Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para configurar o eDoc para receber o Diário de Classe Unificado enviado pelo professor no Portal do Professor, do cadastro do tipo de documento até a conferência do documento assinado. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. COMO ACESSAR
• 3. CONFERIR A ASSINATURA ELETRÔNICA
• 4. WORKFLOW DE ASSINATURAS
• 5. TIPO DOCUMENTO
• 6. DOCUMENTOS POR GRAU GRADUAÇÃO
• 7. ENVIAR O DIÁRIO DE CLASSE UNIFICADO PELO PORTAL DO PROFESSOR
• 7.1. GERAR E ENVIAR AO ACERVO
• 7.2. ACOMPANHAR O STATUS NO ACERVO
• 8. ASSINATURA E RECEBIMENTO NO EDOC
• 9. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO
• 10. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

O Diário de Classe Unificado é o relatório que reúne, em um único arquivo PDF, o Diário de Frequência, o Diário de Notas e o Conteúdo Ministrado de uma disciplina. O professor gera esse documento no Portal do Professor, envia ao Acervo da Secretaria Digital e assina eletronicamente pelo Autentique. Depois da assinatura, o documento é encaminhado ao eDoc, onde segue o workflow de assinaturas da instituição.

O processo tem três fases, que apresentaremos nesta ordem:

• Configurar: conferir a assinatura eletrônica e cadastrar, no eDoc, o workflow, o tipo de documento e o vínculo do Diário de Classe Unificado com o grau de graduação (capítulos 3 a 6).
• Enviar: o professor gera o Diário de Classe Unificado no Portal do Professor e assina pelo Autentique (capítulo 7).
• Conferir: a secretaria acompanha a assinatura e localiza o documento no eDoc (capítulo 8).

Pré-requisitos:

• Módulo eDoc - Secretaria Digital contratado e em uso pela instituição.
• Assinatura eletrônica com o Autentique configurada, e o acesso ao Acervo da Secretaria Digital habilitado no Portal do Professor. Essas configurações estão descritas no artigo 'Documentos Acadêmicos - Professores', na central de ajuda.
• Usuário com permissão às telas do menu 'Módulos' > 'eDoc - Secretaria Digital' no JACAD Desktop.

2. COMO ACESSAR

As telas de configuração do eDoc ficam no JACAD Desktop.

Figura 1 - Menu 'Módulos' > 'eDoc - Secretaria Digital', com as três telas de configuração em destaque.

3. CONFERIR A ASSINATURA ELETRÔNICA

Antes de cadastrar o documento no eDoc, confira se a assinatura eletrônica está habilitada para a instituição. Sem ela, o Diário de Classe Unificado é gerado, mas permanece com o status 'Aguardando envio' e não segue para a assinatura do professor.

Figura 2 - Aba 'Configs. Gerais' com a assinatura eletrônica habilitada.

Figura 3 - Aba 'Docs Turmas' com o processo de assinatura dos diários habilitado.

4. WORKFLOW DE ASSINATURAS

O workflow define as etapas pelas quais o documento passa no eDoc depois que o professor assina no Autentique (por exemplo, uma revisão e uma assinatura com certificado ICP). É possível cadastrar um workflow exclusivo para o Diário de Classe Unificado ou reaproveitar um workflow já utilizado pelos outros diários.

Figura 4 - Workflow de assinaturas com uma etapa de revisão e uma etapa de assinatura ICP.

• Descrição: nome do workflow, apresentado na seleção do 'Tipo Documento'.
• Etapas: sequência de etapas do documento no eDoc, com o tipo (revisão ou assinatura), o tipo de assinatura e a ordem de execução.
• Participantes: usuários responsáveis pela etapa selecionada na lista 'Etapas'.

5. TIPO DOCUMENTO

O tipo de documento liga o Diário de Classe Unificado à tabela de temporalidade e ao workflow de assinaturas.

Figura 5 - Cadastro do tipo de documento 'Diário de Classe Unificado (Autentique)'.

• Descrição: nome do tipo de documento. Sugerimos um nome que identifique o documento e o processo de assinatura, por exemplo 'Diário de Classe Unificado (Autentique)'.
• Temporalidade: item da tabela de temporalidade de documentos do MEC. Clique no botão '...' para pesquisar; no exemplo, foi utilizado o registro de conteúdo programático ministrado do nível graduação.
• Workflow: workflow de assinaturas do capítulo 4. Clique no botão '...' para pesquisar.
• Categoria: selecione 'Somente Cursos', a categoria utilizada pelos documentos emitidos no Portal do Professor.
• Status: mantenha 'Ativo'.

6. DOCUMENTOS POR GRAU GRADUAÇÃO

Este cadastro informa ao sistema que o Diário de Classe Unificado de determinado grau de graduação deve ser enviado ao eDoc com o tipo de documento do capítulo 5. É ele que libera o envio do documento assinado.

Figura 6 - Opção 'Diário de Classe Unificado' no campo 'Tipo Relatório/Documento'.

Figura 7 - Cadastro do Diário de Classe Unificado para o grau 'Graduação', pronto para salvar.

• Tipo Cadastro: origem do relatório. Para o Diário de Classe Unificado, utilize 'Jasper'.
• Tipo Relatório/Documento: documento do sistema que será enviado ao eDoc.
• Tipo Documento (eDoc): tipo de documento com o qual o arquivo será registrado no eDoc.
• Grau de Graduação: grau dos cursos aos quais o cadastro se aplica.

7. ENVIAR O DIÁRIO DE CLASSE UNIFICADO PELO PORTAL DO PROFESSOR

Com a configuração concluída, o professor gera o Diário de Classe Unificado da disciplina e o envia para o Acervo da Secretaria Digital.

7.1. GERAR E ENVIAR AO ACERVO

Figura 8 - Opção 'Diário de Classe Unificado' no botão 'Enviar ao Acervo Secretaria Digital'.

Figura 9 - Janela de confirmação do envio ao Acervo da Secretaria Digital.

O relatório é emitido e uma cópia é enviada ao Acervo da Secretaria Digital, que encaminha o documento para a assinatura do professor no Autentique.

7.2. ACOMPANHAR O STATUS NO ACERVO

Figura 10 - Diário de Classe Unificado no Acervo da Secretaria Digital, com o status 'Aguardando envio'.

Os status apresentados são:

• Aguardando envio: o documento foi gerado e ainda não foi enviado ao Autentique.
• Enviado para assinatura: o documento está disponível no Autentique; o professor recebe um e-mail com o link para assinar.
• Finalizado: o professor assinou o documento, que segue para o eDoc.
• Erro: o envio ao Autentique não foi concluído (ver capítulo 9).
• Aguardando exclusão: o professor inativou o documento pelo botão 'Inativar'; ele não segue para assinatura.

8. ASSINATURA E RECEBIMENTO NO EDOC

Figura 11 - E-mail do Autentique com o Diário de Classe Unificado para assinatura.

Figura 12 - Diários de Classe Unificados no 'Centro de Documentos', repositório 'Graduação'.

9. SITUAÇÕES ESPERADAS QUE NÃO SÃO DEFEITO

• O documento foi assinado, mas não aparece na 'Revisão de Documentos' nem no 'Centro de Documentos': falta o cadastro em 'Documentos por Grau Graduação' para o grau do curso (capítulo 6), ou a tarefa agendada ainda não foi executada. Ela roda a cada hora.
• Vários diários unificados chegaram de uma vez à 'Revisão de Documentos': os diários assinados antes da configuração ficam aguardando. Assim que o cadastro por grau existe, todos são enviados na próxima execução da tarefa agendada.
• O documento fica parado em 'Aguardando envio': confira se a opção 'Habilitar Assinatura Eletrônica.' está marcada na aba 'Configs. Gerais' (capítulo 3).
• O documento ficou com o status 'Erro' e a mensagem 'Erro de autorização para enviar documentos': o Autentique recusou o acesso do JACAD. Confira o 'Client Secret (token)' na aba 'Configs. Gerais' das configurações de assinatura eletrônica; o token é gerado no painel do Autentique.

Figura 13 - Documento com o status 'Erro' e a mensagem de autorização na tela 'Controle de Documentos com Assinatura Eletrônica'.

• O documento foi assinado, mas continua 'Enviado para assinatura': o retorno do Autentique não chegou ao JACAD. Confira se o webhook está no formato JSON, com o tipo de evento 'Assinatura'. A correção vale para os documentos assinados a partir dela.
• O documento está como 'Aguardando exclusão': o professor clicou em 'Inativar' no acervo. Gere um novo Diário de Classe Unificado.

10. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o Diário de Classe Unificado no eDoc. Esperamos que este material tenha sido útil e que a sua instituição possa reunir os diários de cada disciplina em um único documento assinado, com o mesmo controle de temporalidade e de workflow já utilizado nos demais documentos acadêmicos. 

Agradecemos por confiar no JACAD e seguimos à disposição para apoiar a sua equipe.

Até breve! ❤