Olá cliente JACAD, tudo bem? Conheça o eDOC: Secretaria Digital, uma solução integrada para armazenar, gerenciar e facilitar o acesso a documentos acadêmicos de alunos, cursos e professores, conforme as normas do MEC.
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO AO EDOC: SECRETARIA DIGITAL
2. QUAIS PORTARIAS O EDOC ATENDE?
3. USUÁRIOS E PERMISSÕES DE ACESSO À SECRETARIA DIGITAL
5. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
- 5.1. Digitalização em lote dos documentos do aluno
- 5.2. Digitalização em lote dos documentos do professor
- 5.3. Digitalização em lote dos documentos do curso
6. CONFIGURAÇÕES DE REPOSITÓRIOS
7. CONFIGURAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL
8. CONFIGURAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO EDOC
9. VINCULAR O TIPO DE DOCUMENTO DO EDOC AO TIPO DE DOCUMENTO DO ALUNO
10. DOCUMENTOS POR GRAU DE GRADUAÇÃO
11. CONFIGURAÇÃO DO WORKFLOW DE ASSINATURAS
12. ALTERAR WORKFLOW DE ASSINATURAS
17. DOCUMENTOS DO EDOC COM ACESSO VIA PORTAL DO ALUNO
1. INTRODUÇÃO AO EDOC: SECRETARIA DIGITAL
O SWA.eDOC, é uma ferramenta nativa do JACAD, tendo sido desenvolvido para atender às portarias de MEC, que regulamentam a secretaria digital e o diploma digital. Além disso, podemos dizer que o eDOC se divide em duas grandes tarefas:
 Secretaria Digital - Consiste em armazenar os documentos dos alunos, cursos e professores, conforme as portarias. A função principal da Secretaria do Diploma é realizar o versionamento, armazenar, manter backup atualizado, receber documentos dos alunos online e receber documentos digitalizados. | ||
 Diploma Digital - Consiste no processo de emissão do diploma dos alunos. Para isso, é necessário realizar a criação de todos os cadastros, a entrega dos documentos obrigatórios, a criação do livro de registros, entre outras etapas. | ||
Em suma, o eDOC foi desenvolvido para centralizar, agilizar e facilitar todas as operações que envolvem a gestão do acervo acadêmico da instituição e a diplomação dos alunos, de forma rápida, segura e eficiente. Neste documento serão apresentadas as funcionalidades disponíveis no recurso do eDoc como o Centro de Documentos, Digitalização do acervo, Configurações, Cadastros Básicos, Workflow de Assinaturas, Assinatura e Revisão de Documentos.
Sendo assim, te convido para conferir a documentação, vamos lá?
2. QUAIS PORTARIAS O EDOC ATENDE?
Inicialmente, o E-doc visava atender instituições que oferecem cursos de graduação, pois as Portarias do MEC são destinadas a essas instituições nesse primeiro momento. No entanto, outras instituições que não oferecem graduação, mas desejam utilizar a organização do acervo para eliminar documentos físicos e facilitar a localização de informações, também podem adotar o eDOC com a funcionalidade de secretaria digital.
Dessa forma, o E-doc atende as seguintes portarias:
PORTARIA MEC Nº 330, DE 5 DE ABRIL DE 2018 - Dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino.
PORTARIA Nº 1.095, DE 25 DE OUTUBRO DE 2018 - Estabelece, no Art.30, que os procedimentos para a expedição e o registro de diplomas e documentos acadêmicos, no formato digital, observarão as disposições contidas na referida portaria.
PORTARIA Nº 315, de 4 DE ABRIL DE 2018 – Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância.
PORTARIA Nº 554, DE 11 DE MARÇO DE 2019 - Dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.
PORTARIA Nº 117, DE 26 DE FEVEREIRO DE 2021 - Altera a Portaria MEC nº 554, de 11 de março de 2019, para ampliar o prazo para a implementação do diploma digital pelas instituições de ensino superior integrantes do sistema federal de ensino.
PORTARIA MEC Nº 1.001, DE 8 DE DEZEMBRO DE 2021 - Altera a Portaria MEC nº 330, de 5 de abril de 2018, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas instituições de ensino superior pertencentes ao sistema federal de ensino, e a Portaria MEC nº 554, de 11 de março de 2019, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES pertencentes ao sistema federal de ensino.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2020 - Dispõe sobre a regulamentação técnica para a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior - IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 19 DE JULHO DE 2021 - Aprova a versão 1.02 do Anexo I da Instrução Normativa - IN/SESU nº 1, de 15 de dezembro de 2020 e dá outras providências.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2021 - Aprova a versão 1.03 dos Anexos I e III da Instrução Normativa - IN/SESU nº 1, de 15 de dezembro de 2020, altera o §3º do art. 9º e dá outras providências.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2, DE 02 DE MAIO DE 2022 - Aprova a versão 1.04.1 dos Anexos I, II e III da Instrução Normativa - IN/SESU nº 1, de 15 de dezembro de 2020.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 01 DE JULHO DE 2022 - Prorroga os prazos previstos na Instrução Normativa - IN/SESU nº 2, de 2 de maio de 2022.
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 14 DE OUTUBRO DE 2022 - Aprova a versão 1.05 dos Anexos I, II e III da Instrução Normativa - IN/SESU nº 1, de 15 de dezembro de 2020.
DEFINIÇÃO DO ESQUEMA XML - ANEXOS IN/SESU
3. USUÁRIOS E PERMISSÕES DE ACESSO À SECRETARIA DIGITAL
Para habilitar o acesso ao Módulo eDoc, é necessário criar os perfis de usuários necessários para a emissão do documento e conceder as permissões adequadas. Esse procedimento é de extrema importância para garantir o fluxo adequado e agilizar processos dentro do EDOC, como, por exemplo, a assinatura de documentos.
Os usuários do módulo EDOC devem ser adicionados na Tela de Gestão de Usuários e Permissões, onde podem ser concedidas as permissões para Exclusão, Assinatura e Restauração dos documentos.
Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.
PASSO 1: Acesse o menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.
Figura 1
PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuários.
Figura 2
PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões do eDoc, clicando em 'Mód. eDoc'.
Figura 3
PASSO 4: Clique nas flags para ativar ou desativar as funcionalidades para o usuário selecionado. 
Figura 4
Esse procedimento de liberação de funcionalidades deve ser realizado para todos os grupos de usuários que possuem acesso ao módulo.
LEGENDA FLAGS | ||
 Ativado  Desativado | ||
PASSO 5: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc - Secretaria Digital' e clique em 'Usuários e permissões'.
Figura 5
PASSO 6: Na tela de Gestão de Usuários e Permissões, é possível adicionar um usuário e definir suas permissões de acesso.
Figura 6
Figura 7
 ATENÇÃO: Em caso de dúvidas ou necessidades de suporte adicional no processo de cadastro de perfil de funcionário, consulte nossa base de conhecimentos acadêmicos ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento. | ||
4. CENTRO DE DOCUMENTOS
Neste capítulo, abordaremos os fluxos relacionados à criação dos repositórios e pastas padrões no Centro de Documentos, onde serão armazenados os documentos dos alunos, professores e cursos. O Centro de Documentos tem como objetivo principal preservar, organizar e armazenar os documentos da instituição de forma eficiente.
4.1. Cadastro de repositório
PASSO 1: Acesse o menu módulos, navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Centro de documentos'.
Figura 8
PASSO 2: Na tela 'eDoc - Centro de documentos', clique no botão 'Novo Repositório'. 
Figura 9
PASSO 3: Na janela 'Novo Repositório' escreva o nome do novo repositório e clique em 'Ok' para salvar.
Figura 10
Após isso, seu repositório será apresentado na tabela de repositórios.
Figura 11
4.2. Criação de pasta no repositório
PASSO 1: Selecione o repositório criado na tela de Centro de documentos e clique na pastinha
Figura 12
PASSO 2: Na janela 'Nova pasta' escreva o nome da nova pasta e clique em 'Ok' para salvar.
Figura 13
Após isso, sua pasta será apresentada na tabela de pastas.
PASSO 3: Selecione a pasta que anteriormente foi criada, acesse o menu 'opções' e clique no submenu 'Criar emparelhamento'. 
Figura 14
PASSO 4: Em seguida, o sistema apresentará uma mensagem solicitando a confirmação para criar as pastas do alfabeto dentro da pasta 'Documentos Alunos'. Clique em 'Sim' para prosseguir com a criação das pastas de A a Z dentro da pasta principal.
Figura 15
Essa ação proporcionará a organização dos documentos dos alunos em ordem alfabética.
Dessa forma, serão criadas subpastas alfabéticas de 'A' a 'Z' dentro da pasta 'Documentos Alunos'.
PASSO 5: Após isso, retorne ao repositório 'Graduação' e crie duas pastas com o nome 'Documentos de curso' e 'Documentos de professores', seguindo o mesmo procedimento utilizado para criar a pasta 'Documentos Alunos'. Essas pastas serão o local onde a instituição poderá consultar o acervo relacionado aos professores e aos cursos.
5. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Neste capítulo, abordaremos os fluxos de digitalização de documentos dos alunos, professores e cursos, apresentando o formato de envio em lote ou individual de documentos.
5.1. Digitalização em lote dos documentos do aluno
A digitalização em lote dos documentos dos alunos torna o processo mais rápido e fácil, permitindo a digitalização de todos os documentos do aluno de uma só vez e salvando-os em lote, proporcionando praticidade no dia a dia.
 ATENÇÃO: Antes de iniciar a digitalização, é necessário ter cadastrado o 'Centro de Documentos' no EDOC, juntamente com os respectivos repositórios para os documentos dos alunos. A criação e organização dos repositórios são importantes para garantir que os documentos digitalizados sejam direcionados corretamente. | ||
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Digitalizar Acervo dos Alunos'. 
Figura 16
PASSO 2: Na tela 'eDoc - Digitalizar Acervo dos alunos', consulte o aluno.
Figura 17
DICA: Para consultar um aluno, você pode:
1 - Digitar o nome/RA (Registro Acadêmico) no campo 'Aluno' e pressionar o botão 'Enter' para selecionar o aluno.
2 - Clicar no botão '...' para selecionar o aluno que terá seus documentos digitalizados.
(Figura 17)PASSO 3: Na sequência, clique no botão 'Pasta Scan' e selecione a pasta de arquivos em que os documentos digitalizados estão armazenados. Em seguida, clique em 'Abrir' para importar os documentos da pasta selecionada.
Figura 18
PASSO 4: Clique no botão 'Atualizar' ou na tecla 'F5' e assim os arquivos digitalizados serão apresentados na tela. 
Figura 19
PASSO 5: Nessa etapa, é necessário realizar o processo de associação marcando o tipo de documento correspondente. Essa associação deve ser feita para cada arquivo individualmente, vinculando-o ao seu respectivo tipo de Documento. Dessa forma, selecione o 'Arquivo' e clique no 'Tipo de documento' correspondente.
Figura 20
PASSO 6: Após associar todos os arquivos ao tipo de documento correspondente, clique no botão 'Upload', para armazenar os documentos.PASSO 7: Em seguida, será exibida a mensagem 'Deseja realizar a operação de envio de arquivos?'. Para prosseguir com o processo, clique em 'Confirmar'.
Figura 21
PASSO 8: Na sequência, você receberá a mensagem informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Nesse momento, você tem a opção de enviar novos arquivos. Se desejar enviar mais algum arquivo do aluno, clique no botão 'Sim'. Caso não tenha mais arquivos do aluno para enviar, clique em 'Não'.
Figura 22
Tendo abordado a funcionalidade de digitalização em lote, podemos agora avançar para o aprendizado do procedimento de digitalização individual. Dessa forma, confira abaixo o resumo deste capítulo.
Figura 23
5.1.1 Digitalização individual do documento do aluno
No EDOC, oferecemos a opção de enviar um documento específico do aluno. Essa opção é útil quando não temos todos os documentos do aluno digitalizados, permitindo que envie apenas um documento em vez de todos os documentos de uma só vez, como seria necessário no envio em lote.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Digitalizar Acervo dos Alunos'. (Figura 16)PASSO 2: Na tela 'eDoc - Digitalizar Acervo dos alunos', consulte o aluno.PASSO 3: Clique no botão 'Procurar Arquivos'.
Figura 24
PASSO 4: Na tela 'Anexos' clique ou arraste e solte os arquivos. Em seguida, clique em 'Salvar'
Figura 25
PASSO 5: Nessa etapa, é necessário realizar o processo de associação marcando o Tipo de Documento correspondente. Essa associação deve ser feita para cada arquivo individualmente, vinculando-o ao seu respectivo Tipo de Documento. Dessa forma, selecione o 'Arquivo' e clique no 'Tipo de documento' correspondente.
Figura 26
PASSO 6: Após associar todos os arquivos ao tipo de documento correspondente, clique no botão 'Upload', para armazenar os documentos.PASSO 7: Dessa forma, será exibida a mensagem 'Deseja realizar a operação de envio de arquivos?'. Para prosseguir com o processo, clique em 'Confirmar'.
Figura 27
PASSO 8: Na sequência, você receberá a mensagem informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Nesse momento, você tem a opção de enviar novos arquivos. Se desejar enviar mais algum arquivo do aluno, clique no botão 'Sim'. Caso não tenha mais arquivos do aluno para enviar, clique em 'Não'.
Figura 28
5.2. Digitalização em lote dos documentos do professor
A digitalização em lote dos documentos do professor agiliza e simplifica o processo, permitindo a digitalização de todos os documentos do professor e salvando-os de forma conveniente para o dia a dia.
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PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Digitalizar Acervo dos Professores'. 
Figura 29
PASSO 2: Na tela 'edoc - Digitalizar Acervo dos Professores' consulte o professor e clique no botão 'Pasta Scan'.
DICA: Para consultar um professor, você pode:
1 - Digitar o nome/código no campo 'Professor' e pressionar o botão 'Enter' para selecionar o professor.
2 - Clicar no botão '...' para selecionar o professor que terá seus documentos digitalizados.
(Figura 17)
Figura 30
PASSO 3: Na sequência, clique no botão 'Pasta Scan' e selecione a pasta de arquivos em que os documentos digitalizados estão armazenados. Em seguida, clique em 'Abrir' para importar os documentos da pasta selecionada.
Figura 31
PASSO 4: Clique em 'Atualizar' ou aperte a tecla 'F5', para exibir os arquivos do professor.
Figura 32
PASSO 5: Nessa etapa, é necessário realizar o processo de associação marcando o Tipo de Documento correspondente. Essa associação deve ser feita para cada arquivo individualmente, vinculando-o ao seu respectivo Tipo de Documento. Dessa forma, selecione o 'Arquivo' e clique no 'Tipo de documento' correspondente.
Figura 33
Ao selecionar o arquivo do documento do professor, é imprescindível assinalar o Tipo de Documento e, em seguida, realizar o processo de associação individualmente para cada um dos arquivos, vinculando-os ao respectivo Tipo de Documento no EDOC.
DICA: Para navegar entre os arquivos, utilize a tecla (F1) do teclado do seu computador. Dessa forma, no Painel de Tipo de Documento, você poderá percorrer os documentos clicando com o mouse e marcando o tipo correspondente.PASSO 6: Após associar todos os arquivos ao tipo de documento correspondente, clique no botão 'Upload', para armazenar os documentos.PASSO 7: Em seguida, a mensagem 'Deseja realizar a operação de envio de arquivos?', será exibida. Para prosseguir com o processo, clique em 'Confirmar'.
Figura 34
PASSO 8: Após isso, uma mensagem será exibida informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Por conseguinte, você terá a opção de enviar novos arquivos, caso deseje adicionar mais documentos. Se desejar enviar mais algum arquivo do professor, clique no botão 'Sim'. Caso não tenha mais arquivos do professor para enviar, clique em 'Não'.
Figura 35
Dessa maneira, será possível realizar a digitalização em lote de todos os documentos do professor.
Em seguida, prosseguiremos com o aprendizado referente à digitalização individual dos documentos do professor. Consulte o próximo tópico desta documentação para obter mais informações.
5.2.1. Digitalização individual do documento do professor
No EDOC, também é possível enviar individualmente o documento do professor. Essa opção é útil quando você não tem todos os documentos digitalizados e deseja enviar apenas um deles.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Digitalizar Acervo dos Professores'. (Figura 16)PASSO 2: Na tela 'eDoc - Digitalizar Acervo dos professores', consulte o professor.
DICA: Para consultar um professor, você pode:
1 - Digitar o nome/código no campo 'Professor' e pressionar o botão 'Enter' para selecionar o professor.
2 - Clicar no botão '...' para selecionar o professor que terá seus documentos digitalizados.
(Figura 17)PASSO 3: Clique no botão 'Procurar arquivos'.
Figura 36
PASSO 4: Após isso, a Tela de Anexos será aberta, permitindo que você adicione o arquivo desejado. Para fazer isso, clique no texto 'Clique ou Arraste e Solte os arquivos aqui'.
Figura 37
PASSO 5: Nesta etapa, você será direcionado para janela onde poderá localizar o arquivo digitalizado. Em seguida, selecione o documento e clique em 'Abrir'.
Figura 38
PASSO 6: Após anexar o arquivo, você será redirecionado à tela de anexos, onde o documento será exibido. Para efetuar o anexo do documento, clique no botão 'Anexar'.
Figura 39
PASSO 7: Após concluir essas etapas, na Tela de Digitalização, você deve selecionar o arquivo e escolher o tipo de documento. Em seguida, clique no botão 'Upload' para salvar o documento e prosseguir com o fluxo de assinatura dos documentos.
Figura 40
PASSO 8: Em seguida, a mensagem 'Deseja realizar a operação de envio de arquivos?', será exibida. Para prosseguir com o processo, clique em 'Confirmar'.
Figura 41
PASSO 9: Após isso, uma mensagem será exibida informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Por conseguinte, você terá a opção de enviar novos arquivos, caso deseje adicionar mais documentos. Se desejar enviar mais algum arquivo do professor, clique no botão 'Sim'. Caso não tenha mais arquivos do professor para enviar, clique em 'Não'.
Figura 42
5.3. Digitalização em lote dos documentos do curso
A digitalização dos documentos do curso torna o processo mais rápido e fácil, permitindo a digitalização e o armazenamento em lote de todos os documentos do curso, trazendo praticidade no dia a dia.
 ATENÇÃO: Para realizar a digitalização dos documentos do curso, é necessário cadastrar 'Centro de Documentos' no EDOC, juntamente com o respectivo repositório para os documentos dos cursos. A criação e organização adequada dos repositórios são importantes para garantir que os documentos digitalizados sejam direcionados corretamente. | ||
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' e clique em 'Digitalizar Acervo dos Cursos'.
Figura 43
PASSO 2: Na tela 'eDoc - Digitalizar Acervo dos cursos', consulte o curso e clique no botão 'Pasta Scan'.
Figura 44
PASSO 3: Na sequência, clique no botão 'Pasta Scan' e selecione a pasta de arquivos em que os documentos digitalizados estão armazenados. Em seguida, clique em 'Abrir' para importar os documentos da pasta selecionada.
Figura 45
PASSO 4: Clique em 'Atualizar' ou aperte a tecla 'F5', para exibir os arquivos do professor.
Figura 46
PASSO 5: Nessa etapa, é necessário realizar o processo de associação marcando o Tipo de Documento correspondente. Essa associação deve ser feita para cada arquivo individualmente, vinculando-o ao seu respectivo Tipo de Documento. Dessa forma, selecione o 'Arquivo' e clique no 'Tipo de documento' correspondente.
Figura 47
PASSO 6: Após associar todos os arquivos ao tipo de documento correspondente, clique no botão 'Upload', para armazenar os documentos.
PASSO 7: Em seguida, uma mensagem será exibida perguntando 'Deseja realizar a operação de envio de arquivos?'. Para prosseguir com o processo, clique em 'Confirmar'.
Figura 48
PASSO 9: Após isso, uma mensagem será exibida informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Por conseguinte, você terá a opção de enviar novos arquivos, caso deseje adicionar mais documentos. Se desejar enviar mais algum arquivo do professor, clique no botão 'Sim'. Caso não tenha mais arquivos do professor para enviar, clique em 'Não'.
Figura 49
6. CONFIGURAÇÕES DE REPOSITÓRIOS
Neste capítulo, serão apresentadas as configurações do repositório, nas quais serão definidas as pastas que armazenarão os documentos no sistema eDoc. Essas pastas correspondem àquelas previamente criadas no Centro de Documentos da instituição. Ao realizar essas configurações, asseguramos que os documentos estejam devidamente salvos nos locais apropriados no sistema.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'eDoc - Secretaria Digital' à 'Configurações de Repositórios' à Aba Pastas.
Figura 50
PASSO 2: Nas configurações de pasta, será necessário selecionar as pastas previamente criadas no Centro de Documentos para a Pasta dos Alunos, Pasta dos Professores e Pasta dos Cursos.
Figura 51
PASSO 3: A Aba Carimbo está relacionada à imagem que é inserida nos documentos. Nessa aba, é necessário preencher os dados que serão exibidos na assinatura dos documentos no EDOC. Em outras palavras, as informações inseridas nessa aba serão apresentadas na assinatura dos documentos no EDOC.
Figura 52
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Campo Localização:
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Campo Organização: Refere-se ao nome da instituição.
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Campo Cor: Indica a cor da assinatura.PASSO 4: A Aba de Tarefas Agendadas desempenha a função de converter documentos de formato de imagem para PDF, uma vez que o EDOC aceita apenas documentos nesse formato. 
Figura 53
PASSO 3: Ao finalizar, clique no botão 'Salvar'.
7. CONFIGURAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL
O Certificado Digital desempenha um papel fundamental na assinatura eletrônica dos documentos. A fim de cadastrar o Certificado Digital, o usuário deve estar autenticado no sistema JACAD para vinculá-lo à sua conta, garantindo que cada usuário possua um certificado exclusivo.
É importante destacar que o Certificado Digital deve ser do tipo A1 e estar no formato .pfx ou .p12 para que o EDOC possa ler o arquivo e realizar o processo de assinatura nos documentos.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc-Secretaria Digital' e clique no submenu 'Certificado Digital'.
Figura 54
É importante ressaltar que apenas o usuário atualmente logado no sistema estará associado ao certificado digital carregado. Para carregar o certificado digital, siga as seguintes etapas:
PASSO 2: Clique em 'Procurar certificado' para buscar e selecionar o arquivo desejado. Certifique-se de que o arquivo esteja no formato .pfx ou .p12.
Figura 55
PASSO 3: Digite a senha correspondente ao certificado e, em seguida, clique no botão 'Salvar'.Essas etapas permitirão que o sistema associe corretamente o certificado digital ao usuário logado, garantindo a autenticidade das assinaturas eletrônicas nos documentos.
PASSO 4: Após salvar o certificado, será exibida a mensagem: 'Certificado salvo com sucesso'. Essa mensagem confirma que o certificado foi corretamente armazenado e vinculado à sua conta de usuário.
Figura 56
8. CONFIGURAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO EDOC
O Tipo de Documento no EDOC desempenha um papel crucial ao estabelecer a conexão entre o arquivo digitalizado e o documento definido nas portarias e tabelas do MEC. Essa etapa é fundamental, pois a tabela de Temporariedade define os prazos de armazenamento e a destinação final dos documentos.
Os tipos de documentos são apresentados na Tela de Digitalização, permitindo que sejam vinculados aos documentos escaneados de alunos, professores e cursos.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc-Secretaria Digital' e clique no submenu 'Tipo Documento'.
Figura 57
PASSO 2: Para prosseguir, clique no botão 'Inserir'.
Figura 58
PASSO 2: Nesse sentido, realizaremos o cadastro para a digitalização dos documentos dos alunos, professores e cursos. Para isso, devemos preencher os seguintes itens:
Descrição: Nome do documento. | ||
Temporalidade: Tabela fornecida pelo MEC. | ||
Workflow: Processo de assinatura que o documento seguirá. | ||
Categoria: Se o documento é referente a aluno, professor ou curso. | ||
Status: Indicação se o cadastro do documento está ativo ou inativo no sistema. | ||
Flag 'Não Apresentar na Tela de Digitalização': quando ativada essa opção, documentos não serão exibidos ao digitalizar o acervo. | ||
| Flag 'Não Apresentar no Portal': Essa opção define se o documento deve ou não ser exibido no Portal do Aluno. É utilizada para garantir que documentos em trâmite interno na instituição não fiquem disponíveis para visualização e download pelos alunos. | ||
O cadastro dos tipos de documentos deve ser feito de acordo com as necessidades da instituição. Alguns tipos de documentos já estão pré-cadastrados no EDOC e podem ser ajustados conforme necessário.
É fundamental que todos os tipos de documentos cadastrados sejam vinculados a um workflow de assinaturas.
Figura 59
 ATENÇÃO: se um documento não estiver vinculado a um workflow, ele não será exibido na tela de Digitalização do Acervo. Portanto, é imprescindível realizar essa associação para o documento ser corretamente apresentado nessa etapa. | ||
PASSO 3: Ao finalizar, clique no botão 'Salvar'.
9. VINCULAR O TIPO DE DOCUMENTO DO EDOC AO TIPO DE DOCUMENTO DO ALUNO
Para garantir a correta anexação dos documentos obrigatórios do aluno na tela de documentos, é essencial configurar o vínculo entre o Tipo de Documento no EDOC e o Tipo de Documento do Aluno. Essa configuração desempenha um papel fundamental para instituições que permitem a entrega de documentos através do Portal do Aluno ou da Tela de Cadastro do Aluno à Aba Documentos para a Entrega de documentos.
Dessa forma, quando o aluno solicitar a emissão de um documento por meio do Portal ou do Sistema JACAD, este será automaticamente encaminhado ao EDOC, onde será realizado o processo de assinatura.
PASSO 1: Acesse o menu 'Acadêmico', navegue até o submenu 'Documentos de Alunos' e clique em 'Tipo de Documento - Normal'.
Figura 60
PASSO 2: Na tela 'Cadastro de Tipos de Documentos Normais', clique no botão 'Inserir', para inserir o cadastro de um novo documento.
Figura 61
Na tela de cadastro, foi criado um campo para o vínculo com o tipo de documento do EDOC. É importante marcar a opção 'Obrigatório informar o arquivo com o documento' nessa configuração.
PASSO 3: Clique na aba 'Regras de Validação'.
Na aba 'Regra de Validação', existem mais duas abas, são elas:
Figura 62
- Processo Seletivo/Forma de Ingresso: Esta regra, quando cadastrada, valida o grau de graduação e a forma de ingresso do aluno. Por exemplo: este documento será solicitado apenas para alunos matriculados no grau de graduação 'Graduação' e que ingressaram através do processo seletivo 'Vestibular'. É possível ter múltiplos cadastros para cada regra, considerando a existência de mais de um processo seletivo ou grau de graduação
- Curso: Esta regra é aplicável aos alunos de um determinado nível de graduação e cursos específicos. Somente os alunos matriculados no grau de graduação 'Mestrado', no curso 'MBA EM GESTÃO FITNESS 2023', serão obrigados a entregar este documento.
 ATENÇÃO: Para funcionamento das regras de validação a flag 'Utilizar tabela de regras' deve estar ativa. Essas duas regras são independentes uma da outra, ou seja, caso o aluno atenda a pelo menos uma das regras ('Processo Seletivo/ Forma Ingresso' ou 'Curso') ele terá que entregar esse documento. | ||
Segue abaixo um exemplo do cadastro de tipo de documento do aluno:
Figura 63
Figura 64
Figura 65
10. DOCUMENTOS POR GRAU DE GRADUAÇÃO
Na seção de Documentos por Grau de Graduação, é possível enviar diversos documentos gerados pelo sistema JACAD, tais como o Histórico Escolar, Diploma, Atividade Complementar, Diário de Frequência, Contrato de Matrícula, Concessão de Benefício, Certificado de Conclusão de Curso, Relatório de Grade do Curso, Plano de Ensino do Curso, Diário de Notas, Conteúdo Ministrado, Conteúdo Programático, Contratos de Concessão de Bolsa, Anexos de Concessão de Bolsa, CPA de Concessão de Bolsa e Questionário de Concessão de Bolsa.
Esses documentos não precisam ser entregues pelo aluno, uma vez que são gerados automaticamente pelo sistema JACAD ao longo do curso. Eles são separados conforme Grau de Graduação, como, por exemplo, graduação. Além disso, cada documento possui uma tabela de temporalidade específica para cada Grau de Graduação, justificando a necessidade de separação.
Esses documentos podem ser enviados para o EDOC, integrando-se ao sistema de forma eficiente.
Para prosseguir com esse processo, é necessário que o tipo de documento e o Workflow de assinaturas já estejam cadastrados. Isso permitirá a realização dos vínculos necessários e o fluxo de assinatura dentro do EDOC.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Documentos por Grau Graduação'.
Figura 66
PASSO 2: Na tela 'Edoc - Documentos por grau Graduação', clique no botão 'Inserir' para cadastrar um novo documento.
Figura 67
PASSO 3: Para prosseguir, é necessário preencher os seguintes itens abaixo:
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Tipo Relatório/Documento: Tipo documento (eDoc): Selecione o Tipo de Documento correspondente no eDoc. Por exemplo, escolha 'Histórico Graduação'. | ||
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Grau de graduação: Indique o grau de graduação do curso. No exemplo, utilizaremos Graduação.
Figura 68
PASSO 4: Ao finalizar, clique em 'Salvar'.
Figura 69
11. CONFIGURAÇÃO DO WORKFLOW DE ASSINATURAS
O Workflow de assinaturas é responsável por definir o processo que um documento deve seguir no sistema. Esse processo inclui várias etapas, como digitalização, revisão, assinatura visual (carimbo) e assinatura digital (com certificado A3).
No caso específico da digitalização do acervo acadêmico, a assinatura digital com o certificado digital da instituição de ensino é suficiente para garantir a validade do documento. Para realizar o cadastro do Workflow é necessário:
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Workflow de assinaturas'.
Figura 70
PASSO 2: Na teça 'Edoc - Cadastro de Workflow de assinaturas', clique no botão de 'Inserir'.
Figura 71
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ATENÇÃO:PASSO 3: No campo descrição, será necessário inserir uma descrição para esse novo workflow.
Figura 72
PASSO 4: Ao adicionar a descrição, clique em 'Salvar' para criar o novo workflow. PASSO 5: No painel 'Etapas', clique em 'adicionar' para adicionar o fluxo de assinatura que o documento seguirá no Edoc. 
Figura 73
PASSO 6: Na tela de Cadastro de Etapas, informe uma descrição para essa etapa, tipo, tipo da assinatura e a ordem que essa etapa se apresenta. No caso da digitalização do acervo acadêmico, é recomendado que, antes da assinatura, o documento passe por uma etapa de revisão. Por exemplo, você pode adicionar a etapa de 'Revisão' como a primeira etapa pela qual o documento irá passar.
Figura 74
*Lembrando que uma pessoa deve assinar digitalmente o documento com o certificado digital.
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PASSO 7: Após a adição de etapas, selecione uma etapa, navegue até a seção 'Participantes' e clique no botão 'Adicionar'.
Figura 75
PASSO 8: Na tela 'Consulta de usuário para adicionar à etapa workflow', clique no usuário desejado e no botão 'Selecionar'. 
Figura 76
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12. ALTERAR WORKFLOW DE ASSINATURAS
Este recurso é útil quando é necessário modificar o Workflow atual de assinaturas. Caso haja uma alteração no processo de assinaturas, você poderá utilizar este recurso para analisar os documentos em andamento e concluir o processo de assinatura desses documentos. Em seguida, será possível proceder à alteração e inserir o novo Workflow de Assinaturas.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Alterar Workflow de assinaturas'.
Figura 77
PASSO 2: Nesta tela, será possível visualizar a categoria ao qual o documento pertence, o workflow atualmente vinculado e se há algum documento em andamento no processo de assinatura. Isso permitirá uma análise prévia dos documentos em trâmite, facilitando a conclusão dos processos de assinatura antes de prosseguir com a alteração e inserção do novo Workflow de Assinaturas.
Figura 78
Para visualizar os documentos em trâmite, siga os passos abaixo:
PASSO 1: Selecione o documento desejado. 
Figura 79
PASSO 2: Clique no botão 'Ver documentos em Tramitê'.
Figura 80
 ATENÇÃO: É importante destacar que a alteração do Workflow de Assinaturas deve ser realizada preferencialmente, quando não há documentos em trâmite, ou seja, quando não há documentos em processo de assinatura. Essa medida assegura que não ocorram interrupções ou inconsistências no fluxo de assinaturas durante a modificação do Workflow. *Certifique-se de concluir todas as assinaturas pendentes antes de realizar qualquer alteração no Workflow de Assinaturas para evitar possíveis problemas ou interrupções no processo. | ||
PASSO 3: Ao prosseguir com a alteração do Workflow, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a sua confirmação para realizar a modificação desejada.
Figura 81
Após confirmar a alteração do Workflow, você poderá observar que o mesmo foi modificado com sucesso. Agora, ele seguirá o fluxo de assinatura do novo Workflow denominado 'Carimbo'.
Figura 82
13. REVISÃO DE DOCUMENTOS
A revisão dos documentos é uma etapa crucial após a digitalização, por permitir verificar se o documento escaneado corresponde ao tipo de documento associado. Além disso, a revisão é importante para garantir a qualidade da imagem digitalizada. Em muitos casos, uma pessoa pode ser responsável pela digitalização, enquanto outra realiza a revisão dos documentos. Portanto, é essencial ter um processo de validação antes de avançar para a próxima etapa.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc-Secretaria Digital' e clique no submenu 'Revisão de Documentos'.
Figura 83
 ATENÇÃO: Certifique-se de que o workflow de assinatura contenha a etapa de revisão cadastrada. Dessa forma, o EDOC enviará os documentos para essa tela, onde o funcionário vinculado ao workflow de assinaturas poderá realizar a conferência dos documentos. | ||
PASSO 2: Para realizar a visualização do documento, você deve selecioná-lo e clicar no botão 'Visualizar'.
Figura 84
PASSO 3: Ao visualizar o documento na tela de visualização de documentos durante o processo de revisão, você poderá analisar se está de acordo com as expectativas, se a qualidade da digitalização está adequada e se corresponde ao tipo de documento associado.
Nessa mesma tela de visualização, é possível deferir ou indeferir o arquivo.
13.1. Indeferir documento
No processo de revisão, caso seja identificado que o documento digitalizado não corresponde ao tipo esperado ou não apresenta qualidade adequada, será necessário indeferi-lo. Isso implica na rejeição do documento, que deverá ser substituído para dar continuidade ao processo de assinatura.
O indeferimento pode ser efetuado tanto na tela de visualização quanto diretamente na tela de revisão. Para realizar o indeferimento do documento por meio da tela de revisão, é necessário seguir os seguintes passos:
PASSO 1: Acesse a tela 'Edoc - Revisão de documentos'. (Figura 83) PASSO 2: Para indeferir um documento na tela de revisão, é necessário selecioná-lo e clicar no botão Indeferir. 
Figura 85
PASSO 3: Após indeferir o documento, será exibida uma tela onde você deverá informar o motivo do indeferimento. Preencha o campo com o motivo adequado e, em seguida, clique no botão 'OK'. Essa informação do motivo do indeferimento é importante para registrar e documentar a razão pela qual o documento foi rejeitado.
Figura 86
PASSO 4: Após preencher o motivo do indeferimento, será exibida uma mensagem de confirmação perguntando se você realmente deseja indeferir o documento. Nesse momento, revise todas as informações e, se estiver certo de sua decisão, clique em 'Confirmar' para proceder com o indeferimento do documento.
Figura 87
PASSO 5: Após a confirmação do indeferimento do documento, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída.
Figura 88
PASSO 6: Exatamente, após o indeferimento do documento, a aluna não será mais apresentada na tela de revisão de documentos. Isso significa que o processo de revisão para essa aluna específica foi concluído e você pode prosseguir com as etapas subsequentes do fluxo de assinatura ou outras atividades relacionadas ao gerenciamento de documentos.
Figura 89
13.2. Deferir documento
Neste processo, será efetuado o deferimento do arquivo. Após o deferimento do arquivo, encaminharemos o documento para a próxima etapa de assinatura.
PASSO 1: Acesse a tela 'Edoc - Revisão de documentos'. (Figura 83) PASSO 2: Para realizarmos o Deferimento do documento é necessário selecioná-lo e clicar no Botão Deferir.
Figura 90
PASSO 3: Em seguida, será apresentada uma mensagem se realmente deseja deferir o documento selecionado.
Figura 91
PASSO 6: Após realizada a confirmação, observe que será apresentada a mensagem que a Avaliação dos documentos foi concluída.
Figura 92
14. ASSINATURA DE DOCUMENTOS
A assinatura dos documentos é a etapa final, no qual a assinatura digital vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado, garantindo assim integridade e autenticidade.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até 'Edoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Assinatura de Documentos'. 
Figura 93
PASSO 2: Na tela 'Edoc - Assinatura de Documentos', selecione o documento desejado e clique no botão 'Vizualizar'.
Figura 94
PASSO 3: Ao visualizar o documento, é possível analisar se todas as informações estão corretas e se a digitalização do documento está com uma qualidade adequada para uma visualização clara e legível.
Figura 95
14.1. Indeferir documento
Neste capítulo, detalharemos o procedimento de indeferimento do documento através da 'Tela de Assinatura'. Caso o documento digitalizado não corresponda ao tipo de documento esperado ou não apresente uma qualidade adequada, é necessário indeferi-lo para realizar o processo de substituição e retomar o fluxo de assinatura.
PASSO 1: Acesse a tela 'Edoc - Assinatura de documentos'. (Figura 93)PASSO 2: Para indeferir o documento, siga o procedimento de selecioná-lo e clicar no botão 'Indeferir'.
Figura 96
PASSO 3: Após o indeferimento do documento, uma tela será exibida solicitando que você informe o motivo para o indeferimento. Preencha o campo correspondente com o motivo adequado e, em seguida, clique em 'OK'.
Figura 97
PASSO 4: Após a confirmação do indeferimento, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída.
Figura 98
PASSO 5: Após a confirmação do indeferimento, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída.
Figura 99
14.2. Assinar documento
No procedimento de assinatura do documento, são realizadas duas etapas: a assinatura visual (carimbo) e a assinatura digital (com certificado).
A assinatura digital é a fase final do processo, em que o Certificado Digital é vinculado ao documento, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica do acervo que é a assinatura com o ICP Brasil.
A assinatura visual (carimbo) será realizada nesta tela, apenas se seu Workflow de assinaturas tiver essa etapa de carimbo cadastrada.
PASSO 1: Para iniciar o processo de assinatura, acesse a tela 'Edoc - Assinatura de Documentos'. (Figura 93)PASSO 2: Selecione o documento e clique no botão 'Assinar'.
Figura 100
PASSO 3: Após isso, será exibida uma mensagem solicitando a confirmação da ação, com a pergunta: 'Deseja assinar os arquivos selecionados?'.
Figura 101
PASSO 4: Ao confirmar a assinatura dos documentos, você receberá uma mensagem informando que a assinatura foi concluída com sucesso. Isso indica que o processo de assinatura dos documentos foi finalizado com êxito.
Figura 102
Aqui está um exemplo de Assinatura do documento realizada digitalmente com certificado.
Figura 103
Exemplo de Assinatura com o Carimbo Visual.
Figura 104
15. DOCUMENTOS INDEFERIDOS
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue 'Edoc - Secretaria Digital' e clique no submenu 'Documentos Indeferidos'.
Figura 105
PASSO 2: Selecione o documento e clique no botão 'Visualizar'.
Figura 106
PASSO 3: Dessa forma, você pode realizar uma análise para verificar se o documento está de acordo com as exigências e se a digitalização apresenta uma boa visualização.
Figura 107
PASSO 4: Caso o documento não esteja de acordo, é possível realizar a substituição do mesmo. Para fazer isso, selecione o documento desejado e clique no botão 'Substituir Documento'.
Figura 108
PASSO 5: Em seguida, será exibida uma tela para selecionar o documento correspondente, no caso, o Comprovante de Endereço. Selecione o arquivo desejado e clique no botão 'Abrir' para prosseguir.
Figura 109
PASSO 6: Após selecionar o documento correspondente, você receberá uma mensagem informando que a substituição do documento foi concluída com sucesso.
Figura 110
PASSO 7: Caso identifique que o documento foi indeferido indevidamente e tenha verificado que está correto, é possível deferi-lo. Para isso, selecione o documento desejado e clique no botão 'Deferir'. 
Figura 111
PASSO 8: Após clicar no botão 'Deferir', será exibida uma mensagem solicitando a confirmação do deferimento do documento. Caso confirme, o documento será deferido e retornará ao início do processo de validação, ou seja, será reinserido no fluxo de assinatura dos documentos para passar por uma nova revisão e prosseguir com o processo de validação.
Figura 112
PASSO 9: Após deferir o documento e confirmar a ação, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída. Essa mensagem indica que o processo de análise e validação do documento foi finalizado com sucesso.
Figura 113
PASSO 10: Dessa forma, é possível observar que o aluno não será mais listado na tela de documentos indeferidos. Após o deferimento do documento e a conclusão do processo de validação, o aluno terá sua situação regularizada e não constará mais na lista de documentos indeferidos.
Figura 114
16. DOCUMENTAÇÃO DE ALUNOS
A tela de consulta é utilizada para visualizar os dados relacionados à entrega de documentos dos alunos. Essa tela oferece a flexibilidade de combinar diferentes filtros para otimizar os dados apresentados na consulta. Além disso, uma das vantagens é a capacidade de exportar os dados para o Excel, permitindo a criação de relatórios personalizados.
PASSO 1: Acesse o menu 'Módulos', navegue até o submenu 'Edoc - Secretaria Digital' e clique em 'Documentação Alunos'.
Figura 115
PASSO 2: Na tela de consulta, é possível utilizar os seguintes filtros de pesquisa disponíveis:
Busca: Permite pesquisar pelo nome do aluno.
Tipo de Documento: Refere-se ao tipo de documento do aluno, podendo ser Normal ou Especial.
Aluno: Permite consultar pelo nome do aluno.
Unidade Física: Filtra pelas unidades físicas da instituição.
Anexo: Permite consultar por documentos sem anexo ou que o arquivo é inexistente.
Tipo Doc: Permite consultar por todos os tipos de documentos, ou apenas pelos tipos Normais ou Especiais.
Período Letivo: Filtra pelo período letivo desejado.
Curso: Permite filtrar pelo curso, inclusive se houver várias grades do mesmo curso, serão apresentados os alunos de todas as grades correspondentes.
Turma: Permite buscar pela turma desejada.
Opção Matrículas Ativas: Apresenta apenas os alunos com matrícula ativa.
Figura 116
PASSO 3: No botão 'Entregar Documentos', ocorre o redimensionamento para a Tela Assistente de Entrega de Documentos do Aluno, permitindo assim a realização da entrega de documentos dos alunos.
Figura 117
PASSO 4: Portanto, será apresentada a tela de 'Assistente de entrega de documentos do aluno', onde é possível realizar a entrega de documentos, caso o aluno possua alguma pendência.
Figura 118
17. DOCUMENTOS DO EDOC COM ACESSO VIA PORTAL DO ALUNO
No Portal do Aluno, é possível disponibilizar aos alunos a visualização dos documentos digitalizados pela Secretaria Digital (EDOC). Isso permite que o aluno visualize os documentos assinados e também aqueles que continuam pendentes de assinatura. Para habilitar esse recurso, siga o passo a passo abaixo:
PASSO 1: Acesse o menu 'Preferências', navegue até o submenu 'Configurações', vá até 'Portais' e clique em 'Portal do Aluno'.
Figura 119
PASSO 2: Acessado a 'Configurações do Portal do Aluno', clique no submenu 'Config. de Menu' e ative a flag 'Secretaria Digital (eDoc)'.
Figura 120
PASSO 3: Após a configuração ser concluída, acesse o Portal do Aluno, navegue até o menu lateral 'Secretaria' e clique no submenu 'Documentos eDoc'. 
Figura 121
PASSO 4: Para visualizar o documento, basta clicar no botão de download e o documento será aberto em formato PDF. Se o documento já estiver assinado, você encontrará a assinatura no final da página, conforme exemplificado abaixo.
Figura 122
18. CONCLUSÃO
Chegamos ao final do manual de uso sobre o e-DOC: Secretaria Digital. Esperamos que este guia tenha sido útil para compreender as funcionalidades de armazenamento, gerenciamento e digitalização de documentos acadêmicos. Caso tenha alguma dúvida ou precise de mais informações, não hesite em consultar as documentações complementares ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
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Agradecemos por confiar em nosso sistema e desejamos sucesso contínuo na sua jornada de transformação digital acadêmica.
Até a próxima! ❤
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