Olá, cliente JACAD! Tudo bem? Este guia foi preparado para orientar você no cadastro de documentos . Ao longo da documentação, apresentamos instruções detalhadas para facilitar o processo. Boa leitura!
ÍNDICE
- 1. INTRODUÇÃO
- 2. PERMISSÕES
- 3. CONFIGURAÇÕES
- 4. CADASTRO DOCUMENTO NORMAL
- 5. CADASTRO DOCUMENTO ESPECIAL
- 6. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO ALUNO
- 7. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO PROFESSOR
- 8. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO POLO
- 9. DOCUMENTOS - PORTAL DO ALUNO
- 10. DOCUMENTOS - PORTAL DO PROFESSOR
- 11. DOCUMENTOS DO POLO - PORTAL DO GESTOR DE POLOS
- 12. TELA DE DOCUMENTOS PENDENTES
- 13. TELA DE DOCUMENTOS ENTREGUES
- 14. CONCLUSÃO
1. INTRODUÇÃO
Este guia tem como objetivo orientar sobre o cadastro de documentos no sistema JACAD, funcionalidade essencial para a organização acadêmica.
Por meio dele, a instituição pode cadastrar, receber e gerenciar documentos exigidos de alunos, professores e também dos polos, assegurando maior controle, transparência e eficiência em todo o processo documental.
Além do cadastro e entrega diretamente no sistema, o JACAD possibilita a entrega de documentos pelo Portal do Aluno, Portal do Professor e Portal do Gestor de Polos, oferecendo praticidade para que cada usuário possa anexar suas documentações, reduzindo burocracias e facilitando o acompanhamento.
Outro recurso de destaque são as telas de consulta de documentos pendentes e entregues, que permitem visualizar rapidamente a situação de cada documento. Nessas consultas, é possível aplicar filtros (como aluno, curso, período letivo, entre outros), acompanhar o status (não avaliado, deferido ou indeferido) e realizar ações, como baixar anexos e alterar situação.
Nos próximos capítulos, você encontrará instruções detalhadas sobre permissões, cadastros, entregas e consultas, explorando todas as funcionalidades necessárias para manter a gestão dos documentos organizada.
Sendo assim, te convido para conferir a documentação, vamos lá?
2. PERMISSÕES
Para habilitar o acesso ao cadastro de documentos aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.
Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.
PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.
Figura 1
PASSO 2: Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Acadêmico - Cadastro. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.Segue abaixo as permissões relacionadas aos documentos no grupo de permissão Acadêmico - Cadastro:
- Tipo de Documento - Cadastro;
- Tipo de Documento - Cadastro - Adicionar Regras de Validação
- Tipo de Documento - Cadastro - Remover Regras de Validação
- Tipo de Documento - Consulta
Figura 2
Segue abaixo as permissões relacionadas aos documentos no grupo de permissão Aluno:
- Documentos - Marcar documento como Deferido, Indeferido ou Não Avaliado;
- Documentos - Marcar documento como entregue;
- Documentos - Marcar documento como pendente;
- Documentos - Pesquisa de Documentos entregues;
- Documentos - Pesquisa de Documentos pendentes;
- Documentos - Adicionar Outros documentos;
- Documentos - Adicionar documento;
- Documentos - Download do documento comprobatório
Figura 3
3. CONFIGURAÇÕES
Neste capítulo, abordaremos as configurações para tornar obrigatório o anexo de arquivos em todos os documentos de alunos e professores, além do procedimento de deferimento de documentos.
3.1. Exigir arquivo em documentos de alunos e professores
Sua instituição pode manter no sistema um arquivo dos documentos entregues por alunos ou professores.
Nesse caso, ao registrar a entrega, o sistema solicitará o envio de uma cópia digitalizada do documento. Esse arquivo ficará vinculado ao cadastro do aluno ou professor e poderá ser visualizado sempre que necessário.
Você pode configurar o sistema para exigir a validação de todos os documentos entregues por alunos ou professores mediante o envio de um arquivo digitalizado.
Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Acadêmicas e em Acadêmico.
Figura 4
Na tela de Configurações Acadêmicas, clique na aba Documentação, em que, dispomos da seguinte opção:As opções Obrigatório informar arquivo comprobatório nos documentos dos alunos e Obrigatório informar arquivo comprobatório nos documentos dos professores determinam que, para qualquer documento (sem exceção) marcado como Entregue, será obrigatório realizar o upload do arquivo.
Figura 5
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3.2. Configuração de deferimento de documentos - desktop e portais
Neste passo, abordaremos a configuração responsável por determinar o tratamento dos documentos enviados pelo desktop e portais. A instituição pode escolher entre duas opções: deferir automaticamente os documentos no momento do envio ou manter a situação como 'Não Avaliado', exigindo posteriormente a análise manual por parte do responsável.
Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Acadêmicas e em Acadêmico.
Figura 6
Na tela de Configurações Acadêmicas, clique na aba Documentação, em que, dispomos das seguintes opções:
- Não deferir automaticamente os documentos entregues pelo sistema (desktop): referem-se aos alunos;
- Não deferir automaticamente os documentos entregues do professor pelo sistema (desktop);
- Não deferir automaticamente os documentos entregues do polo pelo sistema (desktop);
No sistema JACAD, o deferimento dos documentos pode ocorrer de duas formas:
1. Avaliação prévia:
- Se as opções indicadas estiverem habilitadas, os documentos serão apresentados com o status Não Avaliado para alunos e professores, quando realizada a entrega.
- Nessa situação, a instituição deverá realizar a análise do documento e registrar seu deferimento ou indeferimento.
- Quando deferido o documento é encaminhado ao módulo eDoc para a avaliação e/ou assinatura digital (conforme configuração definida pela instituição).
2. Deferimento automático:
- Caso as opções não estejam habilitadas, o documento é considerado deferido automaticamente assim que entregue.
- Ele é enviado diretamente ao módulo eDoc, onde será realizada a avaliação e/ou a assinatura (conforme configuração definida pela instituição).
Figura 7
Portal do Aluno:
Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Portais e Portal do Aluno.
Figura 8
Na tela de Configurações do Portal do Aluno, na aba Portal do Aluno, existe a opção:
Não deferir automaticamente os documentos entregues pelo portal do aluno.
Essa configuração segue a mesma regra descrita anteriormente.
Figura 9
Portal do Professor:
Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Portais e Portal do Professor.
Figura 10
Na tela de Configurações do Portal do Professor, na aba Configs. Diversas, existe a opção:
Não deferir automaticamente os documentos entregues pelo portal do professor.
Essa configuração segue a mesma regra descrita anteriormente.
Figura 11
4. CADASTRO DOCUMENTO NORMAL
Para que seja possível marcar documentos como entregues no cadastro de alunos ou professores, é necessário que os tipos de documentos exigidos estejam previamente cadastrados no sistema.
Acesse o menu Acadêmico, navegue até Documentos de Alunos e clique em Tipo de Documento - Normal.
Figura 12
Descrição: Informe o nome do tipo de documento. Ex: CPF, RG, Comprovante de Endereço;
Com idade a partir de: Este campo define se a exigência do documento para os alunos, e será condicionada à data de nascimento. No exemplo abaixo, apenas alunos com mais de 16 anos terão o documento ‘CPF’ em sua lista de exigências. Já para alunos com menos de 16 anos, o documento não será exibido no cadastro, por ainda não terem atingido a idade mínima necessária;
Exigido para: Este campo valida se o documento será exigido somente para cadastros do sexo feminino, masculino ou para ambos os gêneros. Por exemplo se o documento for exigido somente para masculino, os cadastros de alunos ou professores do sexo feminino não terão o tipo listado no painel de documentos (o documento não seria visível na tela de documentos exigidos do aluno ou professor);
Categoria: Valida se o documento é uma exigência para aluno ou professor, polo ou curso;
Status: Informe o status do cadastro de documento, se está Ativo ou Inativo;
Exigido para Nacionalidade: Informe a nacionalidade para a qual o documento será obrigatório. Há três opções disponíveis:
Ambas: o documento será exigido para todos os perfis, independentemente da nacionalidade cadastrada.
Brasileira: o documento será exigido apenas para perfis com nacionalidade ‘Brasileira’ ou ‘Naturalizado – Brasileiro’.
Estrangeira: o documento será exigido para perfis com qualquer nacionalidade diferente de ‘Brasileira’ e ‘Naturalizado – Brasileiro’.
Tipo eDoc: Vincula o documento com o tipo de documento do módulo do eDoc. Essa opção é para que o documento seja enviado ao eDoc para realizar o processo de assinatura. Caso a instituição não possua o módulo do eDoc, será necessário realizar a contratação. Para maiores informações sobre o módulo do eDoc clique aqui.
Vencimento em / Meses: Informe o vencimento do documento em meses. Uma vez informado, o sistema irá fazer o cálculo para o vencimento com base na data de cadastro do documento tanto para o aluno como para o professor, para sinalizar que será necessário atualizar o documento. Ex: Carteira de Vacinação, Comprovante de Renda.
Info. Tooltip Portal Aluno: Será mostrado para o aluno no portal a mensagem cadastrada em um tooltip ao lado do documento (Semelhante a este componente de informação (i)).
Obrigatório informar o arquivo com o documento: Ao marcar esta opção, será obrigatório anexar um arquivo no momento da entrega do documento.
Obrigatório Informar durante o cadastro: Ao habilitar esta opção, será exigida a entrega dos documentos obrigatórios no momento do cadastro do aluno. Para isso, é necessário utilizar um modelo de wizard de cadastro que inclua a etapa de entrega de documentos. Para conferir, acesse: Menu Preferências > Configurações > Acadêmicas > Aluno, e verifique a seção Modelo Tela Novo Aluno.
Opcional não informar anexo durante a matrícula online (vestibular): Ao habilitar esta opção, a entrega do documento deixa de ser obrigatória durante o processo de matrícula online realizado pelo processo seletivo.
Ignorar deferimento para a solicitação de requerimento: Ao habilitar esta opção, a fase de deferimento do documento entregue será ignorada. Importante destacar que, para que a configuração funcione corretamente, é necessário que a opção de validar Documentação Pendente, disponível no módulo de Requerimentos, também esteja configurada, garantindo o funcionamento conjunto entre as duas configurações.
Para finalizar o cadastro clique no botão Salvar.
Figura 13
4.1. Regras de validação
Neste passo veremos sobre as regras de validação para os documentos normais.
4.1.1. Processo Seletivo/forma de ingresso
Com o documento selecionado, acesse a aba Regras de Validação. Para que as regras funcionem corretamente, é necessário que a opção Utilizar tabela de regras esteja habilita.
Figura 14
Na aba Processo Seletivo/Forma de Ingresso, clique em Adicionar. Em seguida, informe o grau de graduação desejado, selecione a forma de ingresso e finalize clicando em Salvar.
Figura 15
No caso do Processo Seletivo, o aluno deverá adicionar esse documento apenas se tiver ingressado em um curso do grau de graduação configurado e por meio de um dos tipos de processo seletivo definidos.
Figura 16
Para excluir uma regra cadastrada, clique no botão Remover. A exclusão pode ser realizada por Grau de Graduação ou por Processo Seletivo/Forma de Ingresso.
Figura 17
4.1.2. Curso
Com o documento selecionado, acesse a aba Regras de Validação. Para que as regras funcionem corretamente, é necessário que a opção Utilizar tabela de regras esteja habilita.
Figura 18
Na aba Curso, clique em Adicionar. Em seguida, informe o grau de graduação desejado, selecione os cursos desejados e finalize clicando em Salvar.
Figura 19
No caso de Curso, o aluno deverá adicionar esse documento apenas se tiver ingressado em um curso do grau de graduação configurado que esteja entre os cursos definidos.
Figura 20
Para excluir uma regra cadastrada, clique no botão Remover. A exclusão pode ser realizada por Grau de Graduação ou por curso.
Figura 21
4.2. Documento provisório
Essa configuração permite que o aluno apresente documentos provisórios, que terão validade apenas dentro do período definido pela instituição.
Após cadastrar o documento provisório, acesse a aba Documento Provisório.
Figura 22
Ao habilitar a opção Documento Provisório, é necessário informar o período de validade do documento e definir a data a partir da qual ele passará a vigorar.
Figura 23
Documento Provisório: Checkbox que indica se o documento é provisório;
Válido por X meses: Define por quantos meses o documento terá validade;
A partir da: Define a data base para calcular a validade do documento. Pode assumir os valores Data de Ingresso ou Data de Avaliação:
Data de Ingresso: o cálculo da validade será baseado no campo Data de Início do Curso;
Data de Avaliação: a validade será calculada a partir da data de avaliação do documento;
Documento Definitivo: Define qual será o documento definitivo correspondente ao documento provisório.
5. CADASTRO DOCUMENTO ESPECIAL
No cadastro de documentos normais, os documentos são cadastrados para serem apresentados a todos os alunos ou professores, conforme a exigência.
Já no caso dos documentos especiais, o procedimento é semelhante, porém esses documentos são destinados apenas aos alunos que forem especificamente selecionados para esse tipo de documento.
Acesse o menu Acadêmico, navegue até Documentos de Alunos, e clique em Tipo de Documento - Especial.
Figura 24
Descrição: Informe o nome do tipo de documento;
Com idade a partir de: Este campo define se a exigência do documento para os alunos será condicionada à data de nascimento. No exemplo abaixo, apenas alunos com mais de 18 anos terão o documento ‘Atestado de saúde (Para práticas de educação Física)’ em sua lista de exigências. Já para alunos com menos de 18 anos, o documento não será exibido no cadastro, por ainda não terem atingido a idade mínima necessária;
Exigido para: Define se o documento será obrigatório apenas para cadastros do sexo feminino, masculino, para ambos os gêneros ou se não será exigido. Por exemplo, se o documento for exigido somente para o sexo masculino, cadastros de alunos do sexo feminino não terão esse tipo listado no painel de documentos, ou seja, o documento não será visível na tela de documentos exigidos.
Status: Indica se o documento está ativo ou inativo.
Tipo eDoc: Vincula o documento com o tipo de documento do módulo do eDoc. Essa opção é para que o documento seja enviado ao eDoc para realizar o processo de assinatura. Caso a instituição não possua o módulo do eDoc, será necessário realizar a contratação. Para maiores informações sobre o módulo do eDoc clique aqui.
Info. Tooltip Portal Aluno: Será mostrado para o aluno no portal a mensagem cadastrada em um tooltip ao lado do documento (Semelhante a este componente de informação (i)).
Obrigatório informar o arquivo com o documento: Quando esta opção estiver marcada, será obrigatório anexar um arquivo ao entregar o documento. A validação ocorre apenas para os tipos de documento que possuírem esta marcação.
Figura 25
DICA: Para mais informações sobre o cadastro de Documento Provisório, acesse o tópico 4.2 desta documentação.
5.1. Adicionar documento especial ao aluno
Neste passo, veremos como realizar o cadastro de documentos especiais na tela de cadastro do aluno.
Acesse a tela de Cadastro do Aluno, consulte o aluno desejado e clique na aba Documentos.
Figura 26
Na aba Documentos, clique em Adicionar Documento Especial. Em seguida, será exibida a tela de Cadastro de Documento Especial (Específico) do Aluno, onde você poderá selecionar e vincular o documento desejado ao aluno.
- Descrição: Componente que estará apresentando todos os documentos especiais que foram cadastrados no sistema.
- Cadastrar: Recurso para estar adicionando um novo documento especial, caso seja necessário.
- Entregue: Ao adicionar um documento especial para o aluno, é possível marcá-lo como entregue. Para isso, basta selecionar a opção entregue, e o documento será automaticamente exibido no painel de Documentos Entregues. Caso contrário o documento será exibido no painel de Documentos Faltantes.
Para finalizar clique no botão Salvar.
Figura 27
6. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO ALUNO
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos, que pode ocorrer de duas formas: por meio de avaliação prévia ou por deferimento automático.
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6.1. Avaliação prévia
Acesse a tela de Cadastro do Aluno, consulte o aluno desejado e clique na aba Documentos.
Figura 28
Para entregar documentos (normais ou especiais), selecione o documento desejado e clique no botão Entregar.
Figura 29
DICA: Se você der 'dois cliques' com o mouse sobre o nome do documento ele também é marcado como ENTREGUE, isso pode agilizar a atividade.
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo comprobatório. Nesse momento, você poderá arrastar o arquivo para a área indicada ou clicar na caixa de seleção para localizar o documento em seu computador.
Figura 30
Ao realizar a entrega, o documento passou a constar com a situação NÃO AVALIADO (de acordo com a configuração definida pela instituição. Nesse caso, será necessário que um funcionário realize a avaliação do documento, clicando no botão Alterar Situação para proceder com o deferimento ou indeferimento.
Figura 31
6.2. Deferir automaticamente
Acesse a tela de Cadastro do Aluno, consulte o aluno desejado e clique na aba Documentos.
Figura 32
Para entregar documentos (normais ou especiais), selecione o documento desejado e clique no botão Entregar.
Figura 33
DICA: Se você der 'dois cliques' com o mouse sobre o nome do documento ele também é marcado como ENTREGUE, isso pode agilizar a atividade.
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo comprobatório. Nesse momento, você poderá arrastar o arquivo para a área indicada ou clicar na caixa de seleção para localizar o documento em seu computador.
Figura 34
Podemos observar que ao realizar a entrega o documento ficou DEFERIDO automaticamente (conforme configuração definida pela instituição)
Figura 35
Para visualizar um documento anexado:
- Selecione-o na lista de Documentos Entregues;
- Clique no botão Anexos do Documento;
- Selecione o documento e clique no botão Download para baixar o arquivo.
Figura 36
7. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO PROFESSOR
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos, que pode ocorrer de duas formas: por meio de avaliação prévia ou por deferimento automático.
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7.1. Avaliação prévia
Acesse a tela de Cadastro de Professor, consulte o professor desejado e clique na aba Documentos.
Figura 37
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo. Para isso, utilize a opção de seleção de arquivo e localize o documento em seu computador.
Figura 38
DICA: Se você der 'dois cliques' com o mouse sobre o nome do documento ele também é marcado como ENTREGUE, isso pode agilizar a atividade.
Ao realizar a entrega, o documento passou a constar com a situação NÃO AVALIADO (de acordo com a configuração definida pela instituição. Nesse caso, será necessário que um funcionário realize a avaliação do documento, clicando no botão Alterar Situação para proceder com o deferimento ou indeferimento.
Figura 39
7.2. Deferir automaticamente
Acesse a tela de Cadastro de Professor, consulte o professor desejado e clique na aba Documentos.
Figura 40
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo. Para isso, utilize a opção de seleção de arquivo e localize o documento em seu computador.
Figura 41
DICA: Se você der 'dois cliques' com o mouse sobre o nome do documento ele também é marcado como ENTREGUE, isso pode agilizar a atividade.
Podemos observar que ao realizar a entrega o documento ficou DEFERIDO automaticamente (conforme configuração definida pela instituição)
Figura 42
Para visualizar um documento anexado:
- Selecione-o na lista de Documentos Entregues;
- Clique no botão Anexos do Documento;
- Clique no botão Download para baixar o arquivo.
Figura 43
8. ENTREGA DE DOCUMENTOS DO POLO
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos, que pode ocorrer de duas formas: por meio de avaliação prévia ou por deferimento automático.
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8.1. Avaliação prévia
Acesse o menu Cadastro, navegue até Estrutura Física, clique em Câmpus/Polo e clique e em Cadastro de Câmpus/Polo.
Figura 44
Selecione o polo desejado e clique na aba Documentos.
Figura 45
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo comprobatório. Nesse momento, você poderá arrastar o arquivo para a área indicada ou clicar na caixa de seleção para localizar o documento em seu computador.
Figura 46
Ao realizar a entrega, o documento passou a constar com a situação NÃO AVALIADO (de acordo com a configuração definida pela instituição. Nesse caso, será necessário que um funcionário realize a avaliação do documento, clicando no botão Opções para proceder com o deferimento ou indeferimento.
Figura 47
8.2. Deferir automaticamente
Selecione o polo desejado e clique na aba Documentos.
Figura 48
Quando o tipo de documento exigir o envio de um arquivo, ao clicar no botão Entregue, o sistema solicitará o upload do arquivo comprobatório. Nesse momento, você poderá arrastar o arquivo para a área indicada ou clicar na caixa de seleção para localizar o documento em seu computador.
Figura 49
Podemos observar que ao realizar a entrega o documento ficou DEFERIDO automaticamente (conforme configuração definida pela instituição)
Figura 50
Para visualizar um documento anexado:
- Selecione-o na lista de Documentos Entregues;
- Clique no botão Anexos do Documento;
- Selecione o documento e clique no botão Download para baixar o arquivo.
Figura 51
9. DOCUMENTOS - PORTAL DO ALUNO
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos, que pode ocorrer de duas formas: por meio de avaliação prévia ou por deferimento automático.
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Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Portais e Portal do Aluno.
Figura 52
Na tela de Configurações do Portal do Aluno, clique na aba Config. Menu e marque a opção Meus Documentos.
Figura 53
Ao acessar o Portal do Aluno, a página inicial exibirá a informação de que o aluno possui documentos pendentes para entrega, clique no botão Enviar Documentação Pendente.
Figura 54
Ou ainda pode ser acessado pelo menu Secretaria e em Meus Documentos.
Figura 55
Ao acessar a página Documentos Pendentes, a tela será dividida em duas partes:
À esquerda, são exibidos os documentos pendentes;
À direita, os documentos já entregues.
Na listagem de documentos pendentes, na parte inferior da tela, estará disponível a opção Anexar Documentos, que permite ao aluno anexar os arquivos necessários e enviá-los à secretaria, conforme ilustrado na imagem a seguir.
Figura 56
Ao clicar no botão Anexar Documento, será redirecionado para a página que permite o envio dos arquivos referentes aos documentos pendentes. Para cada documento, utilize o botão disponível na coluna Anexar Documento para selecionar e anexar o arquivo correspondente.
Após, finalize o processo clicando em Enviar para avaliação.
Figura 57
Após o envio, o sistema retorna para a página de controle dos documentos entregues e pendentes. Caso o aluno tenha encaminhado o último documento pendente, o layout da tela será ajustado para centralizar a listagem, exibindo apenas os documentos já entregues.
Os documentos que ainda aguardam análise da secretaria, com a situação Não Avaliado, serão exibidos ao final da listagem, conforme ilustrado na imagem a seguir.
Figura 58
Quando o documento for avaliado pela secretaria e indeferido, sua situação será atualizada e o motivo do indeferimento será exibido. Nesse caso, o portal apresentará o botão Enviar Novamente, permitindo que o aluno anexe o arquivo corrigido e o encaminhe novamente para avaliação, até que seja deferido.
Figura 59
10. DOCUMENTOS - PORTAL DO PROFESSOR
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos, que pode ocorrer de duas formas: por meio de avaliação prévia ou por deferimento automático.
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Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, clique em Portais e em Portal do Professor.
Figura 60
Na tela de Configurações do Portal do Professor, na aba de Configs. Gerais, marque a opção Documentos Pendentes.
Figura 61
Na sequência, clique na aba Configs. Diversas e marque a opção Envio de Documentos Pendentes.
Figura 62
Ao acessar o Portal do Professor, a página inicial exibirá a informação de que o professor possui documentos pendentes para entrega, clique no botão Documentos Pendentes.
Figura 63
Ou ainda, acesse pelo menu Secretaria e clique em Documentos Pendentes.
Figura 64
Na página, serão exibidos os documentos pendentes, permitindo que o professor realize a entrega. Para cada documento, clique individualmente no botão Entregar correspondente.
Figura 65
Na sequência, selecione o arquivo correspondente e clique no botão Salvar.
Figura 66
Após o envio, o sistema retorna para a página de controle dos documentos entregues e pendentes. Caso o professor tenha encaminhado o último documento pendente, o layout da tela será ajustado para centralizar a listagem, exibindo apenas os documentos já entregues.
Figura 67
11. DOCUMENTOS DO POLO - PORTAL DO GESTOR DE POLOS
Neste passo, veremos como realizar a entrega de documentos do polo que será por meio de avaliação prévia.
Ao acessar o Portal do Gestor de Polo, clique no nome e em Documentos.
Figura 68
Na página, serão exibidos os documentos pendentes, permitindo que o gestor realize a entrega. Para cada documento, clique individualmente em Anexar Documento.
Figura 69
Após anexar os arquivos clique no botão Enviar Documentos.
Figura 70
Dessa forma, o documento será enviado para avaliação.
Figura 71
12. TELA DE DOCUMENTOS PENDENTES
A Consulta de Documentos Pendentes tem como objetivo facilitar o acompanhamento das pendências documentais dos alunos.
Por meio dessa tela, é possível identificar de forma rápida quais documentos ainda não foram entregues ou validados, permitindo maior controle e organização no processo acadêmico.
As principais funcionalidades disponíveis são:
Visualização de pendências por aluno: exibe a lista de documentos que cada aluno ainda precisa entregar.
Filtro de pesquisa: permite localizar rapidamente alunos ou documentos específicos, otimizando a consulta.
Situação dos documentos: apresenta o status atualizado, indicando se o documento está pendente, indeferido ou se ainda não foi avaliado.
Acesse o menu Acadêmico, navegue até Documentos de Alunos e clique em Consulta de Documentos Pendentes.
Figura 72
Nessa tela, temos disponíveis alguns filtros, os quais podemos fazer a consulta pelos seguintes dados:
- Busca;
- Período Letivo;
- Curso;
- Turma
- Aluno;
- Entre outros.
O uso combinado desses filtros garante maior agilidade e precisão na obtenção das informações desejadas.
A tela faz a consulta pelos alunos que possuem documentos pendentes, ou seja, caso o aluno tenha mais de um documento pendente ele será apresentando na consulta mais de uma vez, com o respectivo documento.
Figura 73
13. TELA DE DOCUMENTOS ENTREGUES
A funcionalidade de Pesquisa de Documentos Entregues permite acompanhar e consultar todos os documentos já enviados pelos alunos através do sistema. Essa tela oferece uma visão detalhada das entregas realizadas, possibilitando o controle institucional e a verificação do cumprimento das exigências documentais.
Principais recursos disponíveis:
Filtros de pesquisa: permitem localizar documentos por diferentes critérios, como aluno, curso, período letivo, tipo de documento, entre outros.
Status da entrega: exibe a situação do documento (deferido, indeferido, não avaliado).
Detalhamento do documento entregue: apresenta informações adicionais, como data de entrega, responsável pela entrega e motivo de indeferimento registradas pela instituição, entre outros.
Acesse o menu Acadêmico, navegue até Documentos de Alunos e clique em Consulta de Documentos Entregues.
Figura 74
Nessa tela, temos disponíveis alguns filtros, os quais podemos fazer a consulta pelos seguintes dados:
- Busca;
- Período Letivo;
- Curso;
- Aluno;
- Entre outros.
O uso combinado desses filtros garante maior agilidade e precisão na obtenção das informações desejadas.
A consulta exibe os documentos que já foram entregues pelos alunos, apresentando-os em diferentes situações que estão aguardando avaliação, deferidos ou indeferidos.
Figura 75
Na parte inferior da tela, temos disponíveis as seguintes opções:
Dados do Aluno: Acesso rápido para a tela de Cadastro do Aluno;
Download: Realiza o download do documento;
Alterar Situação: Marca o documento como Deferido ou Indeferido;
Alterar Data de Expiração: Utilizado para documentos provisórios.
14. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre o cadastro de documentos. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
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