Olá cliente JACAD, tudo bem? Neste guia, você encontrará respostas para as dúvidas mais frequentes relacionadas a processos acadêmicos e administrativos. Boa leitura!
ÍNDICE
1. COMO CONCLUIR CURSO INGRESSO EM LOTE?
2. COMO REALIZAR A MUDANÇA DE GRADE EM LOTE?
4. COMO ADICIONAR PARÂMETROS EM DOCUMENTOS PERSONALIZADOS?
5. FECHANDO O DIÁRIO DE CLASSE PARA UMA TURMA (GERANDO Nº DA CHAMADA)
6. COMO ENCERRAR TURMA E PERÍODO LETIVO EM LOTE?
7. O ALUNO NÃO ENCONTRA AS DISPENSAS AO VISUALIZAR SUAS NOTAS NO PORTAL DO ALUNO.
9. CRITÉRIOS PARA UM ALUNO FICAR EM SITUAÇÃO DE EXAME NA DISCIPLINA
- 9.1. Quando a nota do aluno estiver dentro do intervalo entre a média e a média mínima.
- 9.2. A Avaliação de Exame deve ser obrigatoriamente configurada
- 9.3. Atenção à Data de Avaliação: Impactos do Prazo Final na Inserção de Notas de Recuperação.
10. COMO ALTERAR AS DATAS DE INÍCIO E TÉRMINO DO PERÍODO LETIVO NO CADASTRO DA TURMA?
INTRODUÇÃO
Este guia foi elaborado para responder às perguntas frequentes dos usuários sobre os procedimentos acadêmicos mais comuns, como conclusão de curso, mudança de grade curricular e gestão de faltas. A seguir, você encontrará instruções detalhadas para cada processo, facilitando a navegação pelo sistema acadêmico e garantindo o cumprimento dos requisitos institucionais.
1. COMO CONCLUIR CURSO INGRESSO EM LOTE?
Apenas alunos que possuam todas as disciplinas da matrícula 'Aprovadas' e a situação 'Concluído' na tela 'Análise de Rematrículas/Concluintes' podem ter o curso de ingresso marcado como concluído por meio do relatório apresentado a seguir.
PASSO 1: Acesse o menu 'Acadêmico', navegue até 'Módulos', após isso, navegue em 'Matrícula Web' e clique em 'Análise de Rematrículas - Secretária'. 
**Figura 1**
**Figura 2**
PASSO 2: Após isso, aguarde carregar uma nova aba com a nomeclatura 'Análise de Rematrículas - Secretária'.
**Figura 3**
Nessa aba, é possível encontrar algumas opções disponíveis, incluindo:
 Período Letivo - Selecione o período de aprovação do aluno. | ||
 Período Letivo de Rematrícula - Selecione o período que designará o aluno a matrícula. | ||
 Curso base - informe o curso do aluno. | ||
 Financeiro - Filtrar por: 'Todos', 'Inadimplentes' e 'Adimplentes' | ||
 Rematriculados: Filtrar por 'Todos', 'Não rematriculados' e 'Rematriculados'. | ||
 Carência de___dias - refere-se ao tempo mínimo que o aluno tem de contribuição | ||
 Flag 'Não listar alunos concluídos' - habilitada ela não listará os alunos concluídos. | ||
Na parte inferior desta aba, existem alguns botões, cujo objetivos, são:
**Figura 4**
 Dados do Aluno - Clique nesse botão caso deseja obter os dados do aluno selecionado. | ||
 Rematricular regulares - Clique nesse botão caso deseja realizar a rematrícula dos aunos em condições regulares de forma facilitada. | ||
 Concluir Alunos / Curso Ingresso - Clique nesse botão caso deseja concluir a ação destinada a essa tela. | ||
1.1. Consultar rematrículas:
PASSO 1: Escolha o período letivo em que o aluno tenha as matrículas aprovadas, clicando na botão com 3 pontinhos ao lado do 'Período letivo'.
**Figura 5**
PASSO 2: Após surgir uma nova tela chamada 'Consulta de Período letivos', clique no período desejado e depois em 'Selecionar';
**Figura 6**
PASSO 2: Coloque o nome do curso no campo 'Curso base' e clique no botão 'Consultar'. 
OBSERVAÇÃO: Os demais campos são opcionais e objetivos, caso queira fazer uma busca específica.Ao realizar a consulta, serão exibidas as informações do estudante, tais como: 'Nome', 'RA', 'Turma', 'Curso', 'Status', se está rematrículado, situações financeiras e status institucional. Observe na figura
**Figura 7**
2. COMO REALIZAR A MUDANÇA DE GRADE EM LOTE?
PASSO 1: Acesse o menu 'Acadêmicos', navegue até 'Outros', logo após, 'Curso Ingresso em lote', e clique em 'Alunos Mudança em lote'. 
**Figura 8**
**Figura 9**
PASSO 2: Consulte os alunos, preenchendo os campos de filtros
**Figura 10**
PASSO 3: Para alterar a grade em lote, basta clicar nos nomes dos alunos que devem migrar, pressionando as tecla 'shift' ou 'ctrl'. Em seguida, clique no botão 'Mudar de Grade'.
**Figura 11**
PASSO 4: Após isso, será aberta uma nova janela com a nomenclatura 'Consulta de cursos (Matriz Curricular)'. Preencha os campos de consulta e clique no botão buscar. 
**Figura 12**
 ATENÇÃO: Para que outros cursos de matrizes curriculares sejam apresentados corretamente, eles devem ter o mesmo curso base da grade que será modificada. | ||
PASSO 5: Dessa forma, após serem apresentados os dados, clique no curso desejado e, após, clique em selecionar.Observe que serão apresentadas as seguintes telas:
 **Figura 13** |  **Figura 14** |
**Figura 15**
PASSO 6: Ao confirmar todas as janelas, será alterado os status atuais dos alunos selecionados para o status 'Mudança de Grade'.
**Figura 16**
Agora, confira o passo a passo resumido:
**Figura 17**
2.1. Como consultar dados do aluno rematriculado?
É possível observar que o curso antigo do aluno estará com status de Mudança de Grade e haverá um novo curso com status de Ativo.
PASSO 1: Ainda na aba de 'Alunos - Mudança em lote', igualmente apresentada na figura 14, clique no botão 'Dados do aluno', onde será carregada a janela de 'Cadastro do Aluno'. 
**Figura 18**
Na figura 16, é possível observar que, na aba de 'Dados Pessoais' do aluno, a tabela de cursos ingressos já consta a mudança de grade. 3. O QUE DEVO FAZER QUANDO HOUVER ALTERAÇÃO DAS FALTAS NO DIÁRIO DE FREQUÊNCIA AO TRANSFERIR ALUNOS ENTRE TURMAS?
Ao transferir um aluno de uma turma para a outra, pode ocorrer um problema com as faltas registradas no Diário de Frequência: elas podem ser canceladas. Isso acontece devido à incompatibilidade entre os diários de frequência das turmas envolvidas na transferência.
Siga o passo a passo abaixo, para saber o que fazer nessa situação:
PASSO 1: Identificar a Transferência - Verifique se o aluno realmente foi transferido de uma turma para outra.PASSO 2: Verificar as Faltas - Observe se as faltas do aluno desapareceram do Diário de Frequência após a transferência.PASSO 3: Registrar Manualmente - Se as faltas não aparecerem automaticamente na nova turma, é necessário registrar todas as faltas do aluno manualmente.
DICA: Para evitar perda dos dados no diário de frequência, é recomendável salvar o relatório de diário de frequência.Clique aqui e leia mais sobre o Diário de Frequência.
4. COMO ADICIONAR PARÂMETROS EM DOCUMENTOS PERSONALIZADOS?
É possível adicionar documentos personalizados nas telas de matrícula, de aluno, de turma e de professor.
É importante destacar que cada uma dessas telas possui parâmetros específicos para serem utilizados na geração dos documentos. Por exemplo, os parâmetros disponíveis na tela do professor podem diferir dos parâmetros da tela de matrícula, garantindo assim a precisão das informações apresentadas em cada documento emitido.
PASSO 1: Acesse o Menu 'Módulos', navegue até 'Repositório de documentos' e clique no sub-menu 'Documentos'. 
**Figura 19**
**Figura 20**
PASSO 2: Ao realizar o primeiro procedimento, será aberta a aba de 'Repositório de Documentos'. Selecione um documento para o qual deseja adicionar os parâmetros com um duplo clique. 
PASSO 3: Após isso, surgirá a janela de 'Cadastro de Documentos'. Selecione um documento e clique no botão 'Baixar Template'.
**Figura 22**
**Figura 23**
5. FECHANDO O DIÁRIO DE CLASSE PARA UMA TURMA (GERANDO Nº DA CHAMADA)
PASSO 1: Clique no menu 'Turma', consulte ou insira uma nova turma.
**Figura 24**
PASSO 2: Caso tenha consultado uma turma, clique em 'editar' e em seguida, na aba 'Info. Complementares'.
**Figura 25**
PASSO 3: Preencha o campo de fechamento do Diário de Classe com a atual data ou uma inferior. Depois clique em 'Salvar' para continuar.
**Figura 26**
PASSO 4: Ainda no menu 'Turmas', clique na aba 'Alunos da turma' e clique em 'Fechar o diário de classe'.
**Figura 27**
Após isso, o sistema apresentará as seguintes janelas de confirmação:
 **Figura 28** |  **Figura 29** |
Ao confirmar as janelas, a turma selecionada estará definitivamente encerrada.
**Figura 30**
DICA: Na Coluna DC, estarão disponíveis os números da chamada para os alunos.OBSERVAÇÃO: para os alunos que ingressaram na turma após o diário de classe ter sido encerrado, a contagem será gerada automaticamente, sendo inseridos no final da lista.6. COMO ENCERRAR TURMA E PERÍODO LETIVO EM LOTE?
6.1. Configuração grau de graduação:
PASSO 1: Acesse o menu 'Acadêmico', navegue em 'Estrutura curricular' e clique no submenu 'Grau de Graduação'. 
**Figura 31**
**Figura 32**
PASSO 2: Após isso, na janela 'Grau de Graduação', consulte ou insira um novo grau de graduação.
**Figura 33**
De acordo com a configuração, ao encerrar as turmas, os status de matrícula dos alunos serão classificados da seguinte maneira:
- Os alunos que obtiveram aprovação em todas as disciplinas do período serão considerados 'Aprovados';
- Aqueles que tiveram até 'X' reprovações serão classificados como 'Aprovado Parcialmente'.
- Já os alunos que tiveram 'X' reprovações mais uma serão classificados como 'Reprovados'.
**Figura 34**
OBSERVAÇÃO: A configuração 'Reprovar no período matriculado ao ultrapassar o limite máx. de reprovações' é ultilizada para a reprovação. Nesse caso, o aluno será reprovado no período e terá que cursar todas as disciplinas novamente.6.2. Encerramento de turmas
PASSO 1: Acesse o menu 'Acadêmico', navegue pelo menu 'Oferta' e clique em 'Período Letivo'.
**Figura 35**
**Figura 36**
PASSO 2: Na janela de cadastro de período letivo, selecione a(as) turma(s) e clique no botão de Opções e, em seguida, clique no submenu 'Consolidação - Encerrar/ Concluir Turmas'.
**Figura 37**
Uma mensagem será exibida perguntando se você realmente deseja encerrar as turmas selecionadas. Neste caso, a opção foi confirmada. |  **Figura 39** |
OBSERVAÇÃO: Se houver algum lançamento de nota pendente, uma mensagem será exibida indicando a pendência.
**Figura 40**
Se todos os lançamentos de notas tiverem sido realizados, a turma receberá o status de 'encerrado', conforme a imagem abaixo:
**Figura 41**
Ao acessar a turma, podemos verificar que o status das matrículas está como 'aprovado', 'aprovado parcialmente' ou 'reprovado'.
**Figura 42**
Após o encerramento de todas as turmas, o próximo passo é encerrar o período letivo.
6.3. Encerramento de período letivo
PASSO 1: Selecionado os períodos, clique no botão 'Editar'.
**Figura 43**
PASSO 2: Após isso, na janela de 'Cadastro de Período letivo', clique no botão 'Alterar situação'.
**Figura 44**
PASSO 3: Na janela 'Alterar situação', clique em 'Encerrado'.
|  **Figura 45** |
7. O ALUNO NÃO ENCONTRA AS DISPENSAS AO VISUALIZAR SUAS NOTAS NO PORTAL DO ALUNO.
No Portal do Aluno, atualmente não tem o registro da Dispensa, pois a mesma fica registrada dentro do sistema:
PASSO 1: Acesse o menu 'Aluno', consulte o aluno, clique no curso ingresso e, em seguida, clique no botão 'Dispensas'.
**Figura 46**
Na tela de Dispensa é possível observar o status da disciplina em 'Dispensado'.
**Figura 47**
Também é possível observá-la dentro da matrícula do aluno:
PASSO 2: Acesse a janela de 'Cadastro de Aluno' e clique no botão 'Matrícula'.
**Figura 48**
Na tela de matrícula, o sistema exibe as disciplinas da turma nas quais o aluno está dispensado, auxiliando o controle da secretaria. Isso é importante, pois o(a) secretário(a) poderá notar a ausência da disciplina dispensada e precisará dessa informação para registro adequado. O aluno tem acesso a essa informação, assim como a secretaria, por meio do recurso de disciplinas cursadas ou dispensadas.8. HORÁRIOS DA DISCIPLINA NÃO ESTÃO SENDO APRESENTADOS NO DIÁRIO DE FREQUÊNCIA E CONTEÚDO MINISTRADO.
Quando casos são identificados nos quais os horários das aulas foram adicionados à disciplina, porém não são exibidos nas telas ou páginas de Diário de Frequência e Conteúdo Ministrado, é necessário verificar o intervalo de datas dos Sub períodos cadastrados na tela do Período Letivo.
Isso ocorre porque significa que o horário está cadastrado corretamente na disciplina. No entanto, se o intervalo de datas não estiver nas datas de algum Sub Período cadastrado, o sistema não exibirá o intervalo.
É importante observar que a única exceção ocorre quando a consulta é realizada para apresentar todos os horários, como na tela do Diário de Frequência.
Abaixo, um exemplo ilustrativo desse fluxo é apresentado, demonstrando como esse erro pode surgir ao visualizar o controle dos Diários de Frequência e Conteúdo Ministrado, tanto nas telas do sistema quanto nas páginas no Portal do Professor.
PASSO 1: Clique no menu turma. Ao acessar a tela cadastro de turma, consulte uma turma, selecione e clique no botão 'Horários da Disciplina'.
**Figura 49**
PASSO 2: Cadastre os horários em uma disciplina.
**Figura 50**
Observe na figura que o intervalo vai até 26/06.
PASSO 2: Em seguida, acessamos a tela de Cadastro do Período Letivo, depois a aba Sub Períodos, onde visualizamos as datas de intervalo do Sub Período.
**Figura 50**
PASSO 3: Dessa forma, ao acessar a tela de Frequência da disciplina e realizar a consulta para os horários, só será apresentado até a data do dia 26/06.
**Figura 51**
PASSO 5: Ao acessar a tela de 'Cadastro de Conteúdo Ministrado' e consultar a mesma disciplina, é possível confirmar o intervalo.
**Figura 52**
Ao repetir esses mesmos processos apresentados anteriormente, alterando a data de término do subperíodo todas as datas estarão no período desejado de cadastro.
9. CRITÉRIOS PARA UM ALUNO FICAR EM SITUAÇÃO DE EXAME NA DISCIPLINA
Para determinar a aprovação ou reprovação definitiva do aluno, será necessária a realização de uma avaliação de recuperação ou substitutiva.
A seguir, estão três principais condições ou critérios que podem levar à necessidade de realização de exame, ou seja, não resultará diretamente em aprovação ou reprovação, concedendo ao aluno a oportunidade de recuperação:
9.1. Quando a nota do aluno estiver dentro do intervalo entre a média e a média mínima.
O primeiro passo é verificar os registros das avaliações para determinar se o aluno será aprovado, ficará em exame ou será reprovado sem direito à recuperação. Por exemplo, se o aluno obtiver uma nota igual ou superior a 7, será aprovado imediatamente. Se sua nota for abaixo de 4, será reprovado diretamente. Então, se a nota do aluno estiver entre 5 e 6,9, ele estará em exame nesta disciplina.
 IMPORTANTE: Certifique-se de que a média não seja igual ou menor que a média mínima, pois isso resultará em aprovação ou reprovação direta, sem possibilitar a situação de exame. | ||
**Figura 53**
9.2. A Avaliação de Exame deve ser obrigatoriamente configurada
A determinação da situação do aluno (aprovado, reprovado ou em exame) depende principalmente do preenchimento de todas as avaliações obrigatórias na fórmula. Caso contrário, o sistema indicará a situação como 'Matriculado' ou 'Falta Lançar Alguma Nota'.
Avaliações opcionais são consideradas atividades adicionais para o aluno, podendo ser trabalhos ou provas extras, mas não são essenciais para sua situação final.
O mesmo princípio se aplica ao campo onde é definida a Fórmula de Exame. Aqui, somente os alunos que atenderem a critérios específicos e estiverem na situação de 'Em Exame' serão avaliados.
Assim, o sistema aguardará o preenchimento da avaliação do exame para determinar se o aluno foi aprovado ou reprovado na disciplina.
No entanto, se a avaliação de recuperação for opcional, o sistema não a considerará e atribuirá a situação do aluno como aprovado ou reprovado, ao invés de colocá-lo em situação de Exame, como esperado.
PASSO 1: Consulte ou insira uma avaliação.
**Figura 54**
PASSO 2: Na aba 'Avaliações', selecione uma avaliação e clique em 'Editar'.
**Figura 55**
PASSO 3: Ao abrir a janela 'Cadastro de Avaliação Disciplina', verifique se as flags 'Avaliação Não Obrigatória' e 'Nulo quando não informado', estão habilitadas. Se não estiver disponível, habilite-as.
**Figura 56**
9.3. Atenção à Data de Avaliação: Impactos do Prazo Final na Inserção de Notas de Recuperação.
É crucial estar atento à última data de avaliação vinculada ao sistema da disciplina. Após essa data, tanto o professor quanto a secretaria perdem acesso para inserir a nota de recuperação. Nesse cenário, o sistema interpreta que o aluno não compareceu para realizar a prova ou trabalho.
Para verificar essa informação, siga o passo a passo abaixo:
PASSO 1: Acesse a tela de cadastro do Período Letivo, depois vá para Aba 'Sistema de Avaliação' e selecione o Sistema de Avaliação desejado. Em seguida, clique no botão 'Configurar Datas'.
**Figura 58**
PASSO 2: Escolha a avaliação que está na Fórmula de Exame, em seguida, clique no botão para 'Editar Datas da Avaliação'.
**Figura 58**
 ATENÇÃO: O aluno permanecerá em situação de exame até que a data atual não ultrapasse a data configurada no campo 'Realização da Avaliação'. Após esse momento, o sistema determinará a situação do aluno, mesmo que a avaliação de recuperação não esteja preenchida. | ||
PASSO 3: Escolha a avaliação que está na Fórmula de Exame, em seguida, clique no botão para Editar Datas da Avaliação e localize o campo 'Realização da Avaliação'.
**Figura 59**
Assim, analisamos os fluxos que podem ser seguidos para o aluno ter a oportunidade de entrar em exame e fazer a recuperação.
10. COMO ALTERAR AS DATAS DE INÍCIO E TÉRMINO DO PERÍODO LETIVO NO CADASTRO DA TURMA?
Ao acessar a tela de 'Cadastro da Turma' e selecionar a Aba de Informações Complementares, você encontrará os campos de Data de Início e Data de Término. Esses campos são preenchidos automaticamente com as datas informadas durante o cadastro do Período Letivo, quando a turma é criada. Eles são fundamentais, ao definirem o período em que será possível adicionar os horários das disciplinas.
No entanto, podem surgir situações ou motivos que tornarão necessário alterar as Datas de Início e Término do Período Letivo. Assim, todas as datas de início e término de cada turma inserida podem ser impactadas, o que pode levar a possíveis inconsistências devido à divergência de informações.
Abaixo podemos visualizar as telas de Cadastro de Turma e Período Letivo:
PASSO 1: Acesse o menu 'Turma', consulte ou insira uma turma. Clique na aba 'Info. Complementares'.
**Figura 60**
PASSO 2: Acesse o menu 'Período Letivo', consulte uma turma e clique em 'Opções' e, em seguida 'Ajustar data das turmas'. 
**Figura 61**
PASSO 3: Após isso, uma nova tela será aberta para que você possa inserir as novas Datas de Início e Término. Em seguida, basta clicar no botão 'Salvar' para que o sistema atualize as datas de todas as turmas selecionadas para as novas datas que foram informadas. |  **Figura 62** |
Ao acessar novamente a tela de Cadastro da Turma e navegar até a Aba 'Informações Complementares', você pode confirmar que as Datas de Início e Fim foram atualizadas de acordo com a ação de preenchimento realizada anteriormente.
**Figura 63**
CONCLUSÃO
Dessa forma, finalizamos este conjunto de perguntas frequentes, tendo em mente as principais dúvidas relativas ao uso do sistema. No entanto, reconhecemos que sempre podem surgir novas questões ou situações não contempladas. Sendo assim, convidamos a todos os usuários a continuarem enviando suas dúvidas e sugestões. Sua participação é fundamental para aprimorarmos continuamente nossa documentação e suporte. Agradecemos pela colaboração e estamos à disposição para auxiliá-los sempre que necessário.
Até a próxima! ❤️
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