Olá, cliente JACAD! Tudo bem? Este guia reúne todas as instruções necessárias para o cadastro de convênio. Boa leitura! 

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 3. CADASTRO DE CONVÊNIO
• 4. CADASTRO DE CONVÊNIO DA ORGANIZAÇÃO
• 5. CONTROLE DE CONVÊNIOS GERAL
• 6. RENOVAÇÃO DE CONVÊNIO EM LOTE
• 7. CONCLUSÃO
  
  

1. INTRODUÇÃO

O cadastro de convênios no sistema tem como objetivo facilitar a gestão de parcerias e benefícios oferecidos aos alunos pelas instituições de ensino. Por meio dessa funcionalidade, é possível registrar e administrar diferentes modalidades de convênios, como programas governamentais (ex.: FIES e Prouni), ou bolsas concedidas para funcionários de empresas parceiras, ou outros tipos de acordos que garantam condições especiais de estudo.

Além do cadastro, a instituição conta com recursos que permitem realizar o controle e a renovação dos convênios de forma centralizada e prática, garantindo mais eficiência no acompanhamento e atualização dessas informações. 

Sendo assim, te convido para conferir a documentação dos convênios, vamos lá?

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso a tela de cadastro de convênio aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1: Acesse o Menu Preferências, navegue até Usuários e Permissões e clique no submenu Permissões.

Figura 1

PASSO 2:  Na tela Controle de Permissões de Acesso, selecione um grupo de usuário. Na sequência na tabela Grupo de Permissões, selecione o item Financeiro - Contas a Receber. A partir daí, será possível definir, de forma personalizada, quais funcionalidades estarão disponíveis para esse grupo de usuário.

Segue abaixo as permissões relacionadas ao cadastro de convênio:

• Convênio - Cadastro
• Convênio - Consulta 
• Convênio da Organização- Cadastrar
• Convênios - Controle de Convênios Geral
• Convênios - Renovação de Convênios em Lote

Figura 2

3. CADASTRO DE CONVÊNIO

Acesse o menu Financeiro, navegue até Convênios e Benefícios e clique em Cadastro de Convênio.

Figura 3

Será exibida a tela de Cadastro de Convênio, onde serão apresentados os campos disponíveis para preenchimento.

Figura 4

Campos da Tela: 

Descrição: Nome do convênio. Utilizado para consultas. Este nome pode ser impresso em boleto bancário em algumas situações;

Modalidade: Selecione se o convênio corresponde a uma bolsa ou a um financiamento.

Figura 5

Tipo de Financiamento: Este campo é obrigatório apenas quando a Modalidade escolhida for Financiamento. Este campo é utilizado somente para captar dados no Módulo Censo, o vínculo estabelecido através dele não afeta questões financeiras. As opções deste campo estão de acordo com as regras do Inep;

Figura 6

Programa de Financiamento: Informe o programa de financiamento, caso seja um financiamento;
Empresa: Empresa parceira na concessão do desconto do convênio;
Plano de Conta: É informado neste campo o plano de conta a qual o convênio pertence;
Valor: O Valor à ser descontado da parcela. Caso seja utilizado o tipo de cálculo percentual o valor será porcentagem.
Tipo: Se o cálculo que ele deve fazer é em valor (R$) ou porcentagem (%) sobre o valor da parcela.
Status: Informe o status do convênio (Ativo ou Inativo). Somente cadastros ativos podem ser utilizados.

Figura 7

1. Perde convênio após o vencimento/data limite: Com esta opção marcada o convênio concedido ao aluno é perdido após o vencimento da parcela, ele funciona com um desconto, ao gerar um boleto para parcela que contenha este convênio, o boleto é gerado no valor normal da parcela (sem convênio) e o valor do convênio é informado como instrução bancária para ser descontado até a data do vencimento. Já com esta opção desmarcada, o convênio é normal e descontado do valor da parcela mesmo após a mesma estar vencida. 
   Por exemplo convênios como Prouni utilizam esta opção desmarcada, pois não são perdidos mesmo após o vencimento da parcela. Já convênios firmados entre a instituição e o aluno podem utilizar esta opção marcada caso a instituição conceda o convênio somente para as parcelas que o aluno paga em dia. 
2. Apresenta descrição na instrução Bancária: Ao marcar esta opção junto com Perde Convênio após o Vencimento/Data Limite, a instrução bancária será exibida contendo o nome do convênio. Caso a opção Perde Convênio após o Vencimento/Data Limite esteja marcada, mas a exibição da instrução bancária não tenha sido habilitada, a instrução será apresentada sem o nome do convênio;
3. Aplicar Somente sob Reembolso de Convênio: Aplica o convênio somente em parcelas de reembolso de convênio;
4. Não se aplica a Parcelas de Reembolso: Ao marcar essa opção não será aplicado o convênio nas parcelas de reembolso de convênio;
5. Considerar sábados como dia útil(Somente p/opção 'Dia Útil'): Considera sábados como dia útil (Somente para o tipo vencimento Dia Útil);
6. Não se aplica ao Censo: Ao marcar essa opção o convênio não será apresentado na tela de exportação de alunos para o Censo.
7. Desconto irmão: Essa opção é utilizada para identificar os convênios referentes à irmãos.
8. Convênio CEBAS: Essa opção é utilizada para convênios que se enquadram no programa CEBAS.

Figura 8

• Data limite para ganhar o desconto: Neste painel é configurado o limite de data onde o sistema utilizará o desconto para a parcela:
      Para pagamento até a data de vencimento: O sistema concederá desconto somente nos pagamentos realizados à parcelas não vencidas.
      Para pagamento até o dia XX (dia limite): Está opção permite configurar uma data limite para o desconto ser efetuado nos recebimentos. O sistema concederá desconto somente até a data configurada. Está opção deve ser utilizada em conjunto com o campo Dia Limite.

Figura 9

• Tipo Vencimento - Esse tipo calcula o dia que será utilizado como base para o desconto.

            Dia Fixo - O desconto será no dia informado.

            Dia Útil  - O desconto será no dia útil informado. Ex 5º dia útil

            Vencimento Útil - O sistema verifica se o dia escolhido é útil, caso não seja o próximo dia útil será utilizado.

            Vencimento Útil Anterior- O sistema verifica se o dia escolhido é útil, caso não seja o dia anterior útil será utilizado; 

Figura 10

Instrução Bancária: (preenchimento opcional) Cadastramos aqui um texto de instrução bancária que será impresso nos boletos gerados de parcelas que utilizam este desconto. O recurso de instruções bancárias de um desconto realiza cálculos e informa datas de forma automática com a utilização de 'Tags' como:
<DATA> captura a data de vencimento da parcela para a instrução.
<VALOR> realiza o cálculo do desconto e imprime o resultado na instrução.
<VALOR_A_PAGAR> essa tag apresenta o valor final da parcela, descontando já convênios e descontos.

Figura 11

4. CADASTRO DE CONVÊNIO DA ORGANIZAÇÃO

O cadastro de convênio na organização permite vincular convênios de forma específica à uma organização, por exemplo Graduação Presencial, Pós-graduação.

Acesse o menu Financeiro, navegue até Convênios e Benefícios, e clique em Cadastro de Convênio da Org.

Figura 12

Realize a consulta pela organização desejada e, em seguida, clique no botão Adicionar. Dessa forma, será possível vincular o convênio à organização selecionada.

Figura 13

5. CONTROLE DE CONVÊNIOS GERAL

O controle de convênios permite à instituição gerenciar os convênios aplicados de forma centralizada, garantindo organização nos registros e acompanhamento dos pagamentos.

Acesse o menu Financeiro, navegue até Convênios e Benefícios, e clique em Controle de Convênios Geral.

Figura 14

Na tela de Controle de Convênios/Transações, a instituição conta com diversos filtros de consulta que facilitam o acompanhamento dos alunos vinculados a convênios. São exibidos tanto os alunos que possuem o vínculo registrado diretamente em seu cadastro de aluno, quanto aqueles que adquiriram o convênio por meio do plano de pagamento.

Figura 15

Na parte inferior da tela dispomos das seguintes opções:

Financeiro Individual: Acesso rápido para a tela de financeiro individual;

Matrículas: Acesso rápido a Tela de Cadastro de Matrícula;

Dados do Aluno: Acesso rápido a Tela de Cadastro do Aluno;

Emitir Relatório: É gerado o relatório com os convênios dos alunos.

Figura 16

6. RENOVAÇÃO DE CONVÊNIO EM LOTE

Essa funcionalidade permite renovar convênios de forma coletiva, aplicando as mesmas condições para um conjunto de alunos de maneira prática e ágil. Esse recurso otimiza o processo, evitando a necessidade de realizar a renovação individualmente para cada aluno, garantindo padronização e economia de tempo. 

Serão listados os alunos que possuem o convênio vinculado a Tela de Cadastro de Aluno na aba Financeiro.

Acesse o menu Financeiro, navegue até Convênios e Benefícios e clique em Renovação de Convênios em Lote.

Figura 17

Na tela de Renovação de Convênios, informe as Datas de Vigência do Convênio Anterior e a Vigência do Convênio Novo, em que, podem ser utilizados outros filtros disponibilizados, para dar prosseguimento clique no botão Carregar.

Figura 18

Selecione os alunos que deseja renovar os convênios, clique no botão Renovar Convênios, em que, será apresentada a mensagem de confirmação para renovação do convênio.

Figura 19

Dessa forma, o convênio será renovado para os alunos selecionados.

Figura 20

Na parte inferior da tela dispomos ainda das seguintes opções:

Dados Aluno: Acesso rápido para a Tela de Cadastro de Aluno;

Alterar Valor: Altera o valor do novo convênio;

Adicionar/Alterar o Período Letivo de Aplicação: (preenchimento opcional) - Com essa opção é vinculado o período letivo ao convênio do aluno;

Remover o Período Letivo de Aplicação: Remove o período letivo de aplicação.

Figura 21

O período letivo será vinculado ao convênio do aluno.

Figura 22

7. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre a tela de cadastro, controle e renovação de convênios. Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão da sua instituição.

Até breve! ❤