ALUNO

Criada por Documentação SWA, Modificado em Ter, 18 Fev na (o) 9:01 AM por Documentação SWA

Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para o cadastro de alunos relacionado ao processo administrativo. Boa leitura!


ÍNDICE


1. INTRODUÇÃO AO CADASTRO DE ALUNOS

2. CONFIGURAÇÕES ACADÊMICAS

3. ACESSANDO A TELA DE CADASTRO DE ALUNO

4. COMO CADASTRAR UM NOVO ALUNO? 

5. CADASTRO COM INSERÇÃO DE DADOS DO ALUNO

6. CADASTRO DE NOVA MATRÍCULA

7. CADASTRO COM CONSULTA DE PERFIL

8. FOTO DO ALUNO

9. CONCLUSÃO









1. INTRODUÇÃO AO CADASTRO DE ALUNOS


Este guia detalha o processo de cadastro de alunos, abrangendo desde a inserção de dados pessoais do aluno, até a geração do contrato. Veja a seguir o procedimento para registrar novos estudantes, que abrange as seguintes etapas:






Cadastro de dados de perfil 










 Cadastro de dados do Curso ingresso 










Informe de dados históricos pedagógicos do aluno








Cadastro de dados Financeiros






Convido-o a explorar esse documento para obter mais informações sobre o Cadastro de alunos ao longo deste guia.






2. CONFIGURAÇÕES ACADÊMICAS


As configurações acadêmicas permitem às instituições de ensino personalizar e controlar diversos processos relacionados à vida acadêmica dos alunos. Elas garantem que as políticas e regras internas sejam aplicadas eficazmente, possibilitando uma gestão mais eficiente de atividades como matrícula, rematrícula e documentação. Essas configurações também ajudam a manter o controle sobre situações financeiras, acadêmicas e administrativas, garantindo o cumprimento das exigências institucionais. 


A seguir, acompanhe a funcionalidade dos componentes disponibilizados nessa etapa da configuração.


2.1. Aba Acadêmico


Figura 1


CONFIGURAÇÕES PERÍODO LETIVO
ItemSignificado
Período letivo atual Nessa configuração deve ser selecionado o período letivo atual cadastrado na tela de 'Período letivo'.







ATENÇÃO: Em caso de dúvidas no cadastro de período letivo, consulte nossa base de conhecimentos acadêmicos ou entre em contato com o nosso surpote.






CONFIGURAÇÕES CALENDÁRIO ACADÊMICO
ItemSignificado
Informe as datas de início e término do calendário acadêmico em vigência na sua instituiçãoEstas datas serão utilizadas para vigência do calendário acadêmico no portal do aluno e no portal do professor 


HORÁRIOS DA DISCIPLINA
ItemSignificado
Apresentar alerta sobre o lançamento de horários da disciplina que o professor leciona 

Nesta configuração, serão disponibilizados dois campos que permitirão ao usuário definir quantos dias antes e quantos dias após a data de referência o sistema deverá emitir uma notificação sobre a respectiva disciplina ministrada pelo docente.

Duração hora/aula para atividades extra classe nesta configuração, é disponibilizado um campo para inserção do tempo de duração de cada aula ou atividades extra classe.


Figura 2


BLOQUEAR LANÇAMENTO APÓS A DATA LIMITE
ItemSignificado
Faltas
Nesta seção nota-se a presença de duas flags: 'Secretaria' e 'Portal do professor'. Ative a(s) flag(s) que deseja bloquear e estabeça o prazo limite no campo apresentado logo abaixo. 

Conteúdo ministrado 

Nesta seção nota-se a presença de duas flags: 'Secretaria' e 'Portal do professor'. Ative a(s) flag(s) que deseja bloquear e estabeça o prazo limite no campo apresentado logo abaixo.

 

Figura 3


NOTAS
ItemSignificado
Arredondamento de nota finalEsta configuração arredonda somente a nota final do aluno (antes de lançadas as notas de exame).
Arredondamento de nota exameEsta configuração arredonda somente a nota final do aluno após lançada a nota de exame. 


OUTRAS CONFIGURAÇÕES

Item

Significado
Usar a validação do sub período letivo para visualização de notas Ao ativar essa flag, o aluno poderá visualizar apenas as notas referentes ao subperíodo em que está matriculado.
Calcular a média e nota final somente quando Aprovado ou ReprovadoAo ativar essa flag, o sistema não permite que o aluno visualize sua nota caso esteja em exame. 
Não utilizar o status 'Aprovado em exame'
ao ativar essa flag, o aluno não apresentará status 'Aprovado em exame'. Em vez disso, o status apresentado será apenas como 'Aprovado' ou 'Reprovado'.
 Habilitar nota máxima até 100 ao ativar essa flag, é habilitado no sistema a nota máxima até 100. 


DIÁRIO DE FREQUÊNCIA
ItemSignificado
Presença

Este é um campo de personalização da visualização do diário de frequência impresso que pode ser configurado ao clicar no combobox ao lado. Nele é apresentado o padrão elipse, check, entre outros.
Concessão de benefício Este campo permite a personalização do abono de faltas, possibilitando ao usuário selecionar (por meio do combobox), uma das seguintes opções: 'B - Concessão de Benefícios' ou 'TE - Tratamento Especial'.
Somente considerar qtde aulas no cálculo da frequênciaAo ativar essa flag, somente será considerado a quantidade de aulas registradas no sistema para cálculo da frequência. 

Não considerar atividades de extensão no cálculo


Ao ativar essa flag, não será considerado as horas de atividades extensão no cálculo de frequência. 
Não utilizar horários do grupo de aulas no diário de frequênciaAo ativar essa flag, o sistema contabiliza apenas a soma da carga horária teórica e prática de cada aluno, de acordo com os grupos de aulas e atividades extracurriculares lançadas, evitando a duplicação ou o excesso de horas ao somar as aulas práticas de todos os grupos.
Não considerar atividades extra classe no cálculo Ao ativar essa flag, não será considerado as horas de atividades extra classe no cálculo de frequência. 
Copiar faltas ao remanejar uma matrícula 
Ao ativar essa opção, as faltas registradas no histórico do aluno serão transferidas automaticamente ao remanejar sua matrícula. Esta opção é útil para garantir a integridade do registro acadêmico do aluno durante processos de remanejamento. Ao transferir automaticamente as faltas já registradas, evita-se a perda de informações importantes sobre a frequência, assegurando que o histórico acadêmico permaneça atualizado e correto, independentemente de alterações na matrícula ou na turma. 

Apresentar a quantidade de faltas em horas 


Ao ativar essa flag, o sistema apresentará a coluna de faltas em horas nas telas de diário de frequência, tabelas de notas, consulta de disciplinas matriculadas e histórico de disciplinas cursadas. 


CONFIGURAÇÕES GERAIS
ItemSignificado
Qtde. vagas padrão esta configuração, é apresentado um campo para o usuário inserir a quantidade de vagas padrão. 
Utilizar barras 'dd/MM/yyyy' na senha de data de nascimento (Processo seletivo)Ao ativar esta flag, caso a senha padrão seja definida como a data de nascimento no processo seletivo, ela deverá ser preenchida utilizando barras. Por exemplo, se a data de nascimento do aluno for 25 de dezembro de 2000, a senha inicialmente seria '25122000'. Com a flag ativada, a senha passa a ser '25/12/2000'.



AVISOS
Item
Significado
Subcat. de prontuário
Nesta configuração, é apresentado um combobox que permite ao usuário selecionar a subcategoria de prontuário adequada para os avisos.


LAYOUT DA REMESSA PARA TRANSPORTE/ PASSE ESTUDANTIL
Item Significado
Layout do arquivo
Nesta configuração, é apresentado um combobox que possibilita ao usuário configurar o layout da carteirinha para transporte estudantil. 


2.2. Aba matrícula


Figura 4



VALIDAÇÕES

Estas configurações também serão utilizadas pelos fluxos de secretaria via sistema, não apenas pelo Portal do Aluno. 
ItemSignificado

Realizar validação somente nesta Organização

Opção utilizada para casos onde existe mais de uma organização no sistema (Ex.: Graduação e Pós-graduação). Ao ativar essa flag, as validações abaixo farão conferência somente das informações do aluno nesta organização (onde ocorrerá a rematrícula). Caso essa flag esteja desativada, o Portal fará conferência de dados em todas as organizações para o aluno (como, por exemplo, inadimplência).

Validar se o responsável financeiro está inadimplente 

Ao ativar essa flag, o sistema confere a situação das parcelas do aluno vinculadas a algum responsável financeiro e bloqueia totalmente a rematricula pelo portal, caso exista algum valor inadimplente.

Validar se o aluno possui parcelas não pagas no financeiro

Ao ativar essa flag, o sistema confere a situação das parcelas do aluno e bloqueia totalmente a rematrícula pelo portal. Dependendo da opção selecionada no combobox, é possível escolher entre duas ações:
  • Selecionando 'Bloquear', o sistema impedirá a matrícula de alunos inadimplenetes.
  • Selecionando 'Avisar', o sistema emitirá apenas um aviso informando sobre a menoridade do aluno, sem bloquear a matrícula.


OBSERVAÇÃO: No campo de preenchimento ao lado, é possível especificar o número mínimo de dias de inadimplência necessários para que o bloqueio seja aplicado.


ATENÇÃO: Se as flags "Validar se o responsável financeiro está inadimplente" e "Validar se o aluno possui parcelas pagas no financeiro" estiverem habilitadas simultaneamente, o sistema não permitirá configurar o valor mínimo de inadimplência. 

Validar se o aluno possui foto para a matrícula WEB 

Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui foto em cadastro no sistema para a realização da matrícula. Caso o aluno não tenha foto, uma mensagem será emitida, impossibilitando a realização da matrícula.
Veja o exemplo na figura 5. 

Figura 5


Validar se o aluno possui empréstimos da biblioteca no ato da matrícula


Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui empréstimos em atraso na biblioteca. A conferência é realizada no momento da tentativa de rematricula do aluno em seu Portal, e verificará se naquele momento algum empréstimo não devolvido já está em atraso. Essa conferência está vinculada aos empréstimos de materiais da biblioteca, e não deve ser confundida com multas em atraso. No caso de multas, a validação ocorre por meio das opções relacionadas ao 'Financeiro', enquanto a verificação de empréstimos em atraso está ligada especificamente à 'Biblioteca'. Dependendo da opção selecionada no combobox, é possível escolher entre duas ações: 


  • Selecionando 'Bloquear', o sistema impedirá a matrícula de alunos com pendências na biblioteca.
  • Selecionando 'Avisar', o sistema emitirá apenas um aviso informando sobre a pendência na biblioteca.
Validar se o aluno possui retenção do ato da matrícula 
Ao ativar essa flag, o sistema confere se o aluno possui alguma retenção acadêmica ou financeira cadastrada manualmente para ele. A conferência é realizada no momento da tentativa de rematricula do aluno em seu Portal, e verificará se naquele momento existem alguma retenção vigente.

ATENÇÃO: As retenções cadastradas são habilitadas com prazo limite, ou seja quando a data limite expirar o aluno deixará de estar bloqueado por retenção na rematricula pelo portal.

Validar se o aluno possui alguma dependência de disciplina

Ao ativar essa flag, o sistema verifica se o aluno possui disciplinas pendentes que ele reprovou e ainda não cursou novamente. Essa configuração é importante porque, ao ser ativada, impede completamente que alunos com dependências realizem a rematrícula 

Figura 6

Validar se o aluno possui pendências de documentos com a secretaria
Ao ativar essa flag, o sistema valida se existem documentos obrigatórios pendentes no cadastro de aluno. 


 ☑ Cancelar/Trancar disciplinas - Quando esta flag estiver ativada, o usuário poderá cancelar ou trancar as disciplinas em que o aluno foi aprovado ou reprovado ao realizar sua transferência. Caso a flag esteja desativada, ao realizar a transferência do aluno, as disciplinas permanecerão com o status de aprovadas ou reprovadas.


☑ Bloquear matrículas com conflito de horários - ao ativar esta flag, o sistema impede a realização de matrículas em disciplinas ou turmas que apresentem sobreposição de horários. 


☑  Utilizar parecer descritivo por sub periodo - Ao ativar essa flag, o sistema torna possível que os estudantes avaliados por subperíodo não sejam reprovados, mesmo que o percentual de frequência em um subperíodo específico não esteja de acordo com os critérios convencionais de aprovação. Dessa forma, a flag 'Utilizar parecer descritivo por sub periodo' tem o objetivo de proporcionar uma análise mais justa e detalhada de seu progresso ao longo do período letivo.


☑ Obrigatório informar o Câmpus/Polo no cadastro da turma - ao ativar essa flag, será necessário informar o Câmpus/Polo para realizar o cadastro de uma turma.


☑  Permitir matrícula duplicada da matriz para o mesmo período letivo - ao ativar essa flag, o sistema permitirá que o aluno se matricule em mais de uma turma ou disciplina da mesma matriz curricular dentro do mesmo período letivo.


☑  Permitir o lançamento de faltas para matrículas trancadas/canceladas - ao ativar esta flag, o sistema permitirá o registro de faltas para alunos cujas matrículas estejam trancadas ou canceladas. Essa opção pode ser especialmente útil em situações em que o professor não registrou a frequência no sistema na data em que a aula foi ministrada, garantindo que o histórico de frequência do aluno permaneça completo e atualizado. 


☑  Permitir inserir informações pedagógicas no cadastro de aluno ingressante no vestibular - ao ativar esta opção, uma nova seção destinada ao preenchimento de informações pedagógicas será exibida no cadastro do aluno ingressante vestibular. 


☑  Manter desconto concedido no contrato para o mesmo curso - ao ativar essa flag, o sistema garante que o desconto aplicado a um estudante em um contrato anterior será mantido automaticamente em futuros contratos, desde que seja para o mesmo curso. 


☑  Não permitir criar turmas com sua matriz sem centro de custo - ao ativar essa flag, não será permitido criar turmas cuja matriz curricular não tenha um centro de custo associado. 


☑  Bloquear rematrícula para inadimplentes na análise de alunos - ao ativar esta opção, o sistema impedirá que alunos com pendências financeiras realizem a rematrícula. Essa configuração é fundamental para assegurar que apenas estudantes em situação regular com suas obrigações financeiras possam prosseguir com o processo de rematrícula, contribuindo para a gestão financeira da instituição e a regularidade acadêmica dos alunos. 



WIZARD DE MATRÍCULA


Nesta seção, são apresentadas as configurações de personalização do wizard de matrícula, permitindo a adaptação do processo de matrícula de acordo com as necessidades da instituição. Essas configurações definem as validações e regras aplicáveis durante o procedimento de matrícula, garantindo que o processo seja conduzido de maneira adequada conforme os requisitos estabelecidos pela instituição.
ItemSignificado
Apresentar faixas de desconto no wizard de matrícula 
Ao ativar essa flag, é apresentado no wizard de matrícula, um campo para inserção de uma faixa de desconto. Com a flag desativada, o campo não será apresentado.
Apresentar o vendedor no wizard de matrícula 
Ao ativar essa flag, é apresentado no wizard de matrícula, um campo para inserção do vendedor (Figura 8). Com a flag desativada, o campo não será apresentado.
Imprimir contrato de matrícula no final do wizard de matrícula 
Ao ativar essa flag, o contrato de matrícula será impresso ao finalizar o cadastro.
ATENÇÃO: Para o uso desta opção, é pré-requisito a utilização das opções para gerar parcelas e boletos automaticamente ao da matrícula.
Não ativar matrículas automaticamente Ao ativar essa flag, será necessário ativar manualmente a matrícula do aluno.

Abrir wizard de documentos no final 


Ao ativar essa flag, o sistema apresentará uma tela para iserção de documentos do aluno ao final da matrícula (figura 7).

Figura 7

Obrigatório informar o vendedor no wizard de matrícula

Ao habilitar essa flag, o campo 'Vendedor' passa a ser de preenchimento obrigatório. Contudo, para que essa funcionalidade seja executada corretamente, é necessário que a flag 'Exibir o vendedor no wizard de matrícula' também esteja ativada. 

Permitir informar um cupom


Ao ativar essa flag, um  campo será apresentado para o usuário informar o cupom de desconto na tela de cadastro no JACAD. Com a flag desativada, o campo é desativado.




Figura 8



2.3. Aba rematrícula web


Figura 9


CONFIGURAÇÕES GERAIS DA REMATRÍCULA WEB
ItemSignificado
Valor mínimo devedor 

Ao utilizar essa configuração é possível bloquear a rematrícula pelo portal, especificamente por valor devedor, ou seja, preencha o valor mínimo a ser validado. Neste caso, qualquer valor devedor menor que o configurado terá acesso a rematrícula, e qualquer valor acima do valor configurado terá a rematrícula bloqueada pelo portal do aluno.
ATENÇÃO: Se as flags de bloqueio geral: 'Validar se o financeiro está inadimplente' e 'Validar se o aluno possui parcelas não pagas' estiverem habilitadas o Portal Bloqueará totalmente a matrícula, mesmo que a inadimplência seja inferior ao valor configurado como mínimo. 
Máximo de dependências p/ rematrículas É possível bloquear rematricula pelo portal especificamente por número máximo de dependências do aluno no curso.  Esta opção valida a rematrícula para alunos com dependências, mas não bloqueia alunos adestempo (que possuem disciplinas pendentes, anteriores ao período atual, porém não devido a reprovações.).

ATENÇÃO: Para ser possível utilizar o campo 'Máximo de dependências p/ rematrículas', deve-se hablitar a flag 'Controlar dependências para avançar de período'. Para uso desta configuração é obrigatório que a opção de validação de dependências geral esteja desabilitada.

Máximo de disciplinas para cursar no período

O campo apresentado solicita o número máximo de disciplinas que um estudante pode se matricular em um determinado período letivo.
Min. disciplinas para rematrícula

Informe o número mínimo de disciplinas que o aluno deve estar matriculado para concluir sua rematrícula para o próximo período letivo. 
Perc. de conflito de horários permitido

Informe o percentual máximo de sobreposição de horários entre disciplinas que o sistema permitirá durante a matrícula, sem que seja considerado um conflito impeditivo. 
Máx. dependencias p/ avançar de período Informe o limite máximo de disciplinas em dependência que o aluno pode acumular para poder avançar para o próximo período letivo.

Apresentar somente disciplinas do turno aos irregulares 

Ao ativar essa flag, o sistema exibirá apenas as disciplinas que correspondem ao turno de origem do aluno que se encontra em situação irregular, limitando a escolha a essas disciplinas durante a matrícula. 

Permitir imprimir o requerimento de matrícula 

Ao ativar essa flag, o sistema permitirá a impressão do requerimento de matrícula na rematrícula web.

ATENÇÃO: Para botão de impressão de requerimento ser apresentado, é necessário cadastrar o template do requerimento de matrícula.

Controlar dependências para avançar de período

Ao ativar essa flag, o sistema habilita um campo (Figura 10) para controlar o máximo de dependências para avançar o período. 


Figura 10

Utilizar convênios do aluno na geração da 1ª parcelaAo ativar esta flag, será exibido um botão na etapa de aceitação do contrato de rematrícula, permitindo que o aluno seja direcionado para a aquisição de disciplinas pendentes. (Figura 11)  
Validar a quantidade de vagas da disciplina na turmaAo ativar essa flag, o sistema não deve permitir que o aluno se matricule na disciplina caso tenha excedido o seu número de vagas disponíveis.
Não permitir a rematrícula para alunos irregulares
Ao ativar essa flag, o sistema impedirá que alunos com pendências acadêmicas, financeiras ou documentais realizem sua rematrícula. Será solicitado que o aluno regularize sua situação junto à instituição antes de prosseguir com o processo de rematrícula.
Não permitir a rematrícula para alunos irregularesAo ativar essa flag, o sistema impedirá que alunos com pendências acadêmicas, financeiras ou documentais realizem sua rematrícula. Será solicitado que o aluno regularize sua situação junto à instituição antes de prosseguir com o processo de rematrícula.
Habilitar inclusão de compra de adaptações/DPs
Ao ativar esta flag, será exibido um botão na etapa de aceitação do contrato de rematrícula, permitindo que o aluno seja direcionado para a aquisição de disciplinas pendentes. (Figura 11)

Figura 11


Ao clicar no botão 'Incluir disciplinas', o portal permitirá que o aluno faça a compra de disciplinas extras para a sua rematrícula antes mesmo desta matrícula estar ativa.


Figura 12


OBSERVAÇÃO: as disciplinas compradas aqui, ficarão num contrato separado do contrato da rematrícula.

Não apresentar disciplinas a frente do seu período aos irregulares

Ao ativar essa flag, o sistema não exibirá disciplinas que correspondem a períodos superiores ao do aluno que se encontra em situação irregular. Por padrão o fluxo de aluno irregular, apresenta todas as disciplinas pendentes do aluno, incluindo as disciplinas de períodos a frente.

ATENÇÃO: Para o correto funcionamento da flag 'Não apresentar disciplinas a frente do seu período aos irregulares', é necessário desativar a opção 'Apresentar somente turma de destino aos alunos irregulare'.

Utilizar período pendente ao anteriorAo ativar essa flag, o sistema irá validar as seguintes situações acadêmicas do estudante:

• O sistema verificará se existe alguma disciplina pendente em períodos anteriores ao que o aluno irá cursar. Por exemplo, se o aluno estiver no 3º período, ele verificará pendências nos 1º ou 2º períodos;
• Se for encontrada alguma pendência, será verificado se a disciplina está pendente apenas porque o aluno ainda não a cursou, não podendo haver reprovações;
• Caso as disciplinas estejam apenas pendentes, o sistema exibirá a lista dessas disciplinas como sendo a turma de destino (Figura 13);
• Se houver reprovações, o portal mostrará a relação de disciplinas pendentes, permitindo que o aluno escolha quais deseja cursar (Figura 14).


OBSERVAÇÃO: O processo de escolha de plano de pagamento e o fluxo do aceite é o mesmo.
Figura 13 - Visão do aluno que não cursou as disciplinas do período anterior.

Figura 14 -Visão para alunos com dependências.

Apresentar somente turma de destino para os alunos regulares

Quando existe oferta de várias turmas do mesmo período do curso e de mesmo Turno, é possível configurar de antemão a turma de destino do aluno regular para que não apresente todas as turmas ofertadas.


Exemplo: No período letivo anterior o aluno cursou na TURMA B do turno Noturno. E para manter organizada a distribuição de alunos, desejamos que este aluno faça rematrícula somente na TURMA B ou seja, o portal não deve apresentar a opção de outras turmas do mesmo turno e período do curso, como visto no tópico anterior.

Neste sentido, esta flag quando habilitada apresenta somente turmas destinos para a rematrícula de alunos regulares.

Permitir impressão do contrato na matrícula web

Ao ativar essa flag, o sistema possibilitará que os alunos imprimam o contrato durante o processo de matrícula online.

Apresentar boleto ao finalizar matrícula

Ao ativar essa flag, o sistema exibirá o boleto ao aluno no momento da conclusão da matrícula, permitindo que ele realize o pagamento de forma imediata e prática. 

Forçar atualização cadastral do aluno 

Ao ativar essa flag, o sistema exigirá que o aluno realize a atualização de seus dados cadastrais antes de prosseguir com a matrícula ou rematrícula, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e corretas.

Habilitar seleção de disciplinas para alunos regulares 

Ao ativar essa flag, o Portal não utilizará turmas de destino.

Ocultar apresentação do valor das disciplinas


Ao ativar essa flag, o sistema não exibirá o valor das disciplinas durante o processo de matrícula web, mantendo essa informação em sigilo aos alunos. 

Não cancelar contrato no cancelamento da rematrícula 


Ao ativar essa flag, o sistema permitirá que o contrato do aluno permaneça ativo mesmo após o cancelamento da rematrícula.



ATIVAÇÃO DA MATRÍCULA


Para a ativação da matrícula, é necessário informar ao sistema, um conjunto de critérios que o aluno deve atender. Dessa forma, é possível definir esses critérios ativando as flags conforme exigências estabelecidas pela instituição. 

ItemSignificado
Entregar Contrato

Ao ativar esta opção, a matrícula do aluno será efetivada apenas após a entrega do contrato.

Entregar Todos os Documentos 

Ao ativar esta opção, a matrícula do aluno será efetivada somente após a entrega de todos os documentos. 

Pagamento mínimo da parcela

Este campo é utilizado para definir um valor mínimo aceitável para o pagamento das parcelas de cada curso.
Tipo pagamento mínimo
Refere-se à forma de definição do valor mínimo para as parcelas. Ele pode incluir diferentes opções que determinam como o valor mínimo será aplicado ou calculado.
Se a 1º parcela referente ao contrato for paga 
Ao ativar esta flag, caso o estudante efetue o pagamento da primeira parcela referente ao contrato de matrícula, o sistema procederá automaticamente com a ativação da matrícula do aluno. 
Validar pagamento da parcela

Neste campo é possível selecionar uma das opções validar 'Em todas as matrículas' ou validar 'Somente primeira matrícula no curso'.

Se o valor selecionado for 'Em todas as matrículas', para ativar a matrícula o aluno deve pagar a primeira parcela do contrato.

 

Se estiver 'somente 1° matricula': o sistema somente irá validar o pagamento da primeira parcela do contrato somente na primeira matrícula do aluno no curso base, nas demais matrículas, somente será validada inadimplência.

Validar por baixa/cancelamentoAo ativar esta flag, o sistema torna possível ativar a matrícula por meio de baixa ou cancelamento das parcelas.
Validar inadimplência

Ao ativar essa flag, o sistema valida se o aluno possui pendências financeiras antes de permitir a ativação da matrícula. Caso o aluno esteja inadimplente, o sistema impede a ativação da matrícula até que as pendências sejam regularizadas.

 OBSERVAÇÃO: No campo 'valor mínimo', é possível definir um valor mínimo permitido para a ativação da matrícula de estudantes inadimplentes.
Valor mínimo 
Informe o valor mínimo de dívidas ou pendências financeiras que um aluno pode ter sem que isso impeça a ativação da matrícula. 



MATRÍCULA RÁPIDA/ MATRÍCULA POR CONTRATO
ItemSignificado
Gerar parcelas do contrato ao finalizar matrícula 
Ao ativar esta flag, quando a matrícula do aluno for finalizada, o sistema gerará automaticamente as parcelas correspondentes ao contrato de matrícula.
Gerar boleto da primeira parcela ao finalizar a matrícula
Ao ativar essa flag, o sistema emitirá o boleto bancário da primeira parcela para  o pagamento, que são apresentados ao aluno ou responsáveis no momento da finalização da matrícula, proporcionando uma forma organizada de gerir os recebimentos.

Gerar boletos de todas as parcelas ao finalizar a matrícula


Ao ativar essa flag, o sistema emitirá os boletos bancário de todas as parcelas para  o pagamento, que são apresentados ao aluno ou responsáveis no momento da finalização da matrícula, proporcionando uma forma organizada de gerir os recebimentos.
Gerar boletos ao ativar a matrícula
 Ao ativar esta flag, o sistema emitirá os boletos bancários referentes a todas as parcelas para pagamento, que serão apresentados ao aluno ou responsáveis no momento da ativação da matrícula. Diferentemente da opção 'Gerar boletos de todas as parcelas ao finalizar a matrícula', esta configuração depende da regra de negócio da instituição configurada no sistema, permitindo maior flexibilidade conforme as diretrizes estabelecidas.
Cedente padrão 

Define o método de recebimento bancário que será utilizado como padrão para os pagamentos. Esse método será aplicado em todas as situações em que um cedente específico não tenha sido definido.

 Cedente da 1ª parcela

Informe o método de rebebimento de pagamento da primeira parcela de matrícula. 



TEMPLATES PARA CONTRATOS E REQUERIMENTOS PARA MATRÍCULAS E REMATRÍCULAS
Item
Significado
Template p/ matrícula
Essa opção permite a configuração de um modelo específico de contrato para o processo de matrícula.
Template p/ rematrícula
Essa opção permite a configuração de um modelo específico de contrato para o processo de matrícula.
Requerimento
Essa opção permite a configuração de um modelo específico para o processo de requerimento de matrícula.

Contratos sem matrícula

Permite que instituições de ensino (IES) enviem contratos para alunos inadimplentes que passaram por um acordo financeiro, mesmo que esses alunos ainda não tenham uma matrícula ativa. Com o template informado, quando um contrato for gerado sem matrícula, ele será enviado para o Autentique, permitindo a assinatura formal do aluno. 


REMATRÍCULA WEB POR CONTRATO
Item
Significado
Utilizar planos de pagamento na rematrícula web
Ao ativar essa opção, o sistema permitirá que os alunos escolham entre diferentes opções de pagamento durante o processo de rematrícula online.


A rematrícula Web trabalha exclusivamente com Planos de Pagamento, que precisam estar previamente configurados para uso no período letivo onde ocorrerão as rematrículas.
Permitir apenas aceite do contrato na rematrícula web
Ao ativar essa flag, o sistema restringe o aluno à somente aceitação do contrato, impossibilitando a rematrícula de forma autônoma. Nesse caso, o procedimento de rematrícula deverá ser efetuado exclusivamente por meio de contato com a secretaria acadêmica. 
Atualizar contrato na alteração de disciplinas 
Ao ativar essa flag, o sistema atualizará o contrato constando as novas disciplinas que o aluno irá cursar. 
Marcar contrato como entregue no aceite 
Ao ativar essa flag, quando o aluno realizar o aceite do contrato, o sistema apresentará o novo status como 'Entregue'.

ATENÇÃO: Ao habilitar a flag que marca o contrato como entregue no aceite, a instituição se responsabiliza pelo não uso de um contrato ou adendo de contrato fisicamente na instituição. 

Atualizar contrato no aceite online 
Ao ativar essa flag, quando o aluno realizar o aceite do contrato, o sistema exibirá o novo contrato de matrícula. 
Permitir apenas aceite do contrato na rematrícula web
Ao ativar essa flag, o sistema restringe o aluno à somente aceitação do contrato, impossibilitando a rematrícula de forma autônoma. Nesse caso, o procedimento de rematrícula deverá ser efetuado exclusivamente por meio de contato com a secretaria acadêmica. 
Não validar pendências para aceitar o contrato
Ao ativar essa flag, o sistema permite que o aluno aceite o contrato mesmo se tiver pendências na instituição, flexibilizando o processo de aceitação do contrato.
Vencimento da 1ª parcela com base na última mensalidade
Ao ativar essa flag, quando realizado o processo de rematrícula, o sistema ajusta o vencimento da primeira parcela para o mês subsequente ao da última mensalidade paga.




2.4. Como automatizar envio de template de contratos sem matrícula?


PASSO 1: Acesse o menu 'Integrações', navegue até 'Assinatura Eletrônica' e clique em 'Configurações'.


Figura 15


PASSO 2: A tela de 'Assinatura Eletrônica', ative a flag 'Enviar contratos sem matrícula'.


Figura 16


2.5. Configuração req. de matrícula, contrato ou aditivo por matriz


Nessa opção é possível configurar um modelo de requerimento de matrícula, contrato de matrícula e contrato de rematrícula personalizado para cada matriz. Siga o passo a passo abaixo para efetuar essa configuração: 


PASSO 1: Na tela de configurações acadêmicas, dentro da aba 'Rematrícula web', clique no link: 'Configuração req. de matrícula, contrato ou aditivo por matriz'.

PASSO 2: Consulte o curso desejado e selecione-o. 


PASSO 3: Clique no botão 'Adicionar contrato rematrícula' e consulte o documento cadastrado. 


PASSO 4: Clique no documento e, em seguida, no botão 'Selecionar'.


PASSO 5: Após realizar os passos anteriores, verifique que o documento está sendo exibido na coluna 'Contrato de rematrícula'. Isso indica que o documento foi configurado com sucesso. A seguir, acompanhe o resumo deste tutorial.

Figura 17


Note que é possível realizar o mesmo procedimento para configurar os demais tipos de contrato ou requerimento por matriz.


2.6. Aba mensagem rematrícula web


  • Mensagem de confirmação da matrícula webinsira uma mensagem que será exibida no portal do aluno no momento da conclusão da rematrícula via web. Utilize tags HTML para a formatação adequada da mensagem. 


  • Mensagem de instrução sobre disciplinas pendentes – insira uma mensagem informativa que será apresentada ao aluno caso existam disciplinas pendentes em seu histórico acadêmico. Essa mensagem deve orientar o aluno sobre a necessidade de regularização dessas pendências antes da finalização da matrícula. Utilize tags HTML para formatar a mensagem de maneira clara e acessível.


OBSERVAÇÃO: caso não configure o texto de confirmação, o Portal apresentará um texto padrão.


Figura 18


2.7. Aba documentação


As instituições de ensino adotam regras distintas para o deferimento de documentos, e o sistema JACAD oferece configurações que permitem a personalização dessas escolhas. Abaixo, confira o significado de cada uma das flags de personalização:

 

☑  Obrigar informar arquivo comprobatório nos documentos dos Alunos - ao ativar essa flag, o sistema exigirá que os alunos anexem um arquivo comprobatório ao submeter seus documentos, assegurando que a documentação apresentada atenda aos requisitos necessários para a matrícula ou rematrícula.


☑  Obrigar informar arquivo comprobatório nos documentos dos Professores - ao ativar essa flag, o sistema exigirá que os professores anexem um arquivo comprobatório ao submeter seus documentos.


☑  Não deferir automaticamente os documentos entregues pelo sistema (desktop)/Não deferir automaticamente os documentos entregues do professor pelo sistema (desktop) /Não deferir automaticamente os documentos entregues do polo pelo sistema (desktop) -  ao ativar essas flags, o sistema não realizará o deferimento automático dos documentos entregues. Nesses casos, será necessária uma avaliação manual por parte do usuário. Dessa forma, os documentos anexados assumirão o status de 'Não avaliado'.


Figura 19


2.8. Aba carta convite


  • Modelo carta convite - insira o modelo de carta convite que será enviado aos professores. Utilize tags HTML para a formatação adequada da mensagem.


Figura 20


2.9. Aba curso


Na aba curso é possível realizar as configurações do CENSO e de Curso ingresso.


Figura 21


2.9.1. Configurações do censo  


  • ID INEP - informe o ID do INEP no campo apresentado.
  • Identificador do aluno - selecione o tipo de identificador do aluno.

☑  Permitir caracteres especiais no identificador do aluno - ao ativar essa opção, o sistema permitirá que caracteres especiais sejam incluídos no identificador do aluno no censo.


2.9.2. Curso Ingresso 


☑  Tipo de dispensa obrigatório - ao ativar esta flag, o campo 'Tipo dispensa', torna-se obrigatório para preenchimento. (Figura 22)


Figura 22


2.10. Aba extensão


  • Grau de graduação - Informe a qual grau de graduação corresponde ao curso de extensão.
  • Processo seletivo - Informe o meio de ingresso para curso de extensão.
  • Intervalo p/ troca de turmas - Informe o prazo máximo permitido para que o aluno realize a troca de turma neste curso de extensão.

Figura 23


2.11. Aba configuração diversas


Figura 24

  • Usuário padrão nos portais - Informar usuário de padrão de processamento. Esse usuário serve para executar tarefas automáticas do sistema. OBS: Não utilizar usuários genéricos. Ex: Portais, agendas, tarefas.



☑  Habilitar utilização do score de evasão - ao ativar esta flag, o sistema exibirá o score de evasão de cada aluno, indicando a probabilidade de um determinado acadêmico abandonar o curso.


☑  Utilizar editor simples por padrão na tela de avisos - ao ativar esta flag, o sistema habilita o editor simples como padrão para criação da mensagem na tela de avisos, ou seja, o editor simples será primeiro apresentado, mas ainda será possível trocar o editor no botão 'Trocar editor'.


Figura 25 - Editor padrão


Figura 26 - Editor simples


☑  Apresentar colunas das datas da disciplina da turma no sistema - ao ativar essa flag, o sistema apresenta a data das disciplinas da turma em telas como o Cadastro de Matrícula, integrações com o Moodle, Blackboard, etc.



☑  Não adicionar disciplinas em andamento (Calendário de aulas) - ao ativar essa flag, o sistema emitirá um alerta caso o usuário tente adicionar uma disciplina em andamento.


☑  Preferir utilizar nomes reduzidos nas telas - Esta opção visa migrar gradualmente as telas atuais para utilizar nomes abreviados de disciplinas, módulos, etc. As telas alteradas até o momento são:
a. Disciplinas da matrícula na tela de Cadastro de disciplina
b. Wizard de matrícula.


☑  Utilizar nova tela de gestão do período Letivo - ao ativar essa flag, a nova tela de gestão do período letivo será apresentada ao acessar o menu 'Período letivo'.


Figura 27 - Antiga tela de cadastro do período letivo


Figura 28- Nova tela de cadastro do período letivo


☑  Obrigatório informar data de início da turma - ao ativar essa flag, o sistema exigirá que a data de início da turma seja preenchida obrigatoriamente ao criar ou configurar uma turma.


☑  Habilitar botão 'Consultar inscrito geral' na tela 'Processo seletivo' - ao marcar essa opção, o sistema ativará o botão 'Consultar inscrito geral' na tela do Processo Seletivo. Essa funcionalidade facilita a consulta de todos os inscritos de forma geral, permitindo uma visualização rápida e abrangente dos candidatos no processo seletivo. 


☑  Preencher data exp. diploma com data atual no livro registro - ao ativar essa flag, o sistema preenche automaticamente a data de expedição do diploma com a data atual no livro de registro. 


▼ Controle de qtd. máx. do cupom de desconto - este campo é apresentado como um combobox, permite que você selecione uma das seguintes opções:

  1. Cupom: Limita a quantidade máxima de utilizações para o próprio cupom, independentemente do curso ou câmpus/polo.
  2. Curso: Define a quantidade máxima de utilizações do cupom vinculada a um curso específico.
  3. Câmpus/Polo: Permite controlar a quantidade máxima de usos do cupom em um determinado câmpus ou polo, vinculando a utilização à localização



Figura 29


2.12. Aba mensagens


  • Mensagem pendência financeiro - insira uma mensagem que será exibida no portal do aluno quando houver pendências financeiras. A mensagem deve informar sobre a necessidade de regularização dos pagamentos.


  • Mensagem orientativa para pendências acadêmicas - insira uma mensagem orientativa que será apresentada no portal do aluno, caso existam pendências acadêmicas. A mensagem deve fornecer instruções sobre como regularizar essas pendências para que o aluno possa prosseguir com suas atividades acadêmicas. 


Figura 30


2.13. Configurações do aluno


Ao realizar a matrícula do aluno, o sistema possibilita ao usuário efetuar o primeiro acesso ao Portal do Aluno. No entanto, é necessário, primeiramente, configurar as preferências de acesso. 


PASSO 1: Acesse o menu 'Preferências', navegue até 'Configurações' e, em seguida, vá em 'Acadêmicas' e clique no submenu 'Aluno'.


Figura 31


PASSO 2: Na tela 'Configurações do Aluno', a primeira aba apresentada é a de 'Registro Acadêmico'. Nessa tela, informe o formato do RA do aluno. 


Figura 32


OBSERVAÇÃO: O RA é gerado automaticamente durante o cadastro do aluno de acordo com o formato escolhido. Lembrando que esta informação é utilizada em outros recursos como Censo e Login do Portal do Aluno e também é apresentada em documentos como Histórico Escolar. 


DICA: Utilize as expressões da lista para indicar o formato do RA padrão de sua instituição. 

1. <CODIGO>: Código do aluno no sistema acadêmico
2. <ΑΝΟ: Αno de cadastro do aluno no sistema - Formato AAAA
3. <ANO2>: Ano de cadastro do aluno no sistema - Formato AA
4. <CURSO>: Nome reduzido da matriz
5. <COD_CURSO>: Código do INEP do curso ingresso do aluno no momento do cadastro
6. <COD_CURSO2>: Código do Curso da aba de Geração de RA/Matrícula no Curso Ingresso (Cadastro de Curso)
7. <CPF>: CPF do aluno no sistema acadêmico
8. <PERIODO_INGRESSO>: Campo período ingresso do curso ingresso do aluno no momento do cadastro
9. <COD_FORMA_INGRESSO>: Campo código da forma de ingresso do curso ingresso do aluno no momento do cadastro
10. <CODIGO_INFORMADO>: Código informado pelo usuário no momento do cadastro
11. <EMAIL>: E-mail do aluno no sistema acadêmico.
12. <SEQUENCIAL>: Numeração sequêncial.
13. <ANO_INGRESSO>: Ano de ingresso do aluno no sistema (Curso Ingresso = Data Ingresso) - Formato AAAA
14. <ANO_INGRESSO2>: Ano de ingresso do aluno no sistema (Curso Ingresso = Data Ingresso) - Formato AA






ATENÇÃO: quando utilizada a opção de data de nascimento, caso o cadastro do aluno não possua o campo data nascimento preenchido o sistema utilizará o RA como senha padrão no ato do cadastro do aluno.





PASSO 3: Na aba 'Novos Alunos' é possível definir o padrão de senha para novos alunos e ativar algumas opções de personalização. 


Figura 33






Informar Código/RA ao Cadastrar Novo Aluno - Ao ativar essa flag, o Registro Acadêmico (RA) do estudante passa a ser definido pelo usuário. Dessa maneira, o formato do RA estabelecido na aba 'Registro Acadêmico' deverá seguir o padrão <CODIGO_INFORMADO>, a fim de garantir o correto funcionamento do processo. 









Utilização de barras no formato 'dd/MM/yyyy' para a senha de nascimento – Ao ativar esta flag, caso a senha padrão seja definida como a data de nascimento, ela deverá ser preenchida utilizando barras. Por exemplo, se a data de nascimento do aluno for 25 de dezembro de 2000, a senha inicialmente seria '25122000'. Com a flag ativada, a senha passa a ser '25/12/2000'.










Utilizar e-mail como Login do Aluno - Ao ativar essa flag, o aluno deverá utilizar seu endereço de e-mail cadastrado como credencial de login para acessar o portal, substituindo outros formatos de identificação. 









Modelo tela novo aluno - Cada flag apresentada define um modelo com conjunto de informações diferentes que serão solicitadas pelo sistema no momento do cadastro do aluno. Assim, a instituição deve selecionar o modelo que melhor atenda às suas necessidades operacionais e acadêmicas. Abaixo estão as opções de modelos disponíveis:


  • Modelo Padrão (sem documentos e com responsáveis financeiros/convênios)
  • Modelo Padrão (com documentos, informações pedagógicas, responsáveis financeiros e convênios)
  • Modelo Padrão (com documentos, responsáveis financeiros e convênios)
  • Modelo Padrão (sem documentos, com informações pedagógicas, responsáveis financeiros e convênios)
  • Modelo Padrão - Colégio (sem documentos, com responsável legal, responsável financeiro e convênios)
  • Modelo 2 (Matrículas por núcleo comum – EaD)
  • Modelo 3 (Por campanhas – EaD)


Cada modelo ajusta o tipo e a quantidade de informações a serem inseridas conforme o perfil e as particularidades da instituição.










Apresentar o wizard de cadastro de matrícula após o cadastro de um novo aluno – Ao ativar essa opção, o sistema exibirá automaticamente o wizard de cadastro de matrícula após a inclusão de um novo aluno, agilizando o processo de criação do contrato e a gestão de eventuais pendências financeiras relacionadas à matrícula.









Senha padrão:

  • Registro acadêmico (RA): refere-se ao número de registro acadêmico do aluno.
  • Data de nascimento: utiliza a data de nascimento do aluno em formato numérico (ddMMyyyy) como senha.
  • Aleatória: o sistema gera automaticamente uma senha aleatória para o aluno.





PASSO 4: Na aba e-mail de boas vindas é possível configurar um e-mail de boas vindas ativando a flag 'habilitar e-mail de boas vindas para novos alunos' e clicando no botão '...'. Caso queira adicionar um novo template de e-mail ou modificar um já existente, basta clicar no 'lápis'.


Figura 34






 ATENÇÃO: Em caso de dúvidas ou necessidades de suporte adicional no processo de cadastro de template de e-mail, consulte nossa base de conhecimentos acadêmicos comunicação ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento. 





PASSO 5: Na aba 'E-mail Aniversariantes', é possível adicionar um template seguindo o mesmo processo descrito no passo 4. 


PASSO 6: Após seguir todos os estapas descritos anteriormente, clique em 'Salvar' para confirmar e aplicar as configurações realizadas.






3. ACESSANDO A TELA DE CADASTRO DE ALUNO


A tela de cadastro de dados do perfil do aluno, é possível ser acessada de duas formas: 



ACESSO A: Clique no menu Cadastro e vá em 'Aluno' (Figura 36).


ACESSO B: Clique no menu de acesso rápido 'Aluno' (Figura 37).


Figura 35 - Este fluxo ilustrado apresenta a relação dos menus.
Figura 36



Figura 37






4. COMO CADASTRAR UM NOVO ALUNO? 


Existem duas formas de começar um cadastro. Uma é criando um aluno informando todos os dados iniciais necessários, e outra é a criação de um aluno a partir de um perfil existente. Na primeira opção, é necessário preencher os campos com os dados do aluno que será cadastrado. 


OBSERVAÇÃO: Com o cadastro de um aluno dessa forma, já será automaticamente criado um perfil com os dados inseridos nessa tela






5. CADASTRO COM INSERÇÃO DE DADOS DO ALUNO

5.1. Etapa 1 de 5 - Informe os dados do perfil 


PASSO 1: Acesse a tela de 'Cadastro de Aluno' e clique em 'Novo Aluno'.


Figura 38


PASSO 2: Na aba 'Dados pessoais', é possível inserir dados como as 'Informações básicas' do aluno (ex.: nome, e-mail, CPF, RG, sexo, etc.) e o 'Endereço Principal'. 


Figura 39


DICA: Se o novo aluno for menor de idade e os responsáveis financeiros forem o 'Pai' ou 'Mãe', inserir os dados familiares solicitados (mesmo que não sejam obrigatórios nessa etapa), pode acelerar o processo de adição de um responsável financeiro. 


PASSO 2: Após preencher os dados, é possível inserir dados adicionais clicando na aba 'Info. Complementares'.


Figura 40


PASSO 3: Em 'Ligações/ Referências' é possível visualizar com qual organização o perfil está relacionado. 


Figura 41


Na figura não há nenhuma organização relacionada a esse perfil, pois o perfil Geraldo Elias Rocha ainda não está matriculado em uma organização. Veja o exemplo da figura, mostra um perfil relacionado a uma organização.



Figura 42


5.2. Etapa 2 de 5 - Informe os dados do curso ingresso 


Nessa tela são requisitados dados do curso ingresso do aluno. Algumas informações são mais detalhadas como data de término e data de colação de grau, que podem ser usadas em algum certificado ou relatório. Para essa tela é necessário o preenchimento obrigatório dos campos Curso, Data Ingresso, Turno e Forma Ingresso.


Figura 43


Dados da tela para cadastro do Curso ingresso:






Curso: Aqui é selecionado o curso (Matriz Curricular) a ser adicionado ao aluno. 










Data Ingresso: Data de início do aluno na instituição. Campo obrigatório. 










 Status: Ao adicionar um curso ingresso o mesmo é ativo, podendo ser editado após cadastrado. 










Turno: Matutino, Vespertino, Integral, Noturno. 










Período Ingresso: Campo aberto para informar em que período o aluno ingressou no curso. 










Número de Matrícula: É o número da matrícula do aluno no curso, sendo gerado automaticamente pelo sistema.










Unidade Física: Campo Opcional, utilizado para informar em qual polo da instituição o aluno irá cursar este curso. 










Turma Base: Campo opcional para informar em que turma base o aluno será inscrito. 






No painel Processo seletivo são armazenados os dados de como o aluno ingressou neste curso:






Forma de Ingresso: Como o aluno ingressou. As opções apresentadas neste campo podem ser cadastradas pela própria instituição.








Instituição: Campo opcional, é o local onde ocorreu o processo seletivo.









Classificação: Campo opcional. Se refere a classificação obtida pelo aluno no processo seletivo. Utilizada para processos onde os alunos foram selecionados.









Pontos: Campo opcional. Aqui registramos a pontuação obtida pelo aluno durante o processo seletivo.








Vagas: Campo opcional. Se refere a quantidade de vagas ofertadas para o curso no processo seletivo em questão.








Número de Chamada: Campo opcional. Aqui registramos em qual chamada o aluno ingressou no curso. Utilizado para processos seletivos onde o aluno é selecionado.









Proced. Escola Pública: Campo opcional para informar se o aluno é procedente de escola pública ou não. A informação deste campo é utilizada pelo módulo Censo.








Curso Ingresso de Origem: Este campo é utilizado somente em transferências internas (de curso para curso).





OBSERVAÇÃO: Os campos de cadastro dessa tela podem ser personalizados de acordo com a necessidade de cada instituição.


5.3. Etapa 3 de 5 - Informe os dados históricos pedagógicos do aluno


Nessa etapa serão solicitadas as informações pedagógicas do Aluno, como cursos que o aluno concluiu anteriormente.


Figura 44


5.4. Etapa 4 de 5 - Informe os dados do financeiro


Na janela de informe dados financeiros é possível: 






Informar se o aluno possui renda comprovada - declarar se o aluno possui uma fonte de renda formal.








Convênios - adicionar informações sobre convênios, que são acordos ou contratos com empresas ou outras instituições que podem oferecer benefícios financeiros, como descontos em mensalidades ou acesso a recursos adicionais. 









Responsáveis Financeiros - Os usuários têm a opção de incluir informações sobre os responsáveis financeiros do aluno. Isso pode incluir pais, guardiões ou outros indivíduos que assumem a responsabilidade de pagar as taxas e mensalidades escolares. É possível detalhar as informações de contato e outros dados pertinentes dos responsáveis financeiros. 





5.4.1. Adicionar Convênio


PASSO 1: Na tela Cadastro Novo Aluno - informe os dados financeiros, navegue na tabela 'Convênios' e clique em 'Adicionar'.


Figura 45


Caso o aluno possui renda comprovada, é necessário marcar a flag 'Possui renda comprovada'.

PASSO 2: Na tela 'Cadastro de Aluno Convênio', selecione o convênio, período letivo, data de contratação e clique em 'Salvar'.

Figura 46



5.4.2. Adicionar Responsável Financeiro no cadastro do aluno


Para o Sistema, o responsável financeiro é a pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento parcial ou total das mensalidades de um aluno. Quando um aluno possuí um responsável financeiro vinculado com determinado valor (em reais ou em porcentagem), as mensalidades geradas para o aluno são divididas com o responsável, gerando assim a parte da mensalidade que cabe ao aluno em nome do próprio aluno, e a parte que corresponde ao responsável financeiro em nome do responsável configurado. Sendo cada um responsável pelo pagamento de sua parte da dívida.

Exemplo: A empresa LX Comercio LTDA paga 25% da mensalidade da aluna Joana Martins. Ao configurar esta empresa como responsável de 25% no cadastro do aluno, as parcelas de mensalidade geradas serão divididas em 75% em nome da Joana e 25% em nome da empresa LX, por parcela.

Sendo geradas 2 mensalidades de R$200,00 seriam:


  • 1º mensalidade -> Joana: R$ 150,00
    Empresa LX: R$ 50,00


  • 2º mensalidade -> Joana: R$ 150,00
    Empresa LX: R$ 50,00


PASSO 1: Navegue pela tabela 'Responsáveis financeiros' e clique no botão 'Adicionar'.


Figura 47

PASSO 2: Na tela 'Cadastro de Responsável Financeiro', estarão disponíveis as opções:

Figura 48






Filtro de busca: permite a consulta do responsável por CPF, CNPJ ou por nome (campo 'Responsável').










 Tipo de cáculo: permite que o sistema calcule o valor a ser pago pelo responsável financeiro e pelo aluno em reais (caso seja selecionado combobox em 'Valor') ou percentual (caso seja selecionado combobox em 'Percentual').









Data limite: esse campo é utilizado pelo sistema no ato da geração das parcelas deste aluno, conferindo se a data limite está compreendida em algum mês dentro dos meses de vencimentos sendo gerados. 










A flag 'Fiador' é utilizado em alguns modelos de contrato para especificar que esta pessoa é avalista/fiador. Consulte seu modelo de contrato para saber se é necessário ativar essa flag. 






DICA: O número informado no campo valor trabalha em conjunto com combobox 'Tipo de Cálculo'. Por exemplo: 

* Quando informado Valor - 10,00, o sistema dividira uma parcela de R$ 500,00 da seguinte forma:

R$ 490,00 para o aluno
R$ 10,00 para o responsável

* Quando informado porcentagem (%) 10,00, o sistema dividirá uma parcela de R$ 500,00 da seguinte forma:

R$ 450,00 para o aluno
R$ 50,00 para o responsável


PASSO 3: Selecionado o responsável, preencha o formulário e clique em 'Salvar'.


Figura 49


PASSO 4: Clique no botão 'Próximo' para ir para a próxima etapa.


Figura 50


OBSERVAÇÃO DATA LIMITE: Neste caso, a data limite foi configurada para dia 15 de dezembro de 2028, ou seja, serão gerada parcelas de agosto até a data configurada.


5.4.3. Adicionar Responsável Financeiro por meio de um perfil existente


Acessando as opções de busca, consulte o usuário pelo nome ou CPF, e clique em 'Salvar'. 


Figura 51


5.4.4. Adicionar Novo Perfil Responsável Financeiro utilizando dados do perfil 'Pai' e 'Mãe'


PASSO 1: Caso ainda não tenha adicionado o perfil do responsável financeiro, é possível adicionar clicando no botão 'Novo Perfil' (Apresentado na Figura 51) na tela Cadastro de Responsável financeiro.

Figura 52


Ao realizar essa ação, aparecerá na tela uma mensagem perguntando se o usuário deseja utilizar os dados do pagador. As opções disponíveis serão: 'Pai', 'Mãe', 'Outro' e 'Não Utilizar'.

PASSO 2: Ao clicar no botão 'Pai', será possível observar que conseguimos utilizar os dados, como, por exemplo: o nome, e-mail, endereço e dados de contato apresentados no cadastro do aluno (caso o usuário tenha inserido essas informações).


Figura 53


Observe que o mesmo ocorre com os dados cadastrados apresentados sobre a 'Mãe' do Aluno.


Figura 54


5.4.5. Adicionar Novo perfil Responsável Financeiro utilizando dados de outro perfil


Ao clicar no botão 'Outro' é possível verificar que somente os dados apresentados na primeira etapa em 'Endereço Principal' são utilizados.


Figura 55


NOTA: Também é possível editar os dados adicionados a qualquer momento em caso de erros. Para isso, acesse o perfil do responsável financeiro e faça as correções necessária.


5.4.6. Adicionar novo perfil responsável financeiro não utilizando dados


Neste caso, ao escolher a opção 'Não Utilizar', será necessário inserir manualmente todos os dados do novo responsável financeiro.





ATENÇÃO: Para obter mais informações sobre como realizar procedimentos financeiros no JACAD, convido-o a visitar nossa base de conhecimento financeiro. 





4.5. Etapa 5 de 5 - Informe os documentos


Nessa tela será solicitada a entrega de alguns documentos necessários para a finalização do cadastro de matrícula. Caso deseje pular essa etapa, será possível anexar os documentos em outro momento


Para adicionar um documento, selecione um documento na tabela de documentos faltantes e clique em 'Entregar'.

 

Figura 56


PASSO 2: Após isso, uma a tela 'Anexos' será apresentada. Anexe o documento e clique em 'Anexar e salvar'.


Figura 57


Na figura 58, é possível notar que após anexar o documento, ele já consta na tabela de documentos entregues. 


Figura 58


PASSO 3: Após realizar o procedimento, clique no botão finalizar. Também é possível pular essa etapa anexando apenas um documento, não sendo necessário inserir todos os documentos faltantes.


Ao realizar esse processo, uma mensagem será apresentada informando que o cadastro do perfil do aluno foi realizado com sucesso. Sendo necessária a realização da próxima etapa para o cadastro de matrícula, conforme será apresentado no capítulo 6.

Figura 59




6. CADASTRO DE NOVA MATRÍCULA


6.1. Etapa 1 de 4 - Informe os dados da matrícula


Ao avançar a etapa 5 de 5 - informe de documentos, a tela de 'Cadastro de nova matrícula' será carregada. 


Além disso, caso não apresente a tela de cadastro de nova matrícula, é possível configurar o cadastro da matrícula ao acessar o menu 'Aluno', consultar o aluno e clicar no botão 'Matrículas'.

 

Figura 60


Nessa janela devem ser definidos os dados pedagógicos da matrícula, tais como: curso, definição de turma, data da matrícula, período letivo, etc...


Figura 61


Após informar os dados da matrícula, clique no botão próximo para prosseguir com o cadastro.


6.2. Etapa 2 de 4 - Informe as disciplinas


Nessa etapa será possível visualizar as disciplinas pendentes e disponíveis para serem cursadas pelo aluno. Por padrão, será apresentando no componente 'Disciplinas Selecionadas', as disciplinas cadastradas na turma.


Figura 62


6.2.1. Adicionar uma disciplina 


PASSO 1: Caso queira adicionar uma disciplina, navegue na tabela de 'Disciplinas Pendentes do Aluno', selecione uma disciplina.


Figura 63


PASSO 2: Navegando na aba 'Disciplinas disponíveis', selecione a disciplina e clique no botão 'Selecionar'.


Figura 64


Dessa forma, ao selecionar as disciplinas, elas passarão a ser apresentadas na aba de disciplinas selecionadas. Além disso, é possível visualizar o quadro de horários de cada disciplina através da aba 'Quadro de horários', conforme demonstrado na figura 64.


Figura 65


6.2.2. Consultar horários disciplinas


Na tela de cadastro de nova matrícula, clicando na aba 'Quadro de horários' é possível visualizar os horários das disciplinas cadastradas. 


6.3. Etapa 3 de 4 - Selecione o contrato


PASSO 1: Na tela de Cadastro de Nova matrícula, insira o plano de pagamento e o vendedor. 


Figura 66


Caso tenha disponível algum cupom de desconto, basta inseri-lo no campo em branco e clicar no botão 'Resgatar'.


PASSO 3: Após realizar o procedimento, clique no botão próximo para continuar com seu cadastro.



PASSO 4: Nessa etapa, basta clicar no botão 'Finalizar' para que o contrato do aluno seja gerado.


Figura 67

Após realizar esse procedimento, uma mensagem de confirmação da matrícula será apresentada. 

Figura 68


Caso o aluno ainda não tenha realizado a entrega de todos os documentos, será apresentado uma tela de assistencia de entrega de documentos do aluno.


Figura 69


PASSO 5: Para verificar se as transações foram geradas corretamente, acesse a tela de cadastro de aluno e pesquise pelo aluno.


Figura 70


PASSO 6: Clique no botão 'Financeiro' e assim serão apresentadas todas as pendências financeiras do aluno.


Figura 71


Conforme apresentado anteriormente, foram adicionados na matrícula de Geraldo os convênios de 50% de desconto, somados à divisão das parcelas de 50% com o responsável financeiro. Dessa forma, o valor de R$ 15.000, dividido em 12 parcelas, será de R$ 321,50 para o aluno e o responsável.  




7. CADASTRO COM CONSULTA DE PERFIL


PASSO 1: Acesse o menu 'Cadastro' e clique no submenu 'Perfil'.

Figura 72



PASSO 2: Criamos um perfil no menu 'Cadastro de perfil'.


Figura 73


Consultando o novo perfil é possível observar que Maya não está vinculada como aluna.


Figura 73


PASSO 2: Na janela 'Cadastro de aluno', após clicar no botão 'Novo Aluno', consulte um perfil. Os dados que foram cadastrados no perfil, serão colocados automaticamente na tela de cadastro. 


Figura 74


PASSO 3: Após isso, basta preencher o formulário de cadastro seguindo os mesmos passos do capítulo 3.1.


Figura 76



8. FOTO DO ALUNO


A foto adicionada ao aluno será vinculada ao perfil. Sempre que alterar a foto na tela de Perfil ou de Aluno, será alterado automaticamente na outra tela, e vice e versa. Existem duas maneiras de adicionar fotos para o Aluno ou por webcam.






Adicionar foto através de algum arquivo existente no computador








Adicionar foto através de webcam 





8.1. Adicionar foto através de algum arquivo existente no computador


PASSO 1: Acesse o menu 'Aluno', consulte o aluno, navegue em 'foto' e clique no link 'Adicionar'


Figura 77


PASSO 2: Após isso, será aberta uma nova janela. Selecione o arquivo desejado e clique em 'Abrir'


Figura 78


PASSO 3: Ao acessar a tela de recorte de imagem, mantenha o botão direito do mouse pressionado e arraste para indicar a área a ser recortada. Em seguida, clique no botão 'Recortar'.

  

Figura 79


PASSO 4: Após isso, o sistema exibirá a mensagem informando que a imagem foi salva com sucesso.


Figura 80


8.2. Adicionar foto através de webcam


Para utilizar a Webcam basta clicar no link 'Webcam', será aberta a tela para captura da imagem da Webcam. Em seguida, clique em 'Capturar' imagem. 


Figura 81


8.3. Editar foto 


Selecionado o aluno com foto, clique no link 'editar', para editar a foto.


Figura 82


Após isso, será aberta a janela para recorte de imagem. Mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado e arraste para indicar a área a ser recortada. Em seguida, clique no botão 'Recortar'.


Figura 83


Observe que o pontilhado verde delimita a área a ser cortada.





9. CONCLUSÃO


Chegamos ao final do manual de uso sobre cadastros de aluno. Esperamos que este guia tenha sido útil para compreender as funcionalidades de cadastro de aluno . Caso tenha alguma dúvida ou precise de mais informações, não hesite em consultar as documentações complementares ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.



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