CONTAS A PAGAR

Criada por Documentação SWA, Modificado em Seg, 9 Jun na (o) 9:13 AM por Leonardo Borges

Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para a utilização de Tabela de Preço. Boa leitura!

ÍNDICE

1. INTRODUÇÂO
2. PERMISSÕES
3. ACESSO AO MÓDULO
4. CONTAS A PAGAR
5. CONTAS A PAGAR AGRUPADO
6. CONTA A PAGAR - FOLHA DE PAGAMENTO
7. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR
8. DESPESAS FUNCIONÁRIOS
9. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Este documento tem como objetivo orientar os usuários sobre a utilização do módulo Contas a Pagar do sistema JACAD. Nele, são apresentadas as configurações iniciais, permissões necessárias, formas de acesso e os principais cadastros que devem ser realizados para garantir o correto funcionamento do módulo.

Além disso, serão detalhadas as funcionalidades disponíveis, como o controle de contas a pagar, lançamento de despesas em lote, integração com a folha de pagamento e despesas com funcionários, que incluem importação de arquivos, emissão de guias e gestão de centros de custos. Cada tópico foi organizado de forma prática para facilitar a consulta e o entendimento dos processos envolvidos.

Este guia é indicado para administradores do sistema, usuários do setor financeiro e demais profissionais responsáveis pela gestão de despesas e pagamentos da instituição.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o módulo Contas a Pagar oferece.

2. PERMISSÕES

Para liberar o acesso ao Módulo Conta a Pagar para os usuários do sistema JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.

Vá no menu Preferências vá em Usuários e Permissões clique em Permissões vá até Controle de Permissões de Acesso.

No campo Grupo de Usuário, selecione o grupo a quem deseja conceder as permissões de acesso.

Figura 1

No quadro Grupos de Permissão selecionar o Financeiro – Contas a pagar.

Figura 2

Para utilizar as funcionalidades do módulo, é fundamental que as permissões sejam devidamente marcadas, ativando assim suas respectivas funcionalidades.

É imprescindível executar o procedimento de liberação para todos os grupos de usuários que necessitem acessar o módulo. Dessa forma, garantimos que cada grupo autorizado tenha acesso às funcionalidades específicas do módulo, assegurando uma experiência completa e adequada para todos os usuários envolvidos.

Figura 3

3. ACESSO AO MÓDULO

Agora vamos apresentar o local de acesso para as funcionalidades do Módulo Contas a Pagar. No JACAD desktop está disponível o campo de busca no canto superior direito, onde pode ser buscado o recurso por palavras ou parte delas:

Figura 4

Para realizar o acesso ao Módulo você também pode acessar.

Menu Financeiro vá em Contas a pagar. Conforme demonstrado na imagem abaixo.

Figura 5

Esse módulo está dividido em 5 partes, na sequencia será apresentada cada uma delas e a sua funcionalidade.

4. CONTAS A PAGAR

Para efetuar o cadastro de uma conta a pagar o aceso pode ser feito pela trilha.

No menu Financeiro vá em Contas a Pagar e depois clique Contas a Pagar.

Figura 6

Nessa tela temos disponível diversos campos, segue a descrição com sua respectiva função:

Descrição: Informe a descrição da conta a pagar. A descrição é livre, pode incluir letras e números. Pode ser usado o número de uma nota fiscal ou o mês de competência de uma conta de luz, por exemplo;
Plano de Conta: Selecione o plano de conta a qual essa despesa se refere. O plano de conta deve estar previamente configurado;
Fornecedor: Selecione o perfil de pessoa física ou jurídica que é o fornecer da conta. É possível cadastrar um novo fornecedor utilizando o botão com um "lápis";
Câmpus/polo: A conta pode ser vinculada a um câmpus/polo, para isso basta selecionar um, que deve estar previamente cadastrado. Esse campo é de preenchimento opcional;
Valor bruto: O valor da conta. Se o número de parcelas for informado, o valor corresponderá ao valor da parcela;
Valor retenção: Registrar o valor de retenção da nota fiscal;
Valor Líquido: Será calculado pelo sistema;
Vecto: O vencimento da conta ou da 1ª parcela, caso informe o número de parcelas;
Data competência: Para associar a conta a um mês de competência. Se informada, o valor de todas as parcelas geradas será da mesma competência. Se não for informada (deixar em branco), cada parcela terá a competência do vencimento;
Nr. Parcelas: Caso a conta possua mais de uma parcela pode ser registradas as parcelas. Se informado, serão geradas parcelas com o mesmo valor, com vencimentos mensais subsequentes. Se não informado será gerada apenas uma parcela;
Nota fiscal: Preencher com o número da nota fiscal. Esse campo não é obrigatório;
Data Entrada NF: Data da nota fiscal (recebimento do produto ou serviço);
Prev. Pgto: Cadastrar a data prevista para pagamento;
Centros de Custo: Se o Plano de Conta informado tiver um ou mais rateios cadastrados, ele será apresentado e o(s) centro(s) de custo listado(s) abaixo. Caso necessário alterar o cadastro, adicione ou remova um centro de custo clicando nos botões + e - da barra inferior. No quadro será apresentada a % e o valor de cada Centro de custo, conforme o cadastro do rateio, podendo ser alterado, e o sistema irá recalcular os demais itens para somarem 100%.

Após o preenchimento dos campos, utilize os botões da barra inferior para somente salvar ou salvar e pagar.

Somente salvar: Irá gerar o cadastro da Conta a Pagar (previsão de despesas);
Salvar Pagar: Irá abrir a tela de Cadastro de Recebimento para registrar o pagamento na sequência (Figura 7);

Figura 7

Se uma nota fiscal foi lançada com o mesmo número e fornecedor pelo recurso de gestão de compras e estoque, irá apresentar um aviso antes de salvar, alertando o usuário da duplicação (Figura 8).

Figura 8

5. CONTAS A PAGAR AGRUPADO

O JACAD também permite fazer o cadastro de contas a pagar de forma agrupada, ou seja, em lote. Lançando diversas notas e realizando um único rateio para elas.

Para o menu Financeiro vá ate Contas a Pagar e depois clique em Contas a Pagar - Agrupado.

Figura 9

Será apresentada a seguinte tela de Conta a Pagar.

Figura 10

No quadro Info. Despesa são informados os dados da despesa:

Descrição: Informe a descrição da conta a pagar. A descrição é livre, pode incluir letras e números;
Fornecedor: Selecione o perfil de pessoa física ou jurídica que é o fornecer da conta. É possível cadastrar um novo fornecedor utilizando o botão com um "lápis";
Câmpus/polo: A conta pode ser vinculada a um câmpus/polo, para isso basta selecionar um, que deve estar previamente cadastrado. Esse campo é de preenchimento opcional;
Vecto: O vencimento da conta ou da 1ª parcela, caso informe o número de parcelas;
Competência: Para associar a conta a um mês de competência. Se informada, o valor de todas as parcelas geradas será da mesma competência. Se não for informada (deixar em branco), cada parcela terá a competência do vencimento;
Prev. Pgto: Cadastrar a data prevista para pagamento;
Nota fiscal: Preencher com o número da nota fiscal. Esse campo não é obrigatório;
Repetir: Caso a conta possua o pagamento parcelado podem ser registradas as parcelas. Se informado, serão geradas parcelas com o mesmo valor, com vencimentos mensais subsequentes. Se não informado será gerada apenas uma parcela;
Entrada NF: Data da nota fiscal (recebimento do produto ou serviço).

No quadro Itens/Plano de Conta poderão ser cadastrados os itens, ou notas recebidas e em seus respectivos planos de conta. Para utilizar selecione o plano de conta de que representa o primeiro item e seu valor e adicione à lista utilizando o botão +.

Podem ser cadastrados diversos itens, inclusive pode-se repetir o plano de conta.

O sistema informará o valor total da soma dos itens.

Para utilizar o quadro Centros de Custo, selecione um item da lista anterior e na sequência o rateio que será aplicado a ele. Esse rateio deve estar pré-cadastrado, mas pode ser editado a porcentagem que será aplicada ou o valor correspondente a cada centro de custo. Podem ser removidos ou adicionados centros de custos utilizando os botões + e – do rodapé do quadro.

Assim como na tela anterior, nessa tela também é possível escolher se será somente salvo ou salvo e pago o lançamento escolhendo o botão correspondente na barra inferior da tela.

6. CONTA A PAGAR - FOLHA DE PAGAMENTO

Para controle das contas a pagar relacionadas com a folha de pagamento dos funcionários acesse o recurso pela trilha.

Vá no menu Financeiro vá até Contas a Pagar e clique em Contas a Pagar - Folha de Pagamento.

Figura 11

Será apresentada a tela de Contas a Pagar - Folha de Pagamento.

Figura 12

Nessa tela poderão ser informadas as despesas:

Descrição: Informe a descrição da conta a pagar. A descrição é livre, pode incluir letras e números;
Fornecedor: Selecione o perfil de pessoa física ou jurídica que é o fornecer da conta. É possível cadastrar um novo fornecedor utilizando o botão com um lápis;
Vecto: O vencimento da conta ou da 1ª parcela, caso informe o número de parcelas;
Data competência: Para associar a conta a um mês de competência. Se informada, o valor de todas as parcelas geradas será da mesma competência. Se não for informada (deixar em branco), cada parcela terá a competência do vencimento;
Nr. Parcelas: Caso a conta possua o pagamento parcelado podem ser registradas as parcelas. Se informado, serão geradas parcelas com o mesmo valor, com vencimentos mensais subsequentes. Se não informado será gerada apenas uma parcela.

No quadro Itens/Planos de conta são apresentado os planos de conta que foram relacionado.

Vá até o menu Preferências, vá em Configurações depois em Financeira e clique em Financeiro JACAD. Vá até a aba Folha de Pagamento.

Figura 13

E para cada plano de conta apresentado pode ser preenchido o valor correspondente. Os campos que não tiverem valores preenchidos não serão considerados na geração da parcela a receber.

No quadro Centro de Custos pode ser definido o rateio para a conta cadastrada.

Assim como nas telas anteriores, nessa tela também é possível escolher se será somente salvo ou salvo e pago o lançamento escolhendo o botão correspondente na barra inferior da tela.

7. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

Para visualizara as contas a pagar cadastradas pode ser utilizada a tela de Pesquisa de Transações – Despesas.

Vá no menu Financeiro, vá até Contas a Pagar e clique em Controle de Contas.

Figura 14

Será apresentada a tela, que permite diversos filtros, para que sejam encontradas as transações desejadas.

Figura 15

Os filtros disponíveis são divididos em abas, na aba Busca por transação:

Busca: Permite buscar por palavra-chave;
Plano de contas: pode selecionar as transações de um plano de contas específico;
Situação: Busca as transações com as situações selecionadas, permite a seleção de várias situações nume mesma busca;
Tipo Parcela: Permite selecionar parcelas normais ou de reembolso de convênio;
Status: Busca pelo status da transação;
NF: Retorna as contas cadastradas com esse número de Nota Fiscal;
Org: Seleciona as contas a pagar de determinada organização;
Tipo Mov: Essa tela apresenta apenas movimentos do tipo despesas
Perfil: Pode ser filtrado contas de um único perfil (fornecedor);
Vecto: De até de datas de vencimento;
Compt: De e até de datas de competência;
Liquidação: De e até de datas de liquidação;
Utilizar data de pagamento: Irá alterar a pesquisa por data, e apresentará a opção de buscar por data de pagamento e não mais por data de liquidação.

No botão filtros temos mais opções de busca, na aba Filtros temos:

Figura 16

Cód. Transação: Busca pelo número da transação;
Faturamento: Separa transações que compõem faturamento ou que não compõem, ou permite buscar por todas as transações;
NFS-e: Separa transações que com e sem nota fiscal de serviço autorizada, ou permite buscar por todas as transações;
Somente pagadores pessoa jurídica: Com essa configuração ativa a busca irá retornar somente transações vinculadas a perfis de pessoas jurídicas;
Origem: Pode ser selecionada uma origem de parcela específica para a busca;
Usuário Criação: Busca as transações que foram criadas por um único usuário do JACAD;
Somente novas matrículas: com essa configuração ativa serão somente retornadas transações de novas matrículas.

Na próxima aba dessa tela temos os itens de Acordo Financeiro:

Figura 17

As opções de filtro dessa tela são:

Tipo Acordo: Podem se restringir a um dos tipos cadastrados (Figura 18);

Figura 18

Nr. Dias Atraso: Restringirá a busca por acordos com atraso: maior que, menor que, igual ou entre. Determinada quantidade de dias;
Nr. Parcs. Atraso: Busca por acordos com um determinado número de parcelas;
Somente originadas de acordos financeiros: se essa configuração está ativa só trará contas originadas de acordo financeiro.

Na aba de Inconsistências temos mais filtros

Figura 19

Esses filtros trazem opções para resolver inconsistência de consolidação:

Somente sem centro de custos:
Sem movimento contábil:
Tipo de plano de contas incorreto:
Plano de contas não vinculado à grupo de contas:

Na tela de NFS-e tem o filtro de data entrada NF, que pode filtrar um determinado de intervalo de datas de entrada da nota fiscal.

Figura 20

Voltando a tela de Pesquisa de Transações – Despesas, temos outras abas, a segunda aba é Busca por Dados Acadêmicos:

Figura 21

Período letivo: Filtra por um único período letivo;
Turma: Seleciona uma turma;
Grau Graduação: Seleciona contas relacionadas a um grau de graduação;
Somente transações associadas à matrícula: Com essa configuração ativa só traz contas associadas às matrículas;
Não vinculado a matrícula: Com essa configuração ativa traz apenas contas não associadas às matrículas;
Curso: Pode ser buscado por um curso;
Matriz: Possibilidade de filtrar por uma matriz curricular;
Edital: Permite filtrar transações de um determinado edital de processo seletivo;
Parceiro: Permite selecionar apenas um parceiro;
Não contém contrato: com essa configuração ativa traz contas que não estão associadas a contratos;
Matrícula: Filtra por um status de matrícula;
Turno: pode filtrar por turno;
Câmpus/Polo: Com esse campo preenchido serão trazidas apenas transações com o câmpus/polo escolhido;
Vendedor: Permite filtrar as transações ligadas à um vendedor;
Dt. Matrícula: Permite selecionar um intervalo de datas de matrícula;
Câmpus/Polo: Permite filtrar por transações com ou sem câmpus polo associado;

A próxima aba da tela de Pesquisa de Transações – Despesas, chama-se Outros, e contém mais alguns filtros (Figura 22).

Figura 22

Tipo Recebimento: O tipo selecionado nesse campo limitará a busca aos itens ligados a ele (Figura 23).

Figura 23

Método recebimento: Pode ser selecionado um único método de recebimento para a pesquisa das transações ligada a ele (Figura 24).

Figura 24

Agência Conta: Filtra qual a conta da transação deve ser apresentada na busca (Figura 25).

Figura 25

Grupo contábil: pode ser escolhido o grupo contábil a ser utilizado na busca (Figura 26).

Figura 26

Plano de pagamento: pode ser escolhido qual o plano das contas filtradas (Figura 27).

Figura 27

Data Prev. Pgto: Pode ser filtrado um intervalo de previsão de pagamento;
Caixa/Conta: Pode ser selecionada conta bancária ou caixa;
Somente recebimentos por retorno bancário: Com essa configuração o filtro trará apenas contas que tiveram o recebimento por retorno bancário;
Grupo de contas: Filtra as contas pelo grupo de contas selecionado (Figura 28).

Figura 28

Após selecionar os filtros para selecionar quais contas deseja pesquisar, a barra inferior apresenta opções de ações que podem ser executadas (Figura 29).

Figura 29

Adicionar: Cadastra uma nova conta a pagar;
Dados Compra: apresenta os detalhes do item selecionado se ele for proveniente de um lançamento de compra (Figura 30).

Figura 30

Caso o item selecionado não seja de uma compra irá apresentar a seguinte mensagem (Figura 31);

Figura 31

Receber/Pagar: Permite o lançamento de recebimento ou pagamento;
A "flecha" ao lado do botão Receber/Pagar abre duas opções de baixa da parcela: baixa por cancelamento ou baixa diversa (Figura 32);

Figura 32

Finan. Individual: Abre o financeiro do perfil da conta selecionada;
Cancelar/Ativar: Permite cancelar uma conta, solicitando o preenchimento de motivo e observação (Figura 33);

Figura 33

Ou a ativação de uma conta que tenha sido cancelada/acordada indevidamente.

Comprovantes: esse botão oferece as opções anexar e visualizar, para anexar um comprovante/arquivo dessa conta ou para visualizar os comprovantes anexados.

Figura 34

8. DESPESAS FUNCIONÁRIOS

O recurso de Despesas com Funcionários foi desenvolvido para que a instituição consiga registrar e controlar o pagamento das guias de impostos mensais (FGTS, INSS....) bem como a folha salarial dos funcionários, através do contas a pagar. Nela, conseguimos realizar lançamentos agrupados e individuais.

Nós próximos tópicos será explicado passo a passo cada um dos recursos disponíveis.

Para ter acesso a este recurso é necessário ter as permissões específicas liberadas, com o descrito no item 3 deste documento.

Para efetuar o cadastro de uma conta a pagar de despesas com funcionário o aceso pode ser feito pela trilha.

Vá no menu Financeiro vá ate Contas a Pagar e clique em Despesas com Funcionários.

Figura 35

Que dará acesso a tela de Despesas funcionários com a seguinte apresentação (Figura 36);

Figura 36

Nessa tela pode ser lançadas as despesas com a folha de pagamento dos funcionários da instituição.

Par isso é necessário cadastrar a competência a qual as despesas se referem. Informando ao menos a Descrição, Competência, Data de Vencimento (Figura 37);

Figura 37

8.1. Guias de Pagamento

Na tela de Despesas funcionários, podem ser criadas várias Guias de pagamento (Figura 38).

Figura 38

Para criar uma nova guia, é necessário preencher os seguintes campos:

Figura 39

Descrição: Informe a Descrição da Guia;
Perfil Fornecedor: Informe o fornecedor que vai custear estes valores (geralmente para despesas com funcionários será a própria instituição);
Tipo: Existe dois tipos de guias. Guia única e Valor Individual, na guia única o sistema cria uma única transação com o valor total, para ser pago no perfil do fornecedor. No caso do valor individual, o sistema cria uma transação para o perfil de cada funcionário.

OBSERVAÇÃO: Normalmente, como a guia é de salário, o tipo salário, o tipo será valor individual.

Após cadastrar a Guia e Salvar, precisamos inserir pelo menos 1 item nela.

OBSERVAÇÃO: Podem ser inseridos vários itens dentro de uma mesma guia.

Figura 40

Descrição: Informe a descrição do item.
Plano de Conta: Informe para qual conta irão os valores lançados.
Ordem: Define qual será a ordem deste item para apresentação na tela principal.
Cód Folha e Tipo Dpto: caso utilize integração coma folha de pagamento SAGE, este item é obrigatório, caso contrário pode deixar em branco.
Converter valor para negativo: Ao marcar esta opção os valores lançados neste item irão diminuir o valor, geralmente utilizado para as deduções de salários e adiantamentos.

Os itens criados para cada guia de pagamento serão apresentados como colunas na tala principal, onde será possível preencher o valor de cada item, para cada funcionário.

8.2. Importação de Arquivos

O JACAD permite importar arquivos do programa de folha de pagamento Sage. Ou de outros programas que gerem arquivos do tipo Excel:

Figura 41

8.3. Funcionários

Para fazer o cadastro dos funcionários de forma manual utilize o botão da barra inferior Funcionários:

Figura 42

Aqui temos as opções:

Adicionar funcionários: Utilize para acrescentar um funcionário para cadastro das contas a pagar. Esse item abre a tela de Consulta de funcionários onde pode ser selecionado o funcionário desejado;
Dados do funcionário: Apresenta a tela de cadastro do funcionário, onde tem os dados do funcionário selecionado;
Remover da lista: remove o funcionário selecionado da lista;
Adicionar lista do mês anterior: possibilita importar para a tela a mesma lista de funcionários utilizada na competência anterior.

8.4. Limpar Guias

Esse botão permite limpar todos os valores digitados na tela. Não altera as transações já faturadas.

8.5. Centro de Custos

A segunda aba da tela é dedicada ao estabelecimento do centro de custo de cada funcionário e o rateio aplicado à ele:

Figura 43

Nessa tela podem ser aplicados rateios diferentes para cada funcionário adicionado na aba anterior.

8.6. Faturamento

Na última aba Faturamento, podem ser geradas as transações para pagamento das contas lançadas por tipo de guia. Para isso basta utilizar o botão Faturar:

Figura 44

Será aberta uma tela para definir a data de vencimento:

Figura 45

Gerando assim as contas a pagar por funcionário, e as contrapartidas conforme cadastro:

Figura 46

Esse lançamento será apresentado no financeiro individual do funcionário, onde é gerada uma transação para cada guia de pagamento cadastrada:

Figura 47

Para apagar as transações geradas, caso necessitem de correção, pode ser utilizado o botão cancelar faturamento.

9. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a documentação do Módulo de Contas a Pagar no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até a próxima!!