Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a realização o cadastro de avisos. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÃO
• 3. COMO ACESSAR A TELA DE AVISOS?
• 4. TELA DE AVISOS
  • 4.1. Dados do aviso
    • 4.1.1. Título e vigência
    • 4.1.2. Categoria
    • 4.1.3. Marcar avisos como lido no portal
    • 4.1.4. Enviar para o feed de notícias do aluno (Edu+)
    • 4.1.5. Enviar aviso para novos alunos da turma
    • 4.1.6. Enviar aviso para novos alunos com status curso ingresso
    • 4.1.7. Avisos por e-mail
    • 4.1.8. Visualização avisos
  • 4.2.Mensagem/descrição de aviso
  • 4.3. Adicionar alunos e professores
    • 4.3.1. Adicionar alunos
    • 4.3.2. Adicionar por matrículas
    • 4.3.3. Adicionar professores
    • 4.3.4. Remover destinatários
  • 4.4. ANEXOS
    • 4.4.1. Adicionar anexo
    • 4.4.2. Remover anexo
    • 4.4.3. Download anexo
• 5. EFETUAR O ENVIO DO AVISO
• 6. CONSULTA DE AVISOS
• 7. REPLICAR AVISOS
• 8. INATIVAR AVISOS
• 9. VISUALIZAÇÃO DO AVISO
• 10. REMOVER AVISO
• 11. PORTAIS
  • 11.1. Portal do aluno
  • 11.2. Portal do responsável
  • 11.3. Portal do professor
• 12. RELATÓRIO LEITURA DE AVISOS
  • 12.1. Relatório tela de cadastro de aviso
  • 12.2. Controle de relatórios
• 13. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo apresentar o funcionamento do recurso de Avisos dentro do sistema SWA.JACAD. Ele detalha os procedimentos para cadastro, gerenciamento e envio de avisos e mensagens para alunos, responsáveis e professores, garantindo uma comunicação eficaz entre a instituição e seus usuários.

Ao longo deste material, serão abordados tópicos como o acesso aos avisos, a categorização de mensagens e a adição de destinatários. Além disso, serão demonstradas as funcionalidades de envio por diferentes canais, como portal acadêmico, e-mail e notificações em aplicativos, permitindo maior flexibilidade na comunicação.

2. PERMISSÃO

Para habilitar o acesso a Tela de Cadastro de Aviso aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.

Figura 1

PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.

Figura 2

PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Acadêmico'.

Figura 3

PASSO 4: Selecione as permissões necessárias para ativar as suas respectivas funcionalidades.

Figura 4

OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso ao recurso de avisos.

3. COMO ACESSAR A TELA DE AVISOS?

A tela de cadastro de avisos, é possível ser acessada de duas formas:  

ACESSO A: Clique no Menu de acesso rápido 'Avisos'.

Figura 5

ACESSO B: Clique no Menu 'Acadêmico', navegue até 'Avisos e Mensagens', e clique em 'Aviso'.

Figura 6

4. TELA DE AVISOS

Através da tela de avisos no sistema SWA.JACAD, é possível fazer o cadastro de avisos. Para notificar os alunos, professores e responsáveis.

Neste capítulo veremos todo o passo para preenchimento dos dados para o envio do aviso.

4.1. Dados do aviso

Nesta etapa, abordaremos as informações disponíveis para o preenchimento do cadastro de aviso.

4.1.1. Título e vigência

Figura 7

4.1.2. Categoria

Neste passo, veremos como realizar o cadastro de uma categoria de aviso, em que, é possível ser acessada de duas formas:

ACESSO A: Acesse o Menu 'Acadêmico', navegue até 'Avisos e Mensagens', e clique em 'Aviso - Categorias'.

Figura 8

ACESSO B: Ou na própria Tela de 'Cadastro de avisos' no campo 'Categoria' clique no ícone de lápis.

Figura 9

As categorias de aviso são utilizadas para separar o conteúdo enviado em cada comunicação, de modo que possam apresentar uma visualização organizada dos avisos enviados.

Figura 10

Quadro 1

Ao clicar no botão 'Inserir', preencha os dados necessários e, em seguida, clique em 'Salvar' para concluir o processo. Assim, a nova categoria será criada com sucesso.

Figura 11

4.1.3. Marcar avisos como lido no portal

Com a configuração Permitir que seja marcado como lido no portal, o aluno ou responsável pode marcar o aviso como lido em seu portal. 

Figura 12

4.1.4. Enviar para o feed de notícias do aluno (Edu+)

Com a configuração Enviar para o feed de notícias do aluno (Edu+), é enviada a notificação no aplicativo do aluno.

Figura 13

4.1.5. Enviar aviso para novos alunos da turma

PASSO 1: Com a configuração 'Enviar este aviso para novos alunos da turma' habilitada, o sistema habilita um rotina que fará o envio automatizado para o aluno matriculado depois do envio do aviso, ou seja, com essa configuração o aluno poderá visualizar o aviso, se estiver dentro do prazo de vigência. 

Figura 14

OBSERVAÇÃO: Está configuração é apenas para avisos enviados por turma.

PASSO 2: Caso esta flag esteja marcada é obrigatório selecionar uma turma no campo 'Turma', dessa forma, clique no Botão 'Selecionar Turma'.

Figura 15

PASSO 3: Na Tela 'Consulta de Turmas', informe os parâmetros para consulta, então selecione a turma desejada e para concluir clique no Botão 'Selecionar'.

Figura 16

PASSO 4: Na Tela de aviso a turma é apresentada.

Na sequência clique no Botão 'Add Alunos', para adicionar os alunos da turma como destinatários.

Figura 17

PASSO 5: Podemos observar que os alunos da turma serão listados como destinatários.

Figura 18

PASSO 6: Ao clicar no ícone, será apresentada a opção 'Add Professores'.

Figura 19

PASSO 7: Podemos observar que os professores da turma serão listados como destinatários.

Figura 20

4.1.6. Enviar aviso para novos alunos com status curso ingresso

Com a configuração 'Enviar este aviso para novos alunos com status curso ingresso'  habilitada, o sistema habilita um rotina que fará o envio automatizado para o aluno depois do envio do aviso, ou seja, com essa configuração o aluno poderá visualizar o aviso, se estiver dentro do prazo de vigência. 

Ao habilitar a flag 'Enviar este aviso para novos alunos com status curso ingresso', ela irá liberar o campo 'Status Curso', onde contém todos os status que o curso ingresso pode assumir, assim como a opção '-Todos-' que, uma vez marcada, seleciona todas as opções disponíveis.

O aviso só irá apresentar no portal caso o status do curso ingresso do aluno for o mesmo marcado no campo 'Status Curso'. Caso o aluno estiver como 'Ativo' e montar um aviso com o 'Status Curso' como 'Cancelado'. Não irá apresentar para o aluno que possua o status como 'Ativo'.

OBSERVAÇÃO: É possível selecionar um ou mais status de curso ingresso ao mesmo tempo para o mesmo aviso. 

Os status de curso ingresso disponíveis no JACAD são:

• Ativo
• Cancelado
• Trancado
• Desistente
• Abandono
• Transferência Interna
• Transferência Externa
• Mudança de Grade
• Concluído
• Jubilado
• Bloqueado
• Falecido
• Trancamento Institucional

Figura 21

4.1.7. Avisos por e-mail

Também é possível enviar avisos por e-mail. Para isso, podemos selecionar o item E-mail, sendo possível enviar o e-mail 'Em Cópia' para os Responsáveis Financeiros, Responsáveis Legais ou ainda para Ambos. 

No campo 'E-mail' temos as seguintes opções:

• Não Enviar: Não irá enviar este aviso por e-mail;
• Enviar por e-mail: Será enviado este aviso por e-mail.

Figura 22

Na opção 'Em Cópia' temos as seguintes opções:

• Sem Cópia: O e-mail não será enviado para nenhum destinatário adicional;
• Responsáveis Financeiros: Uma cópia do e-mail será enviada para o responsável financeiro do aluno;
• Responsáveis Legais: Uma cópia do e-mail será enviada para o responsável legal do aluno;
• Ambos: O e-mail será enviado tanto para o responsável financeiro quanto para o responsável legal do aluno. 

Figura 23

4.1.8. Visualização avisos

Ao habilitar a configuração 'Visível para', você pode definir quem poderá visualizar o aviso. As opções disponíveis são:

• Alunos e Responsáveis: o aviso ficará visível tanto para os alunos quanto para seus responsáveis.
• Alunos: o aviso ficará visível apenas para os alunos.
• Responsáveis: o aviso ficará visível apenas para os responsáveis.

Figura 24

4.2.Mensagem/descrição de aviso

No campo 'Mensagem/Descrição do aviso' apresenta um modelo de 'html' que pode ser utilizado.

Exemplo: Modelo exemplo de html.
<html>
  <head>
    <title>Biblioteca - Acervo Renovado</title>
  </head>
  <body>
    Olá,  
    <br>
    Você que gosta de uma boa leitura, gostaríamos de informar que nossa biblioteca está com acervo renovado. Venha conferir!  
    <br>
    Atenciosamente,  
    Biblioteca
  </body>
</html>

Nesse painel, se encontra o campo para o preenchimento da mensagem a ser enviada.

Figura 25

No botão 'Tags para e-mail', é possível adicionar tags disponíveis para automatizar o preenchimento de campos, conforme ilustrado na imagem a seguir.

Figura 26

A seguir, uma imagem de exemplo com as tags disponíveis. Para que a tag funcione corretamente, é necessário inseri-la exatamente como exibido na coluna 'Tag'.

Figura 27

* Podem ser usadas Tags HTML para editar o texto. Ex: <b>Isso sairá Negrito</b>, <font color='red'>Isso estará na cor vermelha</font>.

4.3. Adicionar alunos e professores

Na aba 'Destinatários', é possível adicionar os alunos e professores que receberão os avisos. Abaixo, explicamos como adicionar cada um deles.

4.3.1. Adicionar alunos

PASSO 1: Para adicionar o aluno, clique no Botão 'Adicionar alunos(+)'.

Figura 28

PASSO 2: Na Tela de 'Consulta de Aluno', selecione um ou mais alunos que deseja, e na sequência clique no Botão 'Selecionar'.

Figura 29

PASSO 3: Os alunos serão listados na Aba 'Destinatários', conforme exemplo abaixo:

Figura 30

4.3.2. Adicionar por matrículas

PASSO 1: Para adicionar os alunos por matrícula, clique no Botão  'Adicionar por matrículas(+)'.

Figura 31

PASSO 2: Na Tela de 'Avisos - Consulta de Alunos por Matrículas', informe os parâmetros desejados para a consulta, selecione um ou mais alunos que deseja, e na sequência clique no Botão 'Selecionar'.

Figura 32

PASSO 3: Dessa forma, os alunos selecionados serão listados na aba 'Destinatários'.

Figura 33

4.3.3. Adicionar professores

PASSO 1: Para adicionar os professores, clique em 'Adicionar professores(+)'.

Figura 34

PASSO 2: Selecione quantos professores desejar e, em seguida, clique no Botão 'Selecionar'.

Figura 35

PASSO 3: Dessa forma, os professores selecionados serão listados na aba 'Destinatários'.

Figura 36

4.3.4. Remover destinatários

Caso queira remover um aluno ou professor, clique no destinatário desejado e após clique em 'Remover selecionados(-)'.

Figura 37

Dessa forma, o destinatário será removido da listagem.

Figura 38

4.4. ANEXOS

Nesta etapa, veremos como incluir arquivos para enviar com o aviso.

4.4.1. Adicionar anexo

PASSO 1: Clique no Botão 'Adicionar'.

Figura 39

PASSO 2: Selecione o arquivo que deseja e após clique no Botão 'Abrir'.

Figura 40

PASSO 3: Após selecionar o arquivo, o mesmo aparecerá no painel de 'anexos'.

Figura 41

4.4.2. Remover anexo

PASSO 1: Caso queira remover, selecione o arquivo e clique no Botão 'Remover'. Será apresentada uma mensagem de confirmação, para concluir clique no Botão 'Confirmar'.

Figura 42

O arquivo será removido do cadastro de aviso.

Figura 43

4.4.3. Download anexo

Para visualizar selecione o arquivo e clique no Botão 'Download'.

Figura 44

5. EFETUAR O ENVIO DO AVISO

Para efetuar o envio, clique no Botão 'Salvar' na parte inferior da tela. O aviso será entregue a todos os usuários em seus devidos portais e será salvo na listagem de avisos.

Figura 45

Será apresentada uma mensagem informando que o aviso foi cadastrado com sucesso, clique no Botão 'OK' para concluir.

Figura 46

6. CONSULTA DE AVISOS

PASSO 1: Para realizar a consulta de aviso, podemos acessar a tela de 'Cadastro de Aviso' e clicar no Botão 'Consultar'.

Figura 47

PASSO 2: Para consultar os avisos, pode ser utilizado o campo de Busca, conforme apresentado na imagem que segue e informar o intervalo referente ao período de envio, após clique no Botão 'Buscar'.

Figura 48

PASSO 3: Caso precise visualizar a Descrição completa do Aviso, pode selecionar o mesmo e clicar com o botão direito do Mouse, desta forma, será apresenta a mensagem 'Exibir descrição do aviso', clique nesta mensagem.

Figura 49

PASSO 4: Ao clicar na mensagem 'Exibir descrição do aviso', será apresentada o conteúdo que foi inserido no aviso.

Figura 50

7. REPLICAR AVISOS

PASSO 1: Para Replicar o Aviso, é necessário fazer a consulta dos avisos enviados, dessa forma, clique no Botão 'Consultar'.

Figura 51

PASSO 2: Selecione o aviso desejado.

Figura 52

PASSO 3: Com o aviso selecionado, podemos clicar no Menu 'Opções' e em 'Replicar aviso'.

Figura 53

PASSO 4: Será apresentada uma mensagem de confirmação 'Deseja replicar este aviso?', clique no Botão 'Confirmar' para concluir.

Figura 54

PASSO 5: Desta forma, os campos ficam editáveis permitindo realizar as alterações necessárias, como adicionar ou remover alunos e professores,  alterar o título, além de poder alterar a mensagem/descrição do aviso.

Figura 55

8. INATIVAR AVISOS

PASSO 1: Para Inativar o Aviso, é necessário fazer a consulta dos avisos enviados, dessa forma, clique no Botão 'Consultar'.

Figura 56

PASSO 2: Selecione o aviso desejado.

Figura 57

PASSO 3: Com o aviso selecionado, podemos clicar no Menu 'Opções' e em 'Inativar este aviso'.

Figura 58

PASSO 4: Será apresentada uma mensagem de confirmação, clique no Botão 'Confirmar' para concluir.

PASSO 5: Dessa forma, o status do aviso será alterado para inativo.

Figura 60

9. VISUALIZAÇÃO DO AVISO

PASSO 1: Para verificar os alunos e/ou responsáveis que marcaram o aviso como lido, é necessário fazer a consulta dos avisos enviados, dessa forma, clique no Botão 'Consultar'.

Figura 61

PASSO 2: Selecione o aviso desejado.

Figura 62

PASSO 3: Na Aba 'Conf. Visualização' é possível identificar os alunos e/ou responsáveis que marcaram o aviso como lido.

Figura 63

10. REMOVER AVISO

PASSO 1: Para Inativar o Aviso, é necessário fazer a consulta dos avisos enviados, dessa forma, clique no Botão 'Consultar'.

Figura 64

PASSO 2: Selecione o aviso desejado e clique no Botão 'Remover'.

Figura 65

PASSO 3: Será apresentada uma mensagem de confirmação se deseja excluir o aviso, clique no Botão 'Sim' para concluir.

PASSO 4: O aviso será removido do sistema permanentemente. Vale lembrar que, após a remoção, não será possível recuperá-lo.

Figura 67

11. PORTAIS

Neste passo, veremos sobre a visualização dos avisos nos portais do aluno, responsável e professor.

11.1. Portal do aluno

Todos os avisos enviados podem ser visualizados na página inicial do Portal do Aluno, ou clicando no Menu Início.

Figura 68

Caso o aluno tenha lido o aviso, o mesmo tem a opção de Marcar como lido. Essa opção é apresentada caso tenha sido marcada a configuração 'Permitir que seja marcado como lido no portal' ao enviar o aviso na interface desktop do sistema.

Figura 69

Ao marcar como lido é apresentado que o aviso foi visualizado.

Figura 70

11.2. Portal do responsável

Todos os avisos enviados para os responsáveis podem ser visualizados na página inicial do Portal do Responsável, em que, a tela possui alguns filtros que o responsável pode utilizar.

Figura 71

Ao clicar no aviso, é possível visualizar seu conteúdo.

Caso o responsável tenha lido o aviso, o mesmo tem a opção de Marcar como lido. Essa opção é apresentada caso tenha sido marcada a configuração 'Permitir que seja marcado como lido no portal' ao enviar o aviso na interface desktop do sistema. 

Figura 72

11.3. Portal do professor

Todos os avisos enviados podem ser visualizados na página inicial do Portal do Professor, ou clicando no Menu Início.

Figura 73

12. RELATÓRIO LEITURA DE AVISOS

O relatório de leitura de avisos pode ser acessado de duas formas: pela Tela de Cadastro de Aviso ou pela Tela de Controle de Relatórios. Abaixo, explicamos como acessar cada uma delas.

12.1. Relatório tela de cadastro de aviso

PASSO 1: Para gerar o relatório, é necessário fazer a consulta dos avisos enviados, dessa forma, clique no Botão 'Consultar'.

Figura 74

PASSO 2: Selecione o aviso desejado.

Figura 75

PASSO 3:  Com o aviso selecionado, podemos clicar no Menu 'Relatórios' e em 'Confirmação de leitura'.

Figura 76

PASSO 4:  Será aberta a Tela 'A 127 - Leitura de Avisos', para gerar o relatório clique em 'OK'.

O relatório será gerado com os alunos que visualizaram ou não visualizaram o aviso. Caso deseje visualizar apenas os avisos lidos pelos responsáveis marque a flag 'Apenas avisos lidos pelo responsável'.

Figura 77

PASSO 5:  Ao gerar o relatório, será possível identificar os alunos que visualizaram o aviso, sendo que o relatório é baseado quando o aluno marca como lido o aviso em seu portal.

Figura 78

12.2. Controle de relatórios

PASSO 1: Acesse o Menu 'Relatórios' e clique em 'Controle de Relatórios'.

Figura 79

PASSO 2: Realize a pesquisa por 'A127', em que, o relatório será listado logo abaixo para emissão.

Figura 80

PASSO 3:  Será aberta a Tela 'A 127 - Leitura de Avisos', clique nos três pontinhos (...), para realizar a consulta do aviso.

Figura 81

PASSO 4:  Selecione o aviso desejado, na tela dispomos de alguns filtros para facilitar a consulta.

Figura 82

PASSO 5:  Com o aviso já selecionado clique em 'OK' para gerar o relatório.

O relatório será gerado com os alunos que visualizaram ou não visualizaram o aviso. Caso deseje visualizar apenas os avisos lidos pelos responsáveis marque a flag 'Apenas avisos lidos pelo responsável'.

Figura 83

PASSO 6:  Ao gerar o relatório, será possível identificar os alunos que visualizaram o aviso, sendo que o relatório é baseado quando o aluno marca como lido o aviso em seu portal.

Figura 84

13. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a Tela de Cadastro de Avisos. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤