Olá, cliente JACAD, neste artigo você aprenderá sobre a alteração do novo fluxo de entrega dos documentos. Boa leitura!

ÍNDICE

• 1. UNIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
  • 1.1. Qual o motivo da mudança? 
  • 1.2. Qual o objetivo da unificação de documentos?
  • 1.3. Unificação de Documentos, o que é? 
  • 1.4. Como liberar e configurar a Unificação de documentos?
  • 1.5. Na visão da secretaria:
  • 1.6. Regras de Validação
• 2. DIPLOMA DIGITAL, O QUE MUDOU?
  • 2.1. É possível configurar a validade de um documento?
• 3. NÃO APRESENTAR DOCUMENTOS NÃO EXIGIDOS NA TELA DO ALUNO
  • 3.1. O que essa flag faz?
  • 3.2. Como habilitar a flag?
  • 3.3. Flag desabilitada
  • 3.4. Flag habilitada
• 4. CONCLUSÃO

1. UNIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

1.1. Qual o motivo da mudança? 

A unificação de documentos é essencial para clientes que gerenciam diversos tipos de documentos. Essa ferramenta centraliza e organiza os documentos, melhorando a eficiência e a acessibilidade das informações. A configuração deve ser feita com cuidado para garantir que todos os documentos sejam integrados corretamente.

O JACAD sempre recebeu documentos de alunos, professores, responsáveis, etc., através de um processo que exigia entrega em cada portal específico e a análise pela secretaria em cada organização. Isso aumenta o tempo necessário para alunos e secretaria acadêmica. Para simplificar essa rotina, criamos um novo fluxo de entregas e a unificação de documentos. Conheça o novo fluxo a seguir.

1.2. Qual o objetivo da unificação de documentos?

O novo fluxo de entrega de documentos permite a partilha dos documentos entre as organizações, uma vez que as documentações, ao serem entregues, passaram a ser pertencentes ao perfil, ao invés de pertencer à organização onde está matriculado ou atua como docente. 

Na prática, isso significa que os alunos graduandos que decidam cursar uma pós-graduação, por exemplo, não precisam apresentar novamente os documentos solicitados para ambos os cursos, uma vez que os documentos de identificação pessoal, como RG, CPF e outros, já estarão disponíveis no sistema, vinculado aos seus perfis.

OBSERVAÇÃO: A unificação de documentos será possível para clientes que já possuem diversos documentos cadastrados, seguindo uma configuração que será detalhada em breve.

1.3. Unificação de Documentos, o que é? 

A unificação dos documentos, é um processo a ser realizado uma única vez, pois seu objetivo é definir quais documentos são equivalentes entre as diferentes organizações. Por exemplo, uma instituição que conte com cinco organizações, terá no mínimo cinco tipos de documentos para receber o RG de seus alunos. E é durante a unificação, que auxiliaremos o JACAD a entender que os cinco tipos de documentos RG se equivalem, e por isso os cinco tornam-se um tipo de documento somente o qual pertence ao perfil de cada aluno e não apenas a organização.

OBSERVAÇÃO: Não se preocupe! Pois nenhuma documentação será perdida, dado que todos os documentos já estão anexados, eles tornam-se versões do tipo de documento mantido.

1.4. Como liberar e configurar a Unificação de documentos?

Agora, apresentaremos os passos necessários para liberar e configurar a unificação de documentos:

PASSO 1: Acesse o menu Acadêmico, navegue em Documentos de alunos e clique em Unificar Tipos de Documento. 

Figura 1

PASSO 2: Observe abrir uma nova janela denominada Unificar tipos de documento.

Figura 2

Ao clicar nesse ícone são apresentadas as instruções que veremos na figura , sobre como realizar as configurações, mas esta ação deve ser realizada sempre em conjunto com o time de suporte.

Figura 3

PASSO 3: Clique no botão buscar para listar todos os documentos que possuímos em nossas organizações dentro do JACAD.

Figura 4

PASSO 4: Selecione um documento e clique no botão Unificar. Ao executar essa tarefa, o sistema irá abrir uma nova janela. Observe na figura 

Passo 5: Após confirmar que só documentos equivalentes foram selecionados, basta clicar em Unificar.

	ATENÇÃO: Essa operação não pode ser desfeita! Então, realize isso sempre acompanhado do time de suporte, pois uma vez unificados, não é possível reversão. Uma vez iniciado o processo de unificação, o mesmo também não deve ser interrompido.

1.5. Na visão da secretaria:

Abaixo, vemos como era a visão da secretária ANTES de realizar a UNIFICAÇÃO:

Figura 6

Figura 7

Na Figura 8 podemos ver que existem dois documentos na tela do aluno, cada documento constando um anexo. E temos dois documentos iguais no campo Documentos entregues com os seguintes nomes 2 Fotos 3x4 e 2 FOTOS 3x4.

Figura 8

Na Figura 9 podemos ver após ter unificado o documento, onde apresenta apenas um documento, mas ao clicar em Anexos do Documentos, podemos ver os documentos unificados.

Figura 9

 

Figura 12

IMPORTANTE! 
Para funcionamento das regras de validação a flag Utilizar tabela de regras deve estar ativa!

Figura 13

2. DIPLOMA DIGITAL, O QUE MUDOU?

Houve alterações referente ao XML de documentação acadêmica para emissão e registro de diplomas dos alunos e também ao repositório de documentos, para não haver mais separação dos documentos por organização. 

Na tela Cadastro de Aluno na Aba Documentos, ao abrir os anexos de um documento entregue, pode ser observado que foi implementado uma flag ao lado de cada anexo, para dizer qual documento não enviar para Diploma, como demonstrado abaixo:

Figura 14

2.1. É possível configurar a validade de um documento?

Sim! esse recurso, permite inserir um período de validade para os documentos, assim que o documento vencer, o status altera para vencido e solicita novamente o envio via portais automaticamente, e o documento anexo no sistema é excluído do sistema.

Figura 15

Exemplo de um documento com validade vencido.

Figura 16

3. NÃO APRESENTAR DOCUMENTOS NÃO EXIGIDOS NA TELA DO ALUNO

Com o intuito de facilitar a visualização dos documento exigidos que ainda não foram entregues, foi incluído uma nova flag, que quando acionada, tem o objetivo de não apresentar os documentos não exigidos na tela documentos faltantes.

3.1. O que essa flag faz?

A nova flag, quando acionada, fará com que o sistema não apresente os documentos não exigidos na aba "documentos faltantes", aparecendo apenas os documentos exigidos. Desta forma, facilitando a visualização.

3.2. Como habilitar a flag?

Para habilitar a flag, vamos até a tela Tipo de Documento - Configuração.

Acesse o menu Acadêmico vá até Documentos de Aluno e clique em Tipo de Documento.

  Figura 17

Após selecionar Tipo de Documento - Configuração o sistema irá apresentar a seguinte tela com a nova flag.

Figura 18

3.3. Flag desabilitada

Quando a Flag estiver desabilitada, na tela Cadastro de Alunos vá na aba Documentos, irá apresentar os documentos não exigidos no campo "Documentos Faltantes".

Figura 19

3.4. Flag habilitada

Após habilitar a flag, o sistema apresentará apenas os documentos exigidos no campo "Documentos Faltantes".

                   Figura 20

Segue o exemplo abaixo de como será apresentado com a flag habilitada.

Figura 21

4. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o Unificação de Documentos no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve!