ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 3. CONFIGURAÇÕES CURSO INGRESSO
• 4. ACESSO AO MENU: ALUNOS CONCLUINTES DO PERÍODO LETIVO
  • 4.1. Como concluir alunos? 
  • 4.2. Como alterar datas?
  • 4.3. Como validar alunos?
  • 4.4. Como a Secretaria realiza a avaliação?
  • 4.5. Como Sincronizar a nota do TCC?
  • 4.5. Como enviar alunos para o Livro de Registro?
• 5. COMO GERAR RELATÓRIO DE ALUNOS CONCLUINTES?
• 6. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

O recurso de Alunos Concluintes do Período Letivo foi desenvolvido para otimizar o processo de conclusão, permitindo que a instituição conclua múltiplos alunos de forma rápida, eficiente e segura.

Com essa funcionalidade, é possível aplicar algumas validações específicas para concluir os alunos em lote, reduzindo o tempo gasto em processos manuais.

Essa solução oferece mais agilidade na gestão acadêmica, além de garantir maior controle e praticidade no acompanhamento das conclusões de alunos. 

2. PERMISSÕES

Para habilitar o recurso de Alunos Concluintes do Período Letivo aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo:

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.

Figura 1

PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.

Figura 2

PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Acadêmico'.

Figura 3

PASSO 4: Selecione a opção 'Período Letivo - Alunos Concluintes do Período Letivo'.

Figura 4

OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso ao recurso de Alunos Concluintes do Período Letivo.

3. CONFIGURAÇÕES CURSO INGRESSO

Nesta etapa, serão apresentadas as validações para a conclusão do curso de ingresso, as quais estarão vinculadas à Tela de Alunos Concluintes do Período Letivo.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Configurações', clique em 'Acadêmicas' e, em seguida, 'Curso Ingresso'.

Figura 5

PASSO 2: Na Tela de 'Configuração de Aluno Curso Ingresso' clique na Aba 'Conclusão de Curso', nela contém quatro flags para validações.

• Permitir Concluir Curso Ingresso mesmo com Disciplinas Pendentes: Com essa flag habilitada, mesmo que o aluno possua disciplinas pendentes, é possível alterar o status do curso ingresso do aluno para Concluído;

• Validar Horas Atividades Cumpridas ao Concluir o Curso Ingresso: Ao marcar essa flag, é validada as horas de atividade complementar cumpridas ao concluir o curso ingresso;

• Validar Carga Horária do Itinerário: Ao marcar essa flag, é validado se o aluno cumpriu a carga horária do itinerário formativo da matriz curricular (essa opção é utilizada para colégios);

• Validar Prazo Mínimo do Curso (Prazo Inicial): Ao marcar essa flag, o sistema valida o prazo mínimo da matriz curricular para conclusão do aluno.

Figura 6

PASSO 3: Na Tela de 'Configuração de Aluno Curso Ingresso' clique na Aba 'Validação Alunos', nela contém quatro flags para validações na tela Alunos Concluintes por Período Letivo.

• Validar se possui os Docentes e sua Titulação cadastrados: ao habilitar essa flag, o sistema verifica se o aluno possui, no histórico de suas disciplinas cursadas, todos os professores cadastrados para as disciplinas e se possuem uma titulação cadastrada.

• Validar documentação entregue e deferida: ao habilitar essa flag, o sistema verifica se o aluno possui toda a sua documentação entregue e deferida pela secretaria.

• Validar Título do TCC para cursos que possuem a matéria do TCC na Matriz: ao ativar essa flag, o sistema verifica se o curso possui o título do TCC cadastrado no curso ingresso do aluno, caso houver alguma disciplina com a flag ‘Disciplina TCC’ marcada no Curso Matriz relativo ao seu Curso Ingresso.

• Validar se o aluno possui os dados obrigatórios da seguinte Atualização Cadastral: ao habilitar essa flag, o sistema verificará se o aluno possui em seu perfil, os campos obrigatórios da atualização cadastral informada no campo apresentado ao lado deste item.

Figura 7

4. ACESSO AO MENU: ALUNOS CONCLUINTES DO PERÍODO LETIVO

Nesta etapa, serão apresentadas as funcionalidades disponíveis na Tela de Alunos Concluintes do Período Letivo, a qual pode ser acessada pelos seguintes locais:

ACESSO A: Clique no Menu 'Acadêmico', navegue até 'Gestão Acadêmica', e vá em 'Alunos Concluintes do Período Letivo' (Figura 8).

Figura 8

ACESSO B: Clique no Menu de acesso rápido 'Período Letivo' (Figura 9). 
Na Tela de Cadastro de Período Letivo, selecione o período desejado, clique no botão 'Opções' e vá até 'Alunos Concluintes do Período Letivo' (Figura 10).

Figura 9

Figura 10

ACESSO C: Clique no Menu 'Acadêmico', navegue até 'Oferta', e vá em 'Período Letivo' (Figura 11).

Figura 11

Na Tela de 'Alunos Concluintes do Período Letivo', dispomos dos seguintes filtros:

Busca: Filtro de busca em texto aberto, que irá procurar por nome do aluno, RA do aluno ou nome do curso; 

Período Letivo: Filtra pelo período letivo;

Curso: Realiza a busca pelo curso;

% cursado de ___ até ___: Informar o intervalo desejado para o percentual cursado;

Data de Conclusão de __/__/____ até __/__/____: Filtra pela data de conclusão do curso ingresso do aluno;

Status Curso Ingresso: Filtra pelo status do curso ingresso, com as opções 'Ambos', 'Ativo' e 'Concluído';

Limitar: Limita a quantidade de linhas na busca da tela.

Figura 12

Ao clicar no botão ‘Filtros’ é aberta uma tela com os seguintes filtros:

• Alunos Inadimplentes: Flag para trazer somente alunos inadimplentes;
• Alunos com Documentos Pendentes: Flag para trazer somente alunos com pendência de documentos;
• Qtd. Disciplinas Pendentes: Alunos com quantia 'X' de disciplinas pendentes;
• Aptos a Emissão: A busca trará apenas alunos que estão ou não aptos a emissão do Certificado/Diploma;
• Avaliados Secretaria: Apenas alunos que já possuem uma avaliação da secretaria;
• Registro no Livro: Apenas alunos que possuem registro ou não em um Livro de Registros;
• Nota TCC: Apenas alunos que possuem ou não uma nota lançada para TCC.

Figura 13

Na aba ‘Filtros por Nome’ possui os seguintes campos:

• Nomes que começam com: Alunos que começar com a letra ou nome informado;
• Nomes que terminam com: Alunos que terminam com a letra ou nome informado;
• Nomes que contém: Alunos que tem no seu nome a letra ou nome informado;
• Nomes que não contém: Alunos que não possuem a letra ou nome informado;

Figura 14

Seguem funcionalidades dos botões que se encontram na parte inferior da tela de Alunos Concluintes do Período Letivo:

Dados do Aluno: Acesso rápido a Tela de 'Cadastro do Aluno'.

Figura 15

Dados do Curso: Acesso rápido a Tela 'Cadastro de Aluno Curso Ingresso'.

Figura 16

4.1. Como concluir alunos? 

PASSO 1: Selecione o aluno com status 'Ativo' e clique no botão 'Concluir alunos'.

PASSO 2: Será aberta a tela ‘Data Conclusão’ para ser inserida a data de conclusão do Curso Ingresso.

PASSO 3: Confirmando a data, o status do Curso Ingresso é alterado para ‘Concluído’.

Figura 18

4.2. Como alterar datas?

É possível alterar as datas de ‘Conclusão’, ‘Colação de Grau’, ‘Expedição de Diploma’ e ‘Previsão de Formatura’.

Clique no botão 'Alterar Data' e selecione a opção desejada para a Data, sendo: ‘Conclusão’, ‘Colação de Grau’, ‘Expedição de Diploma’ e ‘Previsão de Formatura’.

Figura 19

4.3. Como validar alunos?

Para os alunos selecionados, serão processadas as validações que estão ativadas na configuração do curso ingresso, mostrada anteriormente, inserindo os resultados nas novas colunas, sendo Válido ou Inválido para cada validação, e se obtiver todas as validações, o aluno será ‘Apto’. Caso houver alguma invalidação, o aluno será ‘Não apto’. As validações que estão desativadas na configuração, ficarão com o status ‘Não avaliado’. Apenas alunos com o status ‘CONCLUÍDO’ poderão ser validados nesta opção.

Clique no botão 'Validar Alunos' e em 'Validar Alunos'.

Figura 20

Para verificar os itens com invalidações, basta dar um duplo clique com o mouse. Isso abrirá a 'Tela de Erros/Invalidações', onde serão exibidos os ajustes necessários no cadastro do aluno.

Na Tela é apresentada uma coluna 'Msgs Erro/Invalidações', em que, também são apresentados os itens que precisam ser ajustados.

Figura 21

Forçar Validação: Para os alunos selecionados, todas as validações ativas, serão dadas como válidas, tornando o aluno ‘Apto’. Alunos ativos também poderão ser validados nesta opção.

Figura 22

4.4. Como a Secretaria realiza a avaliação?

Após os alunos se tornarem ‘Aptos’, terá a avaliação feita pela secretaria, que irá deferir ou indeferir o aluno a receber o certificado ou diploma. Quando o aluno se torna ‘Apto’, a coluna 'Avaliação Secretaria' fica com o status ‘Não avaliado’, aguardando a avaliação da secretaria.

Figura 23

4.5. Como Sincronizar a nota do TCC?

Para os alunos selecionados, caso o curso do aluno tiver uma ‘Disciplina TCC’ na matriz, a sua nota nesta disciplina irá ser inserida no campo de Nota do TCC no Cadastro de curso ingresso do aluno.

Clique no botão 'Opções' e em 'Sincronizar Nota TCC'.

Figura 24

 Figura 25

4.5. Como enviar alunos para o Livro de Registro?

Ao concluir o processo dos alunos, os dados são consolidados, permitindo o envio para o Livro de Registro e assim finalizando o processo com a emissão do certificado ou diploma. 

Após os alunos serem deferidos pela secretaria, poderão ser enviados para o livro de registro. 

Clique no botão 'Opções' e em 'Enviar ao Livro de Registro'.

Figura 26

Será aberta a Tela de 'Livro de Registro' para informar qual livro os alunos serão inseridos. 

Apenas alunos DEFERIDOS pela secretaria poderão ser enviados. 

Figura 27

Dessa forma, a aluna foi devidamente registrada no livro de registros.

Para acessar essa informação, vá até o Menu 'Acadêmico' e clique em 'Livro de Registro', após realize a consulta pelo livro correspondente.

Figura 28

Figura 29

5. COMO GERAR RELATÓRIO DE ALUNOS CONCLUINTES?

Para gerar o relatório é necessário clicar no Menu ‘Relatórios’ e em ‘Alunos Concluintes’.

Figura 30

O relatório gerado apresenta somente os alunos que estão com o status do Curso Ingresso como ‘Ativo’ e a porcentagem do curso em ‘100%’.

Figura 31

6. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o recurso de alunos concluintes do período letivo no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve!