Entenda como gerenciar os Requerimentos de sua instituição.

• 1. INTRODUÇÃO

• 2. PERMISSÕES
• 3.  ACESSO AO MÓDULO DE REQUERIMENTO
• 4. STATUS REQUERIMENTO
• 5. CATEGORIA
• 6.  CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO
  • 6.1. GERAIS
    • 6.1.1. Opções
    • 6.1.2. Configuração de Notificações do Requerimento Sem Movimentação
    • 6.1.3. Instruções bancárias
  • 6.2.  SUCESSO DA SOLICITAÇÃO
• 7. CADASTRO DE REQUERIMENTO
  • 7.1. CONFIGURAÇÕES GERAIS
  • 7.2.  FLUXO DE ENCAMINHAMENTOS
  • 7.3. DATAS DE SOLICITAÇÃO
  • 7.4.  MOTIVOS
• 8. VISUALIZAÇÃO DOS REQUERIMENTOS PELOS SETORES DA INSTITUIÇÃO
• 9.  CONTROLE DE REQUERIMENTOS
  • 9.1. CRIANDO NOVA SOLICITAÇÃO DE REQUERIMENTO VIA JACAD
  • 9.2. ANEXOS / ENCAMINHAMENTOS / MENSAGENS E DETALHES
    • 9.2.1. Anexos
    • 9.2.2. Encaminhamentos 
    • 9.2.3. Mensagens/Observações
    • 9.2.4. Detalhes da Solicitação 
  • 9.3.  RELATÓRIOS NA TELA DE CONTROLE DE REQUERIMENTO
• 10. CONFIGURAÇÃO PORTAL DO ALUNO
• 11. SOLICITAÇÃO DE REQUERIMENTO VIA PORTAL DO ALUNO
• 12. CONTROLE DE RELATÓRIOS
  • 12.1. RQ01 – ATA DE ALUNOS - REQUERIMENTO
  • 12.2. RQ02 – LISTAGEM DE ALUNO
  • 12.3. RQ03 – SOLICITAÇÕES DE REQUERIMENTO – GERAL
• 13. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

Os Requerimentos proporcionam uma série de vantagens para os usuários do sistema, agilizando e facilitando o controle dessas solicitações tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos, por meio de uma comunicação mais formal e simplificada entre ambas as partes. O Módulo de Requerimento foi desenvolvido para permitir que os alunos realizem solicitações à instituição de forma digital, sem precisarem sair de casa. Alguns exemplos de solicitações incluem: • 2ª Via de prova; • Declarações; • Certificados; • Documentos.

Essas solicitações podem ser feitas tanto pela secretaria da instituição quanto pelos alunos em seu Portal no sistema JACAD.

Este documento tem como objetivo apresentar as funcionalidades disponíveis no Módulo de Requerimento, incluindo o controle por setores, a opção de aplicar cobrança por meio de boleto, a solicitação de requerimentos por disciplina e o fluxo completo do processo, desde o cadastro do requerimento pelo aluno até a resposta emitida pelo sistema.

Convido você a explorar esta documentação detalhada para descobrir todas as vantagens e recursos que o Módulo de Requerimento oferece. Vamos lá?

2. PERMISSÕES

Para disponibilizar o Módulo Requerimento aos usuários do sistema JACAD, é essencial conceder as permissões de acesso. Para isso, acesse o Menu Preferências à Segurança à Permissões. Isso abrirá a Tela de Controle de Permissões de Acesso. Em seguida, no campo "Grupo de Usuário", selecione o grupo ao qual deseja conceder as permissões de acesso.

No painel Grupos de Permissão selecionar o Módulo de Requerimento

Para utilizar as funcionalidades do módulo, é fundamental que as permissões sejam devidamente marcadas, ativando assim suas respectivas funcionalidades. É imprescindível executar o procedimento de liberação para todos os grupos de usuários que necessitem acessar o módulo. Dessa forma, garantimos que cada grupo autorizado tenha acesso às funcionalidades específicas do módulo, assegurando uma experiência completa e adequada para todos os usuários envolvidos.

3.  ACESSO AO MÓDULO DE REQUERIMENTO

A seguir, mostraremos como acessar as funcionalidades do Módulo de Requerimento. Para acessá-lo, siga o caminho: menu Módulos à Requerimento, conforme ilustrado na imagem abaixo.

O Status do Requerimento é onde são cadastradas as diferentes situações pelas quais um requerimento pode passar na instituição. Por exemplo: "Aguardando", "Aguardando Pagamento", "Cancelado" e "Concluído". Para cadastrar um novo Status, acesse o sistema JACAD pelo Menu Módulos à Requerimento e clique em "Status Requerimento".

As informações a serem preenchidas são as seguintes:

• Descrição: Indica a situação em que o requerimento se encontra, por exemplo: "Aguardando", "Aguardando pagamento", "Concluído", etc.
• Cor: A cor selecionada será exibida quando o requerimento estiver nesse Status, tanto na tela de Controle de Requerimentos para os usuários JACAD quanto na tela de Requerimentos solicitados no Portal do Aluno. É recomendado utilizar uma cor para facilitar a visualização, a cor branca ou sem cor dificulta a visualização no Portal do Aluno.
• Status: Indica se o cadastro do Status está Ativo ou Inativo.
• E-mail de Encaminhamento Aluno: Template do e-mail que será enviado para o aluno. É possível utilizar Tags de E-mail da Classe "Solicitação de Requerimento" para personalização.
• E-mail Encaminhamento Setor Responsável: Template do e-mail que será enviado ao setor responsável do requerimento quando for movimentado para este status. Tags de E-mail da Classe "Requerimento Notificação Setor Responsável" podem ser usadas para personalização.
• Permite Encaminhar: Deve ser marcado para todos os status que tramitam o requerimento na instituição. Caso contrário, indica que é um tipo de status que conclui o fluxo. É recomendado desmarcar essa opção somente para os status que indicam o final de algum fluxo, como "Concluído" ou "Cancelado".
• Permite Download do Documento: Permite que o documento associado ao requerimento possa ser baixado pelo Portal do Aluno e pelo sistema. É recomendado marcar essa opção somente para os status que indicam o final do fluxo, como "Concluído" ou "Deferido".
• Cancelar Financeiro: Quando um requerimento for encaminhado e o status escolhido tiver essa opção marcada, as parcelas do financeiro associadas a esses requerimentos serão canceladas. Por exemplo, isso pode ser utilizado em status como "Cancelado" e "Indeferido".

As configurações acima garantem um controle preciso dos requerimentos e sua tramitação na instituição, proporcionando uma gestão mais eficiente do processo na totalidade.

5. CATEGORIA

As Categorias delimitam funções e comportamentos no Requerimento, estabelecendo a Quantidade Máxima de Solicitações que um aluno pode fazer. Para cadastrar uma nova Categoria, siga os passos no Menu Módulos à Requerimento à Categorias.

As informações a serem preenchidas são as seguintes:

• Descrição: Nome da Categoria.
• Máximo de Solicitações: Indica a quantidade máxima de vezes que um aluno pode solicitar um requerimento com essa categoria.
• Não Permitir solicitar requerimento para a mesma disciplina: Ao marcar essa opção, o aluno só poderá solicitar um requerimento para cada disciplina uma única vez.

Ao cadastrar um novo Requerimento, é possível selecionar uma Categoria, que terá uma ação específica sobre o Requerimento escolhido.

Por exemplo, se optarmos pela Categoria "Documentos", o aluno poderá realizar, no máximo, 5 solicitações desse tipo de Requerimento em seu Portal. Essa quantidade máxima foi previamente cadastrada no Cadastro da Categoria.

Dessa forma, as Categorias permitem delimitar e personalizar o número de solicitações possíveis para cada tipo de Requerimento, proporcionando um controle mais preciso e adaptado às necessidades e políticas da instituição de ensino. Isso facilita o gerenciamento das solicitações e garante uma experiência mais organizada para os alunos.

6.  CONFIGURAÇÕES DO MÓDULO

As configurações gerais são fundamentais para o funcionamento do Módulo Requerimento, pois por meio delas delimitamos opções e funcionalidades essenciais que terão impacto direto no comportamento e na utilização do módulo. Essas configurações incluem, por exemplo, instruções bancárias, prazos de vencimento e critérios de cancelamento de requerimentos.

6.1. GERAIS

Para realizar as Configurações de Requerimento, acesse o Menu Módulos à Requerimento à Configurações.

As informações a serem preenchidas são as seguintes:

• Setor Inicial: Indique o setor para o qual o requerimento será encaminhado caso não possua um fluxo configurado no Cadastro de Requerimento.
• Status Inicial: Escolha o status para o qual o requerimento será encaminhado caso não possua um fluxo configurado no Cadastro de Requerimento.
• Report Comprovante: O comprovante do requerimento gerará o modelo padrão do sistema JACAD.

• Centro de Custo: Este campo representa o Centro de Custo no qual o documento será gerado e é configurado pelo setor financeiro.
• Método de Recebimento: Neste campo, é selecionado o método de recebimento para a geração do boleto.

• Vencimento do Boleto: Esta é a data dinâmica de vencimento do boleto, configurada para ocorrer X dias após a solicitação do requerimento.
• Cancelar Boletos Automaticamente: É a quantidade de dias após o vencimento do boleto em que o sistema realizará o cancelamento automático do mesmo.
• Status Cancelamento Requerimento: Este campo define o status do requerimento após ser afetado pelo cancelamento automático do boleto.

• Classe Impressora: Essa classe é responsável pela impressão do Recibo/Comprovante do Requerimento.
• Documentação Pendente: Caso o aluno tenha pendências em sua documentação com a instituição, como CPF, RG, comprovante de residência, entre outros, você pode escolher se o aluno terá a possibilidade de solicitar um Requerimento ou se será bloqueado.

  Essa configuração permite "forçar" o aluno a atualizar seus documentos antes de solicitar um Requerimento, e oferece as seguintes opções:

  • Não fazer nenhum bloqueio;

  • Bloquear solicitações pelo sistema;

  • Bloquear solicitações pelo Portal do Aluno;

  • Bloquear solicitações pelo sistema e pelo Portal do Aluno.

• Dias de Carência para Alunos Inadimplentes: Essa opção estabelece um período de carência durante o qual os alunos inadimplentes ainda poderão realizar requerimentos. Por exemplo, se um aluno possui uma transação vencida há 3 dias e o período de carência configurado é de 4 dias, ele ainda poderá fazer uma solicitação de requerimento pelo Portal do Aluno, mesmo se o tipo de requerimento estiver com a opção de bloquear solicitação para inadimplentes marcada.

Lembrando que na Tela de Cadastro de Requerimento é necessário estar marcada a opção de “Bloquear solicitação para inadimplentes”.

6.1.1. Opções

Na Tela de Configurações, no painel de Opções, é possível definir algumas regras importantes para a solicitação de requerimentos. A seguir, apresento a descrição dessas regras:

• Imprimir Requerimento no Momento do Cadastro: Com essa opção marcada, o Comprovante do Requerimento é gerado ao finalizar o cadastro da solicitação pelo sistema JACAD.
• Gerar Boleto ao Gerar o Requerimento: Ao finalizar a solicitação de requerimento que possui um valor a pagar, o boleto correspondente é gerado. É importante ter um método de recebimento cadastrado, pois caso não haja, a parcela será gerada sem o boleto.
• Ocultar o Campo Unidade Física: Se essa opção for marcada, o campo de Unidade Física será ocultado no Portal do Aluno.
• Permitir Impressão do Boleto no Portal do Aluno: Com essa opção marcada, o aluno pode imprimir o boleto através do Portal do Aluno.
• Imprimir Recibo Requerimento: Essa opção permite a geração do recibo de requerimento.
• Obrigatório Informar a Observação no Encaminhamento da Solicitação: Ao encaminhar uma solicitação de requerimento para outro setor, é obrigatório informar uma observação.
• Obrigatório informar a Unidade Física na Solicitação: Marque essa opção para tornar obrigatório informar a unidade física ao fazer a solicitação de requerimento, seja no Portal do Aluno ou no Sistema JACAD.
• Validar Observação na Solicitação pelo Portal do Aluno: Se essa opção estiver marcada, o aluno deverá fornecer uma observação ao realizar a solicitação de requerimento. Se estiver desmarcada, a observação será opcional.
• Calcular Dias Usando Somente Dias úteis: Com essa opção selecionada, o cálculo do prazo na solicitação de requerimento levará em conta apenas os dias úteis. Caso contrário, serão considerados dias corridos.

É importante lembrar que, na Tela de Cadastro de Requerimento, o campo "Prazo Máximo em dias para Resolução do Requerimento" é levado em consideração.

6.1.2. Configuração de Notificações do Requerimento Sem Movimentação

Essa opção é utilizada para enviar notificações automáticas sobre solicitações de requerimento que estão sem movimentação, verificando sempre pela data de última alteração.

Ao habilitar a configuração "Envio automático de notificações por e-mail", você pode escolher se a notificação será enviada apenas para o Responsável do Setor ou para Todos os Funcionários do setor.

Para Todos os Funcionários do Setor: Os Funcionários do Setor para o qual o requerimento foi encaminhado receberão essa notificação se atenderem aos seguintes critérios:

• Estar com o status ATIVO.

• Possuir um grupo de usuário na Organização correspondente ao requerimento.

• O endereço de e-mail utilizado para a notificação é o E-mail do perfil do funcionário.

• A notificação será enviada somente se o status para o qual o requerimento foi encaminhado possuir um template de e-mail cadastrado.

Apenas o Responsável pelo Setor: Somente o funcionário responsável pelo setor receberá a notificação.

Para cadastrar o funcionário responsável pelo setor, acesse o Menu Cadastro à Setor.

Notificar por e-mail os requerimentos não movimentados: O campo "Notificar por E-mail os Requerimentos não movimentados após X horas" permite definir o intervalo de tempo para o cálculo de envio de notificações de requerimentos que não tiveram movimentação, com base em sua última data de alteração.

Por exemplo: se a data de alteração da solicitação do requerimento for 01/01/2023 às 15:00H e for definido um período de 48 horas na configuração, a notificação desse requerimento só será enviada em 03/01/2023 às 15:01H.

E-mail de Notificação: É possível criar um modelo de template de e-mail contendo a mensagem desejada para ser utilizado nas notificações.

Ao clicar no ícone do "lápis", a Tela de Cadastro de Template de E-mail será aberta. Nessa tela, você terá a opção de consultar o Template de E-mail existente ou realizar o cadastro de um novo template, de acordo com suas necessidades.

Para este Template de E-mail, você pode utilizar Tags de E-mail da Classe "Requerimento Notificação Setor Responsável".

Observação: Somente serão enviadas notificações para as solicitações que estão em aberto. Uma solicitação é considerada em aberto quando o status em que ela se encontra possui a opção "Permitir Encaminhar" habilitada na Tela de Cadastro de Status.

6.1.3. Instruções bancárias

Nessa seção, são informadas as Instruções bancárias que irão aparecer no Boleto a ser pago pelo Aluno. Para criar uma instrução bancária, basta clicar no botão "Adicionar", preencher a instrução necessária e, em seguida, clicar em "Salvar".

6.2.  SUCESSO DA SOLICITAÇÃO

Na Aba de Sucesso da Solicitação, é possível configurar uma mensagem personalizada que será apresentada quando o aluno abrir uma solicitação pelo Portal do Aluno. Essa mensagem pode ser criada utilizando Tags HTML.

Tags Aceitas: São aceitas Tags HTML para a criação da mensagem.

Compilar Mensagem: Essa opção permite ao usuário visualizar como a mensagem será apresentada após ser compilada, o que facilita a verificação da formatação e do conteúdo antes de ser exibida para o aluno.

Assim, quando o aluno conclui sua solicitação de requerimento, a mensagem de sucesso cadastrada será exibida.

Observação: Caso não haja uma mensagem de sucesso cadastrada, será exibida a mensagem padrão do sistema JACAD.

7. CADASTRO DE REQUERIMENTO

Neste capítulo, apresentaremos o passo a passo para cadastrar um Requerimento. Como o próprio nome sugere, você poderá criar novos requerimentos que estarão disponíveis para o aluno em seu Portal, permitindo que eles façam suas solicitações de forma prática e conveniente.

No Cadastro de Requerimento, você poderá incluir diversos tipos de solicitações, como Declaração de Matrícula, Histórico, Prova de 2ª Chamada e outros. É possível cadastrar todos os tipos de requerimentos que são realizados em sua instituição, e você terá a opção de escolher se esses requerimentos serão apresentados ou não nos Portais para os alunos.

7.1. CONFIGURAÇÕES GERAIS

Para cadastrar um novo requerimento, é necessário acessar o Menu Módulos à Requerimento à Requerimento.

Ao acessar a tela de Cadastro de Requerimento, você terá a opção de consultar um requerimento existente e editá-lo ou criar um novo requerimento. Para criar um novo requerimento, basta clicar no botão "Inserir".

Em seguida, serão apresentados os itens que compõem a Tela de Cadastro de Requerimento.

• Status: Ativo ou Inativo. Requerimentos Inativos não são mostrados nas listas de itens disponíveis para serem requeridos nas telas do SWA.JACAD e do Portal do Aluno. Somente Requerimentos com Status Ativo estarão disponíveis para o aluno selecionar em seu Portal.
• Descrição: Insira o nome do Requerimento, que será apresentado no Portal do Aluno. Por exemplo: Histórico Escolar, Declaração de Matrícula, Trancamento de Matrícula, Prova de 2ª Chamada, e assim por diante.
• Categoria: A categoria do requerimento determinará quantas vezes o aluno pode realizar a solicitação do requerimento naquele período.
• Serviço: Cadastro do produto/serviço utilizado para os requerimentos. Essa informação é usada para gerar o item da transação, vinculando-o a um plano de contas contábil. O Serviço é cadastrado previamente pelo Menu financeiro à Produtos/Serviços.
• Valor: O valor refere-se ao que será cobrado pelo requerimento. Se preenchido com zero, o requerimento não terá custo. Se preenchido com algum valor acima de 0,00, automaticamente será gerada uma conta a receber com o valor correspondente no financeiro do requerente. (O vencimento da parcela gerada é configurado nas configurações de requerimento).
• Documento: Se o Requerimento for de uma Solicitação de Documento, por exemplo, Declarações e Certificados, poderá ser selecionado o documento que será impresso para o aluno. O documento é gerado pelo Módulo de Repositório de Documentos (Menu Módulos à  Repositório de Documentos).
• Prazo Máximo em dias para Resolução do Requerimento: O prazo máximo é a quantidade de dias para finalizar os trâmites e entregar ao requerente.
• Quantidade de Solicitações Gratuitas por Período Letivo: É a quantidade de requerimentos que o aluno pode solicitar gratuitamente.
• Quantidade de Impressões do Documento no Portal do Aluno: É definida a quantidade de vezes em que o documento pode ser impresso.

• Permite Solicitações no Portal: Se essa opção estiver marcada, o aluno pode realizar a solicitação do requerimento pelo Portal do Aluno. Caso a opção esteja desmarcada, o aluno não verá o requerimento na lista de opções disponíveis para solicitação em seu Portal.
• Não Visualizar nos Portais e Aplicativo: Ao marcar essa opção, o aluno não terá acesso ao requerimento na lista de opções para solicitação tanto em seu Portal quanto no Aplicativo.
• Bloquear Solicitações para Inadimplentes: Ao marcar essa opção, caso o aluno esteja inadimplente, ele não poderá solicitar o Requerimento. O sistema também levará em consideração os dias de Carência configurados na Tela de Configuração.
• Não Vincular com a Matrícula: Se essa opção estiver marcada, a solicitação de requerimento não estará vinculada à matrícula do aluno.
• Não Permitir Abrir um Novo Requerimento caso já exista uma Solicitação: Ao marcar essa opção, o aluno não poderá realizar uma nova solicitação de requerimento se já existir uma solicitação em andamento para o mesmo tipo de requerimento. Por exemplo, se o aluno abrir um requerimento de "Cancelamento de Matrícula" e essa configuração estiver marcada, ele não poderá solicitar um novo requerimento de "Cancelamento de Matrícula" até que a solicitação em andamento seja encerrada.
• Orientações para Abertura do Requerimento: Com essa opção, é possível cadastrar orientações que o aluno visualizará no Portal ao realizar a solicitação do requerimento.

Solicitação de Mudança de Curso: Ao marcar essa opção, o aluno terá a possibilidade de solicitar uma mudança de curso dentro da instituição. Essa solicitação pode ser realizada tanto pelo JACAD quanto pelo Portal do Aluno, onde o aluno informará o curso para o qual deseja efetuar a mudança.

Na Tela de Cadastro de Requerimento, a opção de Solicitação de Mudança de Curso estará marcada, conforme demonstrado abaixo:

Ao realizar a solicitação no Portal do Aluno, ele tem a possibilidade de especificar o curso desejado.

Após o aluno salvar sua solicitação, ele pode visualizar os Detalhes da Solicitação, onde serão apresentados o Curso Atual e o Curso para a Mudança.

No sistema JACAD, também é possível realizar a Solicitação de Mudança de Curso. Ao salvar a solicitação, é aberta a Tela de Mudança de Curso Por Requerimento, onde o aluno informa o curso desejado.

Dessa forma, a solicitação de mudança de curso será apresentada na Tela de Controle de Requerimento.

Solicitação de Diploma: O aluno pode realizar a solicitação do diploma pelo Portal do Aluno.

Na Tela de Cadastro de Requerimento de Registro de Diploma, a opção de Solicitação de Diploma estará marcada, conforme demonstrado abaixo:

Ao acessar o Menu Cadastro  à Acadêmico  à Livro de Registro, você terá a opção de informar o Número do Processo Inicial do Livro de Registro. Caso um Processo Inicial seja informado, ele será auto incrementado para cada aluno adicionado ao livro de registro, seguindo o formato XXXXX/Ano atual.

Após realizar o pedido de Requerimento de Solicitação de Diploma para o aluno, você pode clicar no Botão Requerimento à Detalhes da Solicitação.

Dessa forma, as informações do diploma serão apresentadas na Tela de Detalhes da Solicitação, caso o aluno já tenha preenchido esses dados.

Botão Gerar Processo Diploma: Para adicionar o aluno ao Livro de Registro, é necessário clicar no Botão Gerar Processo Diploma, visto que o aluno ainda não está incluído na listagem do Livro de Registro.

No próximo passo, será apresentada a Tela de Consulta de Livro de Registro, onde você poderá selecionar o Livro desejado e, em seguida, realizar a associação com o requerimento do aluno.

Dessa forma, os campos "Registro" e "Nr.Processo" serão gerados automaticamente, enquanto os demais campos serão preenchidos manualmente através da tela do Livro de Registro.

Botão Livro de Registros: Ao clicar neste botão, a tela do livro de registros associado ao requerimento será aberta, caso o aluno já esteja registrado. Caso contrário, será necessário iniciar o processo do diploma.

Sendo assim, ao clicar no botão "Tela de Livro de Registro", será possível preencher os dados restantes da aluna.

Opção de Informar Disciplina(s) Matriculada(s): Com esta opção marcada, o aluno pode selecionar as disciplinas em que está matriculado. Portanto, é necessário marcar a opção 'Informar Disciplina(s) Matriculada(s)' no cadastro de requerimento.

Dessa forma, o aluno pode escolher uma disciplina da matrícula selecionada para realizar a solicitação do requerimento.

A solicitação também pode ser feita através do sistema JACAD, onde o aluno pode selecionar a disciplina correspondente à sua matrícula.

Solicitação de Avaliação: Essa opção determina se o requerimento selecionado é uma solicitação de avaliação.

Permitir Solicitar até xx dias após a Data da Avaliação: O valor inserido neste campo controla o prazo máximo, em dias, para que seja possível realizar uma solicitação desse tipo de requerimento após a realização da avaliação.

As datas utilizadas para realizar essa validação podem ser encontradas na Tela de Cadastro de Período Letivo à Aba Sistemas de Avaliação à Botão Configurar Datas Disciplinas à Tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina.

Caso não haja datas cadastradas na Tela de Configuração das Datas de Avaliação por Disciplina, a data de avaliação registrada na Tela de Cadastro de Período Letivo à na Aba Sistemas de Avaliação à através do Botão 'Configurar Datas', será utilizada.

Ao acessar o Menu Lateral "Requerimentos" e clicar no botão "Nova Solicitação", escolha nesse caso o tipo de requerimento "Prova de 2ª Chamada" para a Solicitação de Avaliação.

Nesta tela, serão listadas todas as disciplinas em que o aluno está matriculado e que são elegíveis para a solicitação de requerimento, considerando o período permitido com base no número de dias cadastrado no tipo de requerimento. Selecione ao menos uma das disciplinas que se encaixam nesse critério para prosseguir.

Para realizar solicitações de requerimentos pelo sistema acadêmico fora do período controlado pelos dias do tipo de requerimento "Solicitação de Avaliação", o usuário deve possuir a permissão específica "Requerimento - Permitir Solicitação de Avaliação Fora da Data".

No Portal do aluno, ao realizar a solicitação da Prova de 2ª Chamada, as avaliações das disciplinas selecionadas serão exibidas.

7.2.  FLUXO DE ENCAMINHAMENTOS

Neste passo, configuramos o encaminhamento inicial do requerimento do aluno, que pode ser enviado a partir do Portal ou cadastrado pelo JACAD. Definimos o setor responsável e o status atribuído a ele no primeiro estágio do processo. Em seguida, o requerimento seguirá pelos demais setores previamente cadastrados.

Você tem a flexibilidade de cadastrar vários setores e determinar a ordem em que o requerimento passará por eles, estabelecendo o fluxo desejado.

Para fazer isso, na Tela de Cadastro de Requerimento, na Aba de Fluxo de Encaminhamento, é necessário clicar no botão "Adicionar".

Setor: Informe o setor que será responsável por dar encaminhamento ao requerimento.

Status: Especifique o status que o requerimento pode ter ao tramitar na instituição.

Ordem: Defina a ordem em que os setores serão acionados durante o fluxo.

Exemplo: O Requerimento de Histórico Escolar é solicitado pelo aluno em seu Portal, e após a solicitação, o status do requerimento será definido como "Aguardando Pagamento".

Após o aluno efetuar o pagamento do requerimento, ele será encaminhado para a Secretaria e receberá o status "Aguardando Secretaria".

Após a secretária anexar o documento, o requerimento será encaminhado para o status "Finalizado", permitindo que o aluno possa realizar o download do documento em seu Portal.

7.3. DATAS DE SOLICITAÇÃO

Para facilitar o controle de datas para as solicitações e garantir que o requerimento selecionado possa ser solicitado somente dentro de um período específico, é necessário marcar a opção "Habilitar Controle de Datas para Solicitações" na aba "Datas de Solicitação" da Tela de Cadastro do Requerimento.

Após marcar a opção "Habilitar Controle de Datas para Solicitações", é necessário cadastrar pelo menos um intervalo de datas para as quais as solicitações serão permitidas.

Neste exemplo, com a opção "Habilitar Controle de Datas para Solicitações" ativada, o requerimento só poderá ser solicitado entre as datas de 12/07/2023 a 31/07/2023. Caso o período para a solicitação já tenha passado, esse requerimento não será mais exibido para solicitação no Portal do Aluno e no sistema JACAD.

Porém, caso o usuário precise realizar requerimentos que são controlados por datas fora dos períodos cadastrados, ele deverá possuir a seguinte permissão para executar esse processo.

Com essa permissão habilitada, o usuário poderá, através do sistema acadêmico, solicitar um requerimento controlado por datas mesmo quando a data atual não estiver dentro do período de datas cadastrado.

7.4.  MOTIVOS

Para possibilitar o cadastro de motivos para a solicitação de requerimento, siga os passos abaixo:

1. Realize a consulta do requerimento desejado e acesse a Aba Motivos.
2. Em seguida, clique no botão "Editar".
3. Marque a opção "Habilitar Opções para Motivos de Abertura do Requerimento".

Em seguida, clique no botão "Adicionar" para selecionar os motivos desejados que serão vinculados à solicitação do requerimento.

Caso os motivos ainda não estejam cadastrados, você pode acessar rapidamente a tela de cadastro clicando no ícone de "Lápis" ou acessá-la pelo menu Cadastro à Acadêmicos à Motivos de Ocorrência.

• Motivo: Ao marcar essa opção, permite que o aluno escolha um motivo específico ao abrir uma solicitação de requerimento, como, por exemplo, "Motivo de Cancelamento de Matrícula". 
  Observação: É importante lembrar que os motivos devem ser previamente cadastrados e associados na Tela de Cadastro de Requerimento.
• Informar uma Justificativa para esse Motivo: Se essa opção estiver habilitada, será obrigatório para o aluno fornecer uma justificativa para o motivo selecionado.

Dessa forma, você poderá cadastrar os motivos para a solicitação de requerimento.

Ao acessar o Menu Lateral "Secretaria" no Portal do Aluno e, em seguida, selecionar a opção "Requerimento", você poderá escolher um requerimento específico. Nessa seção, serão exibidos os Motivos disponíveis para seleção, bem como a Justificativa (caso habilitada para o motivo escolhido).

No JACAD, ao acessar o Menu Lateral "Requerimento" e clicar no botão "Nova Solicitação", é igualmente possível selecionar o requerimento desejado e fornecer um motivo, juntamente com a justificativa (caso habilitada para o motivo escolhido).

8. VISUALIZAÇÃO DOS REQUERIMENTOS PELOS SETORES DA INSTITUIÇÃO

No sistema JACAD, os requerimentos podem ser visualizados de duas maneiras: o funcionário pode acessar apenas os requerimentos do seu setor ou visualizar os requerimentos de todos os setores da instituição. Para que o funcionário veja somente os requerimentos do seu setor, é necessário seguir os passos a seguir acesse o Menu Cadastro à Funcionário, ao realizar a consulta do funcionário desejado, você deve clicar no Botão Editar e informar o campo Setor, correspondente ao funcionário.

Dessa forma, ao visualizar os requerimentos, somente aqueles vinculados ao setor do funcionário em questão serão apresentados.

Para garantir que o funcionário tenha acesso a todas as solicitações de requerimento, é essencial seguir os passos abaixo: acesse o Menu Preferências à vá para Segurança à habilite a permissão 'Requerimento - Visualização - Todos os setores'.

Ao seguir esses procedimentos, será viabilizada a visualização dos requerimentos de todos os setores.

9.  CONTROLE DE REQUERIMENTOS

A Tela de Controle de Requerimentos é o ponto central para acessar todos os requerimentos recebidos dos alunos ou criados pela Secretaria. Neste espaço, você terá total controle e interação com os requerimentos, permitindo deferir solicitações, enviar arquivos e atender às necessidades dos alunos. Dentro dessa tela, você terá acesso a todas as funcionalidades disponíveis para o atendimento eficiente dos requerimentos. Para acessar a Tela de Controle de Requerimentos, basta seguir estes passos: vá ao Menu Módulos à Requerimento à Controle de Requerimentos.

A Tela de Controle de Requerimentos também pode ser acessada rapidamente na página inicial do JACAD, localizada na lateral esquerda da tela, na seção de Requerimentos. Essa opção é especialmente útil para agilizar as operações relacionadas aos requerimentos.

Agora que você já aprendeu como acessar o Controle de Requerimentos, é hora de explorar algumas das suas funcionalidades essenciais.

Essa tela oferece diversos filtros que possibilitam uma pesquisa mais específica. Você pode combinar diferentes campos para realizar consultas, como filtrar por período em que o requerimento foi solicitado, informar o nome do aluno, selecionar um tipo específico, entre outras opções. Além disso, temos campos adicionais acessíveis por meio do botão "Filtros", ampliando ainda mais as opções disponíveis para você.

A parte inferior da tela de Controle de Requerimentos apresentará uma série de botões que exibem as funções disponíveis e como elas podem auxiliá-lo na administração das solicitações."

Nova Solicitação: Ao clicar neste botão, você poderá solicitar um novo requerimento para o aluno. A seguir, explicarei o passo a passo para realizar essa ação.

Requerimento: Este botão permite que você realize várias ações diretamente no requerimento, como adicionar anexos, encaminhamentos, mensagem/observação e visualizar detalhes da solicitação. Mais detalhes sobre cada opção serão fornecidos na sequência.

Imprimir: Caso deseje ter uma cópia física do requerimento para controle interno, esse botão permite imprimir o documento.

Emitir Recibo: Essa opção realiza a impressão do recibo ou comprovante do requerimento, tornando o processo mais organizado.

Financeiro Individual: Ao clicar neste botão, você pode acessar rapidamente a Tela de Financeiro Individual do aluno, simplificando a navegação.

Dados do Aluno: Este botão direciona você à tela de Cadastro do Aluno de forma ágil e rápida, permitindo a visualização e edição dos dados.

Remover: Caso seja necessário, ao clicar nesta opção, você poderá remover do sistema o requerimento selecionado.

Relatórios: Com este botão, é possível emitir relatórios para controle interno dos requerimentos. Mais detalhes sobre os tipos de relatórios disponíveis serão fornecidos a seguir.

9.1. CRIANDO NOVA SOLICITAÇÃO DE REQUERIMENTO VIA JACAD

A secretária é responsável por realizar a solicitação de requerimentos no sistema quando um aluno faz a solicitação presencialmente. Dessa forma, você pode solicitar um requerimento em nome do aluno para mantê-lo registrado e também permitir que o aluno visualize o requerimento em seu portal.

O requerimento é uma ferramenta que permite ao aluno solicitar documentações e serviços à instituição, tais como:

• 2ª Via de prova;
• Declarações;
• Certificados;
• Documentos.

Para fazer uma nova solicitação de requerimento, basta acessar o Menu Lateral 'Requerimento' e clicar no botão 'Nova Solicitação' na parte inferior da tela.

Na tela de Nova Solicitação de Requerimento, você fará o cadastro do requerimento para o aluno. Abaixo estão os campos detalhados que devem ser preenchidos para criar um novo requerimento:

• RA: Informe o Registro Acadêmico (RA) do aluno que está solicitando o requerimento.
• CPF: Informe o CPF do aluno que está solicitando o requerimento.
• Perfil: Selecione o perfil do aluno que está solicitando o requerimento.
• Matrícula: Escolha a matrícula do aluno que será vinculada ao requerimento.
• Unidade Física: Informe a unidade física (polo) à qual o aluno pertence.
• Observações: É possível adicionar uma observação relacionada à solicitação de requerimento.
• Tipo de Requerimento: Selecione o tipo de requerimento que o aluno deseja solicitar, ao lado será exibido o valor correspondente.
• Anexar arquivos: Se marcada, essa opção permitirá adicionar anexos ao salvar a solicitação de requerimento, abrindo uma tela para o cadastro dos arquivos.

Logo após criar uma nova solicitação, ela estará disponível na tela de Controle de Requerimentos.

E no Portal do Aluno.

Também, será gerada uma parcela no Financeiro do Aluno com o valor do Requerimento, como pode ser visto na imagem a seguir.

9.2. ANEXOS / ENCAMINHAMENTOS / MENSAGENS E DETALHES

Ao receber o requerimento, será necessário tramitá-lo na instituição até que a solução do aluno seja atendida ou que o processo seja finalizado. Para realizar esse trâmite, você utilizará as opções disponíveis no botão 'Requerimento'. É através dessas opções que todo o processo do requerimento será conduzido, desde o momento de sua chegada até a sua conclusão.

Para utilizar essas opções, selecione um requerimento e clique no botão 'Requerimento' localizado na parte inferior da tela.

9.2.1. Anexos

Ao selecionar a opção 'Anexo', uma tela será aberta, permitindo que você envie arquivos que os alunos poderão, ou não, realizar o download em seu portal.

Caso a opção esteja marcada, o anexo será apresentado para o aluno em seu Portal.

9.2.2. Encaminhamentos 

Nessa opção, abrirá a tela abaixo que permitirá o encaminhamento do requerimento para outro setor com o status escolhido. Você também poderá inserir uma observação e uma data de Previsão de Retorno, se necessário. Caso você já possua um Fluxo de Encaminhamento definido na Tela de Cadastro de Requerimento, os dados de setor e status serão automaticamente apresentados na tela.

O encaminhamento realizado será registrado na Tela de Controle de Requerimentos e também estará disponível no Portal do Aluno.

9.2.3. Mensagens/Observações

Caso deseje enviar uma mensagem ou observação para o aluno, você pode escolher essa opção, que abrirá uma tela permitindo inserir a mensagem desejada, bem como anexar arquivos, facilitando a comunicação entre a instituição e o aluno.

Após receber a solicitação do aluno, é possível adicionar uma mensagem para que ele possa interagir com a instituição. Para fazer isso, basta acessar a tela de Controle de Requerimentos à selecionar a solicitação do aluno à clicar no botão 'Requerimento' e escolher a opção 'Mensagem/Observação'.

Na Tela de Cadastro de Mensagem, foi adicionada uma opção para permitir a interação do aluno com o requerimento.

As seguintes opções estão disponíveis:

Não Permitir Resposta do Aluno: Destinado apenas para o aluno visualizar a mensagem, sem a opção de resposta.

Permitir Resposta do Aluno com Mensagem e Anexo: Será disponibilizada para o aluno a opção de responder com uma mensagem e também a possibilidade de anexar arquivos, juntamente com uma descrição do anexo.

Permitir Resposta do Aluno somente com Mensagem: Será oferecida ao aluno a opção de responder somente com uma mensagem, não sendo apresentada a opção de inserir anexos. O campo da mensagem é obrigatório.

Ao inserir uma mensagem utilizando qualquer uma das opções para interação do aluno, o status e o tipo serão apresentados como 'Interação Aluno'. Por outro lado, as mensagens/observações destinadas apenas para visualização continuarão com o status/tipo 'Mensagem'.

Ao clicar duas vezes em um registro de Mensagem ou Interação Aluno, um pop-up será aberto, exibindo detalhes como a própria mensagem, o usuário que a inseriu e a data correspondente.

A imagem abaixo ilustra a exibição do status e também do pop-up após clicar duas vezes na mensagem nº 3.

Quando o aluno fizer o acesso em seu portal, um pop-up será exibido, informando que ele possui uma solicitação da secretaria aguardando interação com o requerimento. O pop-up conterá um botão que permitirá ao aluno acessar a solicitação de requerimento.

Esse pop-up será mostrado somente após o aluno realizar o login no Portal do Aluno. Após fechar o pop-up, ele não será mais apresentado nas próximas vezes que o aluno acessar o portal.

Na tela inicial do Portal do Aluno, também será exibido um aviso informando que ele possui uma solicitação da secretaria aguardando conclusão do requerimento. Um botão estará disponível para redirecioná-lo diretamente para a solicitação, seguindo a mesma funcionalidade do pop-up.

Esse aviso ficará visível enquanto o aluno tiver uma mensagem pendente de resposta, garantindo que ele tenha conhecimento das interações necessárias para os requerimentos em aberto.

Caso o aluno acesse o Portal e clique no Menu lateral "Secretaria" à "Requerimento", também será exibido um campo na Tela de Solicitação para a visualização das mensagens. Esse campo mostrará a última mensagem enviada na solicitação, permitindo que o aluno acompanhe as interações realizadas com a secretaria.

Ao clicar no botão para acessar o requerimento, seja através da mensagem de aviso ou do pop-up, o aluno será redirecionado para a tela de detalhes da solicitação do requerimento, onde poderá visualizar a interação pendente que precisa responder.

No campo 'Histórico de Mensagens' do Portal do Aluno, todas as mensagens e solicitações da instituição serão apresentadas, proporcionando ao aluno uma visão completa das interações passadas. Além disso, o aluno terá a opção de interagir caso seja necessário, facilitando a comunicação bidirecional entre o aluno e a instituição.

Abaixo está uma imagem mostrando o botão 'Responder Solicitação', e os campos exibidos dependerão da configuração selecionada durante o cadastro da mensagem no sistema JACAD.

Neste exemplo, a opção para o aluno responder com uma mensagem e enviar anexos foi marcada.

Após o aluno enviar sua resposta, um campo exibirá a mensagem que foi escrita pelo aluno, e logo abaixo, será apresentado o anexo enviado por ele.

Ao acessar o JACAD e entrar na Tela de Controle de Requerimentos à Botão Requerimento e, em seguida, verificar a tela 'Detalhes da Solicitação de Requerimento', é possível visualizar todas as interações relacionadas àquela solicitação no campo 'Observações'. Além disso, ao dar dois cliques sobre o encaminhamento, um pop-up é apresentado, exibindo também as interações da solicitação.

Na aba ‘Anexos’ é possível visualizar o arquivo que o aluno anexou através do Portal.

9.2.4. Detalhes da Solicitação 

Caso deseje uma visualização mais detalhada da solicitação, você pode escolher essa opção, que apresentará uma tela contendo todos os encaminhamentos que aquele requerimento recebeu, bem como os seus anexos. Isso permitirá uma análise completa do histórico do requerimento.

Na Aba de Anexos, a instituição pode anexar arquivos à solicitação, podendo decidir se os mesmos serão ou não visualizados pelo aluno.

DICA: Caso deseje remover um requerimento, será necessário remover primeiro todos os anexos e encaminhamentos associados a ele.

9.3.  RELATÓRIOS NA TELA DE CONTROLE DE REQUERIMENTO

Na Tela de Controle de Requerimentos, você tem acesso a relatórios que possibilitam o monitoramento e acompanhamento das solicitações de requerimento. Para acessá-los, basta clicar no botão "Relatórios".

Relatório Padrão: Esse relatório apresentará informações mais simples, incluindo o número do protocolo, o nome do aluno, o nome do requerimento solicitado, a data de solicitação e se foi gerada uma parcela financeira.

Relatório Padrão com Observações: Esse relatório apresentará informações mais simples, tais como o número do protocolo, o nome do aluno, o nome do requerimento solicitado, a data de solicitação, se foi gerado um registro financeiro e também exibirá observações pertinentes.

10. CONFIGURAÇÃO PORTAL DO ALUNO

Para que o aluno possa realizar a solicitação de requerimento em seu Portal, é necessário fazer algumas configurações prévias. Isso permitirá ao aluno solicitar e acompanhar suas solicitações de forma eficiente. Para disponibilizar o requerimento no Portal do Aluno, siga os seguintes passos: acesse o Menu Preferências à Configurações à Portal do Aluno. Ao acessar a tela, clique na aba Config. de Menu e marque a opção “Solicitação de Requerimento”, como pode ser visto em destaque na imagem apresentada a seguir.

Ainda na Tela de Configurações do Portal do Aluno, é necessário escolher os status de matrícula que permitirão ao aluno solicitar o requerimento.

Para isso, acesse a aba "Config. Diversas" no painel de Permissões de Solicitação de Requerimentos/Protocolo.

A seguir, serão explicadas as configurações disponíveis em detalhes.

Matriculas em Aguardando, Matriculas Ativas, Matriculas Aprovadas e Matriculas Reprovadas: Será permitida a solicitação de requerimentos somente para matrículas com os seguintes status: "Aguardando", "Ativas", "Aprovadas" e "Reprovadas". Neste exemplo, apenas as matrículas com os status "Ativas", "Aprovadas" e "Reprovadas" possuem permissão para que o aluno possa solicitar requerimentos.

Permitir Solicitações de Períodos Letivos não Apresentados nos Portais: Se a opção "Permitir Solicitações de Períodos Letivos não Apresentados nos Portais" não estiver marcada, e o período letivo da matrícula estiver configurado com a opção "Não apresentar nos Portais" selecionada, o aluno não conseguirá solicitar um requerimento pelo portal do aluno.

Essa configuração pode ser acessada na Tela de Cadastro de Período Letivo à na Aba Configurações à através da Opção "Não Apresentar nos Portais".

Apresentar Apenas Requerimento em Aberto: Ao marcar essa opção, somente os requerimentos em andamento serão apresentados no Portal do Aluno.

Não Validar Status do Curso de Ingresso e Não Validar Status da Matrícula: Ao não validar o status do curso de ingresso e da matrícula, o menu "Secretaria / Requerimentos" será disponibilizado no portal do aluno. Ao acessar o formulário de solicitação, todas as matrículas de cursos de ingresso não cancelados serão listadas.

11. SOLICITAÇÃO DE REQUERIMENTO VIA PORTAL DO ALUNO

O aluno poderá solicitar o Requerimento em seu Portal. Após isso, o pedido será enviado para o JACAD e apresentado na tela de Controle de Requerimento, onde serão realizados todos os trâmites necessários.

Para acessar o Portal, o aluno deverá entrar na área da Secretaria pelo Menu Lateral e selecionar a opção Requerimentos.

Ao acessar a tela, o aluno tem a possibilidade de visualizar os Requerimentos já enviados e, além disso, pode realizar a solicitação de um novo Requerimento.

Ao clicar no botão "Solicitar Requerimento", uma nova tela será aberta para o aluno, onde ele deverá selecionar sua matrícula, escolher o tipo de Requerimento desejado, inserir uma observação e, se necessário, anexar um documento.

Após salvar a solicitação, esta será enviada ao sistema e ficará visível para o aluno, contendo informações sobre a Situação atual e o Setor responsável pelo tratamento do Requerimento.

Após o aluno realizar a solicitação do Requerimento, este será apresentado com uma situação e um setor atribuído. Conforme o Requerimento for tramitado dentro do sistema, esses status e setor serão atualizados até que o processo seja finalizado.

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12. CONTROLE DE RELATÓRIOS

Os Relatórios são ferramentas essenciais para obter um maior controle da Instituição de Ensino Superior (IES), pois demonstram dados relevantes relacionados aos requerimentos. Com o auxílio desses relatórios, você poderá monitorar e acompanhar o andamento das solicitações de forma completa e detalhada. A seguir, apresentaremos alguns Relatórios que podem ser emitidos pelo sistema, contribuindo para um eficiente controle dos Requerimentos. Para acessá-los, basta clicar no Menu "Relatório" à "Controle de Relatórios" à selecionar a categoria "Requerimento".

12.1. RQ01 – ATA DE ALUNOS - REQUERIMENTO

No relatório de Ata de Aluno - Requerimento (RQ01), dispomos de alguns filtros que possibilitam a emissão personalizada. Os filtros disponíveis são:

1. Requerimento;
2. Período Letivo;
3. Curso Base;
4. Turma;
5. Disciplina.

Nesse relatório, será apresentada uma ata dos alunos que solicitaram um determinado tipo de Requerimento. Como exemplo, iremos gerar o relatório para o Requerimento de "Prova 2ª Chamada".

12.2. RQ02 – LISTAGEM DE ALUNO

No relatório de Listagem de Alunos (RQ02), temos à disposição diversos filtros para personalizar a emissão, incluindo:

1. Requerimento;
2. Período Letivo;
3. Curso Base;
4. Turma;
5. Disciplina;
6. Checkbox Somente Pagos.

Neste relatório, será apresentada uma listagem de alunos que solicitaram um determinado Requerimento, organizados por curso, turma e período letivo.

12.3. RQ03 – SOLICITAÇÕES DE REQUERIMENTO – GERAL

No relatório de Solicitações de Requerimento Geral (RQ03), dispomos de diversos filtros que permitem personalizar a emissão, tais como:

1. Organização;
2. Tipo de Requerimento;
3. Período Letivo;
4. Curso Base;
5. Turma;
6. Unidade Física;
7. Perfil/Aluno;
8. Solicitações de ... até....;
9. Situação Financeira;
10. Checkbox Somente Requerimentos Solicitados pela Web;
11. Checkbox Somente solicitações com anexo.
    
    

Este relatório apresentará uma lista completa de todos os alunos que solicitaram o Requerimento dentro de um determinado intervalo de tempo.

13. CONCLUSÃO

Chegamos ao final da documentação do Módulo de Requerimento. Espero que você tenha apreciado e enriquecido seus conhecimentos sobre esse poderoso módulo, que desempenha um papel fundamental no contato e atendimento das solicitações dos alunos.

Durante a leitura, pôde-se perceber como é simples e eficiente todo o processo de atendimento, desde as configurações iniciais até o cadastro do requerimento e o acompanhamento das solicitações dos alunos no sistema.

Esperamos que tenha gostado do material e agradecemos imensamente por nos acompanhar até este capítulo.  Até a próxima! ❤

Esta documentação técnica foi elaborada pela nossa equipe de teste JACAD e minuciosamente revisada e ajustada pela analista de qualidade, Andreia Klehm, garantindo sua excelência.