIO DE MATRÍCULA NO PORTAL DO ALUNO
  • 6.1. REMATRÍCULA
  • 6.2. CONFIGURAÇÃO DO BLOQUEIO NO PORTAL DO ALUNO
  • 6.3. AVISO DE MATRÍCULA BLOQUEADA
  • 6.4. MENUS BLOQUEADOS
• 7. TELA DE PESQUISA DE MATRÍCULA COM BLOQUEIO
• 8. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO 

A Matricula com bloqueio é um recurso em que a instituição pode realizar o bloqueio dos alunos devido a alguma pendência, como por exemplo entrega de Documentos, Contrato, inadimplência financeira.

Neste documento, serão apresentadas as funcionalidades que estão contidas no recurso como as Configurações e pesquisa dos cadastros.

Sendo assim, te convido para conferir a documentação, vamos lá?

2. PERMISSÕES 

Para habilitar o recurso de bloqueio de matrículas aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.

Figura 1

PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.

Figura 2

PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Cadastro - Básicos'.

Figura 3

PASSO 4: Selecione as permissões necessárias para ativar as suas respectivas funcionalidades.

Figura 4

Segue abaixo algumas permissões: 

• Bloqueio Matrícula - Adicionar bloqueio na matrícula;
• Bloqueio Matrícula - Cadastro de Motivos;
• Bloqueio Matrícula - Configurações;
• Bloqueio Matrícula - Consulta de Motivos;
• Bloqueio Matrícula - Controle de Matrículas com Bloqueio;
• Bloqueio Matrícula - Liberar alunos do bloqueio;
• Bloqueio Matrícula - Remover bloqueio na matrícula.

OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso ao recurso de bloqueio de matrícula.

3. CADASTRO MOTIVO BLOQUEIO MATRÍCULA

Este cadastro permite que você possa cadastrar os motivos de bloqueios padrões das matrículas, este cadastro também terá uma série de opções de configuração.

Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Cadastros Acadêmicos' e clique em 'Motivo Bloqueio de Matricula'.

Figura 5

Na Tela de 'Cadastro de Motivo Bloqueio de Matricula', clique em 'Inserir' e temos as seguintes informações para realizar o preenchimento:

• Descrição: É um campo aberto, em que, você pode informar a descrição desejada, para que fique de fácil identificação.
• Status: Você pode informar o status Ativo ou Inativo;
• Tipo: Você deve selecionar o Tipo do motivo do bloqueio, sendo as seguintes opções: Aluno Documentação Pendente, Aluno Contrato Vencido, Aluno Inadimplente, Aluno Concluído/Jubilado;
• Suspender Acesso aos Ambientes Virtuais: Deverá bloquear o acesso aos ambientes virtuais de aprendizado (AVA).
• Mensagem: Campo opcional para registrar o texto padrão que será apresentado ao aluno sobre esse motivo de bloqueio. Ao bloquear uma matrícula com este motivo, a mensagem é carregada automaticamente no campo 'Observação' do bloqueio (capítulo 5) e, com a configuração do item 6.2 habilitada, é exibida ao aluno no Portal do Aluno.

Figura 6

Nota: a mensagem também aparece na coluna 'Mensagem' da tela 'Consulta de Motivos de Bloqueio de Matrícula', aberta pelo botão 'Consultar'. Motivos sem mensagem continuam sendo salvos normalmente.

4. CONFIGURAÇÕES

Neste capitulo vamos descrever os itens necessários para que o JACAD possa fazer o processamento/cálculo automaticamente para bloqueio das matrículas.

4.1. ABA CONFIGURAÇÃO GERAL

Acesse as Configurações pelo Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações' clique em 'Acadêmicas' e em 'Rotinas de Bloqueio de Matrículas'.

Figura 7

Na Tela de 'Configurações para o Bloqueio de Matrícula' na Aba 'Config. Geral', você encontra as seguintes opções de bloqueios de matricula automatizados no sistema.

Figura 8

Nesta tela, o funcionário pode definir quais tipos de bloqueio deseja ativar e associar o motivo correspondente para cada item. As opções disponíveis são: 

Nota: nos bloqueios feitos automaticamente pelo sistema, a observação gravada no bloqueio é 'Bloqueada automaticamente pelo sistema', seguida da mensagem cadastrada no motivo associado, quando houver (por exemplo: 'Bloqueada automaticamente pelo sistema - <mensagem do motivo>'). Se o motivo não tiver mensagem, a observação continua sendo apenas 'Bloqueada automaticamente pelo sistema'.

4.2. ABA MATRIZES NÃO APLICÁVEIS

Na Aba de 'Matrizes não Aplicáveis' é possível que o funcionário defina quais matrizes ele não quer que o sistema aplique os bloqueios.

Clique no Botão 'Adicionar' para inserir as matrizes desejadas, para não aplicar o bloqueio.

Figura 9

Na Tela de 'Consulta de Matrizes para Ignorar no Processo de Bloqueio', selecione as matrizes desejadas e clique no Botão 'Selecionar'.

Figura 10

Assim, as matrizes selecionadas serão listadas, conforme demonstrado abaixo:

Figura 11

OBSERVAÇÃO: Caso deseje remover selecione a matriz desejada e clique no Botão 'Remover'.

5. BLOQUEIO MANUAL - TELA DE CADASTRO DE MATRÍCULA

Ao aplicar um bloqueio na matrícula, você deverá obrigatoriamente escolher um motivo de bloqueio.

Acessar o Menu Acadêmico, navegar até Matricula e clicar em Matrícula. Realize a consulta do aluno desejado e clique no Menu Ajustes e em Bloquear matrícula.

Figura 12 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Dessa forma, será apresentada a tela 'Bloquear matrícula'. Selecione o motivo no campo 'Novo Bloqueio'. Se o motivo tiver uma mensagem cadastrada (capítulo 3), ela é carregada automaticamente no campo 'Observação'. O texto pode ser ajustado antes de salvar, e a alteração vale somente para este bloqueio, sem modificar a mensagem cadastrada no motivo.

Figura 13

• Novo Bloqueio: Motivo do bloqueio. Obrigatório. Lista somente os motivos com status 'ATIVO'.
• Usar mensagem padrão do bloqueio: Substitui o texto da 'Observação' pela mensagem cadastrada no motivo selecionado. Use para descartar uma edição e voltar ao texto padrão.
• Observação: Texto registrado no bloqueio. Com a configuração do item 6.2 habilitada, é este o texto apresentado ao aluno no Portal do Aluno.

Nota: ao trocar o motivo depois de digitar um texto próprio na 'Observação', o texto digitado é mantido. Se a 'Observação' ainda estiver com a mensagem carregada do motivo anterior, ela é trocada pela mensagem do novo motivo ou fica em branco, quando o novo motivo não tiver mensagem.

Clique em 'Salvar' e confirme em 'Sim' na pergunta 'Deseja realmente bloquear esta matrícula?'.

Após será apresentado o novo status na Tela de Cadastro de Matricula, sendo o status (BLOQUEADA).

Na coluna do Período Letivo, é adicionado o prefixo (fixo) "BLQ" antes da descrição do período para todas as matrículas que tiverem algum bloqueio. Ao selecionar a matrícula, será apresentado o conteúdo do bloqueio no espaço a direita abaixo da tabela de matrículas.

Figura 14 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

OBSERVAÇÃO: Ao clicar no botão 'Remover bloqueio', é removido o bloqueio da matricula do aluno no dia. No entanto, se o aluno ainda tiver a pendência, ele será incluído novamente na rotina automática, e a matrícula será bloqueada novamente. 

6. BLOQUEIO DE MATRÍCULA NO PORTAL DO ALUNO

Neste capítulo são apresentados os efeitos do bloqueio de matrícula no Portal do Aluno: o impedimento da rematrícula e, quando a instituição habilitar, o aviso de bloqueio na página inicial e a indisponibilidade dos menus escolhidos.

6.1. REMATRÍCULA

Quando uma matrícula possuir um bloqueio de matrícula, o processo de rematrícula pelo Portal do Aluno será bloqueado, em que, será apresentada a mensagem informando ao aluno o motivo do bloqueio. 

Figura 15 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

6.2. CONFIGURAÇÃO DO BLOQUEIO NO PORTAL DO ALUNO

O aviso de matrícula bloqueada e o bloqueio de menus no Portal do Aluno vêm desabilitados. A configuração é feita por organização e vale para todos os motivos de bloqueio. Para habilitar, siga o passo a passo abaixo.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Portais' e em 'Portal do Aluno'.

PASSO 2: Na tela 'Configurações do Portal do Aluno', clique na aba 'Configs. Diversas'. No quadro 'Configs. Matrícula Bloqueada', marque a opção 'Apresentar o bloqueio de matrícula no portal do aluno.'.

Figura 16

PASSO 3: Clique no botão 'Configurar menus bloqueados (matrícula bloqueada)'. Na tela 'Menus bloqueados - matrícula bloqueada', marque os menus que ficarão indisponíveis para o aluno enquanto a matrícula estiver bloqueada e clique em 'Salvar'. O sistema apresentará a mensagem 'Configuração salva com sucesso.'.

Figura 17

Os menus que podem ser bloqueados são: 'Impressão de Documentos', 'Protocolos', 'Contratos', 'E-Doc', 'Notas e Faltas', 'Disciplinas Cursadas', 'Atividades Complementares' e 'Envio de Atividades Complementares'.

PASSO 4: Clique em 'Voltar' e, na tela 'Configurações do Portal do Aluno', clique em 'Salvar'. O sistema apresentará a mensagem 'As Configurações foram salvas com sucesso!'.

Nota: o menu 'Financeiro' não faz parte da lista e permanece sempre disponível ao aluno com matrícula bloqueada, para que ele continue tendo acesso aos pagamentos. Com a opção 'Apresentar o bloqueio de matrícula no portal do aluno.' desmarcada, o Portal do Aluno não apresenta o aviso nem bloqueia menus, mesmo que haja menus marcados na lista.

6.3. AVISO DE MATRÍCULA BLOQUEADA

Com a configuração habilitada, o aluno com matrícula bloqueada visualiza, na página inicial do Portal do Aluno, o aviso 'Matrícula bloqueada' com as seguintes informações:

• Período: Período letivo da matrícula bloqueada.
• Motivo: Descrição do motivo de bloqueio.
• Mensagem: Texto da 'Observação' registrada no bloqueio, que, por padrão, é a mensagem cadastrada no motivo.
• Enviar documentos: Botão apresentado somente quando o motivo é do tipo 'Aluno Documentação Pendente' e a opção 'Exibir documentos pendentes no portal do aluno' (aba 'Configs. Diversas') está habilitada. Direciona o aluno para a tela de envio dos documentos pendentes.

Figura 18

Nota: quando o aluno possui mais de uma matrícula bloqueada, é apresentado um aviso para cada matrícula, com o seu período, motivo e mensagem. Para motivos de outros tipos, como 'Aluno Inadimplente', o aviso é apenas informativo, sem botão.

Ideia: o aviso deixa de ser apresentado assim que a secretaria remove o bloqueio da matrícula pelo botão 'Remover Bloqueio' (capítulo 5). A situação do bloqueio é verificada sempre que o aluno abre a página inicial do portal; alterações na configuração podem levar cerca de um minuto para aparecer.

6.4. MENUS BLOQUEADOS

Enquanto a matrícula estiver bloqueada, os menus marcados na configuração (item 6.2) deixam de aparecer no menu lateral do Portal do Aluno. No exemplo abaixo, com 'Notas e Faltas', 'Disciplinas Cursadas', 'Protocolos' e 'Contratos' bloqueados, esses itens não aparecem nos grupos 'Acadêmico' e 'Secretaria'.

Figura 19

• Acesso pelo endereço da página: Se o aluno tentar abrir um menu bloqueado digitando o endereço no navegador, ele é direcionado para a página inicial, onde vê o aviso de bloqueio.
• Demais menus: Os menus que não foram marcados, inclusive o 'Financeiro', continuam disponíveis normalmente.
• Contratos pendentes: Com o menu 'Contratos' bloqueado, o aluno que tem contrato pendente de aceite não é levado para a tela de contratos ao entrar no portal: ele permanece na página inicial, com o aviso de bloqueio.

Nota: se o menu 'Notas e Faltas' não estiver bloqueado, a matrícula bloqueada não é listada nessa tela, e o aluno vê a mensagem '<NOME>, não há notas disponíveis para visualização no momento. Em caso de dúvida, procure a secretaria da instituição.'.

7. TELA DE PESQUISA DE MATRÍCULA COM BLOQUEIO

A tela de Pesquisa de matricula com bloqueio, permite fazer a consulta dos alunos que possuem algum tipo de bloqueio.

O acesso para a tela, está disponível através do Menu 'Acadêmico', navegue até 'Matricula' clique em 'Bloqueio de Matrículas' e em 'Matriculas Bloqueadas'.

Na tela, temos alguns campos que permitem fazer consulta pelos seguintes filtros: 

• Busca: Utilizado para fazer uma busca geral, seja pelo nome do aluno ou disciplina;
• Período Letivo;
• Curso;
• Turma;
• Aluno;
• Entre outros.

Esses filtros, quando combinados otimizam a consulta apresentando somente os dados desejados.

Figura 20 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Além disso, nessa tela na parte inferior dispomos das seguintes opções: 

• Dados do aluno: Acesso rápido para a tela de Cadastro do Aluno;

Figura 21 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Nota: ao abrir os dados do aluno, os dados da matrícula ou o financeiro de um aluno com matrícula bloqueada, o sistema apresenta antes a janela 'Pendências / Retenções', com o período letivo e o motivo do bloqueio. Clique em 'OK' para continuar.

• Dados da Matrícula: Acesso rápido a tela de Cadastro de Matrícula;

Figura 22 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

• Financeiro do Aluno: Acesso rápido para a tela de Cadastro do Financeiro Individual do aluno;

Figura 23 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

• Remover Bloqueio: Remove o bloqueio da matrícula no dia. No entanto, se o aluno ainda tiver a pendência, ele será incluído novamente na rotina automática, e a matrícula será bloqueada novamente.
  

Figura 24 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

• Liberações:  Ao clicar no botão apresenta uma nova tela listando os alunos da organização que estão liberados do bloqueio de matrícula, os alunos que estiverem na lista serão ignorados na hora da execução do processo de bloqueio de matricula.
  
  

Clique no Botão 'Liberações' e na Tela de 'Alunos Liberados do Bloqueio de Matricula' clique no Botão 'Adicionar Aluno'.

Figura 25 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Será aberta uma nova tela a de 'Consulta de Alunos para Liberação do Bloqueio de Matrícula', em que, dispõe de vários filtros para consulta, em que, é possível selecionar um ou mais alunos para adicionar na liberação.

Dessa forma, selecionado o aluno desejado clique no Botão 'Selecionar' para confirmar.

Figura 26 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Assim, o aluno constará na lista de alunos liberados do bloqueio de matricula.

Figura 27 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

OBSERVAÇÃO: Ao clicar no botão 'Remover Aluno', remove os alunos da lista de liberação de bloqueio de matriculas.

Nota: a mesma lista de alunos liberados também pode ser aberta pelo Menu 'Acadêmico', navegando até 'Matrícula', 'Bloqueio de Matrículas' e clicando em 'Perfil Liberado de Bloqueio'.

Após adicionar o aluno na lista de liberações, é necessário remover o bloqueio da matrícula.

Selecione o aluno e clique no Botão 'Remover Bloqueio'.

Figura 28 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

Figura 29 - Os dados pessoais foram substituídos por dados fictícios.

8. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o bloqueio de matrículas no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤