CONTROLE FINANCEIRO

Criada por Andréia Klehm, Modificado em Sex, 12 Set na (o) 8:03 AM por Andréia Klehm

Olá cliente JACAD, tudo bem? Este guia foi preparado para orientar você sobre a tela de controle financeiro. Boa leitura!

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO
2. PERMISSÕES
3. CONTROLE FINANCEIRO
4. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo orientar os usuários sobre a utilização da tela de Controle financeiro do JACAD que foi desenvolvido para oferecer uma gestão eficiente e integrada das finanças institucionais. Esta documentação tem como objetivo orientar os usuários na utilização das funcionalidades do módulo, proporcionando uma experiência prática, clara e segura no gerenciamento de transações financeiras.

Por meio desta tela, é possível visualizar e administrar de forma detalhada todas as transações financeiras da instituição, incluindo contas a pagar e a receber. A ferramenta permite aplicar filtros personalizados para localizar rapidamente as transações de interesse, otimizando a análise e o controle de fluxo de caixa.

Entre os principais recursos disponíveis estão:

Consulta detalhada de cada lançamento financeiro;
Execução de recebimentos e pagamentos;
Geração e baixa de boletos;
Visualização da situação financeira de cada perfil (aluno, responsável, fornecedor, etc.);
Ativação ou cancelamento de transações, conforme a necessidade administrativa.

Nessa documentação, serão detalhadas as funcionalidades disponíveis. Cada tópico foi organizado de forma prática para facilitar a consulta e o entendimento dos processos envolvidos.

Este guia é indicado para administradores do sistema, usuários do setor financeiro e demais profissionais responsáveis pela gestão de despesas e receitas da instituição.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o recurso de controle financeiro oferece. Vamos lá?

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso ao controle financeiro para os usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

Figura 1

PASSO 2:  Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Financeiro - Contas a Receber. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

Segue abaixo algumas das permissões relacionadas ao controle financeiro no grupo de permissão Financeiro - Contas a Receber:

Pesquisa de Transações;

Pesquisa de Transações - Alterar Datas em Lote;

Pesquisa de Transações - Alterar Dia de Vencimento;

Pesquisa de Transações - Cancelar Pagamentos em Lote;

Pesquisa de Transações - Editar Plano de Conta;

Pesquisa de Transações - Editar data de vencimento;

Pesquisa de Transações - Visualizar Todas as Organizações;

Figura 2

Segue abaixo as permissões relacionadas aos documentos no grupo de permissão Financeiro - Gestão Geral.

As permissões listadas abaixo possuem caráter restritivo, ou seja, quando estão marcadas, limitam o acesso do usuário aos recursos de Contas a Pagar e Contas a Receber. Dessa forma, para que o usuário possa visualizar e operar normalmente nesses recursos, é necessário que essas permissões permaneçam desmarcadas. Caso sejam ativadas, o acesso será bloqueado, restringindo a utilização dessas funcionalidades.

Controle Financeiro - Filtrar somente transações do Usuário Logado;
Controle Financeiro - Visualizar somente Contas a Pagar;
Controle Financeiro - Visualizar somente Contas a Receber;

Figura 3

3. CONTROLE FINANCEIRO

A Tela de Controle Financeiro, é possível ser acessada de duas formas:

ACESSO A: Clique no Menu de acesso rápido Controle Financeiro.

Figura 4

ACESSO B: Clique no menu Financeiro e em Controle Financeiro.

Figura 5

Dessa forma, será exibida a tela de Pesquisa de Transações.

Figura 6

Nesta tela, estão disponíveis diversos filtros que auxiliam na localização das transações desejadas. A utilização desses filtros será detalhada nos capítulos seguintes.

3.1. Aba busca por transações

Os filtros disponíveis estão organizados em abas. Na aba Busca por Transações, encontram-se os seguintes:

Busca: permite localizar transações por palavra-chave;
Plano de Contas: possibilita selecionar transações de um plano de contas específico;
Situação: filtra transações de acordo com as situações selecionadas, permitindo a escolha de múltiplas situações em uma mesma pesquisa;
Tipo de Parcela: permite selecionar parcelas normais ou de reembolso de convênio;
Status: filtra transações de acordo com o status definido;
RA: retorna as transações relacionadas ao aluno;
Org: permite filtrar as transações de uma organização (são apresentadas apenas as organizações que o usuário tem acesso);
Tipo Mov.: apresenta apenas transações do tipo receitas, despesa, ou ambas;
Perfil: possibilita filtrar as transações vinculadas a um único perfil (ex.: fornecedor, aluno ou responsável);
Vencimento: define um intervalo de datas de vencimento (de/até);
Competência: define um intervalo de datas de competência (de/até);
Liquidação: define um intervalo de datas de liquidação (de/até);
Flag Utilizar data de pagamento: ao ativar esta opção, o critério de pesquisa passa a considerar a data de pagamento, substituindo a busca da data de liquidação;
Não contém boleto: filtra apenas as transações que não possuem boleto de pagamento gerado.
Não contém remessa: exclui da pesquisa as transações que possuem remessa relacionada.

Figura 7

No botão Filtros, estão disponíveis opções adicionais de busca. Na aba Acordo Financeiro, é possível encontrar:

Tipo Acordo: Podem se restringir a um dos tipos cadastrados;
Nr. Dias Atraso: Restringirá a busca por acordos com atraso: maior que, menor que, igual ou entre. Determinada quantidade de dias;
Nr. Parcs. Atraso: Busca por acordos com um determinado número de parcelas;
Somente originadas de acordos financeiros: Se essa configuração está ativa só trará contas originadas de acordo financeiro.

Figura 8

Na aba Filtros, estão disponíveis os seguintes itens:

Cód. Transação: Permite buscar pelo número da transação;
Faturamento: Filtra transações que compõem ou não o faturamento, ou permite buscar todas as transações;
NFS-e: filtra transações com ou sem nota fiscal de serviço autorizada, ou permite buscar todas;
Somente pagadores pessoa jurídica: quando ativado, a busca retorna apenas transações vinculadas a perfis de pessoas jurídicas;
Origem: permite selecionar a origem de parcela específica para a busca;
Usuário Criação: busca transações criadas por um usuário específico do JACAD;
Somente novas matrículas: quando ativado, retorna apenas transações relacionadas a novas matrículas (É considerada a primeira matrícula do aluno em cada curso).

Figura 9

Na aba Inconsistências, estão disponíveis os seguintes itens que permitem identificar e resolver inconsistências de consolidação:

Somente sem centro de custos: filtra transações que não possuem centro de custos;
Sem movimento contábil: filtra transações que não geraram movimento contábil;
Tipo de plano de contas incorreto: filtra transações com tipo de plano de contas incorreto;
Plano de contas não vinculado a grupo de contas: filtra transações cujo plano de contas não está vinculado a um grupo de contas.

Figura 10

Na aba NFS-e, estão disponíveis os seguintes filtros:

Número da Nota Fiscal: permite buscar pela numeração da nota fiscal;
Data de Entrada NF: permite filtrar as notas fiscais dentro de um intervalo específico de datas de entrada.

Figura 11

Na aba Repasse, está disponível o seguinte filtro:

Repasse: permite separar as transações que foram importadas para repasse dos polos daquelas que não foram, ou buscar por ambos os tipos simultaneamente.

Figura 12

3.2. Aba outros

A próxima aba da tela de pesquisa de transações, Outros, contém filtros adicionais, que veremos a seguir:

Tipo Recebimento: limita a busca aos itens vinculados ao tipo selecionado (Ex: dinheiro, boleto bancário, cartão);
Método Recebimento: permite selecionar um único método de recebimento bancário para filtrar as transações correspondentes;
Agência/Conta: filtra as transações pela conta/caixa correspondente;
Grupo Contábil: permite escolher o grupo contábil a ser utilizado na busca;
Plano de Pagamento: filtra as transações pelo plano de pagamento selecionado;
Empresa: possibilita filtrar as transações de uma empresa específica;
Caixa/Conta: pode ser selecionada conta bancária ou caixa desejada;
Somente recebimentos por retorno bancário: quando ativado, retorna apenas transações recebidas por retorno bancário;
Grupo de Contas: filtra as transações pelo grupo de contas selecionado.

Figura 13

3.3. Aba busca por dados acadêmicos

A próxima aba da tela de pesquisa de transações, Busca por Dados Acadêmicos, apresenta filtros adicionais, descritos a seguir:

Período Letivo: permite filtrar as transações de um período letivo específico;
Turma: possibilita a seleção de uma turma;
Grau de Graduação: exibe apenas as transações relacionadas ao grau de graduação escolhido;
Somente transações associadas à matrícula: quando ativo, retorna apenas transações vinculadas a matrículas;
Não vinculado à matrícula: quando ativo, retorna apenas transações sem vínculo com matrícula;
Curso: possibilita buscar por um curso específico;
Matriz Curricular: permite filtrar por uma matriz curricular;
Edital: possibilita selecionar transações de um edital de processo seletivo;
Parceiro: permite filtrar as transações vinculadas a um parceiro;
Não contém contrato: quando ativo, retorna transações sem associação a contratos;
Matrícula: possibilita filtrar por status de matrícula;
Turno: permite filtrar por turno;
Câmpus/Polo: filtra transações relacionadas a um câmpus/polo específico;
Vendedor: retorna apenas as transações vinculadas a um vendedor;
Data de Matrícula: permite selecionar um intervalo de datas de matrícula;
Câmpus/Polo (com ou sem vínculo): possibilita filtrar transações considerando a existência ou não de vínculo com câmpus/polo.

Figura 14

ATENÇÃO: Após definir os filtros desejados para a pesquisa de transações, retorne à aba Busca por Transação e clique no botão Buscar. As transações correspondentes aos filtros aplicados serão exibidas na tela.

3.4. Botões na parte inferior da tela e suas funções

Os botões localizados na parte inferior da tela de pesquisa de transações permitem executar as seguintes ações:

Figura 15

Dados da Compra: exibe as informações do item selecionado, caso ele seja originado de um lançamento realizado no módulo de Compras e Estoque.

Figura 16

Caso o item selecionado não seja de uma compra irá apresentar a seguinte mensagem:

Figura 17

Receber/Pagar: possibilita o lançamento de recebimentos ou pagamentos.
Seta de opções ao lado do botão Receber/Pagar: ao ser acionada, exibe um menu suspenso com alternativas de baixa da parcela:
- Baixa por cancelamento
- Baixa diversa

Figura 18

Finan. Individual: Acesso rápido para a tela de financeiro individual do perfil da transação selecionada;
Boleto: Com as seguintes opções de ação:
- Gerar;
- Gerar por cedente segmentado;
- Visualizar: apresenta o boleto em tela;
- Enviar por e-mail: abre a tela de envio de e-mail.
- Forçar autorização de boletos: executa a fila para autorização de boletos;
- Forçar cancelamento de boletos: Executa a fila de cancelamento;
- Forçar verificação de pagamento;

Figura 19

Cancelar/Ativar: Permite cancelar ou ativar uma transação.

Figura 20

Na tela de Pesquisa de Transações clique no menu Ajustes.

Figura 21

3.5.1. Adicionar encargos em lote

Neste passo, veremos como adicionar encargos em lote.

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Adicionar Encargos em Lote.

Figura 22

Na sequência será apresentado um aviso de cancelamento dos boletos, para dar continuidade ao procedimento clique em Sim.

Figura 23

Após, será apresentada a tela de consulta encargo, onde poderá ser escolhido o encargo que se deseja aplicar.

Figura 24

Para aplicar um encargo ele deve estar previamente cadastrado no sistema. Esse cadastro ocorre pelo menu Financeiro, navegue até Cadastros Financeiros  e clique em Encargos.

Figura 25

3.5.2. Adicionar desconto em lote

Para realizar esse procedimento é pré-requisito que os descontos estejam cadastrados no sistema, sendo realizado pelo menu Financeiro, navegue até Convênios e Benefícios e clique em Desconto.

Neste passo, aprenderemos a adicionar descontos em lote. É importante destacar que os descontos serão aplicados apenas às parcelas em aberto.

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Adicionar desconto em Lote.

Figura 26

Na sequência será apresentado um aviso de cancelamento dos boletos, para dar continuidade ao procedimento clique em Sim.

Figura 27

Na tela de Consulta de Desconto, selecione um ou mais descontos desejados e, em seguida, clique no botão Selecionar, e será apresentada a mensagem de confirmação.

Figura 28

Dessa forma, o desconto será aplicado a parcela.

Figura 29

O desconto também será apresentado na tela de Financeiro Individual.

Figura 30

ATENÇÃO: Após adicionar o desconto à parcela, será necessário gerar um novo boleto.

3.5.3. Remover desconto em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Remover Desconto em Lote.

Figura 31

Ao selecionar essa opção será apresentada uma tela com os descontos referente às parcelas selecionadas.

Figura 32

Nesta tela, serão exibidos todos os descontos, mesmo aqueles que não estão presentes em todas as transações selecionadas.

Ao selecionar um desconto e removê-lo, ele será excluído apenas das parcelas em que estava cadastrado. As parcelas que não possuíam esse desconto não serão alteradas.

3.5.4. Informar Câmpus/polo em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Informar Câmpus/polo em lote.

Figura 33

Selecione o Câmpus/polo desejado e clique no botão Selecionar.

Figura 34

ATENÇÃO: Caso alguma transação selecionada tenha câmpus/polo cadastrado, ele será substituído pelo câmpus/polo escolhido.

3.5.5. Alterar composição faturamento

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Alterar Composição Faturamento.

Figura 35

Esse recurso altera a forma como é tratada a transação na consolidação contábil. As transações selecionadas podem ser classificadas em compõe o faturamento ou não compõe o faturamento.

Figura 36

3.5.6. Calcular retenção de tributos

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Calcular Retenção de Tributos.

Figura 37

Para calcular retenção as transações devem:

Só podem ser de receita;
Só podem estar ativas;
Só podem estar abertas;
Só podem ser de pagador pessoa jurídica;
Não podem ter nota de serviço autorizada;
Não podem ser de dívida residual.

Caso as transações selecionadas não atendam essas regras será apresentada uma tela informando:

Figura 38

3.5.7. Informar parceiro em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Informar Parceiro em Lote.

Figura 39

Permite adicionar a uma ou mais transações selecionadas um parceiro previamente cadastrado.

Figura 40

3.5.8. Alterar Referência/Matricula da Transação

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Alterar Referência/Matricula das transações.

Figura 41

Permite alterar ou adicionar uma matrícula à transação, fazendo referência a esta matrícula.

As transações podem ser geradas com vínculo à uma matricula, ou serem geradas com vínculo à um perfil. Para alguns recursos é necessário ter uma matrícula vinculada, como por exemplo o cálculo do repasse aos polos. E esse recurso pode ser usado para incluir o código da matrícula às transações sem essa referência.

Para identificar se uma transação está vinculada a uma matrícula, consulte a coluna Cód. Matrícula.

Figura 42

Caso tenha selecionado transações de diferentes pagadores, serão apresentadas as matrículas disponíveis por pagador, ao clicar em selecionar, serão apresentadas as matrículas do próximo pagador.

Figura 43

3.5.9. Preencher unidade física em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Preencher Unidade Física em Lote.

Figura 44

Será apresentada uma mensagem de confirmação, se deseja preencher a unidade física nas transações selecionadas.

Figura 45

Ao clicar no botão Sim é vinculada a transação ao câmpus/polo cadastrado na turma, preenchendo assim, a coluna de Câmpus/Polo.

Figura 46

3.5.10. Reagendar Webhook

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Ajustes e em Reagendar Webhooks .

Figura 47

Permite agendar ou reagendar a execução de webhook.

Figura 48

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione as parcelas desejadas, clique no menu Aviso e em  Enviar aviso aos Alunos.

Figura 49

Ao acionar essa opção, a tela de cadastro de avisos é aberta já com os destinatários preenchidos, correspondendo aos pagadores das transações selecionadas.

Figura 50

3.7. Ações com as transações

Neste capítulo, serão apresentadas as funcionalidades disponíveis ao clicar com o botão direito do mouse sobre as transações.

Figura 51

3.7.1. Sobre esse registro

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Sobre Este Registro, em que, serão detalhados os dados da transação.

Figura 52

3.7.2. Alterar plano de conta

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Alterar Plano de Conta.

Ao acessar essa opção, é exibida uma tela que mostra o plano de contas atualmente utilizado e possibilita a seleção de um novo, que será aplicado a parcela selecionada.

Figura 53

3.7.3. Alterar fornecedor

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Alterar Fornecedor.

Para transações de DESPESAS, permite alterar o fornecedor de uma transação utilizando a tela de consulta de perfis.

Figura 54

3.7.4. Editar centro de custo

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Editar Centro de Custo.

Permite alterar o centro de custo cadastrado na transação selecionada.

Figura 55

3.7.5. Emitir recibo A4

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Emitir Recibo A4.

Permite gerar o recibo da transação paga selecionada.

Figura 56

3.7.6. Alterar datas em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Alterar Datas em Lote.

No campo Situação, todas as opções vêm selecionadas por padrão. Caso necessário, é possível ajustar o filtro para exibir apenas parcelas em aberto, pagas ou todas as parcelas.

O quadro Dados tem caráter apenas informativo, não permitindo interação do usuário.

Na sequência, são exibidas, em campos separados, as opções para alteração das datas de Emissão, Competência e Vencimento.

Para habilitar o preenchimento de um campo, é necessário selecionar o item no início da linha. Importante destacar que só é possível realizar um tipo de alteração de data por processo, sendo as opções:

Alterar para o dia;
Alterar para a data;
Prorrogar;
Antecipar.

Figura 57

3.7.7. Cancelar pagamentos em lote

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Cancelar Pagamentos em Lote, em que, será apresentada uma mensagem de confirmação.

Figura 58

Será exibida a tela de Observação, onde deve ser informado o motivo do cancelamento. Após essa ação, a parcela retornará ao status Aberto.

Figura 59

3.7.8. Alterar o câmpus/polo

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Alterar o câmpus/polo.

Dessa forma, permite selecionar um novo Câmpus/Polo ou substituir o já vinculado à transação, atualizando a respectiva coluna.

Figura 60

3.7.9. Dados da compra

Na tela de Pesquisa de Transações, selecione a parcela desejada, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Dados da Compra.

Para transações de despesas, criadas com o recurso de compras do JACAD, ao selecionar esse menu será apresentada a tela de Compra, com os dados detalhados dessa compra.

Figura 61

4. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a tela de controle financeiro. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤