Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia traz todas as instruções necessárias para utilização do recurso de comunicação. Boa leitura!
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO
Este guia tem como objetivo apresentar, de forma clara e detalhada, as funcionalidades do módulo de comunicação do sistema JACAD. Por meio deste recurso, é possível aprimorar o relacionamento entre instituição, alunos, responsáveis e professores, permitindo o envio de avisos para o portal, e-mail e aplicativo do aluno Edu+.
A seguir, são descritos todos os passos necessários para configurar e cadastrar os avisos no recurso de comunicação.
Sendo assim, te convido para conferir a documentação, vamos lá?
2. CONFIGURAÇÕES
Para acessar as Configurações, utilize o menu lateral do sistema e clique na opção Configurações.
Figura 1
Quem pode iniciar conversas no app: Com essa opção é possível configurar quem pode iniciar conversas pelo aplicativo Edu+, sendo para: Alunos e Responsáveis, Alunos ou Responsáveis;
Notificar envio de mensagens no app: Notifica sobre mensagens enviadas no aplicativo do aluno Edu+, com as opções Sim ou Não;
Aviso de rematrícula: Ao ativar essa opção, será exibido no aplicativo do aluno Edu+ um card com a funcionalidade de rematrícula. Ao clicar no botão disponível nesse card, o aluno será redirecionado para o Portal do Aluno, onde poderá realizar a sua rematrícula.
Para finalizar clique no botão Salvar.
Figura 2
3. CADASTRO DE AVISO
Neste passo, veremos como realizar o cadastro de aviso.
Para acessar os avisos, utilize o menu lateral do sistema e clique na opção Cadastro de Avisos.
Figura 3
Assim, será aberta a tela de Cadastro de Avisos, em que, na parte superior da tela estão disponíveis as seguintes opções:
Novo Aviso: Permite incluir um novo aviso;
Nova Categoria: Permite cadastrar e consultar as categorias de aviso.
Figura 4
Também estão disponíveis filtros que auxiliam na consulta dos avisos, sendo eles:
- Pesquisar;
- Data de Cadastro;
- Categoria de Aviso;
- Curso;
- Turma;
- Destinatário.
Figura 5
3.1. Cadastro de categoria
As categorias de aviso são utilizadas para separar o conteúdo enviado em cada comunicação, de modo que possam apresentar uma visualização organizada dos avisos enviados.
Na tela de Cadastro de Avisos, clique no botão Nova Categoria.
Figura 6
Assim, serão exibidas as categorias já cadastradas. Caso deseje adicionar uma nova categoria, clique em Editar Categorias.
Figura 7
Na sequência clique no botão Nova Categoria.
Figura 8
Para definir uma cor para a categoria clique no ícone 'balde de tinta', e selecione a cor desejada.
Figura 9
No ícone mais(+), é possivel definir uma figura para a categoria.
Figura 10
Para finalizar clique em Aplicar.
Figura 11
Assim, a categoria será incluída na listagem de categorias disponíveis.
Figura 12
3.2. Novo aviso
Por meio da tela de avisos, é possível cadastrar comunicados para notificar alunos, professores e responsáveis.
Neste capítulo veremos todo o passo para preenchimento dos dados para o envio do aviso.
Na tela de Cadastro de Avisos, clique no botão Novo Aviso.
Figura 13
Na tela de Cadastro de Avisos, alguns campos obrigatórios devem ser preenchidos para concluir o cadastro.
Título: Informe o título para o aviso;
Vigência do Aviso: É o período em que o aviso permanece válido, ou seja, data em que o mesmo estará disponível para visualização. Caso seja para somente um dia, é necessário preencher a mesma data.
Mensagem: Realize o preenchimento da mensagem a ser enviada;
Figura 14
Na opção Tags Disponíveis, é possível visualizar as tags disponíveis e inseri-las na mensagem para automatizar o preenchimento de campos.
Figura 15
A seguir, uma imagem de exemplo com as tags disponíveis. Para que a tag funcione corretamente, é necessário inseri-la exatamente como exibido na coluna Tag.
Figura 16
Enviar para o Portal: Envia o aviso para o Portal;
Enviar para o Edu+: Envia o aviso para o aplicativo do aluno Edu+;
Permitir que seja marcado como lido: O aluno pode marcar o aviso como lido;
Anexar Imagens: É possível adicionar imagens ao aviso;
Anexar Arquivo: É possível anexar arquivos ao aviso.
Para dar continuidade ao cadastro clique no botão Próximo.
Figura 17
3.2.1. Destinatários
Nessa etapa, vamos adicionar os destinatários que podem ser alunos/responsáveis ou professores.
Na aba de Destinatários clique no botão Adicionar Alunos/Responsáveis.
Figura 18
Será aberta a tela de Consulta de Alunos, informe os filtros para realizar a pesquisa, na sequência marque os alunos desejados e clique no botão Selecionar.
Figura 19
Para adicionar professores ao aviso, clique no botão Adicionar Professores. Na tela de Consulta de Professores que será exibida, realize a pesquisa, selecione os professores desejados e clique em Selecionar.
Figura 20
Caso desejado, é possivel selecionar as turmas, dessa forma, clique na aba Turmas e em Adicionar Turmas.
Figura 21
Escolha as turmas desejadas que devem receber o aviso e clique no botão Selecionar.
Figura 22
OBSERVAÇÃO: Ao informar a turma no envio de aviso, o sistema habilita um rotina que fará o envio automatizado para o aluno matriculado depois do envio do aviso, ou seja, com essa configuração o aluno poderá visualizar o aviso, se estiver dentro do prazo de vigência.
Caso seja necessário remover algum destinatário, é possível seleciona-los e clicar no botão Remover Selecionados.
Figura 23
Com os destinatários vinculados ao nosso aviso, devemos clicar em Próximo para dar continuidade ao cadastro.
Figura 24
3.2.1. Detalhes
Nesta etapa do cadastro do aviso, você poderá definir e ajustar todos os detalhes do comunicado.
Configurações de resposta ao aviso: Essa opção permite definir se os comentários estarão habilitados no aplicativo do aluno Edu+. É possível escolher entre Não Permitir Comentários ou Permitir Comentários, determinando também quem poderá comentar: Alunos, Responsáveis ou Alunos e Responsáveis;
Categoria: Informe a categoria do aviso;
Enviar este aviso por e-mail: Também é possível enviar avisos por e-mail. Para isso, podemos marcar a opção Enviar este Aviso por E-mail, sendo possível enviar o e-mail Em Cópia para os Responsáveis Financeiros, Responsáveis Legais ou ainda para Ambos.
Para finalizar clique em Salvar.
Figura 25
Assim, o cadastro do aviso será concluído e ele será enviado para os destinatários selecionados.
4. DADOS DO AVISO
Neste capítulo, você irá explorar os dados de um aviso cadastrado, acompanhando informações como os destinatários, o status de entrega e outros detalhes importantes, proporcionando uma visão completa do envio do comunicado.
Após cadastrar o aviso, é possível visualizar suas informações ou excluí-lo. Para isso, clique no menu representado por três pontos verticais no próprio aviso, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Figura 26
Assim, será apresentadas as opções:
- Visualizar: Visualização dos dados do Aviso;
- Excluir: Exclui do sistema o aviso cadastrado.
Figura 27
Ao selecionar a opção Visualizar, serão exibidos os dados do aviso, juntamente com as seguintes opções:
Na lateral esquerda, será apresentado o aviso cadastrado. Caso seja necessário, clique no ícone de 'lápis' para editar as informações do aviso.
Figura 28
4.1. Aba envios
Na aba de Envios serão listados os destinatários que foram enviados o aviso, sendo possível adicionar destinatários, exportar os dados para excel e verificar o status da entrega.
Figura 29
Ao clicar no ícone da coluna status de entrega do destinatário, é possível visualizar a data e o horário de entrega e a data e o horário de leitura do aviso, tanto do aplicativo do aluno, quanto do portal e do e-mail.
Figura 30
4.2. Aba turmas associadas
Nesta aba, é possível visualizar as turmas informadas no envio do aviso. Caso uma turma seja vinculada, novas matrículas realizadas nessa turma passarão a receber automaticamente o aviso.
Figura 31
4.3. Aba curtidas
Nesta aba, é possível visualizar os destinatários que curtiram o aviso por meio do aplicativo do aluno.
Figura 32
4.4. Aba comentários
Nesta aba, é possível visualizar os comentários realizados via aplicativo pelos alunos no aviso.
Figura 33
Ao clicar no menu de três pontos verticais do aviso, terá a opção de Marcar como Resolvido.
Figura 34
4.5. Aba anexos
Nesta aba, o usuário pode baixar o arquivo associado ao aviso.
Figura 35
5. CONCLUSÃO
Chegamos ao final deste guia sobre o recurso de comunicação no sistema JACAD. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.
Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.
Até breve! ❤
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