Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização de Tabela de Preço. Boa leitura! 

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 4. CONTAS A RECEBER
• 5. CONTAS A RECEBER - SERVIÇO
• 6. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER
• 7. IMPORTAÇÃO DE CONTAS A RECEBER
  • 7.1. NOVA IMPORTAÇÃO
  • 7.2. CONSULTAR IMPORTAÇÕES
  • 7.3. BAIXAR ARQUIVOS
  • 7.4. CARREGAR PARCELAS
  • 7.5. IMPORTAR EXCEL
  • 7.6. IMPORTAR PARA O FINANCEIRO
  • 7.7. OPERAÇÃO EM LOTE
  • 7.8. VER ERRO
  • 7.9. ACESSA FINANCEIRO
  • 7.10. REMOVER PARCELA
• 8. RECEBIMENTO COM CÓDIGO DE BARRAS
• 9. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo orientar os usuários sobre a utilização do módulo Contas a Receber do sistema JACAD. Nele, são apresentadas as configurações iniciais, permissões necessárias, formas de acesso e os principais cadastros que devem ser realizados para garantir o correto funcionamento do módulo.

Em cada capítulo é apresentado um recurso do módulo, a fim de exemplificar o uso e permitir a melhor experiência de uso do sistema.

Este guia é indicado para administradores do sistema, usuários do setor financeiro e demais profissionais responsáveis pela gestão de receitas e recebimentos da instituição.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o módulo Contas a Receber oferece.

2. PERMISSÕES

Para liberar o acesso ao Módulo Conta a receber para os usuários do sistema JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Acesse o menu Preferências vá até Usuários e Permissões e clique em Permissões e a tela de Controle de Permissões de Acesso.

No campo Grupo de Usuário, selecione o grupo a quem deseja conceder as permissões de acesso.

Figura 1

No quadro Grupos de Permissão selecionar o Financeiro – Contas a receber.

Figura 2

Para utilizar as funcionalidades do módulo, é fundamental que as permissões sejam devidamente marcadas, ativando assim suas respectivas funcionalidades.

É necessário executar o procedimento de liberação para todos os grupos de usuários que necessitem acessar o módulo. Dessa forma, garantimos que cada grupo autorizado tenha acesso às funcionalidades específicas do módulo, assegurando uma experiência completa e adequada para todos os usuários envolvidos. 

Figura 3

3. ACESSO AO MÓDULO

Agora vamos apresentar o local de acesso para as funcionalidades do Módulo Contas a Receber. No JACAD desktop está disponível o campo de busca no canto superior direito, onde pode ser buscado o recurso por palavras-chaves ou parte delas.

Figura 4

Para realizar o acesso ao Módulo você também pode acessar o Menu Financeiro.

Vá no menu Financeiro vá ate Contas a Receber.

Figura 5

Esse módulo está dividido em 5 partes, na sequência serão apresentadas cada uma delas e a sua funcionalidade.

4. CONTAS A RECEBER

Para efetuar o cadastro de uma conta a receber o aceso pode ser feito pela trilha.

Acesse o Financeiro vá ate Contas a Receber e clique em Conta a Receber.

Figura 6

Nessa tela temos disponível diversos campos, segue a descrição com sua respectiva função:

• Organização: É apresentada a organização onde o usuário está logado, não editável;
• Descrição: Informe a descrição da conta a receber. A descrição é livre, pode incluir letras e números;
• Plano de Conta: Selecione o plano de conta a qual essa conta se refere. O plano de conta deve estar previamente configurado;
• Pagador: Selecione o perfil de pessoa física ou jurídica para quem será gerada a conta. É possível cadastrar um novo perfil utilizando o botão com um "lápis";
• Câmpus/polo: A conta pode ser vinculada a um câmpus/polo, para isso basta selecionar um, que deve estar previamente cadastrado. Esse campo é de preenchimento opcional;
• Centro de custo: Cadastre o centro de custo ligado a conta cadastrada;
• Valor: O valor da conta a receber. Se o número de parcelas for informado, o valor corresponderá ao valor de cada parcela;
• Vecto: O vencimento da conta ou da 1ª parcela, caso informe o número de parcelas;
• Data competência: Para associar a conta a um mês de competência. Se informada, o valor de todas as parcelas geradas será da mesma competência. Se não for informada (deixar em branco), cada parcela terá a competência do vencimento;
• Nr. Parcelas: Caso a conta possua mais de uma parcela, registre o número de parcelas. Se informado, serão geradas transações com o mesmo valor, com vencimentos mensais subsequentes. Se não informado será gerada apenas uma transação.

Após o preenchimento dos campos, utilize os botões da barra inferior para somente salvar ou salvar e receber.

• Somente Salvar: Irá gerar o cadastro da Conta a Receber (previsão de receita);
• Salvar Receber: Irá abrir a tela de Cadastro de Recebimento para registrar o pagamento na sequência;
• Voltar: Para cancelar a ação.

Ao selecionar salvar receber será aberta a tela de Cadastro de Recebimento, para inserir os dados do recebimento. Ao confirmar é registrada a conta a receber e o recebimento e retorna a tela de Conta a receber.

Figura 7

5. CONTAS A RECEBER - SERVIÇO

O JACAD também permite fazer o cadastro de contas a receber relacionadas à serviços prestados.

Acesse o menu Financeiro vá em Contas a Receber e clique em Conta a Receber - Serviço.

Figura 8

Será apresentada a seguinte tela de Conta a Receber – Serviço.

Figura 9

Para registrar o serviço a receber preencher os campos da tela:

• Organização: É apresentada a organização onde o usuário está logado, não editável;
• Pagador: Selecione o perfil de pessoa física ou jurídica para quem será gerada a conta. É possível cadastrar um novo perfil utilizando o botão com um "lápis";
• Câmpus/Polo: A conta pode ser vinculada a um câmpus/polo, para isso basta selecionar um, que deve estar previamente cadastrado. Esse campo é de preenchimento opcional;
• Centro de Custo: Cadastre o centro de custo ligado a conta cadastrada;
• Valor: O valor da conta a receber. Se o número de parcelas for informado, o valor corresponderá ao valor de cada parcela;
• Vecto: O vencimento da conta ou da 1ª parcela, caso informe o número de parcelas;
• Data Competência: Para associar a conta a um mês de competência. Se informada, o valor de todas as parcelas geradas será da mesma competência. Se não for informada (deixar em branco), cada parcela terá a competência do vencimento;
• Nr. Parc: Caso a conta possua mais de uma parcela, registre o número de parcelas. Se informado, serão geradas transações com o mesmo valor, com vencimentos mensais subsequentes. Se não informado será gerada apenas uma transação;
• Serviço: Selecione o serviço que gerou essa conta a receber. O serviço deve estar pré-cadastrado. O cadastro pode ser realizado na trilha;
  
  

Vá no menu Financeiro vá até Cadastro Financeiros percorra até Produtos/Serviços e clique em Produto/serviço.

• Descrição: Informe a descrição da conta a receber. A descrição é livre, pode incluir letras e números.

Assim como na tela anterior, nessa tela também é possível escolher se deseja somente salvar ou salvar e receber, escolhendo o botão correspondente na barra inferior da tela. O botão voltar descarta as informações adicionadas nessa tela.

6. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Para visualizar as contas a receber já cadastradas, pode ser utilizada a tela de Pesquisa de transações – Receitas.

Acesse o menu Financeiro e vá ate Contas a Receber e clique em Controle de Contas a Receber.

Figura 10

Será apresentada a tela, que permite diversos filtros, para que sejam encontradas as transações desejadas. Essa tela é um espelho da tela do controle financeiro, porém já vem filtradas apenas transações de receitas.

Figura 11

Os filtros disponíveis são divididos em abas, na aba Busca por Transações:

• Busca: Permite buscar por palavra-chave;
• Plano de contas: Pode selecionar as transações de um plano de contas específico;
• Situação: busca as transações com as situações selecionadas, permite a seleção de várias situações nume mesma busca;
• Tipo Parcela: Permite selecionar parcelas normais ou de reembolso de convênio;
• Status: busca pelo status da transação;
• RA: Retorna as contas relacionadas com o aluno do RA preenchido;
• Org: Seleciona as contas a pagar de determinada organização;
• Tipo Mov: Essa tela apresenta apenas transações do tipo receitas;
• Perfil: Pode ser filtrado contas de um único perfil (fornecedor);
• Vecto: De e até de datas de vencimento;
• Compt: De e até de datas de competência;
• Liquidação: De e até de datas de liquidação;
• Utilizar data de pagamento: Irá alterar a pesquisa por data, e apresentará a opção de buscar por data de pagamento e não mais por data de liquidação.
• Não contém boleto: Com essa configuração ativa serão filtradas apenas transações que não tiveram boleto de pagamento gerado;
• Não contém remessa: Essa configuração exclui as transações que possuem remessa relacionada.

No botão filtros temos mais opções de busca, na aba Filtros temos:

Figura 12

• Cód. Transação: Busca pelo número da transação;
• Faturamento: Separa transações que compõem faturamento ou que não compõem, ou permite buscar por todas as transações;
• NFS-e: Separa transações que com e sem nota fiscal de serviço autorizada, ou permite buscar por todas as transações;
• Somente pagadores pessoa jurídica: Com essa configuração ativa a busca irá retornar somente transações vinculadas a perfis de pessoas jurídicas;
• Origem: Pode ser selecionada uma origem de parcela específica para a busca;
• Usuário Criação: Busca as transações que foram criadas por um único usuário do JACAD;
• Somente novas matrículas: Com essa configuração ativa serão somente retornadas transações de novas matrículas.

Na próxima aba dessa tela temos os itens de Acordo financeiro.

Figura 13

As opções de filtro dessa tela são:

• Tipo Acordo: Podem se restringir a um dos tipos cadastrados;

Figura 14

• Nr. Dias Atraso: Restringirá a busca por acordos com atraso: maior que, menor que, igual ou entre. Determinada quantidade de dias;
• Nr. Parcs. Atraso: Busca por acordos com um determinado número de parcelas;
• Somente originadas de acordos financeiros: Se essa configuração está ativa só trará contas originadas de acordo financeiro.

Na aba de Inconsistências temos mais filtros:

Figura 15

Esses filtros trazem opções para resolver inconsistência de consolidação:

• Somente sem centro de custos;
• Sem movimento contábil;
• Tipo de plano de contas incorreto;
• Plano de contas não vinculado à grupo de contas.

Na tela de NFS-e temos o filtro pelo número da Nota fiscal e o filtro de data entrada NF, que pode filtrar um determinado de intervalo de datas de entrada da nota fiscal.

Figura 16

A próxima aba da tela de Pesquisa de Transações – Receitas, chama-se outros, e contém mais alguns filtros.

Figura 17

• Tipo Recebimento: O tipo selecionado nesse campo limitará a busca aos itens ligados a ele.

Figura 18

• Método recebimento: Pode ser selecionado um único método de recebimento para a pesquisa das transações ligada a ele (Figura 19).

Figura 19

• Agência Conta: Filtra qual a conta da transação deve ser apresentada na busca (Figura 20).

Figura 20

• Grupo contábil: Pode ser escolhido o grupo contábil a ser utilizado na busca (Figura 21).

Figura 21

• Plano de pagamento: Pode ser escolhido qual o plano das contas filtradas (Figura 22).

Figura 22

• Empresa: Possibilita filtrar as transações de uma empresa específica através da tela Consulta de Empresa (Figura 23).

Figura 23

• Caixa/Conta: Pode ser selecionada conta bancária ou caixa;
• Somente recebimentos por retorno bancário: Com essa configuração o filtro trará apenas contas que tiveram o recebimento por retorno bancário;
• Grupo de contas: Filtra as contas pelo grupo de contas selecionado (Figura 24).

Figura 24

Voltando a tela de Pesquisa de Transações – Receitas, temos outra aba, a Busca por Dados Acadêmicos (Figura 25).

Figura 25

• Período letivo: Filtra por um único período letivo;
• Turma: seleciona uma turma;
• Grau Graduação: Seleciona contas relacionadas a um grau de graduação;
• Somente transações associadas à matrícula: Com essa configuração ativa só traz contas associadas às matrículas;
• Não vinculado a matrícula: Com essa configuração ativa traz apenas contas não associadas às matrículas;
• Curso: Pode ser buscado por um curso;
• Matriz: Possibilidade de filtrar por uma matriz curricular;
• Edital: Permite filtrar transações de um determinado edital de processo seletivo;
• Parceiro: Permite selecionar apenas um parceiro;
• Não contém contrato: Com essa configuração ativa traz contas que não estão associadas a contratos;
• Matrícula: Filtra por um status de matrícula;
• Turno: Pode filtrar por turno;
• Câmpus/Polo: Com esse campo preenchido serão trazidas apenas transações com o câmpus/polo escolhido;
• Vendedor: Permite filtrar as transações ligadas à um vendedor;
• Dt. Matrícula: Permite selecionar um intervalo de datas de matrícula;
• Câmpus/Polo: Permite filtrar por transações com ou sem câmpus polo associado.

Após selecionar os filtros para selecionar quais contas deseja pesquisar, a barra inferior apresenta opções de ações que podem ser executadas (Figura 26).

Figura 26

• Adicionar: Cadastra uma nova conta a receber;
• Dados Compra: Apresenta os detalhes do item selecionado, se ele for proveniente de um lançamento de compra, feito pelo módulo de compra e estoque (Figura 27).

Figura 27

Caso o item selecionado não seja de uma compra irá apresentar a seguinte mensagem (Figura 28).

Figura 28

• Receber/Pagar: Permite o lançamento de recebimento ou pagamento;
• A "flecha" ao lado do botão Receber/Pagar abre duas opções de baixa da parcela: Baixa por cancelamento ou baixa diversa (Figura 29).

Figura 29

• Finan. Individual: Abre o financeiro do perfil da conta selecionada;
• Boleto: Com as seguintes opções de ação (Figura 30).

Figura 30

• Gerar;
• Gerar por cedente segmentado;
• Visualizar: Apresenta o boleto em tela;
• Enviar por e-mail: Abre a tela de envio de e-mail (Figura 31);

Figura 31

• Forçar autorização de boletos: Executa a fila para autorização de boletos;
• Forçar cancelamento de boletos: Executa a fila de cancelamento;
• Forçar verificação de pagamento;

• Cancelar/Ativar: Permite cancelar uma conta, solicitando o preenchimento de motivo e observação (Figura 32).

Figura 32

A ativação de uma conta que tenha sido cancelada/acordada indevidamente.

7. IMPORTAÇÃO DE CONTAS A RECEBER

Esse recurso permite que a instituição importe para o JACAD as transações geradas em outro sistema, ou controle interno. Caso você possua um controle das contas a receber em um documento de Excel por exemplo, esse recurso permite que você crie as transações no sistema em lote, facilitando o controle.

Nós próximos tópicos será explicado passo a passo e cada um dos recursos disponíveis.

Para ter acesso a este recurso é necessário ter as permissões específicas liberadas, com o descrito no item 3 deste documento.

Para cadastrar uma nova importação no recurso, o aceso pode ser feito pela trilha.

Vá no menu Financeiro vá até Contas a Receber e clique em Importação de Contas a Receber.

Figura 33

Que dará acesso a tela de Importação de Transações.

Figura 34

7.1. NOVA IMPORTAÇÃO

Nessa tela podem ser cadastradas as importações por arquivo. Para isso clique em Nova Importação.

Figura 35

Clique em inserir e adicione o nome para a importação, após use o botão salvar. Pronto, você tem uma nova importação cadastrada.

7.2. CONSULTAR IMPORTAÇÕES

Voltando a tela de importação de transações, utilize o botão Consultar Importação e localize a importação que deseja trabalhar.

Figura 36

7.3. BAIXAR ARQUIVOS

Com uma importação selecionada é possível fazer o download do arquivo que já foi adicionado no recurso. Para isso utilize o botão Baixar Arquivos.

Figura 37

Na tela de Arquivos é possível selecionar e baixar um arquivo.

7.4. CARREGAR PARCELAS

Na tela de Importação de transações estão disponíveis alguns filtros:

• Busca: Permite filtro por palavra chave ou números de identificação;
• Pagador: Permite filtro por um único pagador/perfil e no botão com um "lápis" pode ser adicionado um novo perfil.
• Status: Situação da parcela, onde:
  • Aguardando: Ainda não foi importado para o JACAD;
  • OK: Importação concluída com sucesso;
  • Erro: Importação não efetivada.
• Vencimento: Intervalo das transações a serem importadas (Figura 38).

Figura 38

Para que a tela carregue de acordo com os filtros citados acima utilize o botão Carregar parcelas.

7.5. IMPORTAR EXCEL

Para realizar a importação do arquivo de Excel contendo as transações, consulte a importação cadastrada e clique em Importar Excel da barra inferior.

Figura 39

Primeiramente será apresentada a tela com as instruções do formato de Excel aceito para importação. Nela você encontra a ordem das informações, e formato do arquivo.

Figura 40

Observação: Para a importação o arquivo precisa estar no formato .xls.

Na sequência localize o arquivo para importar. Se houver erro no arquivo o sistema indicará numa tela.

Figura 41

Após fazer as correções proceda a importação novamente.

Quando concluída será apresentado na tela as transações importadas do arquivo para avaliação.

Figura 42

7.6. IMPORTAR PARA O FINANCEIRO

Para que as transações importadas do arquivo sejam aplicadas ao financeiro de cada aluno, utilize o botão Importar para o financeiro. O sistema processará cada uma das transações para o financeiro do JACAD, nessa etapa é utilizado o IDmatrícula para lançar as validações. No final do processamento será alterado o status processamento para OK.

Essas parcelas podem ser consultadas no Controle financeiro ou no financeiro individual do aluno.

ATENÇÃO: Para uma correta importação certifique-se que na planilha do id_perfil, CPF e id_matrícula correspondam ao mesmo aluno.

7.7. OPERAÇÃO EM LOTE

Na tela de Importação de transações, na barra inferior, temos o botão Operações em lote, que apresenta seis diferentes ações:

Figura 43

• Plano de contas: Permite aplicar ou alterar um plano de contas, para uma ou várias transações selecionadas (Figura 44).

Figura 44

• Centro de Custo: Permite aplicar ou substituir o centro de custo das transações selecionadas;
• Convênio: Aplica um convênio previamente cadastrado às transações selecionadas;
• Método de recebimento: Altera ou aplica um método de recebimento selecionado para as transações selecionadas;
• Definir Vcto para depois do contrato: Altera o mês de vencimento, para o mês subsequente a última transação do aluno;
• Aplicar dia pref. Contrato: O dia de vencimento das transações selecionadas serão alteradas para o dia preferencial de vencimento do contrato do aluno.

7.8. VER ERRO

Para transações com o status de processamento de Erro, o botão de Ver erro mostra qual o motivo do status.

7.9. ACESSA FINANCEIRO

Leva ao financeiro individual da parcela selecionada.

7.10. REMOVER PARCELA

Desconsidera a parcela selecionada, removendo-a da tela.

8. RECEBIMENTO COM CÓDIGO DE BARRAS

Pensando em facilitar ainda mais a gestão de pagamentos, disponibilizamos um recurso que permite o recebimento de boletos por meio da leitura do código de barras ou da digitação do nosso número do boleto. Com essa funcionalidade, é possível registrar, identificar e processar boletos de forma rápida, segura e eficiente, otimizando rotinas financeiras.

A leitura do código de barras pode ser feita automaticamente por meio de equipamento de leitura de código de barras, ou por meio de digitação da linha digitável ou do nosso número. Além disso, o recurso oferece maior precisão na identificação dos dados do boleto, permitindo a conferência, reduzindo erros e melhorando a produtividade.

O acesso desse recurso pode ser feito pela trilha.

Acesse o Financeiro vá até Contas a Receber e clique em Recebimento com Código de Barras.

Figura 45

Será apresentada a tela de Recebimento de boletos (Figura 46).

Figura 46

Nessa tela existem dois campos disponíveis para digitação: Código de barras e Nosso número, preenchendo qualquer um dos campos e dando enter é carregado na tela os dados do boleto, possibilitando a conferência e utilização dos botões da barra inferior:

• Baixar boleto;
• Receber parcela: Abre a tela de recebimento (Figura 47).

Figura 47

• Finan. Individual: Leva à tela do financeiro individual do aluno.

9. CONCLUSÃO

Chegamos ao final da documentação do Módulo de Contas a receber, espero que tenha apreciado e ampliado seus conhecimentos sobre este módulo que auxilia muito no controle das contas da instituição.

Você pôde perceber como é simples e eficiente realizar todo o processo de cadastro, acompanhamento e liquidação das contas a receber.

Esperamos que tenha gostado do material e agradecemos por sua companhia por chegar até aqui.