Olá, cliente JACAD, tudo bem? Este guia fornece todas as instruções necessárias para o cadastro de prontuário. Através desse recurso, é possível realizar o registro e acompanhamento de informações que deve ser lembrada sobre a pessoa ou uma advertência de aluno.

ÍNDICE

• 1. INTRODUÇÃO
• 2. PERMISSÕES
• 3. CATEGORIAS DE PRONTUÁRIOS
  • 3.1. Cadastro categoria de prontuário
• 4. CADASTRO DE PRONTUÁRIO
  • 4.1. Tela cadastro de aluno
• 5. OCORRÊNCIAS - CONSELHO DE CLASSE
• 6. PORTAL DO PROFESSOR
• 7. PORTAL DO ALUNO
• 8. RELATÓRIO DE PRONTUÁRIOS
  • 8.1. Emitir relatório simples
  • 8.2. Emitir relatório simples
• 9. CONCLUSÃO

1. INTRODUÇÃO

O prontuário é o espaço onde são armazenadas informações relevantes sobre um perfil ou aluno no sistema. Nele, é possível registrar observações importantes ou advertência relacionadas ao aluno. As informações cadastradas podem ser organizadas por categorias e no caso das advertências, são exibidas diretamente no recurso de Conselho de Classe do sistema.

2. PERMISSÕES

Para habilitar o acesso a Tela de Prontuários aos usuários do sistema SWA.JACAD, é necessário liberar a permissão de acesso.

Dessa forma, siga o passo a passo abaixo para mais informações sobre como realizar esse processo.

PASSO 1:  Acesse o Menu 'Preferências', navegue até 'Usuários e Permissões' e clique no submenu 'Permissões'.

Figura 1

PASSO 2: Na tela 'Controle de Permissões de Acesso', selecione um grupo de usuário.

Figura 2

PASSO 3: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões' e selecione o grupo de permissões clicando em 'Mód. – Prontuário'.

Figura 3

PASSO 4: Selecione as permissões:
Aluno - aba – prontuário;
Prontuário;
Prontuário – Cadastro;
Prontuário - Categorias – Cadastro;
Prontuário - Categorias – Consulta;
Prontuário - Mensagem – Cadastro;
Prontuário - Mensagem – Remover.

Figura 4

A permissão abaixo deve ser marcada caso o funcionário deva ter acesso a Tela de 'Configuração de Ocorrências' para o Portal do Aluno.

PASSO 5: Navegue até a tabela 'Grupo de permissões', selecione o grupo de permissões clicando em 'Opções - Configurações' e marque a flag 'Configurações de Ocorrências'.

Figura 5

OBSERVAÇÃO: O procedimento de liberação deve ser realizado para todos os grupos de usuários que deverão ter o acesso ao recurso de prontuários.

3. CATEGORIAS DE PRONTUÁRIOS

As categorias e sub-categorias são divisões de temas e assuntos que podem ser utilizadas no registro de um prontuário.

3.1. Cadastro categoria de prontuário

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Prontuário' e clique em 'Cadastro de Categorias’.

Figura 6

PASSO 2: Na tela de 'Cadastro de Categoria de Prontuário', estão disponíveis as seguintes opções:

Descrição: Informe o nome da categoria de prontuário;

Visível para todos os grupos de usuário: Se marcada, a categoria ficará disponível para todos os grupos de usuários do sistema JACAD;

Visível no Portal do Aluno: Se marcada, a categoria será exibida no portal do aluno.

Visível no Portal do Professor: Se marcada, a categoria será exibida no portal do professor.

Cor: Permite definir uma cor para a categoria.

Figura 7

PASSO 3: Se a categoria for destinada a grupos específicos, é necessário conceder acesso apenas a esses grupos.

Dessa forma, clique na Aba 'Grupo de Usuário' e selecione os grupos de usuários desejados e clique no botão Liberar/Bloquear.

Figura 8

PASSO 4: Para adicionar uma sub-categoria, podemos acessar a tela Cadastro de Categoria de Prontuário e na aba Sub-Categorias fazer a inserção da mesma.


As Sub-Categorias são utilizadas quando queremos fazer a divisão de uma Categoria.

Figura 9

4. CADASTRO DE PRONTUÁRIO

Neste passo, veremos como realizar o cadastro de um prontuário no sistema.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Prontuário' e clique em 'Controle de Prontuário'.

PASSO 2: Na tela de 'Pesquisa de Prontuário', clique no botão 'Cadastrar Prontuário'. 

Em seguida, preencha os seguintes campos:

• Perfil/Aluno: Selecione o perfil ou aluno desejado.
• Flag Advertência: Marque esta opção para indicar casos de advertência.
• Data do Ocorrido: Informe a data da ocorrência.
• Categoria: Escolha a categoria correspondente.
• Subcategoria: Selecione a subcategoria adequada.
• Matrícula: Informe a matrícula do aluno.
• Referência: Indique se o cadastro foi feito pela coordenação, funcionário ou selecione a disciplina da matrícula do aluno;
• Cadastrado Por: Insira o nome do responsável pelo cadastro.
• Mensagem: Registre a mensagem desejada.

Figura 10

PASSO 3: Na tela de 'Pesquisa de Prontuários', são exibidos os registros cadastrados para o aluno.

Figura 11

4.1. Tela cadastro de aluno

Para cadastrar um prontuário pela tela de Cadastro do Aluno, é possível acessar de duas formas:

ACESSO A: Clique no Menu Cadastro e vá em 'Aluno' (Figura 12).

ACESSO B: Clique no Menu de acesso rápido 'Aluno' (Figura 13).

Figura 12

Figura 13

Na Tela de 'Cadastro do Aluno', consulte o aluno desejado e clique na Aba 'Prontuário'.

Figura 14

Na sequência clique no Botão Cadastrar Prontuário.

OBSERVAÇÃO: Os campos para preenchimento são os mesmos apresentados na Tela de Pesquisa de Prontuário

Figura 15

Ao salvar o cadastro de prontuário será vinculado ao registro do aluno.

Figura 16

5. OCORRÊNCIAS - CONSELHO DE CLASSE

Prontuários marcados com Advertência aparecem para visualização no Conselho de classe.

PASSO 1: Acessar a Tela de 'Cadastro do Período Letivo', consultar pelo período letivo desejado, selecione a turma e clique no 'Botão Opções' e vá ate a opção 'Conselho de Classe' e clique nela.

Figura 17

Na Tela de 'Conselho de Classe' os registros que são marcados como advertência são apresentados na seção Ocorrências.

Figura 18

6. PORTAL DO PROFESSOR

Neste passo, veremos a configuração e o processo de cadastro para o prontuário no portal do professor.

PASSO 1: Acesse o Menu 'Preferências' navegue até 'Configurações' e clique em 'Portais' e em 'Portal do Professor'.

PASSO 2: Na Tela de 'Configurações do Portal do Professor' clicar na Aba 'Configs. Diversas' e marcar a flag 'Habilitar Registro de Ocorrências'.

Figura 19

PASSO 3: Acesse o Menu 'Preferências' navegue até 'Configurações' e clique em 'Portais' e em 'Portal do Professor'.

PASSO 4: Na Tela de 'Configurações do Portal do Professor' clique na Aba 'Configs. Gerais' e marque a flag 'Histórico de Ocorrências'.

Figura 20

PASSO 5: Para realizar o cadastro no Portal do professor acesse o Menu 'Registro Acadêmico' e clique em 'Diário de Frequência'.

PASSO 6: Selecione a disciplina desejada e clique em uma das opções 'Diário padrão' ou 'Diário por dia'.

Figura 21

PASSO 7: Na Tela de Diário de Frequência, selecione o aluno desejado e clique no 'Botão Advertência'.

Figura 22

PASSO 8: Na próxima etapa será apresenta a Tela para o professor registrar a ocorrência, e realizar o preenchimento dos seguintes campos:

Flag Advertência: Marque esta opção para indicar casos de advertência.

Data do Ocorrido: Informe a data da ocorrência.

Categoria: Escolha a categoria correspondente.

Subcategoria: Selecione a subcategoria adequada.

Mensagem: Registre a mensagem desejada.

Após realizar o registro clique no Botão Salvar.

Figura 23

PASSO 9: Para realizar a consulta das ocorrências cadastradas pelo professor em seu Portal, é necessário acessar o Menu 'Utilidades' e clicar em 'Histórico de Ocorrências'.

Figura 24

PASSO 10: Na tela de 'Histórico de Ocorrências', há filtros disponíveis para consulta, permitindo que o professor visualize todo o histórico de lançamentos.

Figura 25

7. PORTAL DO ALUNO

Neste passo, veremos as configurações e a visualização dos prontuários no portal do aluno.

PASSO 1: Para visualização dos prontuários no Portal do Aluno é necessário que seja habilitada a configuração pelo Menu 'Preferências' navegue até 'Configurações' clique em 'Portais' e em 'Portal do Aluno'.

PASSO 2: Na Tela de 'Configurações do Portal do Aluno' clicar na Aba 'Config. Menu' e habilite a flag 'Ocorrências'.

Figura 26

PASSO 3: Na opção 'Ocorrências', clique no ícone de 'engrenagem' para acessar a 'Tela de Configuração de Ocorrência.

Ao habilitar a flag, defina a quantidade de anos a serem exibidos. Caso preenchido com 0 (zero) serão apresentadas as ocorrências do ano atual, com 1 (um) inclui também as ocorrências do ano anterior e assim consecutivamente.

Figura 27

PASSO 4: No Portal do Aluno acessar o Menu 'Secretaria' e clicar em 'Ocorrências'.

Figura 28

PASSO 5: Dessa forma, no Portal do aluno será apresentada as ocorrências cadastradas.

Figura 29

8. RELATÓRIO DE PRONTUÁRIOS

Na Tela de Prontuários, também é possível emitir relatórios com os prontuários cadastrados.

PASSO 1: Para emissão do documento, acesse o Menu 'Acadêmico' navegue até 'Prontuário' e clique em 'Controle de Prontuário'.

Figura 30

PASSO 2: Na Tela de Pesquisa de Prontuários clique no Botão Relatórios.

Figura 31

8.1. Emitir relatório simples

Nesse relatório são apresentados os prontuários cadastros, conforme filtros utilizados para a consulta, e são apresentados os seguintes dados:

• Nome;
• RA;
• Data;
• Disciplina;
• Responsável Cadastro;
• Observação;
• Se é uma Advertência;
• Categoria;
• Subcategoria.

Figura 32

8.2. Emitir relatório simples

Neste relatório são apresentados os prontuários cadastrados separados por turma, sendo apresentadas as seguintes informações:

• Número (Nº);
• Nome;
• RA;
• Data Prontuário;
• Observação;
• Se é uma Advertência;
• Categoria;
• Sub-Categoria;
• Responsável Cadastro.

Figura 33

9. CONCLUSÃO

Chegamos ao final deste guia sobre o recurso de prontuários no sistema JACAD! Esperamos que este material tenha sido útil para auxiliá-lo na configuração dessa funcionalidade. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, fique à vontade para consultar nossa base de conhecimento ou entrar em contato com nossa equipe de suporte técnico.

Agradecemos por confiar no JACAD e desejamos muito sucesso na gestão acadêmica da sua instituição.

 Até breve!