Olá, cliente JACAD, tudo bem? Apresentamos a funcionalidade do score de evasão. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. HABILITAR SCORE DE EVASÃO
• 3. CONFIGURAÇÃO PERÍODO LETIVO
• 4. SCORE DE EVASÃO
  • 4.1. Configuração
• 5. PESQUISA DO SCORE DE EVASÃO
  • 5.1. Como é realizado o cálculo?
• 6. TELA DO ALUNO
• 7. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo apresentar, de forma clara e detalhada, a funcionalidade de Score de Evasão disponível no sistema JACAD. Através desse recurso, a instituição pode identificar alunos com maior risco de evasão, utilizando critérios objetivos relacionados à situação financeira, dependências e frequência.

Ao longo deste guia, você encontrará as orientações necessárias para habilitar o recurso, configurar os parâmetros que influenciam o cálculo do score e compreender como a análise é realizada pelo sistema. Também será demonstrada a tela de consulta para visualização do score dos alunos.

Nosso propósito é proporcionar um material completo que auxilie sua equipe a implementar e utilizar o Score de Evasão de forma estratégica, contribuindo para ações preventivas e para uma gestão acadêmica mais eficiente.

Sendo assim, te convido a conferir a documentação, vamos lá?

2. HABILITAR SCORE DE EVASÃO

Acesse o menu Preferências, navegue até Configurações, vá até Acadêmicas e clique em Acadêmico.

Figura 1

Na tela de Configurações Acadêmicas, clique na aba Configs. Diversas e marque a opção Habilitar Utilização do Score de Evasão.

Figura 2

3. CONFIGURAÇÃO PERÍODO LETIVO

Acesse o menu Acadêmico, vá até Oferta e clique em Período Letivo.

Figura 3

Na tela de Cadastro de Período Letivo, realize a consulta pelo período letivo desejado, clique na aba Configurações e marque a opção Processar Score.

Figura 4

4. SCORE DE EVASÃO

Neste capítulo, apresentaremos a configuração do score de evasão, na qual será definido o peso atribuído a cada quantidade considerada no cálculo. 

4.1. Configuração

Acesse o menu Acadêmico, navegue até Gestão Acadêmica e clique em Score de Evasão e em Configurações.

Figura 5

Ao acessar a tela Score de Evasão - Configurações, serão exibidas cinco abas disponíveis para configuração: Financeiro, Dependência, Frequência, Legendas e Períodos Letivos.

Na aba Financeiro, é possível definir a pontuação (peso) correspondente à quantidade de parcelas em atraso que o aluno possui. Essas configurações permitem ajustar o impacto dos débitos no cálculo do score de evasão.

OBSERVAÇÃO: Para que a pontuação do aluno seja normalizada nesse critério, é necessário que as parcelas sejam pagas, baixadas ou canceladas em casos de registro indevido.

Figura 6

Em seguida, na aba Dependência, que segue uma lógica semelhante, são definidas as pontuações atribuídas às disciplinas pendentes por reprovação. 

OBSERVAÇÃO: Para que a pontuação do aluno seja normalizada nesse critério, ele precisa ser aprovado ou dispensado na disciplina previamente reprovada.

Figura 7

Para a aba de Frequência, são cadastradas as pontuações pela quantidade de faltas do aluno nas disciplinas.

OBSERVAÇÃO: Nesse aspecto, o aluno vai adquirindo pontos conforme vai aderindo faltas.

Figura 8

Na aba Legendas, são cadastradas as classificações que determinam o nível de evasão do aluno.

A legenda atribuída ao aluno é definida com base no resultado das configurações das três abas anteriores, realizando um calculo somando às três pontuações e dividindo por três.

Ao final, o total de pontos do aluno é comparado com os intervalos configurados em cada legenda, e o sistema aplica automaticamente aquela na qual o valor se enquadra.

Figura 9

Na aba Períodos Letivos, são exibidos todos os períodos letivos que serão considerados no cálculo do score de evasão. 

Figura 10

Para sempre que for atualizar o registro de evasão no sistema, é necessário clicar no botão Processar.

Figura 11

5. PESQUISA DO SCORE DE EVASÃO

A tela de Score de Evasão – Pesquisa permite à instituição consultar e analisar os estudantes de acordo com o seu nível de risco de evasão. Através dessa visualização, é possível identificar de forma rápida quais alunos apresentam sinais de risco com base em critérios financeiros, frequência e dependências acadêmicas.

Essa funcionalidade apoia a equipe acadêmica e financeira na tomada de decisões preventivas, possibilitando ações proativas com o aluno antes que ocorra a evasão.

Figura 12

5.1. Como é realizado o cálculo?

CÁLCULO FINANCEIRO:

Para o Financeiro, são consideradas apenas as transações vencidas que estejam com status Aberto ou Parciais, e que não seja de REEMBOLSO CONVENIO.

Neste exemplo, nossa aluna tem 4 parcelas vencidas.

Figura 13

No exemplo, há 4 parcelas vencidas e, conforme a configuração, a Quantidade = 4 corresponde ao peso 48.

Figura 14

Dessa forma, o cálculo será 4 * 48 = 192, que resulta no score financeiro.

Figura 15

CÁLCULO FREQUÊNCIA:

Utilizamos a mesma aluna do exemplo anterior e acessamos a tela de Cadastro de Matrícula e clicamos na aba Resumo de Frequência.

Figura 16

O cálculo é realizado para cada disciplina:

 (100 – frequência1) + (100 – frequência2) + (100 – frequência N...)

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Quantidade de disciplinas

OBSERVAÇÃO: Caso o aluno possua mais de uma matrícula no mesmo período letivo com disciplina, ela entrará no cálculo.

Após isso, somamos os numeradores e dividimos pelo denominador.

Neste caso da aluna acima vamos obter apenas resultado das duas disciplinas: Administração de Comércio Exterior e Administração de Empresas do Terceiro Setor porque são as únicas que foram lançadas frequências, então obteremos:

Figura 17

Conforme nossa configuração a quantidade 3 vai equivaler ao peso 10.

Figura 18

O cálculo será: Quantidade * Peso.

No caso: 3 * 10 = 30

Figura 19

CÁLCULO DEPENDÊNCIA:

Neste passo, veremos como realizar o cálculo da dependência.

É possível verificar a quantidade de dependências pela tela de Cadastro do Aluno, selecione o curso ingresso e clique no botão Disciplinas Cursadas e na aba Resumo, e verifique o campo Dependências.

Figura 20

Conforme nossa configuração, 2 dependências equivalem ao peso 20.

Figura 21

Sendo o cálculo: multiplicar a quantidade de dependências pelo peso.

2 * 20 = 40

Figura 22

CÁLCULO DO SCORE FINAL:

O score é uma média dos resultados obtidos anteriormente divididos por 3. 

Sendo o cálculo:

(SCORE FINANCEIRO + SCORE FREQUÊNCIA + SCORE DEPENDÊNCIA) / 3

(192+30+40) / 3 = 87

Figura 23

6. TELA DO ALUNO

Na tela do aluno, será apresentando um campo especifico com as informações de Evasão do aluno.

Figura 24

E ao clicar no link Detalhes, é apresentada uma nova tela com mais informações a respeito da pontuação do aluno em cada categoria: Financeiro, Dependência e Frequência.

Figura 25

7. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o score de evasão no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤