GESTÃO FIES

Criada por Documentação SWA, Modificado em Qui, 2 Out na (o) 10:47 AM por Leonardo Borges

Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para realizar a Gestão do FIES. Boa leitura!

ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO
2. CADASTRO CONVÊNIO FIES
3. PROGRAMAS DE FINANCIAMENTO
- 3.1. Aba Convênio
- 3.2. Aba Valores Teto
4. FIES - CONFIGURAÇÃO DE TEMPLATES DE IMPORTAÇÃO
5. FIES - CONTROLE DE FINANCIAMENTO ESTUDANTIS
6. FLUXO
7. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

O Fundo de Financiamento Estudantil (FIES) constitui uma política pública voltada à ampliação do acesso ao ensino superior no Brasil, por meio do financiamento parcial das mensalidades em instituições privadas de educação. Esse programa busca reduzir barreiras financeiras enfrentadas por estudantes, promovendo a inclusão e a continuidade da formação acadêmica.

A gestão do FIES exige procedimentos específicos que envolvem o cadastro de convênios, a organização dos programas de financiamento e o acompanhamento de processos como aditamento, repasse e controle de parcelas. A correta administração dessas etapas assegura não apenas a conformidade legal e financeira, mas também a manutenção da credibilidade institucional. Nesse sentido, o FIES assume papel estratégico, pois beneficia os estudantes ao possibilitar a permanência nos cursos e fortalece as instituições ao garantir fluxo regular de recursos.

2. CADASTRO CONVÊNIO FIES

Para realizar o cadastro do FIES, é necessário primeiro acessar o Cadastro de Convênio.

No menu Financeiro, selecione a opção Convênios e Benefícios e clique em Cadastro de Convênio.

Figura 1

Na tela de Cadastro de Convênio temos que cadastrar um com conveio para o FIES com as seguintes informações:

Descrição: Informando o nome do Convênio que neste caso FIES;

Modalidade: Informar como Financiamento;

Tipo Financiamento: Selecione o Reembolsável FIES;

Programa Fina.: Selecione o programa, que neste caso seria o FIES;

Empresa: Informar a empresa em que esta financiando o FIES;

Plano de Conta: Informar o plano de conta do convênio, que será descontado do aluno;

Valor: No campo valor deixe como 0 (zero), devido que a porcentagem do FIES varia de aluno para aluno.

Figura 2

3. PROGRAMAS DE FINANCIAMENTO

Para acessar a tela de Cadastro de Programa de Financiamento, siga o caminho:

No menu Financeiro, vá até Convênios e Benefícios e clique em Programas de Financiamento.

Figura 3

Ao acessar a tela de Cadastro de Programa de Financiamento, é necessário realizar o cadastro de um plano. Para isso, clique em Inserir e preencha os seguintes campos:

Nome: informe o nome para identificar o programa.
Plano de Contas: selecione o plano de contas que será utilizado para o reembolso (não deve ser o mesmo definido no cadastro do convênio).
Descrição Padrão: pode ser a mesma informação utilizada no campo Nome.
Responsável Financeiro: indique o responsável financeiro da instituição (pode ser o mesmo cadastrado no convênio).
Conta Repasse: informe a conta caixa que receberá os valores.
Tipo de Recebimento: defina a forma de recebimento (PIX, depósito, dinheiro físico, entre outros).
Encargo/Desconto: utilize a mesma configuração aplicada no controle financeiro.
Margem de Descontos / Margem de Encargos: define o arredondamento, caso haja divergência entre os valores calculados no sistema acadêmico (JACAD) e os repassados pelo FIES à instituição.

Ao finalizar o cadastro destas informações clique em Salvar.

Figura 4

3.1. Aba Convênio

Na Aba Convênio, adicione o convênio previamente criado para o FIES. Para isso, clique em Adicionar e selecione o convênio desejado.

Se for necessário remover o convênio vinculado a este programa de financiamento, selecione-o e clique em Remover.

Figura 5

3.2. Aba Valores Teto

Na aba Valores Teto, é para quando o convênio possui um valor teto (valor estabelecido pelo governo, como máximo a ser pago por esse curso/semestre) e o valor do curso ultrapassa esse teto.
Para exemplificar esse cálculo, vamos utilizar um curso 'A' com teto de R$ 6.000,00 e o semestre da instituição custa R$ 10.000,00. Nesse caso, mesmo aplicando convênio 100% sobram R$ 4.000,00 de coparticipação para o aluno pagar. Essa coparticipação pode ser dividida conforme plano de pagamento da instituição.

Na opção de Configurar define Valor Teto e Valor Mínimo.

Figura 6

4. FIES - CONFIGURAÇÃO DE TEMPLATES DE IMPORTAÇÃO

Após criar o cadastro do Programa de Financiamento, o próximo passo é realizar a Configuração de Templates de Importação.

No menu Financeiro, vá até Convênios e Benefícios, depois acesse Gestão de Financiamentos e clique em FIES – Configuração de Templates de Importação.

Figura 7

Na tela de Configuração de Templates de Importação, é possível acessar os templates de Repasse e Repasse Caixa.

Para criar um template de Repasse, clique no ícone de Lápis e será aberta a tela FIES – Template Importação.

Nessa tela, preencha os seguintes campos:

Descrição: informe o nome do template.
Linha Inicial: defina a partir de qual linha do Excel os dados serão lidos.

Na seção de Informar as Colunas, é necessário indicar em qual coluna do Excel cada campo estará localizado.

Exemplo:

Figura 8

Na seção Informar as Colunas, é necessário definir em qual coluna do Excel cada campo estará localizado.

Exemplo:
Se os CPFs estiverem na coluna A do Excel (Figura 9), no template deve-se informar que o campo CPF corresponde à coluna A. O mesmo procedimento deve ser feito para os campos Vlr. Repasse, Vlr. Transação, Dt. Repasse e Dt. Vencimento.

Figura 9

Figura 10

5. FIES - CONTROLE DE FINANCIAMENTO ESTUDANTIS

Após concluir a configuração dos templates, acesse o menu Financeiro, vá até Convênios e Benefícios, depois em Gestão de Financiamentos e clique em FIES – Controle de Financiamentos Estudantis.

Figura 11

Na tela Controle de Financiamentos Estudantis – Aditamento e Repasse, estão disponíveis as seguintes abas (onforme permissões do grupo de usuário):

Aditamento
Parcelas
Repasse
Repasse Caixa
Configuração de Descontos

5.1. Aba Aditamento

A aba de Aditamento é utilizada para gerenciar e acompanhar informações relacionadas ao processo de aditamento dos alunos, normalmente vinculado a contratos, renovações ou atualizações de dados acadêmicos e financeiros.

Campos da Tela:

Situação: Permite filtrar os alunos conforme o status do aditamento (exemplo: Pendente, Concluído, etc.).
Nome: Campo para busca direta pelo nome do aluno.
Nr.: Número de identificação interno da listagem.
RA: Registro Acadêmico do aluno.
Nome: Nome completo do aluno.
CPF: Documento de identificação do aluno.
Situação: Status atual do aditamento. No exemplo, aparece como PENDENTE, indicando que ainda não foi finalizado.
Curso: Curso em que o aluno está matriculado.
Fone / Celular / Email: Contatos de telefone fixo, celular e e-mail do aluno, facilitando a comunicação.

Botões Inferiores:

Adicionar Alunos: Permite incluir novos alunos na listagem de aditamento.
Financeiro Aluno: Exibe informações financeiras detalhadas do aluno selecionado, como parcelas, pendências ou histórico de pagamentos.
Enviar Notificação: Opção para encaminhar mensagens ou alertas aos alunos, geralmente sobre prazos ou pendências relacionadas ao aditamento.
Aditamento: Menu específico para executar ações relacionadas ao processo de aditamento, como confirmar ou ajustar informações.
Remover Alunos: Remove o aluno selecionado da lista de aditamento.

Figura 12

5.2. Aba Parcelas

A aba Parcelas tem como objetivo apresentar e controlar os valores referentes ao financiamento estudantil do aluno, permitindo acompanhar mês a mês os lançamentos, valores devidos e situação de pagamento.

Campos da Tela:

Nr.: Número sequencial de identificação na listagem.
Aluno: Nome do estudante beneficiado pelo financiamento.
CPF: Documento de identificação do aluno.
Valor: Valor da parcela prevista para o mês correspondente.
Pago: Valor efetivamente pago (informa se houve quitação total ou parcial da parcela).
Sit.: Situação da parcela. Pode apresentar status como ABERTO (quando o valor ainda não foi pago) ou outras situações definidas pelo sistema (como Pago ou Atrasado).
2025/Jul, 2025/Ago, 2025/Set, etc.: Cada coluna representa um mês do período letivo selecionado, mostrando os valores e situações de cada parcela do financiamento.
T. Valor: Total de valores lançados no período.
T. Pago: Total de valores efetivamente pagos até o momento.

No exemplo exibido, o aluno possui parcelas de R$ 3.500,00 de julho a dezembro de 2025, todas na situação ABERTO, resultando em um total de R$ 21.000,00 em aberto e nenhum pagamento registrado até então.

Botões Inferiores:

Parcelas: Botão que abre ou atualiza os dados de parcelas do aluno.
Financeiro Aluno: Exibe informações detalhadas sobre a vida financeira do aluno dentro da instituição, permitindo consultar outros débitos, pagamentos ou histórico de movimentações.

Figura 13

5.3. Aba Repasse

A aba Repasse é utilizada para gerenciar os valores que serão efetivamente repassados pela instituição financeira ou pelo FIES à instituição de ensino. Essa tela facilita o acompanhamento das parcelas financiadas, considerando valores devidos, possíveis descontos e datas de repasse.

Campos da Tela:

Parcela (2025/Jul): Filtro para selecionar o período/mês da parcela que será exibida.
Somente Parcelas em Aberto: Exibe apenas parcelas que ainda não foram quitadas.
Somente Parcelas Ativas: Mostra somente parcelas que estão dentro da vigência do financiamento.
Buscar Parcelas em Atraso: Permite localizar rapidamente parcelas vencidas.
Carregar Parcelas para Repasse: Atualiza a listagem trazendo as parcelas selecionadas para análise de repasse.

Colunas da Tabela:

Nr.: Número de identificação na listagem.
Nome: Nome do aluno financiado.
CPF: Documento de identificação do aluno.
Valor: Valor da parcela prevista.
Pago: Valor efetivamente quitado.
Encargos: Eventuais acréscimos, como juros ou multas.
Descontos: Valores abatidos da parcela (exemplo: bolsas, convênios ou ajustes).
Data Repasse: Data em que a instituição financeira realizou ou realizará o repasse.
Valor Crédito: Valor líquido efetivamente creditado à instituição após encargos e descontos.
Data Vencimento: Prazo limite de pagamento da parcela.

No exemplo exibido, o aluno possui uma parcela de R$ 3.500,00 com vencimento em 21/07/2025, ainda sem repasse efetuado (campos de crédito e data de repasse zerados).

Botões Inferiores:

Salvar Repasse: Confirma e salva as informações do repasse realizado.
Importar Excel: Permite importar dados de repasse a partir de uma planilha, agilizando o processo de atualização em lote. Será aberto uma tela e uma identificação das colunas.

Selecionar uma aluna na qual não possui nenhum dado de repasse e clicar no botão Importar Excel. Será apresentado a tela Aviso antes da importação com as instruções de como realizar a importação. Após selecionar o arquivo a importação estará concluída e o aluno terá seus dados corretamente.

Figura 14

Adicionado a validação para parcelas ATIVA e EM ABERTO.

Figura 15

E será adicionado a validação nos campos na hora da importação.

Financeiro Aluno: Abre o detalhamento financeiro do aluno selecionado.
Data Repasse: Possibilita definir ou editar a data em que o repasse foi ou será realizado.
Limpar Dados: Remove dados carregados na tela, permitindo iniciar um novo processo de análise.

Figura 16

5.4. Aba Repasse Caixa

A aba Repasse Caixa é destinada ao controle dos repasses realizados diretamente pelo agente financeiro (ex.: Caixa Econômica Federal, no caso do FIES) para a instituição de ensino. Essa tela permite acompanhar, mês a mês, as parcelas recebidas em caixa, validando valores efetivos, descontos aplicados e o crédito final.

Campos da Tela:

Parcela (2025/Jul): Filtro que define qual mês/período de parcelas será exibido.
Somente Parcelas em Aberto: Exibe apenas as parcelas ainda não liquidadas.
Somente Parcelas Ativas: Mostra apenas as parcelas vigentes no contrato de financiamento.
Buscar Parcelas em Atraso: Opção para localizar parcelas vencidas e não repassadas.
Carregar Parcelas para Repasse Caixa: Atualiza a listagem trazendo as parcelas selecionadas especificamente para análise de repasse em caixa.

Colunas da Tabela:

Nr.: Número sequencial de identificação.
Nome: Nome do aluno financiado.
CPF: Documento de identificação do aluno.
Valor: Valor bruto da parcela.
Pago: Valor pago ou liquidado.
Encargos: Acréscimos financeiros como juros ou taxas.
Descontos: Abatimentos aplicados sobre a parcela.
Data Repasse: Data em que o repasse foi registrado em caixa.
Valor Crédito: Valor líquido creditado após ajustes de encargos e descontos.
Data Vencimento: Data limite para recebimento ou quitação da parcela.

No exemplo exibido, o aluno possui parcela com vencimento em 21/07/2025, mas sem valores lançados ainda (todos os campos financeiros estão zerados, o que indica que o repasse não foi processado).

Botões Inferiores:

Salvar Repasse: Registra as informações processadas de repasse em caixa.
Importar Excel: Permite importar os dados de repasse diretamente de uma planilha, facilitando a atualização em massa.
Financeiro Aluno: Abre a visão detalhada da situação financeira do aluno selecionado.
Data Repasse: Define ou altera a data em que o repasse foi realizado.
Limpar Dados: Remove os dados exibidos na tela para reiniciar o processo de conferência.
Remover Parcelas: Exclui da listagem as parcelas selecionadas que não devem constar no controle do repasse.

Figura 17

5.5. Aba Configuração de Descontos

A aba Configuração de Descontos é utilizada para cadastrar, organizar e gerenciar descontos que podem ser aplicados sobre os valores das parcelas do financiamento estudantil. Esses descontos podem estar relacionados a bolsas institucionais, convênios, políticas internas da instituição ou ajustes financeiros.

Campos da Tela:

Nr.: Número sequencial de identificação do desconto na listagem.
Matriz: Indica a qual matriz ou unidade de ensino o desconto está vinculado (em instituições com mais de um campus).
Desconto: Nome ou descrição do tipo de desconto configurado (ex.: Bolsa Mérito, Convênio Empresa, Desconto Pontualidade).
Ordem: Define a ordem de aplicação do desconto, caso haja mais de um benefício cumulativo. Isso garante que os cálculos sejam realizados de forma correta e padronizada.
Valor: Percentual (%) ou valor monetário do desconto aplicado sobre a parcela.

Botões Inferiores:

Adicionar Desconto: Permite cadastrar um novo desconto, vinculando-o à matriz e definindo sua ordem e valor.
Remover Desconto: Exclui da listagem o desconto selecionado, deixando de aplicá-lo sobre as parcelas futuras.

Figura 18

6. FLUXO

Após ter realizado o cadastro do Valor Teto e criado o Plano de Pagamento, selecione uma Matrícula.

ACESSO A: Acessando a Matrícula pelo menu rápido.

Figura 19

ACESSO B: Acesse o menu Acadêmico, vá até Matrícula e clique em Matrícula.

Figura 20

Realize a consulta do aluno desejado e clique no botão Nova Matrícula, e insira os dados da matrícula.

Figura 21

Adicione as disciplinas do aluno, e clique no botão Próximo.

Figura 22

Selecione o plano de pagamento do aluno.

Figura 23

Apresentado o contrato da aluna.

Figura 24

Apresentado a matrícula da aluna com o contrato entregue e a matrícula ativa.

Figura 25

Acessado do financeiro da aluno foi visualizado que foi pago a primeira parcela do aluno e as outras parcelas já foram geradas.

Figura 26

Após o aluno ter seu contrato entregue e pago a primeira parcela.

Acesse a tela de Cadastro de Aluno e selecione a aba Financeiro no campo Convênio e clique no botão Adicionar.

Na tela de Cadastro de Aluno Convênio inserir o convênio que foi criado lá no começo com as datas corretas.

Figura 27

Após a inserção no aluno, na tela de Cadastro de Matrícula, clique no botão Contrato e depois clique em Atualizar Valores Contrato.

Figura 28

Será apresentado o contrato do aluno novamente, mas com o convênio aplicado nas parcelas.

Figura 29

Após atualizar a parcela da aluna e acessar o financeiro da mesma, é apresentado as parcelas com os descontos do FIES, pois o convênio possuí um teto de R$ 6.000,00 e o valor do curso é R$ 10.000,00, então é realizado o desconto referente ao valor teto e criado as parcelas com o valor restante.

Figura 30

Após a finalização da matrícula, acesse a tela de Controle de Financiamento Estudantil – Aditamento e Repasse. Nesse ambiente, as parcelas de reembolso serão geradas automaticamente, de acordo com as configurações previamente definidas no sistema.

Figura 31

São apresentadas as parcelas que o aluno ainda precisa pagar por terem ultrapassado o teto do financiamento. Logo abaixo, o sistema gera automaticamente a parcela de reembolso, já com o valor correto calculado.

Para a visualização das parcelas de reembolso no financeiro individual é necessário desmarcar a opção Ocultar Parcelas RC.

Figura 32

7. CONCLUSÃO

A gestão do FIES desempenha papel estratégico tanto para os estudantes quanto para as instituições de ensino. Por meio de um controle estruturado e automatizado, é possível assegurar a conformidade dos processos de cadastro, financiamento, aditamento, repasse e aplicação de descontos.

A correta utilização das ferramentas apresentadas neste guia contribui para maior transparência, organização e eficiência administrativa, garantindo que os alunos tenham continuidade em sua formação acadêmica e que as instituições mantenham um fluxo financeiro estável.

Dessa forma, o sistema de Gestão FIES se consolida como um recurso essencial para a administração educacional, fortalecendo a relação entre governo, instituições e estudantes, além de reduzir riscos de inconsistências financeiras e operacionais.

Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤