Conheça o eDOC, o Diploma Digital do JACAD.

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2.  LIBERAÇÃO DAS PERMISSÕES DO MÓDULO EDOC
• 3. CENTRO DE DOCUMENTOS
  • 3.1.  CADASTRO DO REPOSITÓRIO
  • 3.2. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO ALUNO
  • 3.3. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO CURSO
  • 3.4. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO PROFESSOR
• 4. CONFIGURAÇÕES DOS REPOSITÓRIOS
• 5. CONFIGURAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL
• 6. CONFIGURAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO EDOC
• 7. VINCULAR O TIPO DE DOCUMENTO DO EDOC AO TIPO DE DOCUMENTO DO ALUNO
• 8. DOCUMENTOS POR GRAU DE GRADUAÇÃO
• 9. CONFIGURAÇÃO DE USUÁRIOS E PERMISSÕES
• 10. CONFIGURAÇÃO DO WORKFLOW DE ASSINATURAS
• 11. ALTERAR WORKFLOW DE ASSINATURAS
• 12. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
  • 12.1. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO ALUNO
  • 12.2. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO ALUNO
  • 12.3. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO PROFESSOR
  • 12.4. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO PROFESSOR
  • 12.5. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO CURSO
  • 12.6.  DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO CURSO
• 13.  REVISÃO DE DOCUMENTOS
  • 13.1. INDEFERIR DOCUMENTO
  • 13.2. DEFERIR DOCUMENTO 
• 14.  ASSINATURA DE DOCUMENTOS
  • 14.1. INDEFERIR DOCUMENTO
  • 14.2.  ASSINAR DOCUMENTO
• 15.  DOCUMENTOS INDEFERIDOS
• 16.  DOCUMENTAÇÃO ALUNOS
• 17. DOCUMENTOS DO EDOC COM ACESSO VIA PORTAL DO ALUNO
• 18. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

A Secretaria Digital (EDOC) é um produto integrado ao sistema JACAD que atende às Portarias e normativas estabelecidas pelo Ministério da Educação (MEC). Ele torna obrigatória a digitalização do acervo de todas as instituições de ensino superior (IES). O EDOC foi desenvolvido com o objetivo de centralizar, agilizar e facilitar todas as operações relacionadas à gestão do acervo acadêmico da instituição. Ele oferece uma solução rápida, segura e eficiente. No EDOC, ocorre todo o fluxo de um documento, desde o recebimento até a guarda, organização e arquivamento, proporcionando uma gestão simplificada do acervo da Secretaria Digital.

Este documento apresentará as funcionalidades disponíveis no EDOC, como o Centro de Documentos, Digitalização do Acervo, Configurações, Cadastros Básicos, Workflow de Assinaturas, Assinatura e Revisão de Documentos.

Portanto, convido você a conferir a documentação e aproveitar todos os recursos disponíveis no EDOC. 

Vamos lá?

2.  LIBERAÇÃO DAS PERMISSÕES DO MÓDULO EDOC

Para habilitar o acesso ao Módulo EDOC para os usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário conceder as permissões apropriadas.

Portanto, é necessário acessar o Menu Preferências à Segurança à Permissões, em que, será aberta a Tela de Controle de Permissões de Acesso.

Nesse sentido, no campo "Grupo de Usuário", é preciso selecionar o grupo ao qual as permissões de acesso serão concedidas.

No painel "Grupos de Permissão", selecione o módulo EDOC.

É necessário selecionar as permissões do módulo para ativar suas funcionalidades correspondentes. Esse procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que possuem acesso ao módulo.

3. CENTRO DE DOCUMENTOS

Neste capítulo, abordaremos os fluxos relacionados à criação dos repositórios e pastas padrões no Centro de Documentos, onde serão armazenados os documentos dos alunos, professores e cursos. O Centro de Documentos tem como objetivo principal preservar, organizar e armazenar os documentos da instituição de forma eficiente.

3.1.  CADASTRO DO REPOSITÓRIO

Neste tópico, abordaremos os fluxos relacionados à criação dos repositórios e pastas padrões no Centro de Documentos, onde serão armazenados os documentos dos alunos, professores e cursos. O Centro de Documentos tem como objetivo principal preservar, organizar e armazenar os documentos da instituição de forma eficiente.

Para realizar o cadastro no nosso repositório, é necessário que acesse o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção Centro de Documentos à após clique no Botão Novo Repositório e definiremos um nome, por exemplo, Graduação Presencial, Graduação EAD, Pós Graduação, MBA.

Ao seguir esses passos, você estará criando o repositório desejado no Centro de Documentos.

3.2. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO ALUNO

Neste item, vamos abordar a criação de uma pasta dedicada aos alunos, onde os documentos serão armazenados, facilitando a consulta do acervo pela instituição.

Neste passo, criaremos a pasta de "Documentos Alunos" e dentro dela criaremos subpastas de A a Z, permitindo o armazenamento dos documentos dos alunos em ordem alfabética. Essa abordagem proporcionará um melhor controle e organização dos arquivos. 

Para criar a pasta de "Documentos dos Alunos", acesse o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção Centro de Documentos à clique sobre o Novo Repositório criado para selecioná-lo à após este passo clique no botão Nova Pasta, defina o nome da pasta padrão, como por exemplo “Documentos Alunos”, conforme destacado na imagem abaixo.

Após criada a pasta padrão “Documentos Alunos”, clique sobre a mesma para selecioná-la, após clique no Menu Opções à Criar Empastamento.

Após selecionar a opção "Criar Empastamento", você receberá uma mensagem solicitando a confirmação para criar as pastas do alfabeto dentro da pasta "Documentos Alunos". Neste momento, clique em "Sim" para prosseguir com a criação das pastas de A a Z dentro da pasta principal. Essa ação proporcionará a organização dos documentos dos alunos em ordem alfabética.

Dessa forma, serão criadas subpastas alfabéticas de 'A' a 'Z' dentro da pasta 'Documentos Alunos'.

3.3. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO CURSO

Neste item, abordaremos a criação da pasta destinada aos Cursos, que servirá para o armazenamento dos documentos relacionados. Esse será o local onde a instituição poderá consultar seu acervo.

Neste passo, criaremos a pasta de "Documentos dos Cursos" e dentro dela criaremos subpastas de A a Z, permitindo o armazenamento dos documentos dos cursos em ordem alfabética. Essa abordagem proporcionará um melhor controle e organização dos arquivos, facilitando a localização e consulta dos documentos específicos de cada curso.

Para criar a pasta de Documentos dos Cursos, você deve acessar o menu Módulo à clicar em eDoc à na opção Centro de Documentos à clique sobre o Novo Repositório criado para selecioná-lo à após este passo clique no botão Nova Pasta, defina o nome da pasta padrão, como por exemplo “Documentos de Cursos”, conforme destacado na imagem abaixo.

Após criar a pasta padrão "Documentos de Cursos" e selecioná-la clique no menu Opções à Criar Empastamento.

Após selecionar a opção "Criar Empastamento", você receberá uma mensagem solicitando a confirmação para criar as pastas do alfabeto dentro da pasta "Documentos de Cursos". Neste momento, clique em "Sim" para prosseguir com a criação das pastas de A a Z dentro da pasta principal. Essa ação permitirá uma organização eficiente dos documentos dos cursos, facilitando a localização e o controle dos arquivos específicos de cada curso.

Dessa forma, serão criadas subpastas alfabéticas de 'A' a 'Z' dentro da pasta 'Documentos de Cursos'.

3.4. CRIAÇÃO DA PASTA DOS DOCUMENTOS DO PROFESSOR

Neste item, abordaremos a criação da pasta dedicada aos Professores, que servirá para o armazenamento de documentos. Essa pasta será o local onde a instituição poderá consultar o acervo relacionado aos professores.

No próximo passo, criaremos a pasta de 'Documentos dos Professores' e dentro dela, organizaremos as subpastas de A a Z. Essa estrutura em ordem alfabética garantirá um controle e organização eficientes dos documentos. Assim, será mais fácil localizar e gerenciar os arquivos dos professores de forma adequada.

Para criar a pasta de Documentos dos Professores, será necessário acessar o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção Centro de Documentos  à clique sobre o Novo Repositório criado para selecioná-lo à após este passo clique no botão Nova Pasta, defina o nome da pasta padrão, como por exemplo “Documentos Professores”, conforme destacado na imagem abaixo.

Após criada a pasta padrão “Documentos Professores” e selecioná-la, clique no menu Opções à Criar Empastamento.

Após selecionar a opção "Criar Empastamento", você será apresentado com uma mensagem para confirmar a criação das pastas do alfabeto dentro da pasta "Documentos Professores". Nesse momento, clique em "Sim" para prosseguir com a criação das subpastas de A a Z dentro da pasta principal. Essa ação permitirá uma organização sistemática dos documentos dos professores, facilitando a localização e o gerenciamento dos arquivos de cada professor de forma eficiente.

Dessa forma, serão criadas subpastas alfabéticas de 'A' a 'Z' dentro da pasta 'Documentos Professores'.

4. CONFIGURAÇÕES DOS REPOSITÓRIOS

Neste passo, realizaremos as configurações do repositório, onde serão definidas as pastas que serão utilizadas para armazenar os documentos dentro do sistema eDoc. Essas pastas correspondem às que foram criadas anteriormente no Centro de Documentos da instituição. Ao realizar essas configurações, garantiremos que os documentos sejam devidamente salvos nos locais corretos dentro do sistema.

Para realizar essa configuração, siga estas etapas acesse o menu Módulos à eDoc à Configurações De Repositórios à Aba Pastas.  

Nas configurações de pasta, será necessário selecionar as pastas previamente criadas no Centro de Documentos para a Pasta dos Alunos, Pasta dos Professores e Pasta dos Cursos.

A Aba Carimbo está relacionada à imagem que é inserida nos documentos. Nessa aba, é necessário preencher os dados que serão exibidos na assinatura dos documentos no EDOC. Em outras palavras, as informações inseridas nessa aba serão apresentadas na assinatura dos documentos no EDOC.

Campo Localização: Refere-se ao local físico onde o processo de assinatura está ocorrendo, como a Secretaria Acadêmica ou o Setor de Arquivos. Campo Organização: Refere-se ao nome da instituição. Campo Cor: Indica a cor da assinatura.

A Aba de Tarefas Agendadas desempenha a função de converter documentos de formato de imagem para PDF, uma vez que o EDOC aceita apenas documentos nesse formato. 

Essa conversão é aplicada aos documentos enviados pelo aluno através do Portal do Aluno ou fornecidos através da Tela de Cadastro do Aluno no sistema JACAD, os quais o EDOC busca e insere automaticamente no processo de assinatura. Além disso, caso sejam inseridos arquivos de Professores e Cursos no formato de imagem, também ocorre a conversão desses arquivos para PDF.

5. CONFIGURAÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL

O Certificado Digital desempenha um papel fundamental na assinatura eletrônica dos documentos. A fim de cadastrar o Certificado Digital, o usuário deve estar autenticado no sistema JACAD para vinculá-lo à sua conta, garantindo que cada usuário possua um certificado exclusivo. É importante destacar que o Certificado Digital deve ser do tipo A1 e estar no formato .pfx ou .p12 para que o EDOC possa ler o arquivo e realizar o processo de assinatura nos documentos.

Para realizar o cadastro do Certificado, é necessário acessar o menu Módulos à eDoc à Certificado Digital.

É importante ressaltar que apenas o usuário atualmente logado no sistema estará associado ao certificado digital carregado. Para carregar o certificado digital, siga as seguintes etapas:

Clique no botão "Procurar Certificado" para buscar e selecionar o arquivo desejado. Certifique-se de que o arquivo esteja no formato .pfx ou .p12. Digite a senha correspondente ao certificado e, em seguida, clique no botão "Salvar".

Essas etapas permitirão que o sistema associe corretamente o certificado digital ao usuário logado, garantindo a autenticidade das assinaturas eletrônicas nos documentos.

Após salvar o certificado, será exibida a mensagem: "Certificado salvo com sucesso." Essa mensagem confirma que o certificado foi corretamente armazenado e vinculado à sua conta de usuário.

6. CONFIGURAÇÃO DO TIPO DE DOCUMENTO EDOC

O Tipo de Documento no EDOC desempenha um papel crucial ao estabelecer a conexão entre o arquivo digitalizado e o documento definido nas portarias e tabelas do MEC. Essa etapa é fundamental, pois a tabela de Temporariedade define os prazos de armazenamento e a destinação final dos documentos. Os tipos de documentos são apresentados na Tela de Digitalização, permitindo que sejam vinculados aos documentos escaneados de alunos, professores e cursos.

Nesse sentido, realizaremos o cadastro para a digitalização dos documentos dos alunos, professores e cursos. Para isso, devemos preencher os seguintes itens:

Descrição: Nome do documento.

Temporalidade: Tabela fornecida pelo MEC.

Workflow: Processo de assinatura que o documento seguirá.

Categoria: Se o documento é referente a aluno, professor ou curso.

Status: Indicação se o cadastro do documento está ativo ou inativo no sistema.

Não Apresentar na Tela de Digitalização: Documentos que não serão exibidos ao digitalizar o acervo.

Não Apresentar no Portal: Essa opção define se o documento deve ou não ser exibido no Portal do Aluno. É utilizada para garantir que documentos em trâmite interno na instituição não fiquem disponíveis para visualização e download pelos alunos.

O cadastro dos tipos de documentos deve ser feito de acordo com as necessidades da instituição. Alguns tipos de documentos já estão pré-cadastrados no EDOC e podem ser ajustados conforme necessário.

É fundamental que todos os tipos de documentos cadastrados sejam vinculados a um workflow de assinaturas.

Importante ressaltar: se um documento não estiver vinculado a um workflow, ele não será exibido na tela de Digitalização do  Acervo. Portanto, é imprescindível  realizar essa associação para que o documento seja corretamente apresentado nessa etapa.

7. VINCULAR O TIPO DE DOCUMENTO DO EDOC AO TIPO DE DOCUMENTO DO ALUNO

Para garantir a correta anexação dos documentos obrigatórios do aluno na tela de documentos, é essencial configurar o vínculo entre o Tipo de Documento no EDOC e o Tipo de Documento do Aluno. Essa configuração desempenha um papel fundamental para instituições que permitem a entrega de documentos através do Portal do Aluno ou da Tela de Cadastro do Aluno à Aba Documentos a Entrega de documentos.  Dessa forma, quando o aluno realizar a entrega de um documento pelo Portal ou pelo sistema JACAD, o mesmo será automaticamente enviado para o EDOC, onde o processo de assinatura do documento será realizado.

Para realizar essa configuração, é necessário acessar o menu Cadastro à clicar em Acadêmicos à selecionar a opção Tipos à escolha o Tipo de Documento NORMAL. 

Além disso, caso seja necessário, o vínculo também deve ser feito na tela Tipo de Documento ESPECIAL.

Na tela de cadastro, foi criado um campo para o vínculo com o tipo de documento do EDOC. É importante marcar a opção "Obrigatório informar o arquivo com o documento" nessa configuração.

Segue abaixo um exemplo do cadastro:

8. DOCUMENTOS POR GRAU DE GRADUAÇÃO

Na seção de Documentos por Grau de Graduação, é possível enviar diversos documentos que são gerados no sistema JACAD, tais como Histórico Escolar, Diploma, Atividade Complementar, Diário de Frequência, Contrato de Matrícula, Concessão de Benefício, Certificado de Conclusão de Curso, Relatório de Grade do Curso, Plano de Ensino do Curso, Diário de Notas, Conteúdo Ministrado, Conteúdo Programático, Contratos de Concessão de Bolsa, Anexos de Concessão de Bolsa, CPA de Concessão de Bolsa e Questionário de Concessão de Bolsa.

Esses documentos não precisam ser entregues pelo aluno, uma vez que são gerados automaticamente pelo sistema JACAD ao longo do curso. Eles são separados de acordo com o Grau de Graduação, como por exemplo, Graduação. Além disso, cada documento possui uma tabela de temporalidade específica para cada Grau de Graduação, o que justifica a necessidade de separação.

Esses documentos podem ser enviados para o EDOC, integrando-se ao sistema de forma eficiente.

Para prosseguir com esse processo, é necessário que o Tipo de Documento e o Workflow de assinaturas já estejam cadastrados. Isso permitirá a realização dos vínculos necessários e o fluxo de assinatura dentro do EDOC.

Sendo assim, para Cadastrar o Documento deve ser acessado o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção Documentos Por Grau de Graduação, como exemplo utilizaremos o “Histórico Escolar”.

É necessário que seja preenchido os itens abaixo: 

Tipo Relatório/Documento: Refere-se ao Tipo de Documento. Você pode selecionar entre opções como Histórico Escolar, Diploma, Atividade Complementar, Diário de Frequência e Contrato de Matrícula.

Tipo documento (eDoc): Selecione o Tipo de Documento correspondente no eDoc. Por exemplo, escolha "Histórico Graduação".

Grau de graduação: Indique o grau de graduação do curso. No exemplo, utilizaremos Graduação.

9. CONFIGURAÇÃO DE USUÁRIOS E PERMISSÕES

No EDOC, é crucial conceder as permissões de acesso aos usuários para que eles possam realizar o processo de assinatura de documentos. Esse procedimento é de extrema importância para garantir o fluxo adequado e agilizar os processos dentro do EDOC. Os usuários do módulo EDOC devem ser adicionados na Tela de Gestão de Usuários e Permissões, onde podem ser concedidas as permissões para Exclusão, Assinatura e Restauração dos documentos. É fundamental cadastrar os usuários corretamente, pois sem o devido cadastro eles não terão acesso para realizar essas ações.

Para adicionar os usuários é necessário acessar o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção Usuários e Permissões. 

Certifique-se de configurar as permissões adequadas para cada usuário, garantindo que eles tenham as autorizações necessárias para realizar as atividades desejadas no EDOC.

10. CONFIGURAÇÃO DO WORKFLOW DE ASSINATURAS

O Workflow de assinaturas é responsável por definir o processo que um documento deve seguir dentro do sistema. Esse processo inclui várias etapas, como digitalização, revisão, assinatura visual (carimbo) e assinatura digital (com certificado). No caso específico da digitalização do acervo acadêmico, a assinatura digital com o certificado digital da instituição de ensino é suficiente para garantir a validade do documento.

Para realizar o cadastro do Workflow é necessário acessar o menu Módulos à clicar em eDoc à na opção WorkFlow de Assinaturas.

Após clique no Botão Inserir, informe uma descrição para este novo workflow, como por exemplo “Aluno”, e então clique no Botão Salvar.

É importante ressaltar que, caso você tenha diferentes processos de assinatura, é possível cadastrar mais de um tipo de Workflow de assinaturas, de acordo com as necessidades da instituição.

No painel de Etapas, você poderá adicionar o fluxo de assinatura que o documento seguirá dentro do EDOC.

Para adicionar uma nova etapa, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão "Adicionar". Isso abrirá a tela de Cadastro de Etapas.
2. Na tela de Cadastro de Etapas, informe uma Descrição para essa etapa. No caso da digitalização do acervo acadêmico, é recomendado que, antes da assinatura, o documento passe por uma etapa de revisão. Por exemplo, você pode adicionar a etapa de "Revisão" como a primeira etapa pela qual o documento irá passar.

Certifique-se de definir as etapas do fluxo de assinatura de acordo com as necessidades da instituição, incluindo todas as etapas relevantes para o processo de assinatura do documento.

No processo de assinaturas, existem dois tipos: a Assinatura Visual (Carimbo) e a Assinatura Digital (ICP Brasil).

A Assinatura Visual (Carimbo) não utiliza o Certificado Digital e serve apenas para indicar que a pessoa está de acordo com o documento. Essa forma de assinatura não possui caráter de legalidade jurídica. É útil em casos em que o documento precisa passar por revisões ou aprovações de coordenadores, mas não é necessário que todos assinem digitalmente. Essa assinatura não é uma etapa obrigatória.

Lembrando que uma pessoa deve assinar digitalmente o documento com o certificado digital.

Por outro lado, a Assinatura Digital (ICP Brasil) é a fase final do processo de assinatura. Nessa etapa, o Certificado Digital é vinculado ao documento, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo, que é vinculada com o ICP Brasil.

No exemplo dado, o cadastro da segunda etapa será utilizando a Assinatura Digital (ICP Brasil). Para a Descrição dessa etapa, podem ser utilizados exemplos como "Assinatura de Cópias" ou "Assinatura IES". 

Certifique-se de selecionar corretamente o tipo de assinatura, garantindo que a Assinatura Digital esteja sempre em conformidade com o padrão ICP Brasil.

Após cadastrar as etapas, é necessário definir quais usuários serão responsáveis por cada uma delas. No painel de Participantes, serão exibidos apenas os usuários que foram configurados anteriormente na tela de Usuários e Permissões do módulo EDOC.

Para adicionar os Participantes, siga os passos abaixo:

1. No painel de Participantes, clique no botão "Adicionar".
2. Será apresentada uma lista dos usuários que foram configurados anteriormente na tela de Usuários e Permissões do módulo EDOC.
3. Selecione os usuários que farão parte de cada etapa de assinatura. Você pode escolher um ou vários usuários para cada etapa, conforme necessário.

É importante destacar que, caso sejam informados mais de um usuário para uma etapa, ela será considerada como concluída quando qualquer um dos usuários realizar a assinatura. Isso significa que, se um dos usuários designados para a etapa assinar o documento, a etapa será considerada concluída e o fluxo de assinatura seguirá para a próxima etapa.

Certifique-se de atribuir os participantes corretos para cada etapa de assinatura, garantindo que o processo de assinatura ocorra de forma adequada e eficiente. 

DICA: Quando houver a necessidade de revisão ou assinatura do documento por mais de um usuário, é recomendado criar uma etapa de revisão/assinatura individual para cada um deles.

11. ALTERAR WORKFLOW DE ASSINATURAS

Este recurso é útil quando é necessário modificar o Workflow atual de assinaturas. Caso haja uma alteração no processo de assinaturas, você pode utilizar esse recurso para analisar os documentos em andamento e concluir o processo de assinatura desses documentos. Em seguida, será possível proceder com a alteração e inserir o novo Workflow de Assinaturas.

Para realizar a alteração do Workflow de Assinaturas, siga os passos abaixo:

1. Acesse o Menu Módulos e clique em eDoc.
2. Selecione a opção "Alterar Workflow de Assinaturas".

Nessa tela, você terá a visualização da categoria a que o documento pertence, o Workflow atualmente vinculado e se há algum documento em andamento no processo de assinatura.

Isso permitirá uma análise prévia dos documentos em trâmite, facilitando a conclusão dos processos de assinatura antes de prosseguir com a alteração e inserção do novo Workflow de Assinaturas.

Para visualizar os documentos em trâmite, siga os passos abaixo:

1. Selecione o documento desejado.
2. Clique no botão "Ver documentos em trâmite".

Essa ação permitirá visualizar as etapas de assinatura que ainda precisam ser concluídas para finalizar a assinatura do documento.

É importante ressaltar que o processo de alterar o Workflow de Assinaturas é recomendado quando não houver mais documentos em trâmite, ou seja, nenhum documento estará em processo de assinatura. Isso garante que não haja interrupções ou incongruências no fluxo de assinaturas durante a alteração do Workflow.

Certifique-se de concluir todas as assinaturas pendentes antes de realizar qualquer alteração no Workflow de Assinaturas para evitar possíveis problemas ou interrupções no processo.

Para alterar o Workflow de Assinaturas, é necessário selecionar os documentos desejados, informar o novo Workflow e, em seguida, clicar no botão "Transferir Workflow".

Ao prosseguir com a alteração do Workflow, uma mensagem de confirmação será exibida, solicitando a sua confirmação para realizar a modificação desejada.

Após confirmar a alteração do Workflow, você poderá observar que o mesmo foi modificado com sucesso. Agora, ele seguirá o fluxo de assinatura do novo Workflow denominado "Acadêmico".

Ótimo! Agora que concluímos os Cadastros Básicos, estamos prontos para avançar para o próximo capítulo, onde abordaremos o Processo de Digitalização dos documentos de Alunos, Professores e Cursos. Vamos explorar os passos necessários para garantir uma eficiente e organizada digitalização desses documentos.

12. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Neste capítulo, abordaremos os fluxos de digitalização de documentos dos alunos, professores e cursos, apresentando o formato de envio em lote ou individual de documentos.

12.1. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO ALUNO

A digitalização em lote dos documentos dos alunos torna o processo mais rápido e fácil, permitindo a digitalização de todos os documentos do aluno de uma só vez e salvando-os em lote, proporcionando praticidade no dia a dia.

Para realizar a digitalização, é necessário ter cadastrado o "Centro de Documentos" no EDOC, juntamente com os respectivos repositórios para os documentos dos alunos. A criação e organização dos repositórios são importantes para garantir que os documentos digitalizados sejam direcionados corretamente.

Para iniciar a digitalização dos documentos dos alunos, acesse o menu Módulos à clique em eDoc à em seguida, selecione a opção "Digitalizar Acervo dos Alunos".

Para fazer uma consulta, você pode preencher o nome do aluno ou o RA (Registro Acadêmico).

Além disso, a consulta também pode ser realizada clicando no botão "Consultar", o que abrirá a Tela de Consulta de Alunos. Nessa tela, clique em "Buscar" e, em seguida, selecione o aluno desejado para visualizar seus documentos.

Na sequência, clique no botão "Pasta Scan" e localize a pasta de arquivos em que você possui os documentos digitalizados. Em seguida, clique em "Abrir" para importar os documentos da pasta selecionada.

O próximo passo é clicar no botão "Atualizar" (F5) para que os arquivos digitalizados do aluno sejam apresentados e atualizados na tela.

Ao selecionar o arquivo do documento do aluno, é necessário realizar o processo de associação marcando o Tipo de Documento correspondente. Essa associação deve ser feita para cada arquivo individualmente, vinculando-o ao seu respectivo Tipo de Documento.

Importante: Para navegar entre os documentos no Painel de Arquivos, você pode utilizar a tecla de função F1 no teclado do seu computador. No Painel de Tipo de Documento, você pode clicar com o mouse para selecionar e marcar o documento correspondente.

Após marcar todos os documentos corretamente, você pode clicar no botão "Upload" para armazenar os documentos e prosseguir para o fluxo de Revisão e Assinatura.

Em seguida, será exibida a mensagem "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?". Nesse momento, clique em "Confirmar" para prosseguir com o processo.

Na sequência, você receberá a mensagem informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Nesse momento, você tem a opção de enviar novos arquivos. Se desejar enviar mais algum arquivo do aluno, clique no botão "Sim". Caso não tenha mais arquivos do aluno para enviar, clique em "Não".

Ótimo! Com a opção de digitalização em lote aprendida, agora podemos prosseguir para aprender como fazer a digitalização de forma individual. Vamos continuar explorando o próximo tópico desta documentação.

12.2. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO ALUNO

Para utilizar essa opção, siga os seguintes passos: Primeiro, identifique o aluno na Tela de Digitalização do Acervo. Em seguida, clique no botão "Procurar Arquivos" para selecionar o documento desejado.

Após isso, a Tela de Anexos será aberta, permitindo que você adicione o arquivo desejado. Para fazer isso, clique no texto "Clique ou Arraste e Solte os arquivos aqui". Essa ação abrirá a janela de seleção de arquivos, onde você poderá navegar e escolher o documento que deseja enviar.

No próximo passo, você será direcionado para a tela onde poderá navegar e localizar o local onde o arquivo digitalizado foi armazenado. Nessa tela, procure pelo documento desejado e clique no botão "Abrir" para selecioná-lo.

Após ter selecionado o arquivo desejado, você retornará à tela de Anexos, onde o documento selecionado será exibido. Agora, para anexar o documento, basta clicar no botão "Anexar".

Após concluir essas etapas, na Tela de Digitalização, selecione o arquivo que acabou de anexar e, em seguida, marque o tipo de documento correspondente, que neste caso é "CPF". Por fim, clique no botão "Upload" para enviar o documento. Com isso, seu documento será salvo e seguirá o fluxo de assinatura dos documentos.

Em seguida, uma mensagem será exibida com a pergunta "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?" Nesse momento, clique em "Confirmar" para prosseguir com o processo.

Após isso, uma mensagem será exibida informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Neste momento, você terá a opção de enviar novos arquivos, caso deseje adicionar mais documentos do aluno. Para isso, clique no botão "Sim". Se você não tiver mais arquivos do aluno para enviar, clique em "Não".

Excelente! No próximo tópico, iremos abordar como digitalizar os documentos para os professores. Vamos explorar o processo passo a passo para garantir uma digitalização eficiente e organizada.

12.3. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO PROFESSOR

A digitalização em lote dos documentos do professor agiliza e simplifica o processo, permitindo a digitalização de todos os documentos do professor e salvando-os de forma conveniente para o dia a dia.

Antes de iniciar a digitalização, é necessário ter cadastrado o "Centro de Documentos" no EDOC, juntamente com o respectivo repositório para os documentos dos professores. É importante criar e organizar os repositórios adequadamente para garantir que os documentos digitalizados sejam encaminhados para o destino correto.

Para realizar a digitalização dos documentos dos professores, acesse o Menu Módulos, clique em eDoc e selecione a opção "Digitalizar Acervo dos Professores".

Na tela de consulta, você pode preencher o código ou o nome do professor para localizar os documentos desejados.

Além disso, você também pode realizar a consulta clicando no botão "Consultar". Isso abrirá a Tela de Consulta de Professores. Em seguida, clique no botão "Buscar" para iniciar a busca por professores. Depois disso, você poderá selecionar o professor desejado na lista de resultados. Essa opção permite uma pesquisa mais específica e facilita a localização do professor correto para digitalização dos documentos.

Em seguida, clique no botão "Pasta Scan" e navegue até a pasta onde você possui os documentos digitalizados do professor. Selecione a pasta desejada e clique em "Abrir". Isso permitirá que o sistema acesse os arquivos digitalizados e os associe ao professor selecionado.

O próximo passo é clicar no botão "Atualizar" (F5) para que os arquivos digitalizados do professor sejam apresentados na tela. Essa ação irá atualizar a lista de arquivos disponíveis na pasta selecionada, permitindo que você visualize os documentos digitalizados do professor.

Ao selecionar o arquivo do documento do professor, é imprescindível assinalar o Tipo de Documento e, em seguida, realizar o processo de associação individualmente para cada um dos arquivos, vinculando-os ao respectivo Tipo de Documento no EDOC.

Atenção: Para navegar entre os arquivos, utilize a tecla (F1) do teclado do seu computador. Dessa forma, no Painel de Tipo de Documento, você poderá percorrer os documentos clicando com o mouse e marcando o tipo correspondente.

Então, você será apresentado com a mensagem "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?". Para prosseguir com o processo, clique em "Confirmar" e prossiga.

Em seguida, uma mensagem será exibida informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Se você desejar enviar mais arquivos do professor, clique no botão "Sim". Caso não tenha mais arquivos para enviar, clique em "Não".

Pronto! Dessa forma, você poderá realizar a digitalização em lote de todos os documentos do professor.

Agora, vamos prosseguir e aprender como fazer a digitalização de forma individual. Acesse o próximo tópico desta documentação para obter mais informações.

12.4. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO PROFESSOR

No EDOC, também é possível enviar individualmente o documento do professor. Essa opção é útil quando você não tem todos os documentos digitalizados e deseja enviar apenas um deles. No envio em lote, é necessário ter todos os documentos prontos para serem enviados.

Na Tela de Digitalização do Acervo, com o professor selecionado, clique no botão "Procurar Arquivos".

Essa ação permitirá que você selecione o arquivo específico do documento que deseja enviar. Continue seguindo as instruções na documentação para concluir o processo de envio individual do documento do professor.

Após isso, a Tela de Anexos será aberta, permitindo que você adicione o arquivo desejado. Para fazer isso, clique no texto "Clique ou Arraste e Solte os arquivos aqui".

No próximo passo, você será direcionado para a tela onde poderá localizar o local onde seu arquivo digitalizado foi armazenado. Em seguida, selecione o documento desejado e clique em "Abrir".

Depois de ter anexado o arquivo, você será redirecionado de volta à tela de Anexos, onde o documento será exibido. Agora, para efetuar o anexo do documento, clique no botão "Anexar".

Após concluir essas etapas, na Tela de Digitalização, você deve selecionar o arquivo e escolher o tipo de documento, que, no caso, é "CPF". Em seguida, clique no botão "Upload" para salvar o documento e prosseguir com o fluxo de assinatura dos documentos.

Nesse momento, uma mensagem será exibida com a pergunta "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?". Para prosseguir com o processo, clique em "Confirmar".

Em seguida, uma mensagem informará que os arquivos foram enviados com sucesso. Você terá a opção de enviar novos arquivos, caso haja algum arquivo adicional do professor. Para fazer isso, clique no botão "Sim". Se não houver mais arquivos do professor para enviar, clique em "Não".

Ótimo! No próximo tópico, vamos aprender como digitalizar os documentos para os cursos. Vamos seguir em frente!

12.5. DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM LOTE DO CURSO

A digitalização dos documentos do curso torna o processo mais rápido e fácil, permitindo a digitalização e o armazenamento em lote de todos os documentos do curso, trazendo praticidade no dia a dia.

Para realizar a digitalização, é necessário cadastrar o nosso "Centro de Documentos" no EDOC, juntamente com o respectivo repositório para os documentos dos cursos. A criação e organização adequada dos repositórios são importantes para garantir que os documentos digitalizados sejam direcionados corretamente.

Para digitalizar os documentos dos cursos, acesse o menu "Módulos" à clique em "eDoc" à selecione a opção "Digitalizar Acervo dos Cursos".

Para fazer consultas, você pode preencher o campo com o código ou o nome do curso.

Além disso, a consulta também pode ser realizada através do botão "Consultar". Ao clicar nesse botão, será aberta a Tela de Consulta de Cursos. Em seguida, clique no botão "Buscar" e selecione o curso desejado.

Em seguida, clique no botão "Pasta Scan" e localize a pasta de arquivos onde você possui os documentos digitalizados do curso. Em seguida, clique em "Abrir" para selecionar a pasta.

Após selecionar a pasta de arquivos digitalizados do curso, clique no botão Atualizar (F5) para que os arquivos sejam exibidos na tela.

Após selecionar o arquivo do curso, é importante marcar o tipo de documento correspondente. Para cada arquivo, realize o processo de associação e vincule-o ao tipo de documento adequado.

Importante: Para navegar entre os arquivos, você pode utilizar a tecla F1 do teclado do seu computador.No painel de tipos de documento, clique com o mouse para marcar o documento correspondente.

Por fim, depois de marcar todos os documentos, clique no botão "Upload" para realizar o armazenamento dos mesmos. Em seguida, siga o fluxo de Revisão e Assinatura do EDOC para dar continuidade ao processo.

Em seguida, será exibida a mensagem "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?". Nesse momento, clique em "Confirmar" para prosseguir com o processo.

Logo após, você receberá uma mensagem informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Se desejar enviar mais arquivos do curso, clique no botão "Sim". Caso não tenha mais arquivos para enviar, clique em "Não".

Ótimo! Com esse processo, você poderá digitalizar em lote todos os documentos dos cursos de forma eficiente.

Agora, vamos aprender como realizar a digitalização individual de documentos dos cursos acessando o próximo tópico desta documentação.

12.6.  DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTO INDIVIDUAL DO CURSO

No EDOC, também temos a opção de enviar individualmente um documento do curso. Essa opção é útil quando não temos todos os documentos do curso digitalizados e queremos enviar apenas um documento específico. No envio em lote, seria necessário ter todos os documentos disponíveis para enviar.

Para enviar individualmente um documento do curso, com o curso selecionado, clique no botão "Procurar Arquivos".

Na tela de anexos, clique sobre o texto "Clique ou Arraste e Solte os arquivos aqui".

Em seguida, será exibida a tela onde você pode consultar o local onde o arquivo digitalizado foi armazenado. Nessa tela, localize e selecione o documento desejado e clique em "Abrir".

Após selecionar o arquivo, você será redirecionado de volta à tela de anexos, onde o documento selecionado será exibido. Nessa tela, clique no botão "Anexar" para prosseguir com a operação.

Agora, na tela de digitalização, selecione o arquivo desejado e marque o tipo de documento, que neste caso é "Calendário Acadêmico". Em seguida, clique no botão "Upload". Dessa forma, o documento será salvo e seguirá o fluxo de assinatura dos documentos, conforme apresentado na imagem a seguir.

Em seguida, uma mensagem será exibida perguntando "Deseja realizar a operação de envio de arquivos?". Nesse momento, clique em "Confirmar" para dar continuidade ao processo.

Na sequência, você receberá uma mensagem informando que os arquivos foram enviados com sucesso. Se desejar enviar mais arquivos do curso, clique no botão "Sim". Caso não tenha mais arquivos para enviar, clique em "Não".

Ótimo! Com esta documentação, você aprendeu como realizar a digitalização do acervo de documentos para alunos, professores e cursos usando o EDOC. Essa é uma forma eficiente e prática de gerenciar e armazenar documentos digitalizados. Espero que tenha sido útil para você.

13.  REVISÃO DE DOCUMENTOS

A revisão dos documentos é uma etapa crucial após a digitalização, pois permite verificar se o documento escaneado corresponde ao tipo de documento associado. Além disso, a revisão é importante para garantir a qualidade da imagem digitalizada. Em muitos casos, uma pessoa pode ser responsável pela digitalização, enquanto outra realiza a revisão dos documentos. Portanto, é essencial ter um processo de validação antes de avançar para a próxima etapa.

Para realizar a revisão dos documentos, acesse o menu "Módulos" à clique em "eDoc" à selecione a opção "Revisão de Documentos". Certifique-se de que o workflow de assinatura contenha a etapa de revisão cadastrada. Dessa forma, o EDOC enviará os documentos para essa tela, onde o funcionário vinculado ao workflow de assinaturas poderá realizar a conferência dos documentos.

Para realizar a visualização do documento, você deve selecioná-lo e clicar no botão Visualizar.

Ao visualizar o documento na tela de visualização de documentos durante o processo de revisão, você poderá analisar se está de acordo com as expectativas, se a qualidade da digitalização está adequada e se corresponde ao tipo de documento associado.

Nessa mesma tela de visualização, você terá a opção de deferir ou indeferir o arquivo. Essa decisão dependerá da conformidade do documento com as exigências e critérios estabelecidos. Se o documento estiver correto e em conformidade, você pode deferi-lo. Caso contrário, se houver algum problema, inconsistência ou não atender aos requisitos, você pode indeferi-lo.

Essa funcionalidade permite um controle mais preciso e garantia de qualidade dos documentos digitalizados antes de prosseguir para as próximas etapas do processo.

13.1. INDEFERIR DOCUMENTO

No processo de revisão, se identificar que o documento escaneado não corresponde ao tipo de documento esperado ou se sua qualidade não está adequada, é necessário indeferi-lo. Isso significa que o documento será rejeitado e precisará ser substituído antes de prosseguir com o processo de assinatura.

Para indeferir um documento na tela de revisão, é necessário selecioná-lo e clicar no botão Indeferir. 

Após indeferir o documento, será exibida uma tela onde você deverá informar o motivo do indeferimento. Preencha o campo com o motivo adequado e, em seguida, clique no botão "OK". Essa informação do motivo do indeferimento é importante para registrar e documentar a razão pela qual o documento foi rejeitado.

Após preencher o motivo do indeferimento, será exibida uma mensagem de confirmação perguntando se você realmente deseja indeferir o documento. Nesse momento, revise todas as informações e, se estiver certo de sua decisão, clique em "Confirmar" para proceder com o indeferimento do documento.

Após a confirmação do indeferimento do documento, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída.

Exatamente, após o indeferimento do documento, a aluna não será mais apresentada na tela de revisão de documentos. Isso significa que o processo de revisão para essa aluna específica foi concluído e você pode prosseguir com as etapas subsequentes do fluxo de assinatura ou outras atividades relacionadas ao gerenciamento de documentos.

Nos próximos capítulos, apresentaremos o procedimento a ser seguido quando o documento é indeferido.

13.2. DEFERIR DOCUMENTO 

Neste processo faremos o deferimento do arquivo, em que caso esteja tudo de acordo, estaremos encaminhando nosso documento para o próximo passo de assinatura.

Portanto para realizarmos o Deferimento do documento é necessário selecioná-lo e clicar no Botão Deferir.

Após, será apresentada a mensagem se deseja realmente deferir o documento selecionado.

Após realizada a Confirmação, observe que será apresentada a mensagem que a Avaliação dos documentos foi concluída.

Agora que o arquivo foi deferido, vamos para o próximo passo que é a assinatura digital do documento.

14.  ASSINATURA DE DOCUMENTOS

A assinatura dos documentos é o nosso procedimento final, no qual a assinatura digital vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado, garantindo assim integridade e autenticidade.

Para visualizar o documento, basta selecioná-lo e clicar no botão "Visualizar". 

Ao visualizar o documento, é possível analisar se todas as informações estão corretas e se a digitalização do documento está com uma qualidade adequada para uma visualização clara e legível.

14.1. INDEFERIR DOCUMENTO

Neste passo, iremos detalhar o procedimento de indeferimento do documento através da Tela de Assinatura. Caso o documento digitalizado não corresponda ao tipo de documento esperado ou não apresente uma qualidade adequada, é necessário indeferi-lo para realizar o processo de substituição e retomar o fluxo de assinatura.

Para indeferir o documento, siga o procedimento de selecioná-lo e clicar no botão "Indeferir".

Após o indeferimento do documento, uma tela será exibida solicitando que você informe o motivo para o indeferimento. Preencha o campo correspondente com o motivo adequado e, em seguida, clique em "OK".

Após o preenchimento do motivo do indeferimento, uma mensagem será exibida para confirmar se você realmente deseja indeferir o documento. Nesta etapa, você terá a opção de confirmar ou cancelar o indeferimento.

Após a confirmação do indeferimento, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída.

Dessa forma, o aluno não será mais exibido na Tela de Assinatura de Documentos, uma vez que o documento foi indeferido e o processo de assinatura não será prosseguido para esse aluno específico.

14.2.  ASSINAR DOCUMENTO

No procedimento de assinatura do documento, são realizadas duas etapas: a assinatura visual (carimbo) e a assinatura digital (com certificado).

A assinatura digital é a fase final do processo, em que o Certificado Digital é vinculado ao documento, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica, do acervo que é a assinatura com o ICP Brasil.

A assinatura visual (carimbo) será realizada nesta tela, apenas se seu Workflow de assinaturas tenha essa etapa de carimbo cadastrada.

Para iniciar o procedimento de assinatura do documento, selecione o documento desejado e clique no botão "Assinar".

Após selecionar o documento e clicar no botão "Assinar", será exibida uma mensagem solicitando a confirmação da ação, com a pergunta: "Deseja assinar os arquivos selecionados?".

Ao confirmar a assinatura dos documentos, você receberá uma mensagem informando que a assinatura foi concluída com sucesso. Isso indica que o processo de assinatura dos documentos foi finalizado com êxito.

Aqui está um exemplo de Assinatura do documento realizada digitalmente com certificado.

Exemplo de Assinatura com o Carimbo Visual.

15.  DOCUMENTOS INDEFERIDOS

Neste artigo, você encontrará todos os documentos que foram indeferidos durante os processos de revisão ou assinatura. Aqui, você pode analisar o documento, substituí-lo e deferi-lo novamente, permitindo que ele retorne ao fluxo de assinatura.

Para acessar essa funcionalidade, vá para o menu Módulos à clique em eDoc à escolha a opção Documentos Indeferidos.

Para visualizar um documento, basta selecioná-lo e clicar no botão "Visualizar".

Dessa forma, você pode realizar uma análise para verificar se o documento está de acordo com as exigências e se a digitalização apresenta uma boa visualização.

Caso o documento não esteja de acordo, é possível realizar a substituição do mesmo. Para fazer isso, selecione o documento desejado e clique no botão "Substituir Documento".

Após clicar no botão "Substituir Documento", será exibida uma tela para selecionar o documento correspondente, no caso, o Comprovante de Endereço. Selecione o arquivo desejado e clique no botão "Abrir" para prosseguir.

Após selecionar o documento correspondente, você receberá uma mensagem informando que a substituição do documento foi concluída com sucesso.

Após a substituição do documento, o mesmo não estará mais na lista de documentos indeferidos. Ele será reintegrado ao fluxo de revisão e assinatura dos documentos, onde passará pelo processo de análise e aprovação novamente.

Caso identifique que o documento foi indeferido indevidamente e tenha verificado que está correto, é possível deferi-lo. Para isso, selecione o documento desejado e clique no botão "Deferir". 

Após clicar no botão "Deferir", você receberá uma mensagem que perguntará se você deseja deferir o documento. Caso confirme, o documento será deferido e retornará ao início do processo de validação, ou seja, será reinserido no fluxo de assinatura dos documentos para passar por nova revisão e prosseguir com o processo de validação.

Após deferir o documento e confirmar a ação, você receberá uma mensagem informando que a avaliação dos documentos foi concluída. Essa mensagem indica que o processo de análise e validação do documento foi finalizado com sucesso.

Dessa forma, é possível observar que o aluno não será mais listado na tela de documentos indeferidos. Após o deferimento do documento e a conclusão do processo de validação, o aluno terá sua situação regularizada e não constará mais na lista de documentos indeferidos.

16.  DOCUMENTAÇÃO ALUNOS

A tela de consulta é utilizada para visualizar os dados relacionados à entrega de documentos dos alunos. Essa tela oferece a flexibilidade de combinar diferentes filtros para otimizar os dados apresentados na consulta. Além disso, uma das vantagens é a capacidade de exportar os dados para o Excel, permitindo a criação de relatórios personalizados.

Para acessar a tela de consulta,  vá para o menu Módulo à clique em eDoc à escolha a opção Documentação Alunos.

Na tela de consulta, você pode utilizar os seguintes filtros disponíveis:

• Busca: Permite pesquisar pelo nome do aluno.
• Tipo de Documento: Refere-se ao tipo de documento do aluno, podendo ser Normal ou Especial.
• Aluno: Permite consultar pelo nome do aluno.
• Unidade Física: Filtra pelas unidades físicas da instituição.
• Anexo: Permite consultar por documentos sem anexo ou que o arquivo é inexistente.
• Tipo Doc: Permite consultar por todos os tipos de documentos, ou apenas pelos tipos Normais ou Especiais.
• Período Letivo: Filtra pelo período letivo desejado.
• Curso: Permite filtrar pelo curso, inclusive se houver várias grades do mesmo curso, serão apresentados os alunos de todas as grades correspondentes.
• Turma: Permite buscar pela turma desejada.
• Opção Matrículas Ativas: Apresenta apenas os alunos com matrícula ativa.

Com o uso desses filtros, é possível limitar a consulta e obter os dados desejados de forma mais fácil e prática.

No Botão Entregar Documentos, ocorre o redimensionamento para a Tela Assistente de Entrega de Documentos do Aluno, permitindo assim a realização da entrega de documentos dos alunos.

Portanto, será apresentada a Tela de Assistente de Entrega de Documentos do Aluno, onde é possível realizar a entrega de documentos, caso o aluno possua alguma pendência.

Pronto! Agora, exploraremos a visualização dos documentos dos alunos por meio da nossa Secretaria Digital (EDOC) no Portal do Aluno no próximo capítulo.

17. DOCUMENTOS DO EDOC COM ACESSO VIA PORTAL DO ALUNO

No Portal do Aluno, é possível disponibilizar aos alunos a visualização dos documentos digitalizados pela Secretaria Digital (EDOC). Isso permite que o aluno visualize os documentos que foram assinados e também aqueles que ainda estão pendentes de assinatura.

Para habilitar esse recurso, acesse o menu Preferências à clique em Configurações à selecione a opção Portal do Aluno à clique na Aba Config. de Menu e marque a opção Secretaria Digital (eDoc), conforme destacado na imagem a seguir.

Após a configuração ser concluída, os documentos estarão disponíveis no Portal do Aluno. 

Para acessá-los, vá ao Menu Lateral, selecione a opção Secretaria à em seguida, escolha a opção Documentos eDoc. Lá, você poderá visualizar todos os documentos relacionados aos alunos.

Dessa forma, todos os documentos do aluno serão apresentados, e eles estarão classificados em duas situações: "Assinado" e "Pendente". 

Os documentos com a situação "Assinado" indicam que já possuem assinatura digital e estão prontos. Já os documentos com a situação "Pendente" ainda precisam passar pelo fluxo de assinatura no EDOC. Assim, o aluno terá uma visão clara sobre quais documentos já estão finalizados e quais ainda estão em processo de assinatura.

Para visualizar o documento, basta clicar no botão de download, e o documento será aberto em formato PDF. Se o documento já estiver assinado, você encontrará a assinatura no final da página, conforme exemplificado abaixo.

18. CONCLUSÃO

Chegamos ao final da documentação do recurso da Secretaria Digital (EDOC), que teve como objetivo auxiliar os usuários do sistema que trabalham na instituição, fornecendo instruções detalhadas sobre todo o processo do EDOC.

Apresentamos desde as configurações e cadastros básicos até o procedimento completo de digitalização e assinatura de documentos, proporcionando um processo ágil, seguro e eficiente.

Esperamos que você tenha apreciado o material e agradecemos por nos acompanhar até o final deste capítulo.  Até a próxima! ❤

Esta documentação técnica foi elaborada pela nossa equipe de teste JACAD e minuciosamente revisada e ajustada pela analista de qualidade, Andreia Klehm, garantindo sua excelência.