Olá, cliente JACAD, neste artigo você aprenderá sobre a alteração do novo fluxo de entrega dos documentos. Boa leitura!
ÍNDICE
1. NOVO RECURSO DE UNIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
- 1.2. Qual o motivo da mudança?
- 1.3. Qual o objetivo do novo recurso?
- 1.4. Unificação de Documentos, o que é?
- 1.5. Como liberar e configurar a Unificação de documentos?
- 1.6. Na visão da secretaria:
- 1.7. Regras de Validação
2. DIPLOMA DIGITAL, O QUE MUDOU?
3. NÃO APRESENTAR DOCUMENTOS NÃO EXIGIDOS NA TELA DO ALUNO
1. NOVO RECURSO DE UNIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
1.2. Qual o motivo da mudança?
O JACAD, sempre recebeu os documentos dos alunos, professores, responsáveis e etc. E esse processo, envolvia a entrega por organização, ou seja, era necessário entregar uma vez, em cada portal das modalidades cursadas, e depois avaliado pela secretária em cada organização. Demandando o dobro de tempo do aluno e da secretária acadêmica. Para simplificar essa rotina, surgiu o nosso NOVO FLUXO DE ENTREGAS a UNIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS.
1.3. Qual o objetivo do novo recurso?
O novo fluxo de entrega de documentos, permite a partilha dos documentos entre as organizações, uma vez que as documentações, quando entregues, passaram a ser pertencentes do perfil, ao invés de pertencer à organização onde está matriculado ou atua como docente.
Isso, na prática, faz com que alunos graduandos que decidam cursar uma pós-graduação, por exemplo, não precisem entregar novamente os documentos solicitados para ambos os cursos, pois documentos comuns, como RG, CPF e outros, já estarão no sistema ligados aos seus perfis. Para os clientes que já possuem diversos documentos cadastrados, será possível realizar a unificação de documentos, seguindo uma configuração que veremos logo mais!1.4. Unificação de Documentos, o que é?
A unificação dos documentos, é um processo a ser realizado uma única vez, pois seu objetivo é definir quais documentos são equivalentes entre as diferentes organizações. Por exemplo, uma instituição que conte com cinco organizações, terá no mínimo cinco tipos de documentos para receber o RG de seus alunos. E é durante a unificação, que auxiliaremos o JACAD a entender que os cinco tipos de documentos RG se equivalem, e por isso os cinco tornam-se um tipo de documento somente o qual pertence ao perfil de cada aluno e não apenas a organização.
Não se preocupe! Pois nenhuma documentação será perdida, quando unificarmos, todos os documentos já anexos, passaram a ser versões do tipo de documento mantido. 1.5. Como liberar e configurar a Unificação de documentos?
ATENÇÃO!
O passo a passo descrito aqui, é apenas a título de informação. Para a atualização ocorrer, um administrador do sistema deve solicitar a um atendente de suporte a liberação, que além de liberar, irá acompanhar a execução da unificação.No menu acadêmico foi criado o recurso de Documentos de alunos-> Unificar tipos de documento, conforme mostra a imagem abaixo:
Na tela de unificação de documentos, são apresentadas as instruções de como realizar as configurações, porém essa ação deve ser realizada junto ao time de suporte sempre!
Na tela que vemos acima, quando clicamos para realizar a busca, são listados os documentos que temos em todas as organizações dentro do JACAD. Com isso podemos escolher qual tipo de documento desejamos manter, e quais irão se vincular a ele. Como podemos acompanhar nas telas abaixo:
Na segunda tela vemos que na parte superior é definido o documento que será mantido, e abaixo é possível mover para o lado direito os documentos a serem unificados.
Após confirmar só documentos equivalentes foram selecionados, basta clicar em "Unificar".
Mas atenção, essa operação, não pode ser desfeita! Então a realize sempre acompanhada do time de suporte, pois uma vez unificados não é possível a reversão.
Outro aspecto interessante, é o botão Auto, localizado próximo ao centro da tela. Com o auxílio desse botão, é realizada a seleção automática de todos os tipos de documento que tenham o mesmo nome. Muito prático não é?
IMPORTANTE!
Uma vez iniciado o processo de unificação, o mesmo NÃO DEVE SER INTERROMPIDO.
O correto, é iniciá-lo e seguir adiante até finalizar!
1.6. Na visão da secretaria:
Abaixo, vemos como era o visão da secretária ANTES de realizar a UNIFICAÇÃO:
Aqui vemos que existem dois documentos na tela do aluno, cada um, conta com um anexo.
Nessa outra imagem, veremos a sua visão APÓS A UNIFICAÇÃO:
Aqui, podemos visualizar que existe apenas um tipo de documento, o título, é do que decidimos manter, e ao acessar encontramos dois anexos. Ou seja, agora temos o documento anexo no tipo de documento que unificamos, adicionado no tipo de documento que mantemos, e o mesmo acontece em caso de serem mais documentos e não apenas dois.
1.7. Regras de Validação
Para atender às necessidades dos clientes que solicitam documentos específicos para alunos de determinados cursos ou níveis de graduação, foram estabelecidas regras de validação. Estas regras serão aplicadas, somente quando o aluno corresponder a alguma delas.
Para realizar a criação de uma regra de validação, acessamos a tela de cadastro de tipos de documentos normais, e aba de regras de validação. E basta selecionar, se é uma regra de forma de ingresso ou regra para um curso, adicionar a condição no quadro esquerdo e o documento exigido do lado direito. Conforme exemplo abaixo:
IMPORTANTE!
Para funcionamento das regras de validação a flag 'Utilizar tabela de regras deve estar ativa!2. DIPLOMA DIGITAL, O QUE MUDOU?
Houve alterações referente ao XML de documentação acadêmica para emissão e registro de diplomas dos alunos e também ao repositório de documentos, para não haver mais separação dos documentos por organização. Na tela ‘Cadastro de Aluno’ à Aba Documentos, ao abrir os anexos de um documento entregue, pode ser observado que foi implementado uma flag ao lado de cada anexo, para dizer qual documento ‘não será enviado ao XML Documentação’, como demonstrado abaixo:
2.1. É possível configurar a validade de um documento?
Sim! esse recurso, permite inserir um período de validade para os documentos, assim que o documento vencer, o status altera para vencido e solicita novamente o envio via portais automaticamente, e o documento anexo no sistema é excluído do sistema.
Exemplo de um documento com validade "vencida".
3. NÃO APRESENTAR DOCUMENTOS NÃO EXIGIDOS NA TELA DO ALUNO
Com o intuito de facilitar a visualização dos documento exigidos que ainda não foram entregues, foi incluído uma nova flag, que quando acionada, tem o objetivo de não apresentar os documentos não exigidos na tela documentos faltantes.
3.1. O que essa flag faz?
A nova flag, quando acionada, fará com que o sistema não apresente os documentos não exigidos na aba "documentos faltantes", aparecendo apenas os documentos exigidos. Desta forma, facilitando a visualização.
3.1. Como habilitar a flag?
Para habilitar a flag, basta acessar: Acadêmico>Documentos de Alunos>Tipo de Documento - Configuração. Igual o exemplo abaixo.
Após selecionar "Tipo de Documento - Configuração" o sistema irá apresentar a seguinte tela com a nova flag: 
3.3. Flag desabilitada
Quando a Flag estiver desabilitada, na aba Cadastro de Alunos>Documentos, irá apresentar os documentos não exigidos no campo "Documentos Faltantes".
3.4. Flag habilitada
Após habilitar a flag, o sistema apresentará apenas os documentos exigidos no campo "Documentos Faltantes".
Segue o exemplo abaixo de como será apresentado com a flag habilitada:
Encerramos! Se surgirem dúvidas, não hesite em buscar orientação com suporte. Estamos aqui para ajudar!
Este artigo foi útil?
Que bom!
Obrigado pelo seu feedback
Desculpe! Não conseguimos ajudar você
Obrigado pelo seu feedback
Feedback enviado
Agradecemos seu esforço e tentaremos corrigir o artigo