Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização de Financeiro Individual. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. FINANCEIRO INDIVIDUAL
  • 2.1. Menu Recibo
  • 2.2. Menu Relatório
  • 2.3. Menu Transações
    • 2.3.1. Ajustes
    • 2.3.2. Reembolso
    • 2.3.3. Composição da Transação
  • 2.4. Menu Biblioteca
  • 2.5. Financeiro
    • 2.5.1. Receber/Pagar
    • 2.5.2. Encargos
    • 2.5.3. Itens da Parcela
      • 2.5.3.1. Itens da Transação
      • 2.5.3.2. Encargos
      • 2.5.3.3. Descontos
      • 2.5.3.4. Baixas
    • 2.5.4. Boletos
  • 2.6. Aba Pagamento
  • 2.7. Aba Histórico de Cancelamentos
    • 2.7.1. Transações Canceladas
    • 2.7.2. Boletos Cancelados
    • 2.7.3. Recebimentos Cancelados
  • 2.8. Aba Notas
  • 2.9. Matrículas
  • 2.10. Convênios
  • 2.11. Responsáveis Financeiros
• 3. CONCLUSÃO
  
  

1. INTRODUÇÃO

O módulo Financeiro Individual do sistema JACAD foi desenvolvido para proporcionar uma gestão completa e detalhada das finanças estudantis. Este guia apresenta todas as funcionalidades essenciais para o controle financeiro de cada aluno, permitindo desde a emissão de recibos e relatórios até o gerenciamento de transações, reembolsos, boletos e pagamentos via Pix. O objetivo é oferecer aos usuários uma ferramenta prática e eficiente para acompanhar, ajustar e registrar todas as movimentações financeiras de maneira transparente.

Com uma interface intuitiva, o sistema possibilita operações como unificação de parcelas, aplicação de convênios, cadastro de responsáveis financeiros e controle de cancelamentos. Além disso, o módulo oferece recursos específicos para lidar com encargos, descontos, reembolsos e baixas, assegurando que cada movimentação seja registrada com precisão. Este manual serve como referência para explorar todas as funcionalidades e otimizar o uso do Financeiro Individual.

2. FINANCEIRO INDIVIDUAL

Para acessar o menu Financeiro Individual, o sistema JACAD oferece duas maneiras práticas e rápidas, permitindo ao usuário escolher o caminho mais conveniente de acordo com o fluxo de trabalho.

O usuário pode acessar o módulo diretamente pelo menu superior do sistema.

OPÇÃO 1: Acesse o campo Financeiro e clique em Financeiro do Aluno. 

Figura 1

Para maior agilidade, o sistema também oferece um atalho por meio do botão rápido disponível na interface inicial ou em áreas estratégicas do sistema.

OPÇÃO 2: Podemos acessar pelo botão rápido, pela opção Financeiro. 

Figura 2

2.1. Menu Recibo

No menu Recibos, nele temos a opção de emitir um recibo de pagamento das transações, seja de forma individual ou em agrupamento.

Figura 3

2.2. Menu Relatório

No menu Relatório, nele tem alguns relatórios financeiros. Nele temos o relatório para Ficha Financeira Analítica, Ficha Financeira Sintética, Demonstrativo Financeiro Individual, Mensalidades do Aluno e DOC-Documento de Crédito.

Figura 4

Na tela de gerar é apresentado o um filtro Situação que se refere ao status da transação, podendo assim ser gerado com os status selecionados no filtro:

2.3. Menu Transações

No menu de transações, as seguintes opções estão disponíveis:

• Criar nova dívida do valor residual: Essa função permite gerar uma nova dívida para o valor remanescente de uma parcela. Isso acontece quando o aluno faz um pagamento parcial, ou seja, um valor menor do que o devido.

• Abater créditos nas próximas parcelas: Se um aluno pagar um valor acima do que deve, essa diferença será convertida em uma carta de crédito. Esse crédito pode ser usado para abater o valor de futuras parcelas.

OBSERVAÇÃO: Não serve para parcelas retroativas, apenas será abatido em parcelas futuras.

• Unificar parcelas: Com esta opção, você pode agrupar várias transações em aberto, desde que elas tenham o mesmo vencimento e pagador. As transações selecionadas serão combinadas em uma nova transação com o valor total unificado.

OBSERVAÇÃO: Lembrando que ao unificar não pode ser desfeita, caso tenha feita é para sempre.

• Histórico de Unificações: Aqui você pode visualizar todas as parcelas que foram unificadas.
  

• Unificar parcelas por mês: Esta funcionalidade agrupa transações que ocorrem no mesmo mês, independentemente do dia de vencimento.
• Alterar composição de faturamento: As transações possuem um indicador que define se elas fazem parte do faturamento. Esta opção permite marcar ou desmarcar esse campo.
• Recebimento com Código de Barras: Para efetuar um recebimento, você pode inserir o número do código de barras do boleto do aluno, permitindo o registro do pagamento.

Figura 5

2.3.1. Ajustes

O menu Ajustes oferece acesso a diversas funcionalidades para gerenciamento de transações e cadastros. 

• Remover itens das Transações: Permite a exclusão de um ou múltiplos itens vinculados a transações.

OBSERVAÇÃO: Lembrando que em uma transação, deve ser ter pelo menos um item associada a ela. Com isso ela não termine que remova todos os itens da transação.

• Novo Convênio: Utilizado para incluir um convênio a um aluno, especialmente quando o convênio é adicionado após o registro das transações ou em situações de Convênios Retroativos.
• Remover Descontos em Lote ou Adicionar Descontos em Lote: Permite a remoção ou adição de descontos em múltiplas transações simultaneamente.
• Alterar Referências/Matrícula das Transações: Essencial para vincular transações a uma nova matrícula, especialmente quando há geração de financeiro ou alteração de contrato. Essa opção garante que as transações fiquem devidamente referenciadas à matrícula correta.
• Vincular Responsável às Transações: Habilita a vinculação de um responsável financeiro a transações já geradas, nos casos em que o responsável foi cadastrado posteriormente.

OBSERVAÇÃO: Lembrando que esta opção de vincular o responsável depois ira adicionar os responsáveis 100% nas transações. O responsável será responsável por toda aquele valor da transação.

Caso tenha um responsável que ira pagar apenas 50% das transações, você deve adicionar o responsável antes da criação das parcelas.

• Remover Responsável das Transações: Permite desvincular um responsável financeiro de um aluno em transações específicas.
• Liberar Aplicações de Convênios: Utilizada quando há itens ou transações avulsas que não foram automaticamente vinculadas a convênios, ou quando a opção de convênio não foi selecionada durante a criação de um plano de pagamento em um item de serviço.
• Calcular Retenção de Tributos: Refere-se ao cálculo de retenção tributária para pessoas jurídicas, aplicável a clientes que emitem nota fiscal.
• Calcular Resumo Transação e Calcular Situação Transação: Ambas as opções realizam cálculos com base nos atributos das respectivas transações.

Figura 6

2.3.2. Reembolso

O sub menu Reembolso oferece diversas funcionalidades para gerenciar devoluções de valores aos alunos:

• Criar Reembolso Avulso: Permite gerar um reembolso para o aluno de forma independente, sem vínculo direto com parcelas específicas.
• Criar Reembolso sobre Parcela: Utilizado para reembolsar o aluno por um valor pago em uma parcela específica. Essa opção é ideal para devolver quantias referentes a pagamentos já efetuados.
• Criar Reembolso a Partir de Crédito: Caso o aluno tenha realizado um pagamento a maior, gerando um crédito, esta opção permite criar um reembolso para devolver esse valor excedente.
• Reembolsar nas Próximas Parcelas (Data de Vencimento): Se houver um valor excedente pago pelo aluno, é possível utilizá-lo para abater o valor de parcelas futuras, aplicando o reembolso diretamente nos próximos vencimentos.
• Associar Reembolso à Matrícula: Permite vincular um reembolso a uma matrícula específica, de forma similar ao processo de associação de transações.
• Adicionar um item de desconto: Adiciona um desconto a um item de transação de uma determinada parcela.

Figura 7

2.3.3. Composição da Transação

A tela de Edição de Rateio de Centro de Custo oferece uma visão detalhada das transações, exibindo informações cruciais como a situação, se é uma receita, e os valores original e líquido. 

Nesta seção, você visualiza a quantidade de itens da transação e se eles estão relacionados a um convênio ou plano. As opções disponíveis incluem:

• Vincular um Convênio: Para associar um convênio à transação.
• Alterar Plano de Conta: Permite modificar o plano de conta utilizado.
• Dados do Convênio: Exibe as informações pertinentes ao convênio.

Na janela Valor de Rateios por Centro de Custo , é possível gerenciar os centros de custo de forma intuitiva, utilizando os ícones de "mais" para adicionar e "menos" para remover um centro de custo.  

OBSERVAÇÃO: Nunca pode deixar sem Centro de Custo, para que não apresente erro na consolidação.

Informações Complementares:

• Dados Matrículas: Apresenta os detalhes da matrícula do aluno.
• Pagamentos: Permite consultar as informações de pagamento.
• Baixa: Exibe os registros de baixa da transação.
• Consolidações: Informa se a transação já foi consolidada.

Figura 8

2.4. Menu Biblioteca

Na opção Biblioteca, caso o aluno tenha alguma multa na biblioteca que gerou financeiro, pode buscar estas multas bibliotecárias e trazer para o financeiro individual do aluno.

A opção Enviar Baixa, seria para no momento em que o aluno realizar o pagamento no financeiro. Você enviar uma baixa que será enviado para o sistema bibliotecário.

Figura 9

2.5. Financeiro

No Financeiro Individual apresenta as principais ferramentas para o controle detalhado das transações financeiras dos alunos. Ele reúne informações essenciais como número de parcelas, valores originais e líquidos, encargos, descontos aplicados, status da parcela (paga, baixada, vencida, entre outras), origem da transação, e dados fiscais. Essa visão consolidada permite acompanhar a situação financeira de forma precisa e tomar decisões com base em dados atualizados.

Além disso, o tópico abrange funcionalidades como o botão Receber/Pagar, que permite registrar recebimentos, gerar boletos e Pix, cancelar parcelas, criar acordos financeiros, entre outras ações operacionais. Também são detalhados os procedimentos para cadastrar encargos e efetuar baixas, diferenciando situações como cancelamentos ou baixas diversas. Em resumo, este tópico é o núcleo operacional do módulo financeiro, onde se concentram os principais registros e movimentações que impactam a vida financeira do aluno dentro da instituição.

Figura 10

As seguintes informações você pode encontrar nas colunas das aba Financeiro:

Quadro 1

2.5.1. Receber/Pagar

No botão Receber/Pagar, ao clicar nele irá abrir a tela Cadastro de Recebimento.

As seguintes botões e suas funcionalidades:

Quadro 2

Figura 11

2.5.2. Encargos

Na tela de Cadastro de Recebimento, irá informar a data de pagamento nela, o tipo de pagamento, informar a conta. Caso tenha realizado via boleto, pode informar o número do boleto. 

Figura 12

Caso tenha sido criado um plano de contas específico para esta baixa, deve-se informar também o motivo correspondente.

A principal diferença entre os tipos de baixa está na situação atribuída à parcela:

• Quando for utilizada a baixa por cancelamento, a situação da parcela será alterada para CAN.

• Já ao utilizar a baixa diversa, a situação será atualizada para BXD.

2.5.3. Itens da Parcela

2.5.3.1. Itens da Transação

Apresenta a relação de todos os itens que integram a transação financeira, como mensalidades, convênios aplicados, reajustes e demais componentes vinculados ao valor da parcela. 

Figura 13

2.5.3.2. Encargos

Exibe os encargos vinculados à transação financeira, como multas ou juros aplicados. Permite ao usuário incluir manualmente novos encargos ou removê-los conforme a necessidade de ajuste na parcela. 

Figura 14

2.5.3.3. Descontos

Apresenta os descontos aplicados à transação do aluno. Nessa seção, o usuário pode visualizar todos os abatimentos concedidos, bem como adicionar novos descontos ou remover aqueles já existentes, conforme a política financeira da instituição. 

Figura 15

2.5.3.4. Baixas

Exibe o histórico de baixas realizadas na transação, incluindo a data em que foram efetuadas. Nesta seção, o usuário pode consultar registros de baixa, remover lançamentos indevidos ou alterar o plano de contas associado, conforme necessário para a correta conciliação financeira. 

Figura 16

2.5.4. Boletos

Na aba boleto temos alguns botões:

• Visualizar: Será aberto o pdf do boleto;
• "Flecha":  terá duas opções, como copiar linha digitável e copiar pix:
   

Nota: A opção é apenas para os boletos SWA.PAY do banco ITAÚ

• Remover: remove boleto;
  
• Imprimir: apresenta o pdf do boleto para imprimir;
• Enviar E-mail: Será enviado um e-mail para o aluno;
• Renovar vecto: Onde pode ser alterado a data de vencimento do boleto do aluno;
• Link P/ Boleto: Enviar um link para conseguir baixar o boleto.

Figura 17

2.6. Aba Pagamento

Figura 18

2.7. Aba Histórico de Cancelamentos

Em Histórico de Cancelamentos possuem as abas Transações Canceladas, Boletos Cancelados e Recebimentos Cancelados.

2.7.1. Transações Canceladas

Lista todas as transações canceladas. Caso queira reativar ela, clique com o botão direito do mouse sobre a transação cancelada.

Figura 19

2.7.2. Boletos Cancelados

Boletos Cancelados é apresentado todos os boletos que foram cancelados. Nesta tela não tem a possibilidade de reativar este boleto.

Figura 20

2.7.3. Recebimentos Cancelados

Recebimentos Cancelados é apresentado todos os recebimentos que foram cancelados. Não é possível reativar caso já esteja cancelado um recebimento.

Figura 21

2.8. Aba Notas

Caso tenham sido geradas notas fiscais para o aluno, todas elas serão listadas nesta aba de forma organizada. A seção exibe os documentos fiscais emitidos no âmbito das transações financeiras, permitindo ao usuário consultar as informações vinculadas, como número da nota, data de emissão, valor e tipo de serviço referenciado. 

Figura 22

2.9. Matrículas

Exibe a relação completa de todas as matrículas ativas ou inativas vinculadas ao aluno no sistema. Essa aba permite ao usuário identificar em quais cursos, turmas ou períodos o aluno esteve ou está matriculado, oferecendo uma visão histórica e atualizada do seu vínculo acadêmico com a instituição. 

Figura 23

2.10. Convênios

Na Aba Convênios será listadas todos os convênios que o aluno tem vinculado. E também a aos opções de Adicionar novos convênios, editar convênio e até mesmo remover algum convênio.

Figura 24

2.11. Responsáveis Financeiros

Na última aba Responsáveis Financeiros apresenta todos os responsáveis financeiros que o aluno possui. Não é possível remover, alterar ou editar o responsável financeiro nesta aba.

Figura 25

3. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o Financeiro Individual no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve!