Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para configurar os parâmetros acadêmicos gerais da sua instituição. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. COMO ACESSAR
• 3. ABA SISTEMA ACADÊMICOS
• 4. ABA NOTAS
• 5. ABA FREQUÊNCIA E DIÁRIO
• 6. ABA MATRÍCULA
  • 6.1. VALIDAÇÕES
  • 6.2. BLOQUEIO E AVISOS
  • 6.3. FREQUÊNCIA E DISCIPLINAS 
  • 6.4. GERAÇÃO DE PARCELAS 
  • 6.5. ATIVAÇÃO DE MATRÍCULA 
  • 6.6. TEMPLATES 
• 7. ABA DOCUMENTAÇÃO
• 8. ABA INTEGRAÇÃO CENSO/INEP
• 9. BOTÕES GERAIS DA TELA
• 10. CONCLUSÃO 

1. INTRODUÇÃO

A tela 'Configurações Acadêmicas' reúne, em um único local, os parâmetros gerais que regem o funcionamento acadêmico da instituição no JACAD. Nela são definidos, entre outros pontos, o calendário acadêmico, as regras de arredondamento e cálculo de notas, os critérios de controle de frequência e diário de classe, as validações e bloqueios aplicados no processo de matrícula, as regras de deferimento e validação de documentos, e os parâmetros de integração com o Censo Escolar/INEP.

O ganho para a instituição está em centralizar, em uma tela de configuração global, decisões que impactam todos os usuários do sistema — secretaria, professores, portais e integrações externas — garantindo consistência de regras entre turmas, cursos e períodos letivos, sem a necessidade de repetir a configuração em cada tela específica.

2. COMO ACESSAR

PASSO 1: Acesse o Menu lateral e clique no item 'Mais', localizado no rodapé do menu, no card 'Configurações', clique no item 'Acadêmicos > Configurações Acadêmicas'.

Figura 1 — item 'Mais' no rodapé do menu lateral card 'Configurações' com o item 'Acadêmicas' em destaque

3. ABA SISTEMA ACADÊMICOS

A aba 'Sistema acadêmico' concentra as configurações gerais de calendário, vagas e comportamento padrão das turmas e disciplinas.

Figura 2 — aba 'Sistema acadêmico' da tela 'Configurações Acadêmicas'

• Data de Início do Calendário Acadêmico: Define a data inicial do calendário acadêmico da instituição. Campo obrigatório.
• Data de Término do Calendário Acadêmico: Define a data final do calendário acadêmico da instituição. Campo obrigatório.
• Quantidade de vagas padrão para turmas/disciplinas: Define o número de vagas sugerido automaticamente ao cadastrar novas turmas ou disciplinas, evitando que o valor seja informado manualmente a cada cadastro.
• Usuário padrão dos portais: Define qual usuário do sistema é utilizado como referência padrão nos portais (por exemplo, em ações e registros que exigem um usuário responsável quando a ação não é realizada por um usuário identificado).
• Validar a quantidade de vagas da disciplina na turma: Quando ativado, o sistema passa a validar se a quantidade de vagas informada na disciplina está compatível com a quantidade de vagas da turma.
• Obrigatório informar professor responsável na tela de turma: Quando ativado, torna obrigatório o preenchimento do professor responsável ao cadastrar ou editar uma turma.
• Habilitar utilização do banco de disciplinas: Quando ativado, permite que a instituição utilize o banco de disciplinas como referência para o cadastro de disciplinas nas matrizes curriculares.

4. ABA NOTAS

A aba 'Notas' define as regras de arredondamento aplicadas ao cálculo de notas e os comportamentos gerais de cálculo e visualização de notas.

Figura 4 — aba 'Notas' da tela 'Configurações Acadêmicas'

• Nota Final: Conjunto de regras de arredondamento disponíveis: 'Arredondamento Meio Em Meio', 'Zero Meio', 'Decimal Uma Casa', 'Decimal Duas Casas', 'Meio em Meio Uma Casa Acima', 'Decimal Primeira Casa', 'Inteiro' ou 'Inteiro Casa Acima'. Cada opção define a forma como a nota calculada é arredondada antes de ser exibida ou considerada para fins de aprovação. No ambiente testado, a opção selecionada é 'Arredondamento Meio Em Meio'.
• Nota Reprovação: Aplica o mesmo conjunto de opções de arredondamento da 'Nota Final', porém especificamente para a nota de reprovação/recuperação. No ambiente testado, a opção selecionada também é 'Arredondamento Meio Em Meio'.
• Usar validação do subperíodo letivo para visualização de notas: Quando ativado, o sistema passa a considerar o subperíodo letivo como critério de validação para exibir as notas lançadas.
• Calcular média e nota final somente em Aprovado ou Reprovado: Quando ativado, restringe o cálculo automático de média e nota final aos casos em que a situação do aluno já é Aprovado ou Reprovado.
• Habilitar nota máxima até 100: Quando ativado, permite que a nota máxima considerada pelo sistema seja de até 100 pontos, em vez da escala padrão.

5. ABA FREQUÊNCIA E DIÁRIO

A aba 'Frequência e Diário' controla os prazos e símbolos utilizados no lançamento de frequência e no diário de classe, além de regras de cálculo de faltas.

Figura 5 — aba 'Frequência e Diário' da tela 'Configurações Acadêmicas'

• Bloquear lançamento de faltas após a data limite — Secretaria: Quando ativado, impede que usuários da secretaria lancem faltas após o prazo limite definido.
• Bloquear lançamento de faltas após a data limite — Portal do Professor: Quando ativado, impede que professores lancem faltas pelo Portal do Professor após o prazo limite definido.
• Bloquear lançamento de conteúdo ministrado após a data limite — Secretaria: Quando ativado, impede que usuários da secretaria registrem conteúdo ministrado após o prazo limite definido.
• Bloquear lançamento de conteúdo ministrado após a data limite — Portal do Professor: Quando ativado, impede que professores registrem conteúdo ministrado pelo Portal do Professor após o prazo limite definido.
• Prazo limite em dias para o lançamento após a data da aula: Define, em número de dias corridos após a data da aula, o prazo para lançamento de faltas e de conteúdo ministrado antes de ser considerado fora do prazo (no ambiente testado, o valor configurado é 0).
• Símbolo de Presença: Define o símbolo utilizado no diário de frequência para indicar presença do aluno (no ambiente testado, o símbolo configurado é 'Elipse').
• Símbolo de Falta: Define o símbolo utilizado no diário de frequência para indicar falta do aluno (no ambiente testado, o símbolo configurado é 'F').
• Símbolo de concessão de benefício: Define o símbolo utilizado no diário de frequência para indicar a concessão de um benefício ao aluno, como isenção de frequência (no ambiente testado, o símbolo configurado é 'B - Concessão de Benefício').
• Somente considerar quantidade de aulas no cálculo: Quando ativado, o cálculo de frequência passa a considerar apenas a quantidade de aulas, independentemente de outros critérios.
• Copiar faltas ao remanejar uma matrícula: Quando ativado, as faltas já registradas são copiadas para a nova matrícula ao remanejar o aluno.
• Apresentar a quantidade de faltas em horas: Quando ativado, a quantidade de faltas passa a ser exibida em horas, em vez de em número de aulas.

6. ABA MATRÍCULA

A aba 'Matrícula' concentra as validações, bloqueios, avisos e regras de geração de parcelas e ativação aplicados ao processo de matrícula do aluno.

Figura 6 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Validações, Bloqueios e avisos, e Frequência e disciplinas

Figura 7 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Geração de parcelas, Ativação de matrícula e Templates

6.1. VALIDAÇÕES

• Realizar validação somente nesta organização: Quando ativado, restringe as validações de matrícula configuradas nesta tela apenas à organização atualmente selecionada.

• Validar se o aluno possui retenção no ato da matrícula: Quando ativado, o sistema verifica se o aluno está retido antes de concluir a matrícula.
• Permitir matrícula duplicada da matriz no mesmo período letivo: Quando ativado, permite que o aluno seja matriculado mais de uma vez na mesma matriz curricular dentro do mesmo período letivo.
• Permitir alterar data de matrícula somente com permissão: Quando ativado, restringe a alteração da data de matrícula a usuários com permissão específica para essa ação.
• Manter desconto concedido no contrato para o mesmo curso: Quando ativado, preserva o desconto já concedido em contrato ao realizar nova matrícula do aluno no mesmo curso.
• Utilizar parecer descritivo por subperíodo letivo: Quando ativado, permite o uso de parecer descritivo segmentado por subperíodo letivo.
• Validar se o responsável financeiro está inadimplente: Quando ativado, o sistema verifica a existência de inadimplência do responsável financeiro antes de concluir a matrícula.
• Validar se o aluno possui pendências de documentos com a secretaria: Quando ativado, o sistema verifica se há documentos pendentes de entrega antes de concluir a matrícula.
• Permitir o lançamento de faltas para matrículas canceladas e trancadas: Quando ativado, permite que faltas continuem sendo lançadas mesmo para matrículas já canceladas ou trancadas.
• Utilizar valor da disciplina da matriz do aluno: Quando ativado, o valor cobrado passa a ser o valor definido para a disciplina na matriz curricular do aluno, em vez de outro valor de referência.
• Permitir informar cupom de desconto: Quando ativado, habilita a possibilidade de informar um cupom de desconto durante o processo de matrícula.

Figura 8 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Validação

6.2. BLOQUEIO E AVISOS

• Se o aluno possui parcelas não pagas no financeiro: Define, por meio da lista de seleção associada (com opções como 'Bloquear'), o comportamento do sistema quando o aluno possui parcelas em aberto no financeiro no momento da matrícula, incluindo o campo de dias de carência para rematrícula.

• Dias de carência p/ rematrícula: Define quantos dias de carência são considerados antes de aplicar o bloqueio ou aviso relacionado a parcelas não pagas.
• Se o aluno possui empréstimos da biblioteca no ato da matrícula: Define, por meio da lista de seleção associada (com opções como 'Avisar'), o comportamento do sistema quando o aluno possui empréstimos de biblioteca em aberto no momento da matrícula.
• Se o aluno é maior de idade no ato da matrícula: Define, por meio da lista de seleção associada (com opções como 'Avisar'), o comportamento do sistema quando o aluno atinge a maioridade no momento da matrícula.

Figura 9 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Bloqueio e avisos

6.3. FREQUÊNCIA E DISCIPLINAS 

• Considerar faltas no diário de frequência para matrículas posteriores ao início das aulas: Quando ativado, o sistema passa a considerar as faltas já registradas no diário de frequência mesmo quando a matrícula do aluno ocorre após o início das aulas.

• Considerar faltas no diário de frequência para ativação de matrículas posteriores ao início das aulas: Quando ativado, aplica o mesmo critério de consideração de faltas especificamente no momento de ativação da matrícula.
• Cancelar/trancar disciplinas aprovadas e reprovadas: Quando ativado, permite que disciplinas já cursadas (aprovadas ou reprovadas) sejam canceladas ou trancadas.
• Bloquear matrículas com conflitos de horários: Quando ativado, impede a conclusão da matrícula quando há conflito de horário entre as disciplinas selecionadas.

Figura 10 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Frequência e Disciplinas 

6.4. GERAÇÃO DE PARCELAS 

• Gerar 1ª parcela no ato da matrícula: Quando ativado, a primeira parcela do contrato é gerada automaticamente no momento em que a matrícula é realizada.

• Gerar parcelas do contrato ao finalizar matrícula: Quando ativado, todas as parcelas do contrato são geradas automaticamente ao finalizar a matrícula.
• Gerar boleto da primeira parcela ao finalizar matrícula: Quando ativado, o boleto referente à primeira parcela é emitido automaticamente ao finalizar a matrícula.
• Gerar boletos de todas as parcelas ao finalizar a matrícula: Quando ativado, os boletos de todas as parcelas do contrato são emitidos automaticamente ao finalizar a matrícula.
• Gerar boletos ao ativar a matrícula: Quando ativado, os boletos são emitidos automaticamente no momento em que a matrícula é ativada, em vez de no ato de sua criação.
• Cedente padrão: Define, em lista de seleção, a instituição financeira (cedente) padrão utilizada na geração de boletos das parcelas (no ambiente testado, o valor configurado é 'Banco Do Brasil').
• Cedente 1ª parcela: Define, em lista de seleção, o cedente específico utilizado para o boleto da primeira parcela, que pode ser diferente do cedente padrão (no ambiente testado, o valor configurado é 'SWA.PAY - CARTOES').

Figura 11 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Geração de Parcelas 

6.5. ATIVAÇÃO DE MATRÍCULA 

• Entregar contrato: Quando ativado, exige a entrega do contrato como condição para a ativação da matrícula.

• Entregar todos os documentos: Quando ativado, exige a entrega de todos os documentos pendentes como condição para a ativação da matrícula.
• Se 1ª parcela referente ao contrato for paga: Quando ativado, condiciona a ativação da matrícula ao pagamento da primeira parcela referente ao contrato.
• Pagamento mínimo da parcela: Define o valor mínimo de pagamento da parcela exigido, conforme o tipo definido no campo 'Tipo' (no ambiente testado, o valor configurado é 100).
• Tipo: Define, em lista de seleção, se o valor de 'Pagamento mínimo da parcela' é tratado como percentual ou como valor fixo (no ambiente testado, o tipo configurado é 'Percentual').

Figura 12 — aba 'Matrícula' da tela 'Configurações Acadêmicas' — seção Geração de Parcelas 

6.6. TEMPLATES 

• Utilizar documentos personalizados: Quando ativado, habilita o uso de templates de documentos personalizados por matriz curricular, em vez dos documentos padrão do sistema.
• Configurar template por matriz: Botão de atalho que abre a configuração de templates específicos para cada matriz curricular.
• Template para matrícula: Define, em lista de seleção, o template padrão utilizado para o documento de matrícula (no ambiente testado, o valor configurado é 'Contrato').
• Template contrato sem matrícula: Define, em lista de seleção, o template utilizado para gerar um contrato quando não há matrícula vinculada (no ambiente testado, o valor configurado é 'Não informado').
• Template para requerimento: Define, em lista de seleção, o template padrão utilizado para documentos de requerimento (no ambiente testado, o valor configurado é 'Não informado').

7. ABA DOCUMENTAÇÃO

A aba 'Documentação' define as regras de deferimento e validação automática de documentos entregues por alunos e professores, incluindo a integração com serviço de OCR.

Figura 13 — aba 'Documentação' da tela 'Configurações Acadêmicas'

• Não deferir automaticamente os documentos entregues do aluno pelo sistema: Quando ativado, os documentos entregues pelo aluno deixam de ser deferidos automaticamente, exigindo análise manual antes do deferimento.
• Não deferir automaticamente os documentos entregues do professor pelo sistema: Quando ativado, os documentos entregues pelo professor deixam de ser deferidos automaticamente, exigindo análise manual antes do deferimento.
• Gateway OCR: Campo de seleção do serviço de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) utilizado pelo sistema. Conforme a descrição exibida na própria tela, o Gateway OCR é um serviço que permite a leitura e validação automática de documentos digitalizados, extraindo informações de imagens e PDFs.
• Validar documentos entregues pelos alunos: Quando ativado, habilita a validação automática (via OCR) dos documentos entregues pelos alunos.
• Validar documentos entregues pelos professores: Quando ativado, habilita a validação automática (via OCR) dos documentos entregues pelos professores.

8. ABA INTEGRAÇÃO CENSO/INEP

A aba 'Integração Censo/INEP' concentra os parâmetros utilizados na integração da instituição com o Censo Escolar/INEP, incluindo o identificador institucional e a forma de identificação dos alunos.

Figura 14 — aba 'Integração Censo/INEP' da tela 'Configurações Acadêmicas' (valor do campo 'ID INEP' ocultado por se tratar de identificador institucional)

• ID INEP: Campo de texto que armazena o código de identificação da instituição junto ao INEP, utilizado nas integrações com o Censo Escolar. Por se tratar de identificador institucional sensível, seu valor não é reproduzido nesta documentação.
• Identificador aluno: Define, em lista de seleção, qual identificador do aluno é utilizado como referência na integração com o Censo/INEP (no ambiente testado, o valor configurado é 'RA do Aluno'; as demais opções disponíveis na lista são 'ID do Aluno' e 'ID do Perfil').
• Permitir caracteres especiais no identificador do aluno: Quando ativado, permite que o identificador do aluno utilizado na integração contenha caracteres especiais. Conforme a descrição exibida na própria tela, o identificador deve ser único, e remover caracteres especiais deixará a identificação diferente no sistema do Censo.

9. BOTÕES GERAIS DA TELA

Os três botões a seguir ficam no topo da tela 'Configurações Acadêmicas' e têm o mesmo comportamento em qualquer uma das seis abas.

• Voltar: Retorna para a tela anterior, sem salvar eventuais alterações realizadas nas abas.
• Importar configuração: Permite importar um conjunto de configurações previamente exportado ou definido, aplicando-o às abas da tela.
• Salvar: Grava as alterações realizadas em qualquer uma das seis abas da tela. Por se tratar de uma configuração global da instituição, o botão 'Salvar' deve ser utilizado somente após a confirmação de que os valores informados estão corretos.

10. CONCLUSÃO 

Chegamos ao final deste guia sobre as Configurações Acadêmicas. Esperamos que este material tenha sido útil para o entendimento dos parâmetros disponíveis em cada aba da tela e de como eles influenciam o funcionamento acadêmico da sua instituição. Agradecemos por confiar no JACAD para a gestão dos processos acadêmicos da sua instituição.

Até breve! ❤