Olá cliente JACAD, tudo bem? Apresentamos a opção de encerramento do ano letivo, desenvolvida para tornar o fechamento de matrículas, turmas e períodos letivos mais ágil, prático e eficiente.
ÍNDICE
4. ACESSO À TELA DE PERÍODO LETIVO
5. TELA ENCERRAMENTO DE MATRÍCULAS
1. INTRODUÇÃO
O encerramento do ano letivo permite que a instituição finalize o período letivo no sistema de forma organizada e segura, garantindo a consolidação dos dados acadêmicos.
No JACAD, esse processo pode ser realizado de duas formas: pela Tela de Cadastro do Período Letivo ou pela Tela de Encerramento de Matrículas. A seguir, explicaremos cada uma delas em detalhes. Com essa funcionalidade, a gestão acadêmica ganha mais controle e transparência no processo, assegurando a integridade das informações e facilitando seu acompanhamento.
Sendo assim, te convido para conferir a documentação, vamos lá?
2. PERMISSÕES
Para habilitar as opções de encerramento aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar as permissões de acesso.
Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo:
PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.
Figura 1
PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.
Figura 2
PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Acadêmico'.
Figura 3
PASSO 4: Selecione as permissões necessárias para ativar as suas respectivas funcionalidades.Segue abaixo as permissões:
- Turma - Ativar ou Encerrar Turmas;
- Turma - Ativar Turma;
- Turma - Encerrar Turma
Figura 4
Figura 5
OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso ao recurso de encerramento.3. CONFIGURAÇÃO
Neste etapa, vamos realizar a configuração para a validação da conclusão da matrícula do aluno.
PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Estrutura Curricular' e clique em 'Grau de Graduação'.
Figura 6
PASSO 2: Na Tela de 'Grau de Graduação', realize a consulta pelo grau de graduação desejado e na aba 'Dados Gerais', deve ser preenchido o campo 'Máx. Reprovações "X" para ficar parcialmente aprovado'.PASSO 3: Neste exemplo preenchemos com o '2', dessa forma, a validação é realizada da seguinte forma:Aprovado: Se o aluno não possuir reprovações de disciplinas, a matrícula constará com o status Aprovada;
Aprovado Parcialmente: Se o aluno possuir até 2 reprovações de disciplinas, o status da matrícula constará como Aprovada Parcialmente;
Reprovado: Se o aluno possuir acima de 2 reprovações a matrícula constará com o status Reprovado.
Figura 7
Na Tela de Grau de Graduação na Aba 'Outras Opções':
Reprovar no período matriculado ao ultrapassar o limite máx. de reprovações: Com essa opção marcada se o aluno ultrapassar o limite 'X' configurado para o Máx. de Reprovações, ficará reprovado no período.
OBSERVAÇÃO: Essa opção é mais utilizada para colégios.
Figura 8
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Figura 9
4. ACESSO À TELA DE PERÍODO LETIVO
Neste recurso, você poderá encerrar ou ativar turmas diretamente pela Tela de Cadastro de Período Letivo.
A tela de cadastro do período letivo, é possível ser acessada de duas formas:
ACESSO A: Clique no Menu de acesso rápido 'Período Letivo'.
Figura 10
ACESSO B: Acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Oferta' e clique em 'Período Letivo'.
Figura 11
PASSO 2: Na Tela de Período Letivo consulte o período desejado, nesta etapa, você pode selecionar uma ou mais turmas para realizar o encerramento.
Figura 12
PASSO 3: Selecionamos a turma e clicamos no botão 'Opções' e em 'Encerrar Turmas em Lote'.
Figura 13
Caso tenha algum aluno com pendências será apresentada a mensagem abaixo:
Figura 14 - Neste exemplo temos alunos que faltam lançar notas.
OBSERVAÇÃO: Após realizar o lançamento das notas que faltavam nos alunos, realizamos o processo de encerramento da turma, e a mesma será apresentada com o status 'Encerrada' (Figura 15).
Figura 15
Ao encerrar a turma, as matrículas dos alunos serão alteradas para 'Aprovado', 'Aprovado Parcialmente' ou 'Reprovado'.
Figura 16
Caso tenha a necessidade de reativar a turma para algum ajuste, selecione a turma, clique no Botão 'Opções' e em 'Ativar Turmas em Lote'.
Figura 17
Dessa forma, status da turma será alterada para 'Ativa' (figura 18).
Figura 18
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Figura 19
Após o encerramento de todas as turmas do período letivo, você poderá finalizar o período letivo.
Para isso, clique no botão 'Alterar Situação', selecione a situação 'Encerrado', informe o motivo e, em seguida, clique em 'Confirmar'.
Figura 20
A situação do período letivo será alterado para 'Encerrado'.
Figura 21
Caso seja necessário reativar o período letivo clique no Botão 'Alterar Situação', informe a situação 'aberto', o motivo e clique no botão 'Confirmar'.
Figura 22
5. TELA ENCERRAMENTO DE MATRÍCULAS
Na tela de Encerramento de Matrículas, há diversos filtros disponíveis para facilitar a consulta de dados e a identificação de possíveis pendências.
PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Gestão Acadêmica' e clique em 'Encerramento de Matrículas'.
PASSO 2: Na tela, é possível selecionar o ano desejado. Neste exemplo, utilizamos o ano de 2024 e escolhemos o sub-período letivo 2024/1. Dispomos ainda das seguintes opções para filtrar os dados:
- Somente matrículas/turmas com inconsistência: Com essa opção marcada, serão apresentadas apenas turmas/matrículas que possuam alguma inconsistência, por exemplo, disciplinas que estejam faltando lançar alguma nota.
- Somente matrículas não encerradas: Com essa opção marcada serão apresentadas apenas matriculas que não foram encerradas para Aprovado, Aprovado Parcialmente ou Reprovado.
Figura 23
5.1. Como encerrar matrículas?
A opção de encerrar as matrículas deve ser utilizada quando for necessário manter a turma ativa devido a alguma pendência de aluno. No entanto, é possível finalizar a matrícula dos alunos que já estiverem regulares, garantindo um melhor controle do processo sem impactar a continuidade da turma.
Caso seja necessário manter a turma ativa, você pode encerrar apenas as matrículas de um ou mais alunos. Dessa forma, a turma permanecerá disponível no sistema, enquanto os registros dos alunos selecionados serão finalizados de forma individual.
PASSO 1: Selecionada a turma '1° ADM', selecionamos os alunos para encerrar a matrícula e clicamos no botão 'Encerrar'.
Passo 2: Será apresentada a mensagem de confirmação para concluir as matriculas selecionadas.
Figura 24
Assim que realizada a confirmação as matrículas dos alunos terão sua situação alteradas para 'Aprovado', 'Aprovado Parcialmente' e 'Reprovado'.
Figura 25
No nosso exemplo o aluno Eduardo Pereira, está com disciplinas faltando lançar notas. Assim que obtiver as notas do aluno você pode selecioná-lo e clicar no botão 'Lançamento de Notas'.
Figura 26
Dessa forma, serão apresentadas apenas as disciplinas do aluno que estão faltando lançar as notas.
OBSERVAÇÃO: Assim que realizar o lançamento das notas e salvá-las, será possível realizar o encerramento da matrícula do aluno e da turma.
Figura 27
5.2. Como encerrar turmas?
A opção de encerrar turmas pode ser utilizada quando todos os alunos estiverem sem pendências. O sistema, finaliza as matrículas e encerra as turmas que já estão regulares, garantindo um melhor controle do processo.
Se houver turmas com matrículas que possuam pendências, o sistema exibirá uma mensagem informativa alertando sobre essas pendências. Somente após realizar os lançamentos será possível concluir o encerramento.
PASSO 1: Para realizar o encerramento das turmas, é necessário selecionar uma ou mais turmas e clicar no botão 'Encerrar Turmas'.
PASSO 2: Será apresentada a mensagem de confirmação, para realizar o encerramento das turmas.
Figura 28
Caso as matrículas dos alunos tenham alguma pendência será apresentada uma mensagem informativa.
OBSERVAÇÃO: As turmas que não tiverem pendências serão encerradas, permanecendo ativas apenas as turmas com pendências.
Figura 29
Neste exemplo, a turma '1° ADM' não foi encerrada devido a ter alunos com pendências de lançamento de notas.
Figura 30
Selecione o aluno que consta a pendência e clique no botão 'Lançamento de Notas'.
Figura 31
Na Tela de 'Lançamento de notas da matrícula' serão apresentadas as disciplinas do aluno que possuem pendências de lançamento de notas.
Figura 32
Realizado o lançamento da nota, podemos observar que não são mais apresentadas pendências, dessa forma, podemos realizar o encerramento da turma.
Figura 33
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Figura 34
5.3. Como encerrar o período letivo?
Neste passo, vamos realizar o encerramento do período letivo.
Para que seja possível realizar o encerramento do período letivo, é necessário que todas as turmas já estejam encerradas, dessa forma, clique no botão 'Alterar Situação'.
Na Tela de 'Alterar Situação Período Letivo', informe a situação 'Encerrado' e o Motivo de alteração, após clique no botão 'Salvar'.
Figura 35
Assim, o período letivo será alterado para a situação 'Encerrado'.
Figura 36
6. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre o encerramento do ano letivo no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
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